Agar dapat meningkatkan kinerja menjalankan bisnis, sangat diperlukan adanya sistem yang mendukung, tetapi sebelum menggunakannya, perlu diketahui terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan ERP sistem sehingga bisa lebih dimaksimalkan fungsinya.
Software ERP merupakan jenis software yang dapat membantu perusahaan dalam mengerjakan kegiatan operasional yang sifatnya berulang.
Pastinya nanti akan membawa banyak perubahan terhadap perkembangan perusahaan seperti pengajian karyawan, manajemen sumber daya perusahaan, pembuatan laporan keuangan, pencatatan transaksi jual beli, dan kegiatan lainnya.
Walaupun kontribusi software ERP ini terlihat seperti jenis software yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Tetapi masyarakat saat ini masih memiliki kesadaran yang rendah akan penggunaan software ERP dalam lingkungan perusahaan, bahkan beberapa orang masih belum menyadari keberadaan sistem ERP.
Tentu saja, hal ini membuat Anda yang berencana untuk mulai menggunakan software ERP menjadi ragu karena mungkin Anda masih belum merasakan kontribusi yang dibawakan oleh software ini.
Namun, jika Anda sudah memahami kelebihan dan kekurangan software ERP pada artikel ini, mungkin Anda bisa mempertimbangkan kembali apakah software ERP itu cocok atau tidak untuk perusahaan Anda.
Kelebihan Software ERP
Sangat penting jika kita mengetahui kelebihan dan kekurangan ERP, karena sangat membantu perusahaan dalam menerima berbagai arus informasi yang masuk.
Hal ini dikarenakan sistem ERP memiliki tujuan utama dalam menyediakan data-data akurat, sehingga perusahaan bisa mengambil keputusan dengan tepat.
Berikut ini beberapa kelebihan sistem ERP yang perlu diketahui:
Mengurangi Biaya Operasional
Biasanya, sumber dana paling besar yang dihabiskan oleh perusahaan berasal dari operasional dan manajemen. Keduanya bisa dikelola secara ringkas apabila menggunakan sistem ERP.
Hal ini secara tidak langsung tentu akan mengurangi biaya operasional yang perlu dikeluarkan oleh pihak perusahaan.
Bisnis dan Data Bisa Terintegrasi
Di era milenial seperti sekarang, data menjadi fakta penting yang harus dikantongi setiap perusahaan. Manfaat ERP adalah menjaring setiap data yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga dalam pengambilan keputusan bisa lebih akurat.
Selain itu, perubahan juga terjadi secara realtime sehingga lebih mudah untuk dipantau.
Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi menjadi kebutuhan penting yang sekarang ini wajib dikuasai oleh setiap perusahaan. Pasalnya, tanpa melakukan kolaborasi, tidak akan muncul ide-ide cemerlang yang mengandung pembaharuan dan kemajuan teknologi.
Produktivitas Meningkat
Meninggalkan sistem manual dan menggantinya ke dalam sistem digital tentu secara otomatis akan meningkatkan produktivitas. Hebatnya, sistem ERP akan sangat membantu dalam melakukan pekerjaan berulang sehingga bisa dikerjakan secara otomatis. Dengan begitu masih banyak waktu luang yang bisa dimanfaatkan untuk kegiatan lain.
Baca Juga: 12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu!
Mengelola Bisnis Menjadi Lebih Kondusif
Modul pada sistem ERP untuk bisnis secara keseluruhan memang menjadikannya lebih kondusif. Yang dimaksud kondusif di sini adalah bisa saling berintegrasi satu sama lain.
Membantu Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan hal yang penting dalam menjalankan perusahaan karena keputusan tersebut akan menentukan arah perusahaan itu akan berjalan.
Di sinilah, software ERP dapat membantu pihak manajemen mengambil keputusan karena software ini dapat menyediakan data keuangan ataupun data penting lainnya secara cepat, lengkap, dan akurat.
Skalabilitas
Keuntungan lain yang diperoleh perusahaan yang mengimplementasikan ERP adalah skalabilitas pada sistem yang dapat tumbuh seiring dengan kebutuhan yang berubah dan perusahaan yang semakin besar.
Dengan skalabilitas pada ERP, volume data yang semakin meningkat tidak perlu lagi memerlukan perombakan sistem secara menyeluruh. ERP dapat beradaptasi dengan perubahan proses bisnis, struktur organisasi, dan regulasi industri. ERP dapat berkembang untuk memenuhi persyaratan baru tanpa masalah yang signifikan.
Kekurangan Software ERP
Kelebihan dan kekurangan ERP sistem memang menjadi dua komponen yang tidak dapat dipisahkan. Setelah mengetahui apa saja kelebihannya, saatnya beralih untuk mengetahui apa saja kekurangannya. Berikut ini beberapa kekurangan yang dimiliki oleh sistem satu ini.
Biaya Awal Besar
Untuk mengaplikasikan software ERP, Anda pasti membutuhkan biaya yang besar. Tentu saja hal ini tidak asing, karena dari kontribusinya saja Anda sudah mengetahui jika harga akan sebanding dengan nilainya.
Dikarenakan kesadaran masyarakat masih rendah tentang software ERP ini, jadi Anda memilih untuk berinvestasi lebih awal perusahaan Anda akan bisa lebih cepat berkembang dibandingkan tidak menggunakan software ERP ini dari sekarang.
Karyawan Sulit Beradaptasi dengan Software ERP
Pada setiap perusahaan bisa membawa dampak positif dan negatif, tetapi untuk software ERP ini khususnya dampak negatifnya karena ada kemungkinan jika tenaga kerja atau karyawan masih belum bisa beradaptasi dengan keberadaan software ERP, yang bisa mengakibatkan kinerja perusahaan malah menurun.
Dari itulah sebelum Anda menggunakan software ini ada baiknya membicarakan dan menginformasikan pada setiap departemen untuk mendapatkan komitmen dan mengubah sistem kerja perusahaan.
Sistemnya yang Rumit
Karena software ERP ini bisa memenuhi segala kegiatan perusahaan, maka dari itu ada kemungkinan jika Anda akan memiliki kesulitan dalam mengoprasikan setelah kebutuhan konsumen lebih sedikit.
Maka dari itu, ketika Anda sedang memilih software ERP, Anda bisa membicarakannya dulu dengan perusahaan pembuat ERP itu sendiri sehingga akan lebih mengerti dalam mengoperasikan nantinya.
Challenge dalam Modifikasi
Modifikasi ERP dilakukan dengan tujuan perusahaan memiliki sistem yang sesuai dengan flow kerja dan kebutuhan bisnisnya, terutama perusahaan dengan industri spesifik dan flow yang unik. Di balik proses modifikasi biasanya ditemukan beberapa tantangan dan kelemahan seperti:
- Memerlukan biaya tambahan yang tidak murah untuk custom coding, develop software tambahan, integrasi dan sources lainnya.
- Waktu implementasi ERP menjadi lebih panjang karena menunggu modifikasi sistem selesai sehingga aktivitas operasional dapat tertunda.
- ERP yang dimodifikasi akan lebih kompleks, sehingga memerlukan support IT dan teknis, ketergantungan pada vendor untuk update dan maintenance sistem.
Implementasi Memakan Waktu Lama
Implementasi ERP adalah proses yang kompleks dan ada beberapa tahap termasuk perencanaan, kustomisasi, migrasi data, pelatihan user dan testing software ERP. Waktu implementasi setiap perusahaan pasti berbeda tergantung ukuran perusahaan, kerumitan proses bisnis dan pengaturan sistem yang diperlukan.
Berikut ini beberapa tahap implementasi ERP yang memerlukan waktu cukup lama:
- Perencanaan menyeluruh: perencanaan sebaiknya tidak dilakukan terburu-buru karena akan menyebabkan masalah pada sistem ERP. Perencanaan dalam implementasi dapat berupa penentuan scope project ERP, penentuan tujuan perusahaan atau tiap departemen untuk penggunaan ERP, penentuan anggaran ERP dan pembuatan timeline realistis.
- Kustomisasi atau penyesuaian: kustomisasi sistem ERP untuk kebutuhan perusahaan yang spesifik terkadang membutuhkan waktu yang lama karena perlu mencocokkan sistem ERP dengan workflow dan proses bisnis yang sudah pernah berjalan.
- Migrasi data: memindahkan data dari sistem lama atau dokumen lama ke sistem ERP juga akan memakan waktu dan berperan penting karena harus memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan data.
- Pelatihan user: pelatihan user harus dilakukan agar proses transisi dari sistem lama ke ERP baru berjalan lancar. Proses adaptasi karyawan menggunakan ERP baru dengan cara kerja yang juga baru perlu memakan waktu yang tidak sebentar.
- Testing: testing ERP perlu dilakukan dengan teliti untuk mengenali dan mengatasi masalah yang muncul sebelum implementasi berjalan sepenuhnya. Testing pada ERP memastikan semua fungsi di dalamnya berjalan baik, data sudah akurat dengan yang ada di sistem sebelumnya dan integrasi tidak ada error.
Beberapa perusahaan memilih untuk mengimplementasikan ERP secara bertahap daripada sekaligus dalam satu waktu. Cara ini dapat mengurangi dampak langsung di operasional, tetapi dapat memperlama waktu implementasi.
Walaupun memakan waktu lama, perusahaan dapat merasakan implementasi ERP sebagai investasi jangka panjang yang dapat membuat proses operasional menjadi lebih sederhana, meningkatkan efisiensi kerja dan kapabilitas dalam pengambilan keputusan bisnis.
Dalam implementasi ERP, diperlukan tim project yang berdedikasi, komunikasi yang efektif dan komitmen yang kuat dari perusahaan dan karyawan di dalamnya.
Kesimpulan
Jadi, itulah beberapa keunggulan dan kelemahan untuk ERP yang sangat penting untuk menunjang perusahaan atau bisnis Anda kedepannya.
Tentu saja, perusahaan yang sudah siap secara keseluruhan bisa menggunakan sistem satu ini agar manfaat yang diperoleh juga bisa maksimal.
Sebagai software perusahaan, tentunya ERP mempunyai kelebihan dan kekurangan. Selain itu, software ERP akan memberikan banyak manfaat untuk bisnis Anda.
Mulai dari penjualan, pembelian, hingga laporan keuangan dan akuntansi sudah ada dalam software ini. Maka dari itu anda hanya memerlukan satu software dengan keakuratan data yang lebih tinggi.
Tidak semua software ERP memiliki biaya investasi yang besar. Software ERP MASERP ini dapat di customize sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, kemudian MASERP dapat dipasang di server Anda secara offline/hybrid online.
Jadi bagi Anda yang khawatir dengan keamanan database Anda, dengan server sendiri Anda bisa memegang kendalinya. Tentunya, salah satu keunggulan MASERP adalah kemampuannya untuk di-customize dan integrasi.
Software ERP terbaik harus bisa di-customize dan integrasi, karena target pasaran software ERP adalah perusahaan skala menengah ke atas. Dengan begitu investasi software ERP Anda bisa dipakai bertahun-tahun.
Keunggulan MASERP yang kedua adalah sistem support after salesnya yang terbaik di kelasnya. Untuk melihat fitur lengkap ERP dan berkonsultasi mengenai kebutuhan ERP Anda, klik gambar di bawah ini untuk menjadwalkan meeting dengan konsultan ahli kami!
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal