Mengenal General Ledger (Buku Besar) Beserta Manfaat dan Jenisnya

Seperti yang diketahui bahwa di dalam dunia akuntansi terdapat general ledger atau buku besar. Pada akuntansi juga ada tiga tahapan perhitungan keuangan, yakni mulai dari pencatatan/penggolongan, pembuatan ikhtisar laporan keuangan, dan penyajian laporan keuangan.

Nah, pada tahap awal dan kedua memiliki keterkaitan dengan general ledger atau biasa disebut dengan buku besar.

Jika kamu asing dengan kata general ledger maka maksudnya adalah buku besar. Nah, di dalam akuntansi keberadaan buku besar sangat penting, di mana buku besar menjadi buku utama pencatatan transaksi keuangan.

Adapun isi dari buku besar adalah  gabungan masukan dari semua jurnal akuntansi dan merupakan sebuah catatan penggolongan rekening sejenis.

Pengertian General Ledger Secara Umum

Seperti yang diketahui juga bahwa general ledger merupakan hal dasar yang wajib ada, agar para akuntan bisa melaksanakan pembuatan laporan neraca dan laporan laba/rugi.

Seperti yang diketahui, fungsi utamanya adalah untuk memberikan informasi saldo, atau nilai transaksi pada setiap kode perkiraan, yang dibuat dalam suatu periode akuntansi tertentu.

Namun, selain itu fungsi utama lainnya adalah untuk menggolongkan transaksi sesuai jenisnya. Jika kamu sering membuat laporan keuangan, mungkin akan menemukan beberapa komponen seperti nama rekening (akun), nomor kodenya dan saldo.

Fungsi lain dari general ledger adalah untuk menghitung saldo setiap akun yang digunakan dalam perusahaan. Dari situ, general ledger bisa digunakan untuk melakukan penyusunan neraca saldo dalam laporan keuangan.

Nah, jika kamu pernah mendengar istilah posting ke buku besar, maka hal tersebut merupakan kegiatan pemindahbukuan pencatatan jurnal ke setiap akun di buku besar.

Umumnya, dalam menyusun general ledger, perusahaan akan mencatat 5 kategori akun, yakni:

  • Aset
  • Kewajiban
  • Ekuitas
  • Penghasilan
  • Pengeluaran

Adapun dari kelima kategori ini masing-masing memiliki turunan akun sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Semakin besar sebuah perusahaan, maka akan semakin banyak pula akun yang dibutuhkan.

Jenis General Ledger

Jika seperti itu, bagaimana bentuk general ledgernya? Agar lebih jelas, mari simak bentuk dari general ledger atau buku besar berikut ini.

General Ledger Bentuk T

Bentuk yang pertama adalah bentuk T. Adapun jenis ini menjadi jenis buku besar yang paling sering digunakan oleh banyak perusahaan.

Pasalnya, proses pembuatan dan pencatatannya tergolong sangat mudah. Seperti namanya, buku besar ini memang memiliki bentuk seperti huruf T karena pada kolom sisi kiri merupakan debet dan sisi kanan adalah kredit. Berikut contohnya:

Contoh General Ledger Bentuk T

Baca Juga : Buku Besar Akuntansi Beserta Jenis, Fungsi dan Contohnya

General Ledger Bentuk Skontro

Jenis general ledger yang kedua adalah bentuk skontro, dimana buku besar ini hanya memiliki 2 kolom, karena dari namanya ‘skontro’ yang artinya menyebelah menjadi dua kolom.

Adapun, pada kolom pertama adalah debet dan kolom keduanya adalah kredit. Berikut contohnya:

Contoh General Ledger Bentuk Skontro

Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Selanjutnya adalah general ledger bentuk staffle berkolom saldo tunggal. Namun, untuk bentuk buku besar yang satu ini jarang digunakan karena memiliki fungsi khusus.

Kolom tunggal pada buku besar ini lebih sering digunakan ketika perusahaan membutuhkan penjelasan panjang dari catatan transaksi yang jumlahnya cenderung banyak.

Contoh Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Jika tadi bentuk general ledger saldo tunggal, yang satu ini saldo rangkap. Namun, jika sekilas bentuknya sama atau terlihat mirip.

Akan tetapi, kamu perlu mengetahui apa yang menjadi pembeda dari keduanya, yakni ada pada kolom saldo.

Jika ditelaah, kolom saldo rangkap, terbagi dua yaitu debet dan kredit. Berikut contohnya:

Contoh Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Nah, itu dia beberapa bentuk atau jenis dari general ledger yang perlu diketahui. Namun, ada hal yang tidak kalah penting untuk diketahui dari general ledger, yakni manfaat umum dari buku besar berbentuk software.

Pasalnya, kini sudah banyak perusahaan sudah menggunakan sistem canggih yang bisa memudahkan pekerjaan akuntan dalam membuat laporan keuangan, termasuk buku besar.

Manfaat Menggunakan Software Akuntansi Buku Besar

Kamu bisa bayangkan, jika sampai saat ini sebuah perusahaan besar masih menggunakan cara manual dalam membuat laporan keuangan seperti buku besar.

Nah, dengan rumit dan berisikonya cara itu, maka sudah sepantasnya bagi perusahaan kamu untuk mencari perangkat yang lebih mendukung dalam pencatatan secara otomatis.

Jika kamu belum tahu, bahwa kini sudah ada perangkat atau software akuntansi general ledger.

Mencatat Semua Transaksi

Software akuntansi general ledger bisa digunakan untuk mencatat segala jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai bisa menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan neraca, laba rugi, arus kas, dan lain sebagainya secara otomatis.

Memudahkan Akuntan

Karena dibuat untuk memudahkan, maka software akuntansi buku besar ini tentunya dibuat dengan bentuk yang sederhana untuk mencatat data master (akun, sub akun, data karyawan dan lain-lain).

Cara menggunakannya pun mudah, yakni hanya tingal memasukkan akun-akun yang telah dilibatkan di jurnal. Selanjutnya kamu bisa isi dengan data penunjang laporan keuangan lainnya, sebut saja seperti nama tujuan, nilai kurs (apabila menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya.

Merekam Data Seacara Otomatis

Dengan software akuntansi, semua data bisa merekam transaksi jurnal tersebut, sehingga secara otomatis sistem akan langsung memposting jurnal tersebut, ke dalam fitur buku besar.

Setelah itu, software tersebut juga bisa menghasilkan Laporan Keuangan, tanpa akuntan harus melakukan tutup buku akhir bulan terlebih dahulu seperti yang selama ini dilakukan.

Bisa Digunakan Offline

Software akuntansi mendukung dari segi pencatatan jurnal (double entry) secara umum. Bahkan, software ini digunakan tanpa adanya kontrol penuh secara offline terhadap persediaan, misalnya jika software ini digunakan dari sisi pencatatan keuangan untuk rumah tangga sekalipun.

Dapat Dicustom Sesuai Kebutuhan

Penyedia software juga menyediakan perangkat general ledger yang hanya dibuat berdasarkan keperluan perusahaan saja. Dengan kata lain, penyedia software memiliki banyak pilihan atau variasi dari fasilitas yang telah dimasukkan di dalam software tersebut, sesuai permintaan perusahaan seperti MASERP.

Fitur Software Akuntansi General Ledger

  • Data Master (nama karyawan, akun, departemen, supplier, customer dan lain sebagainya).
  • Jurnal umum double entry (debit-kredit).
  • Menampilkan dan mencetak Voucher dari Jurnal (journal voucher).
  • Menu Buku Besar.
  • Laporan Neraca Saldo.
  • Laporan Neraca.
  • Laporan Laba-Rugi.
  • Ekspor Laporan (dalam format file : excel, jpeg, pdf dan lain-lain).

Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi General Ledger

  • Mudah digunakan sehingga bisa diterapkan oleh setiap orang secara umum, meskipun hanya mengetahui dasar dari pembukuan keuangan saja.
  • Pengguna cukup menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun, dimana sudah saling terkait tanpa harus mengatur ulang akun penting (control account).
  • Laporan keuangan perusahaan bisa langsung terlihat setelah terposting, tanpa harus dilakukan dengan langkah tutup buku akhir bulan.
  • File database yang digunakan software ini tidak memakan banyak memori/ram atau hardisk, karena software ini didesain sangat ringan, serta tidak memiliki alur yang terlalu kompleks.

Kesimpulan

Bagaimana? Di zaman yang modern seperti ini perusahaan pasti sangat membutuhkan software akuntansi general ledger untuk kepentingan pembuatan laporan keuangan.

Meski masih bisa dilakukan secara manual, namun untuk mempersingkat waktu dan meminimalisir kesalahan, maka perusahaan disarankan untuk beralih menggunakan software akuntansi.

Pasalnya, perusahaan yang menggunakan software ini akan membuat siklus akuntansinya berjalan dengan lebih mudah.

Nah, karena sudah banyak penyedia software akuntansi modern, maka kamu harus pintar-pintar dalam memilih software akuntansi, salah satunya seperti MASERP. Mengapa MASERP? Karena MASERP merupakan software akuntansi yang memiliki fitur lengkap dan juga canggih.

Seperti yang sudah dibahas juga sebelumnya, bahwa perusahaan bisa menggunakan software ini sesuai kebutuhan mereka. Nah, MASERP juga bisa melakukan hal tersebut, di mana perusahaan bisa custom fitur apa saja yang hanya digunakan perusahaan kamu.

Jadi, yuk konsultasikan terlebih dahulu agar penerapan software akuntansi ini lebih memudahkan para penggunanya di perusahaan kamu.

Baca Juga : Membeli Software Akuntansi atau Menambah Akuntan Baru?

New call-to-action