6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal

Salah satu cara agar seluruh proses bisnis berjalan sukses adalah dengan implementasi ERP. Jarang ada implementasi ERP yang sempurna, tetapi perencanaan yang cermat dan memahami langkah-langkah implementasi dapat meningkatkan peluang implementasi berhasil sesuai dengan anggaran dan jadwal Anda.

Sistem ERP adalah sistem yang rumit karena mengintegrasikan banyak fungsi bisnis di dalamnya. Mengimplementasikan sistem ERP dilakukan oleh stakeholders yang bekerja sama dengan vendor untuk mencapai tujuan bisnis.

Tidak ada implementasi ERP yang sama, tetapi ada strategi dan tahapan yang sama untuk membuat perusahaan paham seteLah membeli dan menggunakan solusi baru berupa ERP ini.

Tidak ada jangka waktu yang pasti dalam proses implementasi ERP, tergantung pada jenis dan kompleksitas softwarenya. Bisa saja hanya 30 hari atau sampai satu tahun sampai benar-benar selesai.

Semakin besar skala perusahaan, maka akan membutuhkan waktu yang lama juga dalam implementasinya karena proses bisnisnya lebih rumit dan perlu training banyak user.

Faktor lain, ERP on-premise dan cloud membutuhkan waktu yang berbeda dalam implementasinya. Implementasi ERP on-premise memakan waktu lebih lama karena memerlukan software dan infastruktur IT yang tepat serta membuat tim untuk mengelolanya.

Sedangkan untuk ERP cloud, setelah hosting terpasang Anda bisa segera menginstal dan melakukan migrasi data ke ERP lebih cepat.

Pastikan ketika melakukan implementasi ERP, vendor mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dan mendukung apabila ada perubahan jika suatu saat perusahaan Anda semakin berkembang. Implementasi ERP adalah sebuah investasi jangka panjang bagi perusahaan, karena memiliki banyak sekali manfaat untuk saat ini dan masa depan.

Persiapan Implementasi ERP

Feasibility Study

Tahap yang pertama adalah feasibility study yang bertujuan mengenal permasalahan dan peluang melalui proses yang sistematis. Selain itu, akan ada gambaran kondisi ketika implementasi dilakukan di perusahaan dan hasil akhir apa yang akan diperoleh perusahaan dari implementasi ERP.

Anda perlu mengenali secara jelas kendala dan tujuan perusahaan agar Anda yakin ke tahap selanjutnya. Pertanyaan di bawah ini akan membantu Anda dalam tahap feasibility study ini:

  • Apa maksud dan tujuan implementasi ERP?
  • Berapa alokasi anggaran yang disiapkan?
  • Bagaimana kesiapan karyawan?
  • Bagaimana komitmen manajemen?
  • Apa kendala dan masalah yang dihadapi perusahaan?

Baca Juga: 12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan

Menyederhanakan Proses Bisnis

Sistem ERP menawarkan banyak fitur untuk membantu perusahaan Anda seperti keuangan, penjualan, inventory, aset, dan lain-lain. Tentu saja ini bukan software yang mudah digunakan dan wajar jika Anda mengalami kebingungan saat baru pertama kali memakainya.

Sebelum mengimplementasikan ERP, sebaiknya perusahaan melakukan penyederhanaan proses bisnisnya. Proses bisnis dan SOP perusahaan akan menjadi dasar bagi pihak implementor untuk mengetahui dan menentukan implementasi seperti apa yang perlu dilakukan pada perusahaan Anda.

Pemilihan Vendor

Tahap selanjutnya adalah memilih vendor ERP dan ini tidak boleh diremehkan. Tiap vendor pasti menawarkan teknologi ERP dan harga yang beragam dengan kelebihan dan kekurangannya.

Walaupun vendor menawarkan harga yang murah dan menjanjikan saat demo produk, Anda juga perlu memikirkan baik-baik dan melakukan riset setelahnya.

Di bawah ini tips yang bisa membantu Anda memilih vendor:

  • Buat check list yang berisi tantangan operasional yang sedang dialami pihak manajemen sampai divisi perusahaan.
  • Buat check list kebutuhan perusahaan terhadap software. Apakah perusahaan Anda pernah memakai sistem ERP sebelumnya atau belum? Mungkin saja tidak ada kendala operasional yang sedang dialami perusahaan, tetapi perusahaan Anda ingin berkembang di waktu mendatang sehingga memerlukan sistem ERP yang dapat mendukung perkembangan bisnis ke depannya.
  • Tentukan prioritas dari kepentingan tiap kendala operasional beserta kebutuhannya.
  • Setelah membuat check list pada tiga poin sebelumnya, Anda bisa menentukan apakah akan mengimplementasikan ERP custom atau yang sudah jadi. Check list tersebut memudahkan mengetahui ERP seperti apa yang dibutuhkan perusahaan, bukan pada banyak fungsi dan fitur yang tersedia. Percuma bukan kalau ERP yang Anda beli banyak fiturnya tetapi tidak dapat digunakan?
  • Seleksi vendor dengan melibatkan pihak manajemen dan divisi terkait karena ERP di perusahaan tidak hanya digunakan oleh divisi IT saja.

Tim Internal Implementasi

Setelah memilih vendor ERP yang cocok, perlu dibentuk tim untuk mengimplementasikannya yang terdiri dari pihak vendor dan perwakilan perusahaan. Mereka akan bekerja sama pada tahap persiapan dan implementasi ERP dan setiap orang wajib memiliki tugas dan wewenang yang jelas.

Manajemen Ekspektasi

Manajemen ekspektasi dalam hal ini bertujuan memastikan sistem ERP dapat memenuhi harapan pada stakeholder di perusahaan.

Ekspektasi yang muncul bisa berbeda pada tiap orang yang bekerja di tiap divisi perusahaan, tetapi ekspektasi user ERP dapat berubah seiring waktu berjalan yang bisa saja dikarenakan perubahan regulasi.

Ekspektasi yang berubah ini perlu dikondisikan agar tidak menyebabkan konflik di perusahaan.

Fit Gap Analysis

Pada tahap ini, tim implementasi mulai berdiskusi intens tentang proses bisnis yang dibutuhkan perusahaan dan bagaimana sistem ERP bisa memenuhinya.

Dokumen SOP diperlukan dalam tahap ini dan hasilnya akan ada gambaran fitur yang cocok digunakan oleh bisnis Anda.

Implementasi ERP

Setiap rencana implementasi ERP yang efisien memerlukan roadmap, bentuknya dapat berupa check list agar rencana dapat terlaksana dari persiapan implementasi yang sudah dijelaskan sebelumnya, sampai tahap implementasi akhir seperti maintenance dan support.

Instalasi

  • Pemasangan ERP yang berhubungan dengan proses bisnis yang dikembangkan dengan kegiatan perencanaan.
  • Migrasi awal untuk data yang diperlukan.
  • Jika diperlukan, siapkan hardware dan infrastruktur hosting dan buat rencana untuk aktivitas data antar departemen.
  • Selesaikan instalasi software dan kustomisasinya.

Migrasi

  • Review keakuratan data yang akan dimigrasi, pastikan data tersebut up to date dan bersih tanpa ada error dan double.
  • Mulai mapping data sehingga dapat digunakan antara departemen untuk menunggu pengujian dan go-live.

Pengujian

  • Pengujian untuk semua interface dengan data user untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang proses dalam ERP.
  • Validasi penerimaan proses bisnis untuk memastikan semua fungsi berjalan sesuai rencana.
  • Selesaikan masalah yang tak terduga saat pengujian infrastruktur.

Pelatihan

  • Lakukan pelatihan user berdasarkan rencana training yang dijelaskan dalam rencana manajemen.
  • Lakukan meeting dengan vendor setelah training untuk mendukung pemakaian dan kepemilikan software ERP.

Implementasi

  • Persiapkan go-live untuk memberi panduan pada user.
  • Lakukan konfigurasi komponen tambahan dan lakukan meeting go-live.
  • Peralihan kepemilikan sistem dari vendor ke customer dengan go-live.
  • Setelah itu, perlu ada training setelah go-live untuk memastikan sistem ERP dapat digunakan oleh semua user.

Support

  • Setelah implementasi, ada transisi tim go-live menjadi tim support.
  • Pertahankan maintenance dan support software melalui user dan training.
  • Evaluasi proyek berjalan melalui dengan melihat KPI.

Kesimpulan

Ternyata, ketika ingin memakai software ERP untuk perusahaan kita tidak hanya asal menghubungi vendor lalu bisa langsung membeli dan menggunakannya langsung dalam hitungan hari.

Ada beberapa tahap yang perlu dilakukan dari persiapan dan implementasi ERP. Tahap persiapan implementasi meliputi feasibilty study, menyederhanakan proses bisnis, memilih vendor, manajemen ekspektasi dan fit gap analysis.

Sedangkan dalam tahap intinya meliputi instalasi, migrasi data, pengujian, training, implementasi dan support dari pihak vendor.

Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP menawarkan dedicated support pada jam kerja melalui WhatsApp dan call untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action