Anda ingin tahu pengertian dari ERP? Kenapa perusahaan yang besar sudah hampir pasti telah menggunakan ERP software? Apakah ERP adalah solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda? Sebelum Anda masuk ke dalam dunia ERP dan mengeluarkan investasi uang yang lumayan, perlu dipastikan pengertian ERP Anda sudah matang dan pelajari juga contoh ERP yang sering digunakan di Indonesia beserta fitur-fiturnya.
Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
Mungkin Anda sudah tahu kepanjangan ERP adalah Enterprise Resource Planning. Tapi apa itu ERP? Apakah sebuah sistem manajemen seperti ISO 9001 dan Six Sigma? Apakah sebuah SOP yang harus diterapkan?
Definisi ERP sendiri adalah suatu sistem kerja yang didukung tools/software yang terintegrasi untuk perusahaan besar (enterprise) dalam perencanaan dan pengelolaan (planning) sumber daya (resource) untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sumber daya apa saja yang dilacak oleh ERP? Pengelolaan uang, bahan baku, inventory dan kapasitas produksi menjadi prioritas yang dipantau oleh sistem ERP.
Supaya bisnis berjalan dengan baik, ERP juga harus membantu untuk tracking janji Anda ke supplier, customer dan karyawan Anda, berupa fitur purchase order, sales order dan payroll.
Bagaimana ERP Bekerja?
Sistem ERP berbeda dengan single application karena dengan sistem ini semua fungsi bisnis dapat bekerja dari satu database. Karyawan yang memerlukan data sesuai roles-nya saja yang dapat mengaksesnya.
Data yang ada dari berbagai departemen akan otomatis terupdate setelah Anda dan tim membuat master data dari tiap modul, contohnya bila ada penjualan barang maka akan otomatis mengurangkan nilai persediaan barang tersebut dan menambah jumlah pendapatan di hari tersebut.
Otomatisasi dan integrasi antar departemen menjadi kelebihan software ERP dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis namun tetap memastikan profit optimal. Laporan keuangan, inventory, manufaktur, dan departemen lain yang ada di sistem dapat memberikan insight mengenai kondisi bisnis saat ini sehingga dapat membuat rencana dan keputusan bisnis lebih cepat dan akurat.
Fitur-Fitur ERP
Mari kita pelajari MASERP sebagai contoh ERP software buatan lokal (yes, itu software kita) yang sudah bersertifikasi ISO 9001:2015 untuk mendapatkan bayangan untuk fitur yang umum ditemukan di dalam software ERP.
Accounting (General Ledger)
Kalau ERP yang Anda pilih tidak ada fitur accountingnya, belum bisa disebut sebagai software ERP. Kenapa begitu? Karena kalau Anda ingat, pengertian ERP adalah untuk melakukan planning keuangan, budgeting dan reporting, dan ini semua tidak dapat dicapai apabila tidak disertai dengan fitur accounting.
Jadi, bisa dibilang software accounting modern adalah setengah ERP, tetapi saya ngelantur. Mari kembali ke software ERP.
MASERP sendiri adalah salah satu contoh ERP software dengan basis accounting, artinya memang fitur accounting adalah keunggulannya.
Anda dapat melakukan budgeting per departemen dan cost center, mencetak laporan laba rugi per cabang atau multi cabang, dan tentunya sudah memenuhi standard PSAK.
Finance (Cash Flow, Account Receivable, Account Payable)
Yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah uang. Mau seberapa besar pun perusahaan Anda, apabila tidak mengatur keuangan supaya bisa cash flow positive, perusahaan Anda akan kesulitan menjalankan operasional sehari-hari.
Modul finance dapat menghasilkan laporan umur piutang dan juga dapat mencegah transaksi penjualan baru apabila masih ada piutang yang belum dibayar padahal sudah jatuh tempo.
Inventory & Warehouse Management
Untuk 90% perusahaan di dunia, pasti perlu memantau persediaan barang di berbagai lokasi gudangnya, dan memastikan persediaan tersebut selalu cukup untuk dijual.
Kembali lagi ke pengertian ERP, Anda harus merencanakan dan membuat anggaran uang untuk pembelian stok inventory agar penjualan dapat berlangsung dengan lancar.
Maka itu software ERP yang baik akan menyediakan fitur quantity minimum untuk warning kepada user apabila persediaan fisik sudah menyentuh nilai qty minimum yang diset.
Hasilkan juga laporan mutasi barang untuk menganalisa trend kebutuhan stok untuk perencanaan stok di bulan-bulan yang ramai (contohnya seperti pada saat hari raya).
Fitur stock opname juga membantu Anda untuk menjaga kebenaran data fisik dibandingkan data di komputer.
Purchasing
Untuk membantu divisi purchasing Anda untuk mendapatkan harga terbaik, biasanya ERP menyediakan fitur purchase request untuk mengumpulkan permintaan barang dari gudang supaya bisa dipesan sekaligus dalam quantity besar.
Tentu itu dampaknya ke harga pembelian yang lebih murah. Anda dapat mengirimkan RFQ (Request for Quotation) ke beberapa supplier untuk dibandingkan harganya demi mendapatkan harga terbaik.
Tersedia juga purchase order supaya staf Anda bisa melacak progress pengiriman purchase order dari supplier dan dapat melakukan follow up apabila belum dikirim.
Sales
Jantung perusahaan adalah divisi penjualan. Dengan software ERP, tim sales Anda dapat menjual dengan cepat dan memastikan pesanan semua customernya terkirim tepat waktu, karena modul penjualan sudah terhubung ke inventory.
Tentukan harga spesial berdasarkan level customer (ecer, grosir, distributor, dll) dan berikan diskon secara otomatis untuk pengambilan quantity tertentu.
Kirim invoice penjualan secara otomatis melalui email, atau catat penjualan dan cetak struk penjualan langsung di lokasi customer menggunakan aplikasi di smartphone mereka.
Apabila customer happy dengan pelayanan tim sales Anda yang cepat dan professional, pastinya mereka akan repeat order terus dan mengenalkan perusahaan Anda ke rekan mereka.
Fixed Asset
Manajement aset perusahaan adalah hal penting dari segi keuangan, karena perlu disusutkan setiap bulan dan dijadikan biaya.
Sebagai contoh, ERP software bisa membantu perusahaan Anda melakukan penyusutan secara otomatis, dan juga mencatat biaya reparasi dan servis aset tersebut.
Anda bahkan bisa merevaluasi aset apabila ada upgrade signifikan untuk aset tersebut (contohnya renovasi gedung)
Manufacturing
Dari made to order dan made to stock, software ERP akan memantau progress work order Anda dari awal pemesanan bahan baku sampai pengiriman barang jadi.
Hitung HPP produksi secara real, dan lakukan adjustment bahan baku pada saat produksi berlangsung tanpa mengubah formula standar Bill of Material Anda.
Modul manufacturing juga bisa menganalisa efisiensi produksi setiap batch, dan barang reject tetap bisa disimpan sebagai inventory terpisah untuk dijual!
Kapan Perusahaan Mulai Mencari ERP?
Jarang sekali untuk perusahaan yang masih “sehat” untuk melakukan proses pencarian ERP. Biasanya apabila bisnis proses perusahaan mulai berantakan dan kewalahan, perusahaan baru memulai proses ngebut untuk mencari ERP yang cocok.
Berikut adalah tanda-tanda peringatan dini dimana Anda perlu software ERP. Mungkin beberapa hal ini sudah dialami perusahaan Anda.
Menggunakan Beberapa Software Berbeda
Apakah perusahaan Anda menggunakan beberapa software berbeda untuk masing-masing divisi?
Payroll menggunakan software sendiri. Accounting punya software sendiri dan Point of Sales berdiri sendiri pula.
Padahal setiap divisi yang barusan saya sebutkan memerlukan data satu sama lainnya untuk menghasilkan laporan ke manajemen yang berpadu.
Software ERP dapat mengintegrasikan itu semua ke dalam satu database. Biasanya pun software ERP yang lengkap sudah mengcover semua area bisnis Anda, jadi Anda tidak perlu membayar untuk integrasi dan modifikasi lagi.
Pernah Kecolongan Barang
Tidak ada perusahaan di Indonesia yang tidak pernah mengalami ini. Kami saja di MAS Software pernah kecolongan laptop sebelum menggunakan pendataan fixed asset.
Perusahaan Anda bisa kehilangan barang karena pergerakan barang yang begitu rumit dan memiliki banyak celah. Contoh saja dari bagian gudang utama ke gudang pengiriman, dan dari gudang pengiriman ke ekspedisi bisa terjadi kehilangan barang.
Dengan mendata pergerakan barang di setiap langkahnya, Anda bisa meminimalisir celah kehilangan barang tersebut.
Produksi Sering Terlambat dari Jadwal
Anda janjikan untuk pengiriman barang ke klien Anda tetapi sering telat? Salahnya di mana?
Biasanya setelah menggunakan software ERP, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi kendala umum produksi seperti:
- Kapasitas produksi yang kurang
- Bahan baku yang kurang dan memerlukan pemesanan yang lama
- Hasil produksi tidak sesuai standar dan memerlukan pengerjaan ulang
- Banyak waste karena gagal produksi
Cash Flow Buruk
“Sebenarnya sih perusahaan saya jualannya banyak, tapi kok duit di rekening kosong terus sampai harus minjam ke bank?”
Kekurangan cash flow positif adalah keluhan yang paling sering saya dengar dari para pengusaha yang mencari software ERP.
Ya tentu saja. Tanpa budgeting yang baik dan pencegahan otomatis by software, biaya pengeluaran sering tidak terkendali dan akhirnya lebih besar pengeluaran daripada pendapatan.
Dengan software ERP, Anda dapat memblokir pengeluaran uang apabila sudah mencapai budget yang disetting pada bulan tersebut.
Laporan Tidak Akurat dan Sering Telat
Kunci keberhasilan perusahaan adalah kecepatan manajemen dalam membuat keputusan, terutama dalam masa krisis.
Tanpa laporan yang akurat, perusahaan Anda sudah menderita kerugian terlebih dahulu sebelum dapat membuat tindakan perbaikan, dan bisa jadi sudah terlambat.
Karena data dari semua divisi dikumpulkan di dalam satu database, software ERP dapat dengan cepat menghasilkan laporan dan chart untuk manajemen analisa dan menyusun strategi untuk perkembangan perusahaan.
Jenis-Jenis Software ERP
Bagaimana Anda bisa mendapatkan software ERP? Software ERP ditawarkan di dalam beberapa varian, jadi tentukan kebutuhan perusahaan Anda.
Offline (On-Premise)
Software on premise memerlukan Anda untuk mempersiapkan server sendiri, karena aplikasi dan database akan dipasang di server Anda.
Artinya Anda memerlukan staf IT sendiri untuk mengelola server tersebut. Pastikan staf IT Anda melakukan pengamanan yang baik seperti firewall, antivirus dan anti-malware serta pengalaman lainnya.
Terkadang jalan ini bisa jadi pilihan untuk Anda yang tidak suka dengan sistem lisensi subscription yang harus mengeluarkan biaya setiap bulan untuk menyewa server di vendor software ERP tersebut.
Hybrid (On-Premise)
Sistem hybrid tetap memerlukan server di kantor Anda, tetapi bedanya adalah konektivitas internet yang tersedia di server memungkinkan Anda untuk mengakses data Anda di luar kantor melalui internet.
Bahkan, ada vendor yang menyediakan jasa mirroring agar data Anda juga terbackup di cloud untuk mencegah hal yang tidak diinginkan seperti terkena virus dan ransomware.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Cloud
Jenis software ERP yang satu ini adalah evolusi dari keinginan konsumen yang serba praktis. Ya betul sekali, versi cloud dari ERP artinya software dan database akan ditempatkan di cloud yang dipegang oleh vendor software Anda.
Salah satu keunggulan metode ini adalah kepraktisannya. Anda tidak perlu pusing dengan pengelolaan server dan jaringan kantor. Tidak perlu membayar paket internet dengan static IP. Setelah melakukan pembayaran tinggal login dan bisa langsung pakai.
Tetapi ada beberapa perusahaan yang masih takut dengan kestabilan internet di kantor atau pabriknya. Kalau begitu kami sarankan menggunakan metode hybrid dan tempatkan server di pabrik, karena meskipun internet pabrik down, minimal operasional pabrik dapat tetap dijalankan.
Baca Juga: Software ERP Indonesia Terbaik (Dengan Harga)
10 Kriteria Utama Memilih ERP
Sistem ERP sudah menjadi bagian dari bisnis sejak bertahun-tahun lalu, pembelian ERP untuk perusahaan bukan keputusan yang mudah karena ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan termasuk anggaran, stakeholder, pemilihan vendor, dan masih banyak lagi.
Apakah Anda berencana untuk membeli ERP? Perhatikan hal-hal di bawah ini agar Anda tidak salah memilih ERP.
Kebutuhan Bisnis
Sebelum Anda benar-benar membeli ERP, hal pertama yang perlu dipikirkan adalah modul atau fitur ERP apa saja yang diperlukan oleh bisnis Anda? Di tahap ini, para stakeholders internal yang menjadi PIC dari berbagai departemen akan merumuskan feedback dan kebutuhan fitur untuk mereka.
Dari feedback, selanjutnya dianalisis apakah ERP akan mendatangkan ROI (return on investment) dan apa saja metrik yang akan dipakai untuk mengukur ROI tersebut.
Setelah pembelian dan penggunaan ERP berjalan beberapa periode, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk mengevaluasi dan mengukur ROI sistem ERP.
Fitur ERP
Setiap perusahaan, apalagi departemen di dalamnya pasti membutuhkan fitur yang berbeda untuk menjalankan aktivitas bisnis mereka. Tetapi, hampir semua departemen dan perusahaan membutuhkan interface dan dashboard yang mudah dibaca, sistem dan pembuatan laporan yang terintegrasi.
Salah satu syarat penting yaitu ERP Anda harus dapat menjaga keamanan data. Sistem ERP juga harus dapat mengintegrasikan data dari sistem yang ada dan dapat dikustomisasi seperti MASERP.
Biaya dan ROI
Mengenai biaya, besarnya tergantung dari jenis ERP yang akan dibeli, pilihannya terdapat on-premise atau cloud.
Ketika ERP diinstal di server Anda (on-premise), Anda bertanggung jawab atas semua biaya hardware dan software di awal, serta biaya yang berhubungan dengan implementasi, modifikasi, upgrade seiring pertumbuhan bisnis dan keamanan.
Biaya tambahan termasuk training user, maintenance dan support. Umumnya beberapa biaya yang sudah disebutkan sebelumnya akan dibayarkan satu kali saja di awal. Jumlah user pun akan mempengaruhi berapa biaya yang akan Anda keluarkan. Jika Anda bukan membeli paket unlimited user dan membutuhkan puluhan user, biaya yang dikeluarkan akan lebih besar.
ERP cloud sudah disiapkan dan dikelola oleh vendor cloud hosting, lokasi hostingnya ada di beberapa wilayah dan negara. Jadi terjamin untuk keamanan dan ketersedian datanya.
Biaya yang dibutuhkan untuk membeli ERP cloud tidak sebesar on-premise, dengan begitu Anda akan lebih cepat mendapatkan ROI. Ini adalah alasan mengapa ERP cloud sangat dicari oleh perusahaan yang baru berkembang.
Sistem ERP diakses melalui internet, dengan keamanan yang dikelola oleh vendor cloud dan software digunakan sebagai layanan. Vendor juga menangani update, upgrade dan maintenance software.
Integrasi
ERP tidak hanya harus mengintegrasikan proses bisnis yang berbeda, tetapi juga berintegrasi dengan sistem dan aplikasi lain yang digunakan perusahaan Anda. Apabila dapat memfasilitasi itu, vendor ERP harus memiliki connector, mengaktifkan sinkronisasi real time sehingga data di antara sistem selalu up to date.
Support dan Training
ERP akan membutuhkan support dan training untuk implementasi awal, operasi harian yang berkelanjutan. Pilihlah vendor yang menyediakan semua jenis dukungan implementasi tersebut, keahlian khusus di segmen bisnis Anda, level support apa yang tersedia untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan waktu respons yang terjamin.
Support yang dikelola oleh vendor dapat menjadi pilihan Anda, dan biasanya dikenakan biaya bulanan.
Implementasi
Implementasi ERP dapat memakan waktu dari satu bulan hingga lebih dari satu tahun tergantung pada apakah sistem tersebut dipasang on-premise, cloud, atau hybrid.
Umumnya, bisnis akan berjalan paling cepat dengan sistem ERP berbasis cloud karena vendor menangani implementasi. ERP baru biasanya diimplementasikan secara bertahap dan akan melibatkan migrasi data, proses ini memerlukan pembersihan data untuk memastikan kualitas data. Pengujian sistem sangat penting dilakukan sebelum ERP digunakan.
Keahlian Vendor
Selain sistem ERP yang perlu dievaluasi, ada baiknya juga mengevaluasi vendor ERP Anda apakah memang kompeten menangani industri bisnis Anda.
Vendor ERP yang ideal akan memiliki kisah sukses instalasi ERP sebelumnya untuk perusahaan di industri Anda dan ukuran perusahaan yang kira-kira sama. Ini juga dapat dipakai untuk mendapatkan dan memeriksa referensi pelanggan yang puas dengan vendor tersebut (dan mungkin tidak puas). Kelayakan finansial dari vendor juga penting untuk memastikan support di masa mendatang.
Teknologi
Teknologi canggih terus bermunculan dan memberikan banyak manfaat bagi sistem ERP. Cloud, artificial intelligence (AI), khususnya machine learning, semuanya dapat meningkatkan proses bisnis, memberikan analisis dan insight lebih dalam dan prediktif, serta menciptakan pengalaman personal yang menyenangkan.
Beberapa sistem mungkin juga mendukung Internet of Things (IoT), seperti sensor dan kamera yang memberikan informasi ke ERP untuk melakukan transaksi dan aliran data yang transparan, serta augmented reality.
Road Map Product
Seiring pertumbuhan bisnis, kemungkinan akan membutuhkan lebih banyak fitur tambahan dari sistem ERP, daripada yang ada di awal.
Oleh karena itu, penting untuk mengetahui bagaimana vendor akan meningkatkan, menambah, dan mendukung produknya (versi baru, fitur, dan fungsi) di masa mendatang, serta bagaimana fitur tersebut akan diintegrasikan ke dalam software yang ada. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah frekuensi update dan perbaikan.
Kustomisasi
Kebutuhan kustomisasi akan bergantung pada kompleksitas proses bisnis Anda. Bahkan jika Anda tidak membutuhkannya pada saat memilih ERP di awal, mungkin kustomisasi sistem menjadi penting seiring pertumbuhan bisnis.
Ini juga dapat memastikan jenis penerapan cloud yang dipilih, single tenant atau multi tenant. Single tenant memungkinkan lebih banyak penyesuaian karena ERP didedikasikan hanya untuk satu perusahaan, bukan sharing seperti pada model multi tenant.
Kesimpulan
Kita telah membahas bersama contoh ERP software terbaik yang tersedia di Indonesia beserta fitur-fiturnya. Saatnya kali ini waktunya Anda bisa memilih berinvestasi untuk perusahan Anda dengan memulai integrasi, salah satunya dalam program akuntansi.
Setelah mendapatkan pengertian ERP yang lengkap dan mendalam di artikel ini, mungkin Anda mulai berpikir untuk mencari software ERP untuk digunakan.
Baca cara menentukan software ERP terbaik untuk perusahaan Anda dan juga daftar software ERP Indonesia terbaik (ada harganya) untuk membantu Anda mengambil keputusan yang lebih mantap.
