Sistem pencatatan akuntansi adalah proses penting dalam sebuah bisnis, di mana semua transaksi dicatat dan dikelola secara sistematis. Pencatatan transaksi dalam bisnis, baik transaksi dalam jumlah besar maupun kecil, perlu diperhatikan agar dapat menghasilkan data dan dokumen keuangan yang akurat. Tidak hanya transaksi keuangan, sistem pencatatan akuntansi bisa dalam berbagai bentuk seperti jurnal, buku besar, dan laporan keuangan. Dalam artikel kali ini, MASERP akan membahas mengenai sistem pencatatan akuntansi berserta fungsi, bentuk, komponen, dan tips efektif melakukan pencatatan akuntansi. Mari kita mulai!
Apa Itu Sistem Pencatatan Akuntansi?
Sistem pencatatan akuntansi adalah metode yang digunakan untuk merekam dan melacak transaksi keuangan suatu perusahaan atau bisnis. Sistem pencatatan akuntansi meliputi prosedur dan teknologi yang digunakan dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data keuangan perusahaan.
Sistem pencatatan akuntansi memastikan semua transaksi keuangan perusahaan dicatat secara akurat dan dapat ditelusuri atau ditracking kembali kapan saja saat Anda dan tim membutuhkan semua data akuntansi dan keuangan. Pencatatan akuntansi ini pun dapat membantu Anda mengetahui kondisi kesehatan keuangan perusahaan.
Baca Juga: Persamaan Dasar Akuntansi: Komponen, Rumus dan Manfaatnya
Fungsi Sistem Pencatatan Akuntansi
Fungsi utama sistem pencatatan akuntansi adalah menyediakan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk manajemen dan stakeholder lain seperti investor, pemegang saham, pemerintah, maupun pelanggan. Informasi keuangan sebuah perusahaan sangat penting untuk penentuan pengambilan keputusan.
Sistem akuntansi juga membantu dalam memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, mengenali dan mencegah kecurangan atau fraud dalam keuangan bisnis, serta memfasilitasi data untuk audit. Sistem pencatatan yang baik dan sistematis dapat membantu bisnis lebih mudah dalam memonitor arus kas, mengelola anggaran bisnis, dan merencanakan masa depan bisnis.
Manfaat Pencatatan Akuntansi bagi Bisnis
Beberapa manfaat pencatatan akuntansi bagi bisnis antara lain untuk mengontrol keuangan, lebih mudah menyiapkan laporan keuangan, memiliki gambaran kinerja keuangan, meningkatkan kredibilitas bisnis, dan kepatuhan pada regulasi yang berlaku. Berikut penjelasan manfaat pencatatan akuntansi:
Mengontrol Keuangan
Pencatatan akuntansi bermanfaat dalam mengontrol pengeluaran sebuah bisnis. Anda dan tim dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan tidak ada dalam budgeting. Kontrol keuangan dalam bisnis akan memudahkan juga dalam kontrol arus kas untuk kepentingan operasional dan keberlangsungan bisnis di masa depan.
Catatan akuntansi arus kas yang jelas membantu Anda memahami posisi keuangan perusahaan kapan pun diperlukan. Anda dapat tracking invoice yang belum dibayar, mengecek klien mana yang belum membayar, dan mengelola pengeluaran dengan lebih efektif.
Gambaran rinci arus kas dapat membuat keputusan yang lebih baik kapan harus melakukan pembelian, bagaimana cara negosiasi dengan supplier, atau apakah Anda perlu mendapatkan pembiayaan tambahan.
Lebih Mudah Mempersiapkan Laporan Keuangan
Manfaat pencatatan akuntansi berikutnya adalah dapat memudahkan Anda dan tim dalam menyusun laporan keuangan yang diperlukan untuk kepentingan pajak dan audit.
Data transaksi, jurnal, buku besar, dan neraca yang sudah tercatat dengan sistematis menjadi data yang memudahkan Anda membuat laporan keuangan seperti laporan arus kas, laporan laba rugi, dan laporan neraca.
Gambaran Kinerja Keuangan Lebih Jelas
Manfaat lain pencatatan akuntansi adalah memberikan gambaran yang lebih jelas tentang kinerja keuangan perusahaan, sehingga dapat membantu dalam merencanakan strategi bisnis yang lebih baik berdasarkan data keuangan yang akurat.
Catatan akuntansi membantu Anda dan tim dalam melihat tren penjualan dan pembelian, seperti fluktuasi penjualan musiman saat promo tanggal kembar atau saat Hari Raya Lebaran.
Meningkatkan Kredibilitas Bisnis
Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa sistem pencatatan akuntansi akan memudahkan dalam pembuatan laporan yang nantinya bisa digunakan oleh manajemen dan stakeholder untuk mengambil keputusan, termasuk investor dan pemegang saham.
Laporan keuangan yang akurat dan jelas dapat meningkatkan kredibilitas bisnis Anda untuk bisa mendapatkan lebih banyak investasi atau pinjaman bisnis dengan lebih mudah.
Patuh Terhadap Regulasi
Sistem pencatatan akuntansi yang dibuat dengan benar dapat melacak semua pengeluaran yang dapat dikurangkan, mengkategorikan transaksi, dan dapat menghasilkan laporan yang siap diserahkan kepada akuntan atau digunakan untuk mengajukan pajak.
Menjaga sistem pencatatan akuntansi agar tetap teratur dapat mengurangi risiko kehilangan pengurangan, melaporkan pendapatan yang kurang, atau membuat kesalahan yang dapat menyebabkan audit. Intinya, sistem pencatatan akuntansi membantu Anda tetap patuh terhadap peraturan perpajakan dan meminimalisir stres saat tiba musim lapor pajak.
Bentuk Catatan Akuntansi
Ada beberapa bentuk catatan akuntansi yang umum digunakan, antara lain jurnal umum, buku besar, neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Jurnal umum adalah tempat pertama kali transaksi dicatat sebelum diposting ke buku besar. Selain itu ada beberapa catatan akuntansi lainnya seperti:
Transaksi
Catatan transaksi memberikan informasi rincian keuangan yang berisi pembelian atau penjualan yang dilakukan perusahaan.
Catatan transaksi dapat mencakup nama, nilai, maintenance, pengiriman, dan biaya pemeliharaan produk yang dibeli. Catatan transaksi juga dapat mencatat penjualan produk atau layanan dan menyertakan informasi tanggal transaksi dan detail penjualan.
Catatan transaksi yang rinci membantu perusahaan membuat catatan lain dan menjadi dasar untuk semua proses akuntansi lain yang berhubungan dengan catatan ini.
Jurnal
Perusahaan membuat dan menyimpan jurnal yang berfungsi untuk melacak transaksi perusahaan di berbagai divisi dan departemen. Misalnya, departemen penjualan dapat membuat jurnal yang membahas setiap penjualan produk atau layanan yang dibuatnya.
Departemen lain mungkin juga menyimpan jurnal terpisah yang nantinya dapat digunakan oleh akuntan saat menyiapkan pajak atau kebutuhan anggaran perusahaan.
Perusahaan kemudian dapat menggunakan beberapa jurnal ini untuk memahami kondisi kesehatan keuangan mereka secara lebih menyerluruh dan membuat perencanaan dan pelaksanaan proyek dengan memahami dan merencanakan sumber daya keuangan.
Buku Besar
Para akuntan biasanya menggunakan buku besar saat mengumpulkan informasi akuntansi dari jurnal dan catatan transaksi.
Dalam buku besar biasanya ada beberapa daftar yang menjelaskan transaksi bisnis dan membantu mengkategorikannya sebelum menyiapkan laporan keuangan yang dibutuhkan.
Di buku besar, Anda dapat menemukan informasi transaksi dasar pada beberapa baris, seperti jenis transaksi, nilai, dan departemennya. Buku besar dapat mencantumkan setiap transaksi dalam jalur kredit atau debit, tergantung pada dampak keuangannya terhadap bisnis.
Perusahaan dapat menggunakan buku besar ini saat menghitung pajak dan biaya umum.
Neraca Percobaan
Catatan neraca percobaan berisi semua perhitungan kredit dan debit, biasanya tersedia dalam berbagai siklus bisnis seperti bulan, kuartal, atau tahun. Para akuntan atau tim keuangan dapat menyusun catatan ini berdasarkan jurnal dan buku besar, lalu menggunakan catatan neraca untuk menyeimbangkan nilai keuangan.
Contohnya, entri kredit dan debit pada neraca ini harus seimbang. Perusahaan akan menggunakan catatan akuntansi neraca saat melacak potensi kesalahan akuntansi, seperti entri transaksi yang terlewat. Catatan neraca saldo membantu bisnis dan akuntan menyiapkan catatan yang lebih detail mengenai pembukuan perusahaan, seperti laporan keuangan setiap kuartal.
Laporan Keuangan
Tim akuntan biasanya mengumpulkan semua informasi keuangan dan catatan akuntansi bisnis mereka ke dalam laporan keuangan yang membantu perusahaan membuat keputusan keuangan yang lebih baik. Kemudian perusahaan juga dapat merilis laporan keuangan kepada publik dan badan pengatur untuk menyoroti kesehatan keuangan mereka. Contohnya, laporan keuangan dapat membantu perusahaan investasi menilai bisnis sebelum proses pinjaman atau sebelum membeli bisnis.
Selain beberapa catatan keuangan akuntansi di atas ada juga laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan laba rugi adalah laporan yang menyajikan informasi pengeluaran, pendapatan, serta laba atau rugi yang dihasilkan perusahaan selama periode tertentu. Sedangkan laporan arus kas adalah bagian dari laporan keuangan perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan aliran uang masuk dan keluar.
Komponen Sistem Pencatatan Akuntansi
Komponen utama dari sistem pencatatan akuntansi meliputi dokumen sumber, jurnal, buku besar, dan laporan keuangan. Dokumen sumber adalah bukti tertulis dari setiap transaksi, seperti faktur dan kwitansi. Ada dua komponen utama dalam sebuah sistem pencatatan akuntansi yaitu metode konvensional dan metode komputerisasi.
Komponen penting dari metode konvensional antara lain pengeluaran, pembiayaan, tagihan, dll. Mulai dari arus kas hingga penyusunan neraca dan dokumen keuangan lainnya, sistem ini menggunakan informasi yang dikumpulkan dalam berbagai kategori yang merupakan komponennya. Beberapa hal ini termasuk hutang, piutang, tagihan, aset tetap, penggajian, dan persediaan.
Nah, ketika semuanya sudah terkomputerisasi dan otomatis, jumlah komponen tentunya akan meningkat. Tentu saja, data yang dibutuhkan tetap sama. Namun, akan ada infrastruktur berbasis software yang mendukung keseluruhan proses tersebut.
Tips Melakukan Pencatatan Akuntansi
Berikut beberapa tips untuk melakukan pencatatan akuntansi yang efektif yang dapat tim keuangan perusahaan terapkan untuk melakukan manajemen keuangan bisnis yang lebih baik:
- Gunakan software akuntansi untuk membantu dalam mengotomatisasi banyak proses dan mengurangi human error.
- Catat transaksi secara real-time. Jangan menunda pencatatan transaksi. Ini akan memastikan bahwa catatan Anda selalu up-to-date.
- Rekonsiliasi secara berkala. Anda dapat lakukan rekonsiliasi antara catatan akuntansi dan laporan bank secara berkala untuk mengidentifikasi dan memperbaiki perbedaan.
- Simpan dokumen sumber dengan baik. Pastikan semua bukti transaksi disimpan dengan baik sebagai referensi di waktu mendatang.
- Lakukan audit internal secara berkala untuk membantu memastikan sistem pencatatan akuntansi berfungsi dengan baik dan mencegah kecurangan.
Kesimpulan
Pencatatan transaksi keuangan bisnis merupakan hal yang penting. Kalau tidak ada catatan keuangan, bisa saja membuat cash flow berantakan dan tidak dapat mentracking kondisi kesehatan bisnis. Jangan sampai pencatatan keuangan ini berantakan.
Anda bisa memudahkan dan membuat pekerjaan akuntan di kantor dengan menggunakan software akuntansi modern MASERP. Penggunaan software akuntansi dapat menghindari double input serta mengotomatisasi kerja berulang, mencegah human error dan salah hitung, dan masih banyak lagi manfaat dari software akuntansi.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan seperti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif. Dengan fitur Report Center di MASERP, Anda bisa mencatat dan membuat 300+ laporan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.
Segera konsultasikan dengan konsultan ahli MASERP sekarang, gratis!
