Program ERP untuk Bisnis: Apa Saja Jenis ERP dan Manfaatnya?

Program ERP atau Enterprise Resource Planning adalah program penting bagi perusahaan karena membantu dalam menerapkan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan perencanaan, pembelian inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia dalam satu sistem.

Kecanggihan intergrasi ini tentu saja memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, diantaranya dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kinerja. Ada tiga jenis ERP yaitu cloud, on-premise dan hybrid.

Apakah perusahaan Anda sudah menggunakan ERP? Jika belum dan sedang mencari informasi mengenai program ERP, artikel ini akan mengulas pentingnya ERP bagi bisnis berskala kecil maupun besar. Yuk disimak!

Apa Itu Program ERP?

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan software dan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola semua proses dari supply chain, manufaktur, services, keuangan dan proses lain dalam sebuah perusahaan.

Program ERP dapat membuat kegiatan individu di seluruh bisnis atau perusahaan menjadi terotomatisasi dan menyederhanakan prosesnya. Kegitatan tersebut meliputi akuntansi dan pengadaan barang, manajemen proyek, customer relationship management, manajemen risiko, kepatuhan dan operasi supply chain.

Program ERP individual menawarkan software as a services (SaaS), sementara rangkaian lengkap ERP membentuk sistem ERP yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara efektif dan menyatukan proses bisnis dan flow data melalui database baik on-premise atau di cloud.

ERP menghubungkan setiap aspek perusahaan, memungkinkan kinerja manajemen proyek menjadi lebih baik dengan cara membantu merencanakan, membuat anggaran, melakukan prediksi dan membuat laporan secara akurat dan seluruh transaksi keuangan perusahaan dapat tercatat dengan baik.

Jenis Sistem ERP dan Pilihan Penerapan Program ERP

Enterprise Resources Planning dianggap sebagai jenis “enterprise software” atau software untuk perusahaan, maksudnya adalah software yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan software perusahaan dan meningkatkan kinerja bisnis.

Saat ini banyak sekali program ERP yang tersedia berdasarkan ukuran, fungsi dan kebutuhan perusahaan. Jenis sistem ERP umumnya berdasarkan pada pilihan penerapannya yang mencakup ERP cloud, ERP on-premise dan ERP hybrid.

Ketiga jenis sistem ERP tersebut disesuaikan untuk mendukung berbagai aspek bisnis, memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dan memiliki metode penerapan yang berbeda.

Baca Juga: ERP Consultant: Apa Saja Skill dan Tanggung Jawabnya?

Program ERP Big Business vs Small Business

Dulu, “ERP Big Business” ditujukan untuk perusahaan besar yang sering menggunakan ERP on-premise sebagai solusi bisnisnya. Perusahaan dengan sisem ERP big business tersebut memerlukan banyak sumber daya untuk diamanatkan kepada TI dan support lain untuk menganalisis, menyesuaikan, meningkatkan dan mengaplikasikan software sebagai solusi bisnis mereka.

Ungkapan “ERP Small Business” atau SME ERP (Small and Medium-sized Enterprise) biasanya berdasarkan pada program ERP dengan aplikasi manajemen bisnis yang biasanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik untuk bisnis kecil hingga menengah.

Saat ini SME ERP lebih jarang digunakan karena faktor penting bukan mengenai ukuran perusahaan tetapi menentukan apakah program ERP dapat secara efektif menangani kebutuhan bisnis saat ini dan masa mendatang. ERP tidak lagi memperdulikan ukuran perusahaan.

Perusahaan perlu mempertimbangkan dan memilih sistem ERP dengan harga kustomisasi yang cenderung mahal, sistem yang bisa beradaptasi dengan perubahan bisnis yang cepat, fokus pada kemajuan teknologi masa depan dan pertimbangan lainnya.

Baca Juga: Lisensi ERP: Apa Bedanya Perpetual dan Subscription?

Jenis Program ERP

Ada tiga jenis utama sistem ERP yang fungsinya berbeda sesuai dengan pilihan model pengaplikasiannya. Jenis program ERP yang paling umum antara lain ERP cloud, ERP on-premise dan ERP hybrid.

Software ERP on-premise diimplementasikan di tempat dan di-maintain di kantor fisik, di-host di komputer dan sever perusahaan sendiri untuk full control, support dan ownership dari seluruh sistem setelah sekali diimplementasi.

Software ERP cloud merupakan solusi berbasis website yang dikenal sebagai Software as a Service (SaaS). Dengan sistem colud, perusahaan dapat mengakses dan menyimpan data di device manapun semala ada koneksi internet, biasanya dengan subscription. Support, update, training dan kustomisasi yang fleksibel didukung oleh software provider (penyedia atau vendor software).

Sedangkan program ERP hybrid berdasarkan pada implementasi gabungan dari sistem berbasis cloud dan on-premise. Kombinasi servis hosting dan penerapannya bervariasi tergantung pada provider software. Model hybrid dapat memberikan fleksibilitas pada pengguna ERP untuk bermigrasi diantara model cloud dan on-premise, atau melakukan integrasikan fungsi yang tidak ada di model lain.

Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal

Kapan Bisnis Anda Membutuhkan Program ERP?

Pengembangan bisnis sering kali berfokus pada tujuan yang bertepatan dengan pertumbuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, serta menganalisis tantangan yang akan dihadapi oleh bisnis. Melakukan analisis sistem dan prosesnya membantu mengidentifikasi kapan bisnis perlu mengintegrasikan program ERP.

Perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan ERP ketika sistem dan proses bisnis berada pada kondisi seperti di bawah ini:

  • tidak berjalan secara efisien (throttling/bottlenecking),
  • tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan,
  • tidak ada keamanan untuk mengurangi sebuah risiko.

Mengidentifikasi proses bisnis yang sudah tidak teratur penting untuk pertumbuhan bisnis dan menemukan apa yang harus diperbaiki. Berikut ini beberapa contoh peluang yang menandakan sebuah proses tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan:

  • masih menggunakan database/spreadsheet/program terpisah dan manual untuk manajeme data, serta data tidak tersinkronisasi secara teratur,
  • informasi dan analitik sulit diakses dan ketinggalan zaman,
  • proses sehari-hari sulit dan memakan waktu, seperti akuntansi dan pelaporan keuangan berbasis kertas,
  • customer dan sales experiences tidak baik karena data yang tidak akurat atau tidak lengkap dan menyebabkan reputasi servis yang buruk,
  • proses IT yang tidak efisien dan cenderung kompleks, skalabilitas sistem yang buruk dan terfragmentasi,
  • waktu tim IT dihabiskan untuk memperbaiki sistem lama untuk mencoba mengikuti perkembangan teknologi,
  • tidak mendukung teknologi baru dan canggih seperti Internter of Things (IoT) dan Artificial Intelligence (AI).

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan ERP: Perusahaan Perlu Tahu!

Manfaat Program ERP untuk Bisnis

Program ERP digunakan untuk membantu bisnis, baik skala kecil maupun besar. Software ERP memberikan banyak manfaat bagi pertumbuhan bisnis, antara lain:

  • Penghematan biaya dan peningkatan efisiensi return on investment (ROI). Peningkatan produktivitas dan efisiensi sebagai hasil dari integrasi dan otomatisasi yang disediakan oleh software ERP.
  • Meningkatkan wawasan bisnis dengan meningkatkan pengambilan keputusan dengan satu sumber data real time.
  • Mengelola kepatuhan peraturan terhadap standar peraturan, bahkan menjadi peringatan apabila terjadi ketidakpatuhan pada sistem kerja atau hal lain yang berhubungan dengan bisnis.
  • Mencegah dan mengurangi risiko dengan melakukan otomatisasi pada proses inti bisnis, tugas manual dan pelaporan. Mengurangi kesalahan manusia dan memberikan kebebasan waktu dan sumber daya manusia di perusahaan.
  • Meningkatkan kolaborasi dengan menghilangkan hambatan komunikasi untuk koordinasi yang efisien agar meningkatkan efisiensi kerja.
  • Meningkatkan distribusi supply chain karena bisa menggunakan Material Requirement Plan (MRP) untuk memperkirakan supply dan demand dan mempersiapkan perubahan dalam pesanan dan supply chain.
  • Skalabilitas karena dengan memiliki infrastruktur (software) yang konsisten untuk kegiatan operasi maka bisa tumbuh seiring pertumbuhan bisnis Anda.
  • Mengoptimalkan manajemen pelanggan dan mitra dengan layanan manajemen serta insight dan informasi bersama yang bisa berjalan lancar.

Baca Juga: 12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu!

Kesimpulan

Program ERP digunakan untuk merencanakan dan mengelola semua proses dari supply chain, manufaktur, services, keuangan dan proses lain dalam sebuah perusahaan. Ada tiga jenis ERP yaitu cloud, on-premise dan hybrid.

ERP tidak hanya digunakan oleh bisnis berskala besar, tetapi juga berskala kecil dan menengah. Perusahaan perlu mempertimbangkan dan memilih sistem ERP dengan harga kustomisasi yang cenderung mahal, sistem yang bisa beradaptasi dengan perubahan bisnis yang cepat, fokus pada kemajuan teknologi masa depan dan pertimbangan lainnya.

Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventarismanufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM. Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action