Lisensi ERP: Apa Bedanya Perpetual dan Subscription?

Software ERP yang digunakan oleh perusahaan umumnya tidak menggunakan istilah dibeli dan dijual, tetapi menggunakan lisensi ERP untuk bisa mengimplementasikannya. Sekali membeli software ERP, tidak berarti Anda bisa menduplikasi dan sharing dengan pihak lain, bahkan tidak semua komputer di kantor Anda bisa menggunakannya.

Jadi sebenarnya, apa itu lisensi dalam software ERP? Apa saja jenisnya? Apa saja faktor yang menentukan harga dan lisensi ERP? Temui jawabannya di artikel ini, yuk!

Apa Itu Lisensi ERP?

Saat ini, ada lisensi ERP dapat berlaku selamanya. Artinya, Anda hanya perlu membayar sekali di awal dan dapat digunakan oleh perusahaan Anda selamanya. Penggunaan software ERP di perusahaan memiliki cara pembayaran lisensi dan jangka waktu yang berbeda-beda.

Dalam beberapa case, perpetual license (lisensi berkelanjutan) mempunyai ketentuan bahwa Anda memiliki hak untuk menggunakan software tersebut selama Anda membayar biaya maintenance ke vendor yang menyediakan software tersebut.

Maintenance agreement yang merupakan biasanya termasuk technical support dan juga inovasi tertentu yang dimasukkan dalam biaya maintenance. Inovasi lain yang dibuat vendor tidak semuanya termasuk dalam maintenance, ada juga yang dibeli terpisah.

Harga maintenance software biasanya sekian persen dari biaya lisensi software, bisa dibayarkan setiap tahun atau per bulan tergantung ketentuan dari vendor yang Anda pilih.

Tapi, perpetual license bukan satu-satunya jenis lisensi yang umumnya ditawarkan oleh vendor. Lisensi software Anda mungkin memerlukan jangka waktu tertentu dan ini biasanya disebut dengan “term” license. Kalau masa berlakunya sudah berakhir, Anda harus memperbarui lisensinya atau menghentikan penggunaan software.

Saat memilih vendor ERP dan kemudian Anda sudah melakukan negosiasi kontrak dengan vendor tersebut, Anda sebagai klien berhak khawatir mempertanyakan biaya software.

Dari perspektif hukum, lisensi ERP dapat digunakan untuk:

  • Melindungi hak hukum Anda jika terjadi litigasi (penyelesaian masalah hukum di pengadilan).
  • Mengelola proses implementasi ERP agar prosesnya sukses dan hubungan dengan vendor juga terjaga
  • Fleksibilitas dalam menggunakan software yang masuk akal untuk meminimalkan biaya yang tidak diperlu dikeluarkan oleh klien.

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan ERP: Perusahaan Perlu Tahu!

Perpetual vs Subscription License

Mengetahui dan memahami model lisensi dan harga ERP adalah penting. Penetapan harga dan metrik lisensi software ERP bisa menjadi menakutkan apabila Anda tidak memahaminya dengan jelas.

Harga dan lisensi antara vendor bisa saja berbeda, bahkan walau satu vendor tetapi bisa saja ada produk yang jenis lisensinya berbeda. Vendor ERP biasanya memiliki dua model untuk harga dan lisensi ERP mereka, antara lain :

  • Perpetual license, biasanya berkaitan dengan software yang menjadi milik sendiri.
  • Subscription (SaaS), berkaitan dengan software berbasis cloud.

Perpetual license memungkinan akses ke software selama jangka waktu yang tidak terbatas setelah Anda membayar lisensi di awal. Anda sebagai klien akan membayar biaya maintenance tahunan untuk menerima update dan upgrade software. Biaya yang dikeluarkan di awal umumnya relatif besar, tidak hanya untuk lisensi tetapi juga implementasinya.

Perbedaan perpetual license dan subscription

Walaupun on-premise memerlukan biaya yang besar, tetapi memiliki kelebihan yaitu lebih dapat disesuaikan dan dikonfigurasi dengan bisnis perusahaan Anda daripada software ERP dengan basis cloud.

Anda dapat memodifikasi software sendiri atau membayar vendor seperti MASERP untuk memodifikasi software untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

MASERP

Untuk perusahaan besar yang memiliki departmen TI internal, software ERP dengan perpetual license biasanya menawarkan total “cost of ownership” yang lebih rendah dan fleksibilitas dibandingkan software SaaS.

Software berbasis SaaS umumnya memliki lisensi langganan dan dibayar secara bulanan atau tahunan. Biaya langganan ini bisa berdasarkan pada jumlah user yang mengakses software ERP atau volume transaksi perusahaan klien.

Keuntungan software cloud adalah biaya awal yang relatif rendah untuk lisensi softwarenya. Setiap jenis software pasti memiliki kekurangan, kekurangan dari software cloud antara lain:

  • Tidak dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda
  • Ketika bisnis semakin bertumbuh, maka aka nada biaya ekstra untuk update dan upgrade software
  • Butuh internet untuk mengakses sistem
  • Masalah keamanan data
  • Butuh transisi ke provider SaaS baru.

Faktor yang Menentukan Harga Lisensi ERP

Software ERP merupaka solusi untuk manajemen bisnis yang efisien dan terintegrasi, banyak kendala bisnis yang dapat diatasi dengan teknologi ERP. Banyaknya kelebihan dan berbagai fitur yang ditawarkan, membuat harga ERP relatif mahal.

Dalam menentukan harga dan lisensi ERP, ada tujuh komponen yang termasuk dalam perhitungan kedua hal tersebut, antara lain:

User (Pengguna Software)

Komponen yang pertama adalah berapa banyak user di perusahaan Anda yang akan menggunakan software ERP. Hampir semua vendor ERP mengenakan biaya untuk setiap user. Harga dibebankan pada user tertentu dan akses yang terbatas atau jumlah total user yang bisa mengakses semua sistem secara bersamaan.

Industri

Biaya sistem ERP juga bervariasi antara satu industri dengan industri lainnya. Sebuah perusahaan manufaktur atau distribusi yang besar perlu melengkapi fungsi akuntansi dan keuangan dengan manajemen inventory beserta pengiriman dan penerimaan barang, fungsi tersebut tidak dibutuhkan oleh perusahaan jasa lapangan. Fungsi tambahan pada software ERP ini lah yang biasanya akan dikenakan biaya tambahan dari harga produk standar.

Integrasi

Produk software pihak ketiga (extension) harus siap diintegrasikan ke sistem ERP seperti misalnya pemrosesan kartu kredit dan otomatisasi pajak penjualan. Teknologi yang sangat berkembang saat ini seperti artificial intelligence (AI) dan machine learning juga berperan dalam sistem ERP.

Akan ada biaya yang berhubungan dengan integrasi produk pihak ketiga, walaupun itu hanya untuk membayar developer agar seluruh fungsi di software bisa berjalan baik.

Kustomisasi

Tidak sedikit perusahaan yang membeli software ERP dan meminta modifikasi di luar produk standar yang ditawarkan vendor ERP. Tetapi, modifikasi ini bisa menambah biaya, terutama jika perusahaan Anda berada di dalam industri khusus dengan proses bisnis yang khusus juga.

Implementasi

Implementasi ERP juga membutuhkan biaya itu ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain:

  • Kerumitan implementasinya
  • Volume dan kerumitan data yang dimigrasi dari sistem lama
  • Jumlah interface eksternal  yang disupport
  • Volume transaksi
  • Kerumitan kustomisasi
  • Training user

Deployment Model

Bisnis yang menggunakan software ERP harus memahami dan menentukan akan menggunakan versi on-premise atau cloud. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, license untuk software ERP dapat dibeli langsung atau dengan biaya langganan.

Setiap metode pembelian mempunyai manfaat dan kewajiban, antara lain:

  • Beban modal dan biaya operasional
  • Manajemen dan maintenance TI
  • Keamanan akses dan kemudahan akses dari perangkat seluler

Baca Juga: ERP Cloud: Apa Bedanya dengan ERP On-Premise?

Training

Training juga akan menjadi biaya tambahan ketika Anda membeli software ERP dari vendor. Pihak vendor akan mengutus salah satu karyawannya untuk mengajari user baru di perusahaan Anda menggunakan sistem ERP yang biasanya cukup rumit dan membutuhkan waktu untuk memahaminya.

Kesimpulan

Nah, apakah Anda sekarang sudah memahami bedanya lisensi perpetual dan subscription pada software ERP? Yang menjadi dasar perbedaan keduanya adalah sistem pembayaran dan kepemilikannya. Lisensi subscription umunya berkaitan dengan SaaS atau menggunakan teknologi cloud.

Saat berencana mengimplementasikan ERP dan meriset harganya, Anda tidak perlu kaget melihat nominal harga yang relatif mahal. Vendor ERP biasanya akan menawarkan harga sesuai fitur dan layanan yang akan Anda peroleh setelah membelinya (after sales).

Ada 7 faktor yang menentukan harga ERP antara lain jumlah user yang akan digunakan, industri perusahaan Anda, kerumitan integrasi sistemnya, kustomisasi, implementasi, deployment model dan training user.

Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP menawarkan dedicated support pada jam kerja melalui WhatsApp dan call untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!