Apa itu faktur? Anda pasti pernah mendengar istilah ini sebagai dokumen untuk bertransaksi dalam bisnis (baik untuk penjualan maupun pembelian). Di dalam faktur biasanya tertera informasi mengenai nominal yang harus dibayar, daftar barang atau jasa, metode pembayaran, dan lain-lain. Faktur memiliki fungsi lain yang berperan dalam pengelolaan keuangan sebuah bisnis. Simak artikel berikut yang akan membahas lebih dalam mengenai faktur dari mulai definisi, fungsi, komponen, jenis, cara membuat, dan perbedaannya dengan invoice.
Apa itu Faktur?
Faktur didefinisikan dokumen dalam transaksi jual beli yang dibuat oleh penjual yang memuat informasi detail mengenai transaksi dari mulai keterangan penjual, pembeli, total barang, dan harga satuan, dan total harga baik itu transaksi.
Biasanya masyarakat menyebut faktur sebagai buku kwitansi, invoice, atau tagihan penjualan. Terdapat dua rangkap dokumen yang terdiri atas dokumen asli yang pegang oleh pembeli dan dokumen salinan dipegang oleh penjual untuk keperluan pembukuan. Jadi, kedua belah pihak dalam transaksi dapat memiliki dokumen ini sebagai bukti transaksi.
Baca Juga: 3 Tahapan Pengisian Faktur Pajak yang Harus Kalian Tahu!
Fungsi Faktur
Setelah mengetahui apa itu faktur, mari kita ketahui lebih banyak fungsi faktur selain sebagai bukti transaksi dalam proses jual beli. Fungsi lain faktur bagi penjual dan pembeli antara lain:
- Bukti bukti transaksi yang sah untuk dimasukkan ke dalam pembukuan keuangan perusahaan.
- Bukti yang sah ketika dijadikan sebagai rujukan jika barang tersebut ingin diperjualbelikan kembali.
- Bukti penerimaan barang dan pelaporan faktur pajak.
- Bukti yang sah dalam menjaga kepasian hukum baik itu bagi penjual atau pembeli.
- Dokumen arsip bagi perusahaan dalam jual beli karena memiliki informasi lengkap di dalamnya.
- Bahan analisis untuk kebijakan penjualan bagi penjual kedepannya, semisal penetapan diskon atau promo.
Faktur juga memiliki beberapa fungsi bagi perusahaan, sehingga pengelolaan setiap faktur tidak boleh hilang karena menjadi bukti transaksi. Berikut penjelasan lebih detailnya:
- Sumber informasi bagi perusahaan untuk mengetahui rincian dari tagihan pembayaran yang dilakukan.
- Memberi informasi detail mengenai barang atau jasa yang telah diberikan ke pembeli.
- Sebagai acuan dasar dalam transaksi jual beli perusahaan, sehingga melalui faktur perusahaan dapat meminimalisir kesalahan penghitungan total tagihan.
Komponen yang Tercantum di dalam Faktur
Sebagai dokumen penting di dalam transaksi jual beli perusahaan, maka faktur harus memuat beberapa informasi penting yang menunjang kebutuhan alat transaksi dan dokumen arsip perusahaan. Berikut adalah beberapa komponen yang harus termuat di dalam faktur, yaitu:
Informasi Dokumen (Judul)
Perlu diperhatikan jika keterangan identitas dokumen sangat diperlukan. Begitupun dengan faktur yang memerlukan keterangan tertulis nama “Faktur” atau “Invoice”.
Keterangan Nomor Faktur
Terdapat keterangan nomor dalam setiap faktur yang sah digunakan dalam transaksi jual beli, nomor tersebut merupakan kode unik yang dijadikan referensi untuk internal dan eksternal perusahaan yang terlibat.
Tanggal Transaksi Faktur
Tanggal menjadi salah satu informasi yang wajib ada dalam faktur, terlebih dalam keterangan tanggal ini menjadi penentuan tanggal jatuh tempo pembayaran, biasanya ada tenggat waktu pertama kali menerima faktur sampai lunas.
Informasi Penjual
Keterangan mengenai penjual perlu dimasukkan untuk meminimalisir kekeliruan yang berkaitan dengan tagihan dan juga ketika melakukan konfirmasi pun akan semakin mudah.
Jenis Pembayaran
Tentunya ketentuan mengenai pembayaran wajib tercantum di dalam bukti transaksi untuk memastikan diskon atau potongan harga yang dicantumkan dalam transaksi. Selain itu, faktur juga biasanya memuat mengenai denda jika adanya down payment.
Informasi Detail Produk
Sebagai dokumen transaksi baik penjualan atau pembelian, di dalam faktur terdapat informasi mengenai produk per unit, total dari produk yang dibeli, biaya penanganan, biaya pengiriman, hingga besaran pajak yang perlu dibayarkan.
Jenis-Jenis Faktur
Faktur yang biasa digunakan dalam transaksi terdapat beberapa jenis sesuai dengan tampilan dan pihak yang berhubungan. Berikut penjelasan detailnya mengenai faktur sesuai tampilan:
Faktur Biasa
Jenis ini adalah jenis faktur yang sering dijumpai di masyarakat dan berperan sebagai dokumen yang memuat informasi mengenai tagihan utang. Jenis ini biasanya digunakan dalam transaksi sederhana dan tidak jarang hanya memuat informasi dasar mengenai transaksi jual beli.
Faktur Konsuler
Jenis faktur konsuler adalah faktur yang paling eksklusif karena digunakan antar negara. Biasanya ada dalam transaksi ekspor impor dan memuat kesepakatan tertulis dari kedutaan negara terkait.
Faktur Proforma
Faktur proforma seringkali disebut juga dengan invoice sementara karena hanya digunakan saat persediaan produk belum selesai. Dalam praktiknya, faktur ini diberikan secara bertahap atau sebagai bukti sementara saja jika produk sudah dikirimkan.
Selain jenis faktur sesuai dengan tampilannya, terdapat juga jenis faktur sesuai dengan pihak yang terkait yaitu faktur pembelian dan penjualan. Berikut penjelasan detailnya.
Faktur Pembelian (Purchase Invoice)
Faktur pembelian adalah dokumen faktur yang dikeluarkan oleh produsen atau pihak penjual terhadap konsumen atau pembeli dan menjadi bukti pembeli telah melakukan transaksi pembelian barang tersebut. Penting untuk diingat jika purchase invoice berbeda dengan purchase order yang dikirimkan oleh pembeli terhadap penjual. Dalam faktur pembelian memuat informasi mengenai detail pesanan, waktu pengiriman, hingga harga dari barang atau jasa tersebut.
Selain sebagai bukti pembelian, faktur pembelian juga berfungsi sebagai barang bukti yang sah jika barang tersebut ingin dijual kembali, menjadi bukti penagihan atas jatuh tempo pembayaran, serta bukti jika adanya komplain mengenai ketidaksesuaian pembelian.
Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen atas tagihan utang yang dikeluarkan oleh penjual terhadap pembeli atas transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya. Faktur jenis ini dikeluarkan setelah barang atau jasa sudah diterima oleh pembeli.
Informasi yang termuat di dalam faktur penjualan berupa keterangan detail mengenai jenis barang atau jasa yang telah dibeli, total pembelian, diskon atau promo yang didapat oleh konsumen, serta nominal yang harus dibayarkan. Faktur ini adalah bukti kesepakatan yang dibuat penjual bersama pembeli atas transaksi jual beli.
Fungsi dari faktur penjualan cukup beragam dari mulai sebagai bukti valid dari transaksi, bukti sah untuk pelaporan pajak, informasi mengenai tagihan yang harus diselesaikan oleh pembeli, menjadi dasar atas komplain, serta sebagai alat bantu dalam pelacakan produk yang terjual.
Baca Juga: Rekomendasi Software Faktur Penjualan untuk Berbagai Bisnis
Cara Membuat Faktur
Faktur yang sering ditemukan di masyarakat biasanya terdiri atas 3 rangkap dengan rincian berupa rangkap lembar pertama yang berupa kertas putih diserahkan ke pembeli, lembar kedua biasanya yang sudah ditandatangani pembeli dan menjadi lampiran ketika penjual melakukan penagihan di kemudian hari, dan salinan rangkap tiga biasanya ada di dalam buku faktur sebagai bukti atau arsip perusahaan.
Adapun cara membuat faktur pada umumnya langsung melakukan pengisian mengenai beberapa informasi berikut:
- Pengisian data supplier
- Pengisian data detail dari produk
- Pencantuman data pembeli
- Penambahan informasi pelengkap seperti promo atau diskon
- Pembuatan catatan pengiriman
Namun, saat ini terdapat sistem cloud yang semakin mempermudah perusahaan dalam mengelola berbagai kebutuhan dan operasionalnya sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan pencatatan penjualan dan pembelian secara manual. Jenis faktur juga sekarang ada e-faktur yang semakin mempercepat proses pengelolaannya.
Ketahui Perbedaan Faktur dan Invoice
Faktur dan invoice seringkali dianggap sebagai satu hal yang sama, padahal keduanya memiliki perbedaan, yaitu:
- Faktur berupa dokumen transaksi atau bukti detail mengenai jual beli yang dilakukan, sementara invoice dikeluarkan sebagai dokumen tagihan untuk meminta atau melunasi total hutang atas barang dan jasa yang diberikan.
- Faktur dibuat setelah adanya transaksi, tetapi belum adanya pembayaran akan barang atau jasa tersebut. Sedangkan invoice dibuat ketika sudah adanya pembayaran atas hutang barang atau jasa.
- Faktur berfungsi sebagai dokumen untuk mencatat transaksi dan memberikan informasi detail kepada pembeli atau konsumen, sementara itu invoice digunakan sebagai dokumen pembayaran sewa atau tagihan layanan.
- Secara umum faktur digunakan untuk proses jual beli, sedangkan invoice biasanya bisa lebih luas lagi baik itu untuk sewa atau dokumen penagihan layanan.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan jika faktur memiliki berbagai kegunaan baik itu pembeli, produsen, atau bagi keberlangsungan bisnis. Oleh karena itu, faktur menjadi dokumen penting yang harus dikelola dengan baik. Perusahaan bisa menggunakan software pengelola faktur agar transaksi bisnis bisa terkelola dengan efektif dan meminimalisir risiko adanya human-error.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software akuntansi modern seperti MASERP.
MASERP memiliki modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami. Gratis!
