Siapa yang tidak ingin memiliki bisnis lebih unggul dari kompetitor dan bisa selalu membuat keputusan yang tepat berdasarkan data yang akurat? Kuncinya ada pada digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis yang bisa membuat flow kerja menjadi lebih sederhana. Cara ini bisa Anda capai dengan implementasi sistem ERP di bisnis Anda.
SIstem ERP (enterprise resource planning) adalah sistem informasi yang umumnya dipakai banyak perusahaan berkembang karena segudang benefit dan kemudahan yang ditawarkan. Bayangkan saja, Anda bisa menjalankan bisnis dalam database terpusat karena hampir semua departemen dapat berkolaborasi di dalam satu sistem ERP ini.
Tanpa berlama-lama, mari simak penjelasan lengkap mengenai sistem ERP di bawah ini untuk menambah wawasan Anda menambah sistem baru di perusahaan.
Pengertian Sistem ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang dapat mengintegrasi dan otomatisasi seluruh proses bisnis. Hampir seluruh departemen seperti manufaktur, gudang, penjualan, procurement, akuntansi, keuangan, dan yang lainnya, dapat berkolaborasi di dalam satu database.
Data yang ada di dalam sistem ERP pun selalu update dan real time sehingga semua user yang berkepentingan mendapatkan informasi yang sama, ini mencegah kesalahan dalam analisa data dan pengambilan keputusan.
Analisa data dalam bisnis menjadi proses yang penting karena Anda bisa mengevaluasi program atau kegiatan yang sudah terlaksana dan memprediksi rencana selanjutnya, tentu saja ini dapat meningkatkan kinerja semua departemen menjadi lebih efektif dan lebih baik hasilnya.
Lalu, data apa saja yang dapat bisa dianalisa di sistem ERP? Semua yang berurusan dengan perusahaan dari data produksi, penjualan, supplier, customer dan lain-lain.
Jika perusahaan Anda memiliki banyak sekali data yang harus diproses, pasti ini akan menyulitkan apabila ditulis secara manual atau menggunakan spreadsheet.
Pencatatan bisnis seperti faktur pembelian dan penjualan, daftar pesanan, akuntansi dan pajak bisa dilakukan secara otomatis di sistem ERP (tanpa double input) sehingga menghemat waktu dan meminimalisir human error.
Implementasi software ERP adalah sebuah investasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam mencapai tujuan bisnis dengan menghemat biaya operasional karena satu sistem ERP dapat digunakan oleh semua departemen.
Anda pun bisa melakukan perhitungan dan pelaporan pajak apabila sistem ERP yang Anda gunakan bekerja sama dengan pihak ketiga yang mengelola urusan perpajakan.
Baca Juga: Pengertian ERP Lengkap dan Kegunaannya (Contoh ERP Indonesia)
Keuntungan Menggunakan Sistem ERP bagi Bisnis
Sistem ERP menawarkan berbagai keuntungan yang dapat membantu bisnis meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Berikut keuntungan menggunakan ERP:
Integrasi Data
Semua departemen dalam perusahaan terhubung dalam satu sistem terpusat. Ini memudahkan pertukaran informasi antar divisi menjadi lebih cepat dan akurat. Misalnya, data penjualan dari tim marketing bisa langsung diakses oleh tim keuangan untuk pembuatan laporan.
Integrasi data ini juga mengurangi risiko duplikasi data atau kesalahan input yang sering terjadi ketika setiap departemen menggunakan sistem terpisah. Dengan integrasi ini, bisnis Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya.
Efisiensi Operasional
Sistem ERP mengotomatisasi banyak proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengelolaan inventaris, pembuatan laporan keuangan, dan penggajian karyawan.
Otomatisasi ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia. Sistem ERP juga menyederhanakan alur kerja yang lebih terstruktur, sehingga setiap tugas dapat diselesaikan dengan lebih efisien.
Ini sangat membantu bisnis yang memiliki operasional kompleks dan membutuhkan koordinasi antar tim.
Pengambilan Keputusan Lebih Cepat
Salah satu keunggulan ERP system adalah kemampuannya menyediakan data real-time yang akurat. Manajemen dapat mengakses informasi terkini tentang kinerja bisnis, seperti penjualan, inventaris, atau keuangan, kapan saja.
Dengan data yang terpusat dan terupdate, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan berbasis fakta. Ini sangat penting dalam situasi bisnis yang dinamis, di mana keputusan yang tepat waktu dapat menentukan kesuksesan atau kegagalan bisnis.
Mengurangi Biaya Operasional
Otomatisasi dan integrasi yang ditawarkan ERP system, bisnis dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan. Misalnya, proses pembuatan laporan keuangan yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
ERP system juga membantu mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manusia, duplikasi pekerjaan, dan inefisiensi proses. Dalam jangka panjang, penghematan ini dapat meningkatkan profitabilitas bisnis.
Skalabilitas
Sistem ERP dirancang untuk dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. Mulai dari bisnis kecil hingga perusahaan besar, ERP bisa di-scale sesuai kebutuhan. Misalnya, jika bisnis Anda berkembang dan membutuhkan modul tambahan seperti manajemen supply chain atau CRM, sistem ERP mudah diupgrade.
Fleksibilitas ERP menjadi solusi jangka panjang yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis tanpa perlu mengganti sistem secara keseluruhan.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Sistem ERP membuat manajemen inventaris dan layanan pelanggan yang lebih baik, bisnis dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Misalnya, tim penjualan memeriksa ketersediaan stok secara real-time, sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk konfirmasi pesanan.
Modul CRM dalam ERP membantu bisnis melacak interaksi dengan pelanggan, memberikan layanan yang lebih personal, dan membangun hubungan jangka panjang. Kepuasan pelanggan yang tinggi akan berdampak positif pada loyalitas dan reputasi bisnis.
Daftar Modul ERP
Setiap brand ERP biasanya menawarkan modul dan fitur yang berbeda, berikut ini beberapa modul yang paling umum ada di sistem ERP.
Keuangan dan akuntansi
Modul keuangan dan akuntansi di ERP system dapat membantu mengotomatiskan tugas-tugas seperti pembuatan faktur, manajemen pengeluaran, perkiraan arus kas, dan pembayaran.
Keuntungan ERP system bagi keuangan dan akuntansi perusahaan antara lain meminimalisir human error, memanfaatkan data real time, membuat laporan lebih cepat dan mudah diakses. Data yang akurat memudahkan pengambilan keputusan yang lebih strategis.
Manajemen Proyek
Modul manajemen proyek di sistem ERP bekerja dengan menyatukan manajemen proyek, anggaran, tim, dan jadwal ke dalam satu sistem.
Ini membantu memecah silo informasi antara lokasi, kantor pusat, dan tim manajemen serta membantu Anda melihat masalah lebih awal, sehingga pekerjaan berjalan sesuai rencana dan anggaran.
Manajemen Inventory
Modul manajemen inventory membantu Anda melihat, menghitung, mengotomatisasi, dan mengelola inventory Anda secara real time. Ini dapat mencakup pengaturan reorder otomatis dan pelaporan sesuai permintaan untuk SKU. Karena dapat dihubungkan ke bagian lain dari bisnis Anda, ini akan memperbarui catatan inventaris Anda saat pelanggan memesan, membantu Anda menjaga level stok yang sesuai dan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.
Pengadaan
Modul pengadaan di software ERP mengotomatisasi fungsi-fungsi seperti manajemen supplier, kontrol pengeluaran, dan pesanan pembelian. Modul pengadaan juga dapat membantu Anda mematuhi peraturan dan industri serta menghasilkan laporan yang lebih transparan.
Manufaktur
Modul manufaktur sistem ERP meningkatkan perencanaan produksi, kontrol dan visibilitas floor pabrik, dan mengurangi limbah. Modul manufaktur membantu menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelaporan yang cepat dan mudah diakses juga memudahkan untuk memantau biaya, menghitung waktu produksi rata-rata, membandingkan produksi aktual dengan perkiraan, dan lain-lain.
Manajemen Pesanan
Anda dapat menggunakan modul manajemen pesanan untuk mengotomatiskan berbagai tugas termasuk tracking pesanan masuk, status pesanan, dan memeriksa batas kredit. Modul pesanan meningkatkan akurasi dan visibilitas sekaligus mengurangi waktu penanganan dan pemrosesan untuk menghemat biaya dan waktu serta memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Manajemen Gudang
Modul manajemen gudang dapat membantu Anda memanfaatkan ruang gudang semaksimal mungkin untuk mempercepat dan memastikan keakuratan proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman.
Banyak modul manajemen gudang juga memiliki fungsi manajemen inventaris yang terlibat untuk membantu Anda mengotomatiskan pemesanan ulang guna membantu pengisian ulang stok sekaligus menghindari kelebihan stok.
Manajemen Supply Chain
Modul manajemen supply chain melacak item melalui supply chain Anda. Visibilitas menyeluruh ini membantu dalam perencanaan untuk meningkatkan cara mengelola inventaris, mengurangi biaya dan waktu tunggu, serta meningkatkan kolaborasi dengan supplier.
Customer Relationship Management (CRM)
Modul customer relationship management (CRM) menyimpan informasi kontak pelanggan dan leads, serta membantu Anda mencatat aktivitas apa saja yang telah mereka lakukan atau interaksi yang telah mereka lakukan dengan Anda.
Informasi ini penting untuk membantu staf Anda menutup transaksi, meningkatkan penjualan, melakukan cross selling, dan memenuhi harapan pelanggan. Informasi ini juga dapat membuat otomatisasi marketing lebih terarah dan efektif.
Perbedaan Sistem ERP On Premise, Cloud, dan Hybrid
Aspek | ERP On-Premise | ERP Cloud | ERP Hybrid |
Definisi | Sistem ERP diinstal dan dijalankan di server lokal perusahaan. | Sistem ERP dihosting di cloud dan diakses melalui internet. | Kombinasi antara ERP On-Premise dan ERP Cloud. |
Penyimpanan Data | Data disimpan di server internal perusahaan. | Data disimpan di server cloud penyedia layanan. | Data dapat disimpan sebagian di server lokal dan sebagian di cloud. |
Biaya Awal | Tinggi (biaya hardware, lisensi, dan instalasi). | Rendah (hanya perlu membayar langganan bulanan/tahunan). | Sedang (tergantung proporsi penggunaan on-premise dan cloud). |
Biaya Pemeliharaan | Tinggi (perlu tim IT internal untuk maintenance). | Rendah (pemeliharaan dilakukan oleh penyedia layanan). | Sedang (gabungan biaya pemeliharaan internal dan cloud). |
Keamanan | Tinggi (perusahaan memiliki kontrol penuh atas data). | Bergantung pada penyedia layanan cloud. | Gabungan keamanan internal dan cloud. |
Kustomisasi | Tinggi (dapat disesuaikan sepenuhnya dengan kebutuhan bisnis). | Terbatas (tergantung pada fleksibilitas penyedia cloud). | Fleksibel (bagian on-premise dapat dikustomisasi). |
Ketergantungan pada Internet | Tidak tergantung pada internet (kecuali untuk akses remote). | Sangat tergantung pada koneksi internet. | Sebagian tergantung pada internet (tergantung konfigurasi). |
Contoh Sistem ERP | SAP ERP, Microsoft Dynamics (On-Premise). | Oracle NetSuite, Zoho ERP, Odoo Cloud. | MASERP, Microsoft Dynamics 365 (Hybrid), Infor ERP. |
Kelebihan | – Kontrol penuh atas data dan sistem.- Keamanan tinggi. | – Biaya lebih rendah.- Skalabilitas tinggi.- Akses dari mana saja. | – Fleksibilitas tinggi.- Cocok untuk bisnis dengan kebutuhan khusus. |
Kekurangan | – Biaya awal dan pemeliharaan tinggi.- Membutuhkan tim IT internal. | – Ketergantungan pada koneksi internet.- Keamanan data bergantung pada penyedia layanan. | – Kompleksitas implementasi.- Biaya lebih tinggi daripada cloud-only. |
Rekomendasi Sistem ERP Beserta Fitur
Berikut adalah delapan contoh sistem ERP populer yang banyak digunakan oleh bisnis di berbagai industri. Setiap sistem ERP memiliki fitur dan keunggulan yang berbeda, sehingga Anda dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sistem ERP SAP
Sistem ERP SAP SAP adalah salah satu sistem ERP paling terkenal di dunia, dirancang untuk perusahaan besar dengan operasional kompleks. Sistem SAP menawarkan solusi terintegrasi untuk berbagai industri, termasuk manufaktur, ritel, dan jasa.
Fitur Sistem ERP SAP:
- Manajemen keuangan (pembukuan, penganggaran, pelaporan).
- Manajemen sumber daya manusia (HRM) untuk rekrutmen, penggajian, dan evaluasi kinerja.
- Manajemen supply chain (SCM) untuk optimasi inventaris dan logistik.
- Modul produksi untuk perencanaan dan pengendalian proses manufaktur.
- Analitik bisnis untuk pengambilan keputusan berbasis data.
Sistem ERP MASERP
Sistem ERP MASERP adalah software ERP buatan lokal Indonesia yang cocok untuk berbagai industri bisnis seperti manufaktur, distributor, swalayan, kesehatan dan farmasi, pelayaran, food and beverage, perkebunan, tekstil dan garmen, dan masih banyak lagi.
Sistem MASERP menawarkan sistem on premise dan cloud, dimana Anda bisa memilihnya berdasarkan anggaran dan kebutuhan perusahaan Anda.
Fitur sistem ERP MASERP:
- Supplier dan pembelian
- Customer dan penjualan
- Persediaan barang
- Kas dan bank
- Karyawan
- Aset tetap
- General ledger
- 300+ laporan bisnis.
Software ERP Oracle NetSuite
Oracle NetSuite adalah sistem ERP berbasis cloud yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah. NetSuite menawarkan solusi terintegrasi untuk keuangan, operasional, dan CRM.
Fitur software ERP Oracle Netsuite:
- Manajemen keuangan (pembukuan, penganggaran, dan pelaporan).
- Manajemen inventaris dan supply chain.
- Modul e-commerce untuk mengelola penjualan online.
- CRM untuk mengelola hubungan dengan pelanggan.
- Analitik real-time untuk memantau kinerja bisnis.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 adalah solusi ERP yang terintegrasi dengan produk Microsoft lainnya seperti Office 365. Sistem ini cocok untuk bisnis menengah hingga besar.
Fitur Microsoft Dynamics 365:
- Manajemen keuangan dan operasional.
- CRM untuk penjualan, layanan pelanggan, dan pemasaran.
- Manajemen supply chain dan inventaris.
- Modul produksi untuk perencanaan dan pengendalian manufaktur.
- Integrasi dengan Power BI untuk analitik bisnis.
Aplikasi ERP Odoo
Aplikasi ERP Odoo adalah ERP open-source yang modular dan fleksibel. Odoo cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi ERP dengan biaya terjangkau.
Fitur aplikasi ERP Odoo:
- Manajemen inventaris dan penjualan.
- Modul pembelian dan manajemen vendor.
- Manajemen proyek dan tugas.
- CRM untuk mengelola hubungan pelanggan.
- Modul e-commerce dan website builder.
Kesimpulan
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen data yang kuat dan bisa menyederhanakan bisnis Anda dengan sistem otomatis yang prosesnya berbasis data, menganalisa data keseluruhan dan dapat menyediakan data yang lebih akurat secara terintegrasi.
Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawakan modul-modul ERP yang sesuai dengan industri perusahaan Anda. Segera jadwalkan meeting dengan tim MASERP untuk mendapatkan solusi bisnis dan demo produk dengan klik gambar di bawah ini sekarang!