Dalam operasional perusahaan sehari-hari, terdapat banyak transaksi yang dilakukan untuk menunjang keberlangsungan berjalannya sebuah bisnis. Transaksi dapat terjadi dari pihak luar ke perusahaan atau sebaliknya dari perusahaan yang bertransaksi untuk pihak luar, semua transaksi keuangan perusahaan adalah aktivitas yang berdampak pada keuangan perusahaan. Setiap transaksi yang terjadi wajib dicatat di dalam siklus akuntansi. Penting bagi Anda seorang pebisnis untuk memahami transaksi di dalam perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui pengertian, jenis, alasan perlunya bukti dalam setiap transaksi, dan cara membuat transaksi keuangan perusahaan yang akan dijelaskan dalam artikel ini.
Apa itu Transaksi Keuangan Perusahaan?
Secara sederhana, transaksi keuangan perusahaan adalah kesepakatan antara pihak pembeli dan pihak penjual dalam melakukan kegiatan tukar-menukar barang, jasa atau aset miliknya. Sedangkan dalam akuntansi, transaksi keuangan perusahaan didefinisikan sebagai seluruh aktivitas yang memiliki pengaruh pada finansial perusahaan yang melibatkan adanya pertukaran uang, kewajiban, atau aset perusahaan.
Pada transaksi keuangan perusahaan, aktivitasnya tidak berpaku hanya pada jual beli, melainkan juga pada setiap transaksi yang memungkinkan hilangnya aset perusahaan karena adanya fenomena atau aktivitas tertentu dan dapat dihitung nilainya dengan uang. Dalam transaksi keuangan secara global, alat pembayaran yang sah biasanya menggunakan mata uang asing seperti Dolar (US) dan Euro (Eropa), surat berharga, atau emas.
Seluruh aktivitas transaksi keuangan di dalam perusahaan nantinya akan dicatat oleh pihak akuntan perusahaan ke dalam jurnal perusahaan.
Baca Juga: Langkah Analisis Transaksi untuk Laporan Keuangan Perusahaan
Jenis Transaksi Keuangan Perusahaan
Terdapat dua jenis transaksi keuangan di dalam perusahaan berdasarkan pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut dan tidak hanya melibatkan proses jual beli saja. Berikut penjelasan lebih detailnya mengenai kedua jenis transaksi keuangan:
Transaksi Internal
Transaksi internal adalah seluruh transaksi yang hanya melibatkan pihak internal perusahaan dan mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan. Biasanya dalam transaksi internal tidak adanya proses jual-beli di dalamnya, misalnya transaksi yang dicatat di dalam jurnal sebagai penyusutan alat-alat produksi perusahaan.
Transaksi Eksternal
Berbeda dengan transaksi internal, transaksi eksternal adalah segala jenis transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan, misalnya transaksi jual-beli, transaksi piutang yang dilunasi, dan pembayaran utang perusahaan. Pihak eksternal di sini juga termasuk dengan pembayaran gaji karyawan dan pembelian alat atau bahan baku untuk produksi.
Dengan pembahasan di atas, maka pihak perusahaan sudah seharusnya mengelola setiap struk transaksi yang ada sebagai referensi dan barang bukti untuk pencatatan ke dalam jurnal perusahaan.
Baca Juga: Jurnal Khusus dan Jurnal Umum Yang Harus Anda Ketahui
Jenis-Jenis Bukti Transaksi dalam Transaksi Keuangan
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai pencatatan dalam transaksi keuangan, Anda juga harus mengetahui beberapa bukti transaksi berikut yang sah digunakan menjadi referensi pembukuan.
Struk
Struk adalah bukti transaksi yang umum digunakan di masyarakat dan umumnya digunakan oleh toko atau perusahaan yang memuat informasi tanggal transaksi, nama barang atau jasa, total pembayaran, dan metode pembayarannya. Struk juga bisa bermanfaat jika barang yang dibeli tidak sesuai, sehingga bisa untuk klaim garansi atau retur pembelian.
Cek
Cek adalah dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh bank dan pemegang cek dapat mencairkan uangnya sesuai dengan nominal yang tertera. Biasanya cek digunakan dalam transaksi yang melibatkan jumlah uang yang besar. Informasi yang tertera dalam cek biasanya berisi informasi nama bank, nomor rekening, tanggal transaksi, nama penerima, dan total yang harus dibayarkan.
Bukti Transfer
Saat ini bukti transfer banyak digunakan untuk melakukan pembayaran secara online. Informasi yang tertera dalam bukti transfer mencakup nominal uang ditransfer, nama bank, nomor rekening pengirim dan penerima, dan biaya transfer.
Faktur
Faktur biasanya digunakan dalam pembelian kredit, walaupun begitu faktur juga bisa digunakan dalam pembayaran secara tunai. Dalam faktur, informasi yang tertera biasanya berupa nama penjual dan pembeli, tanggal transaksi, nama barang atau jasa yang dijual, harga barang per satuan, total harga, jumlah barang, dan jenis metode pembayaran. Faktur juga dapat digunakan dalam proses penghitungan pajak penjualan dan pajak penghasilan.
Kwitansi
Kwitansi dikeluarkan oleh pihak penerima uang atau penjual dan diberikan kepada pihak pemberi yang memuat informasi nama pembeli dan penjual, tanggal transaksi, jumlah uang yang diterima, dan tujuan dari pembayaran kwitansi. Kwitansi berfungsi sebagai bukti penerimaan uang dan bukti pengeluaran uang bagi pembeli.
Memorandum
Memorandum adalah dokumen internal yang digunakan dalam menyampaikan informasi tertentu antar individu atau departemen di dalam perusahaan. Biasanya memorandum berisi persetujuan, instruksi atau informasi terkait transaksi keuangan internal perusahaan. Memorandum berisi informasi mengenai tanggal, pengirim, penerima, subjek, dan isi pesan.
Mengapa Butuh Bukti Transaksi?
Pencatatan setiap transaksi perusahaan harus berdasarkan bukti pendukung berupa faktur, nota pembayaran, kwitansi, atau bukti pendukung lainnya. Hal tersebut memiliki beberapa tujuan penting, antara lain:
Mencegah Fraud
Dengan adanya bukti transaksi di setiap pencatatan akun di buku jurnal, bukti tersebut berfungsi sebagai dokumen untuk mencegah adanya proses penipuan dan melindungi integritas keuangan perusahaan.
Akurasi dan Verifikasi
Melalui bukti transaksi, hal tersebut memberikan jejak aktivitas keuangan yang dapat diverifikasi dalam memastikan keakuratan pencatatan serta membantu proses audit.
Membantu Pelaporan Pajak
Bukti transaksi memberi kemudahan dalam melakukan pelaporan pajak. Selain itu, bukti transaksi juga sebagai dokumen penting dalam membantu perusahaan mematuhi peraturan pajak dan penghitungan yang lebih akurat.
Mengambil Keputusan
Dengan catatan transaksi keuangan yang rinci, mempermudah manajamen dalam melihat kinerja keuangan perusahaan sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat.
Bagaimana Cara Membuat Transaksi Keuangan Perusahaan?
Untuk menyusun transaksi keuangan ke dalam pencatatan jurnal keuangan terdapat beberapa tahapan yang perlu dilakukan, yaitu:
Pembukuan Double Entry
Tahapan pertama yang dilakukan adalah dengan menyeimbangkan antara jurnal kredit dan debit. Jadi dalam setiap pencatatan entry dalam pembukuan harus sama total yang ditulis di dalam neraca dari sisi debit dan kredit, semisal melakukan pembelian alat produksi maka di sisi debit peralatan sebagai aset bertambah dengan nominal sekian dan di sisi kredit bertambah utang perusahaan jika pembeliannya secara kredit atau kas perusahaan berkurang di sisi kreditnya jika pembeliannya secara tunai.
Baca Juga: Pembukuan Akuntansi: Simak Metode, Jenis dan Manfaatnya
Pencatatan Akrual
Perusahaan dalam skala besar biasanya menggunakan model pembukuan dengan pencatatan akrual yaitu pencatatan dalam pembukuan yang baru dimasukkan ke dalam pencatatan di periode berikutnya jika produk atau jasa yang telah dikirim atau selesai. Contohnya PT Maju Makmur melakukan penjualan alat produksi pabrik dan pembayaran di bulan Januari, tetapi pencatatan akan masuk di bulan berikut yaitu Februari ketika barang sudah dikirim atau telah diterima.
Pembukuan Akuntansi Kas
Metode ini biasanya digunakan dalam perusahaan skala kecil dan pembayarannya biasanya berbasis kas tunai. Pencatatan dilakukan ketika pembayaran sudah diterima pada waktu yang sama dengan penerimaan atau pembayaran produk atau jasa.
Kesimpulan
Dapat disimpulkan untuk menerapkan sistem pencatatan transaksi keuangan di dalam perusahaan secara terstruktur perlunya pengelolaan yang baik dari sistem pencatatan dan penyimpanan bukti transaksi. Namun, saat ini dengan adanya software akuntansi berbasis on premise yang memfasilitasi pencatatan keuangan perusahaan secara real-time, perusahaan tidak perlu lagi melakukan pencatatan secara manual yang rawan akan fraud ataupun human error.
Selain itu, dengan menggunakan software akuntansi ini, perusahaan akan mendapat keuntungan lebih banyak dalam segi dana dan operasional untuk efisiensi karyawan dan pengambilan keputusan yang berdasarkan data yang akurat secara lebih cepat.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
