Banyak dari kalian belum paham tentang istilah sistem ERP? Bagi Anda yang memiliki bisnis pada era modern ini pasti sudah tidak asing dengan istilah ERP.
Sistem ini biasanya banyak digunakan oleh pelaku bisnis ataupun perusahaan-perusahaan berskala besar saja, tetapi saat ini dengan berkembangnya kemajuan teknologi sistem ERP sudah banyak digunakan bagi perusahaan atau pebisnis dengan skala kecil dan menengah.
Di bawah ini mari kita simak penjelasan tentang apa sistem ERP beserta manfaat dan modul-modul umum yang ada di dalamnya.
Pengertian Sistem ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan terotomatisasi untuk seluruh proses bisnis.
Yang menjadi keunggulan paling menonjol adalah dapat terintegrasi dengan sistem lain.
Sistem ERP yang disediakan oleh perusahaan ERP biasanya menawarkan dua jenis database, yaitu local server dan Cloud.
Dengan database tunggal ini, Anda bisa melakukan pencatatan, pelaporan dan analisis data perusahaan di semua departemen terkait.
Departemen yang ada di perusahaan akan bekerja dari satu sumber data agar tidak terjadi perbedaan informasi yang bisa menyebabkan kesalahan dalam analisis dan pengambilan keputusan.
Analisis data menjadi proses yang penting karena Anda bisa mengevaluasi program yang sudah terlaksana dan memprediksi rencana selanjutnya, tentu saja ini dapat meningkatkan kinerja semua departemen menjadi lebih efektif.
Lalu, data apa saja yang dapat dianalisis di sistem ERP? Semua yang berurusan dengan perusahaan dari data produksi, penjualan, supplier, customer dan lain-lain.
Data yang tersedia di sistem juga bisa menjadi prediksi untuk bisnis seperti perencanaan biaya, pesanan dan lain-lain.
Jika perusahaan Anda memiliki banyak sekali data yang harus dicatat, pasti ini akan menyulitkan apabila ditulis secara manual atau menggunakan spreadsheet.
Pencatatan bisnis seperti faktur pembelian dan penjualan, daftar pesanan, akuntansi dan pajak bisa dilakukan secara otomatis dan meminimalisir kesalahan pencatatan atau human error.
Menggunakan teknologi dalam pencatatan urusan bisnis tentu akan menghemat waktu.
Menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda merupakan suatu investasi karena meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam mengembangkan bisnis karena bisa menghemat biaya operasional.
Selain itu, juga dapat membantu mengontrol kegiatan bisnis dari pemesanan, penjualan, produksi, pengiriman, persediaan, keuangan, aset dan sumber daya.
Sistem ERP membantu bisnis yang memiliki cakupan kegiatan yang luas dengan menggunakan database dan pelaporan yang terbagi dalam satu sistem.
Tidak hanya perusahaan manufaktur, perusahaan ritel dan organisasi pemerintahan pun menggunakan sistem ini.
Untuk bisa menggunakan sistem ERP, setidaknya harus ada dua fungsi sistem yang digunakan oleh perusahaan, misalnya fungsi akuntansi dan fungsi manufaktur atau fungsi akuntansi dan pembayaran fungsi pajak.
Anda pun bisa melakukan perhitungan dan pelaporan pajak apabila sistem ERP yang Anda gunakan bekerja sama dengan pihak ketiga yang mengelola urusan perpajakan.
Sistem ERP memungkinkan Anda mentracking fungsi bisnis di dalamnya secara real time.
Anda tidak perlu melihat laporan keuangan bisnis di akhir bulan atau menunggu tutup buku.
Manfaat Sistem ERP
Anda tahu apa manfaat sistem ERP pada perusahaan? Jika belum mari kita simak penjelasan manfaat menggunakan sistem ini pada perusahaan.
Meningkatkan Produktivitas
Sistem ini dapat membantu Anda menyederhanakan dan membuat seluruh proses bisnis menjadi otomatis untuk membantu semua individu di perusahaan bisa melakukan banyak kegiatan dengan sumber daya yang lebih sedikit
Laporan Menjadi Cepat
Pelaporan bisnis dan keuangan menjadi lebih cepat dan hasilnya pun mudah dibagikan pada pihak atau departemen yang membutuhkan laporan tersebut.
Risiko yang Lebih Rendah
Sistem ERP memaksimalkan pengecekan dan pengontrolan bisnis serta mencegah risiko keamanan karena semuanya sudah terintegrasi.
Menghemat Biaya
Sistem ERP menciptakan efesiensi yang bisa membantu bisnis lebih tertata sejalan dengan pertumbuhannya. Banyaknya bisnis yang melaporkan bahwa bisnis mereka bisa berkembang tanpa menambahkan staf tambahan.
Dengan menerapkan sistem ini pada perusahaan, bisa menciptakan lingkungan bisnis yang lebih efisien dan tentunya menghemat biaya.
Baca Juga: Advantages of ERP
Modul dalam Sistem ERP
Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa sistem ERP merupakan sistem terintegrasi dari banyak fungsi dalam bisnis. Ada banyak modul yang bisa digunakan oleh user, antara lain:
Accounting (Akuntansi)
Ketika berbicara mengenai sistem ERP pasti selalu berkaitan dengan akuntansi karena selalu ada fungsi akuntansi di dalamnya.
Fungsi akuntansi seperti modal, hutang, piutang, arus kas (cash flow) dan lain-lain dapat dikelola secara otomatis dan akurat di sistem ini.
Inventory (Inventaris)
Modul inventory sangat berguna jika Anda memiliki bisnis dengan banyak gudang untuk menyimpan stock barang, baik itu bahan mentah atau barang jadi.
Modul ini juga bisa membantu melacak pengadaan, peresediaan dan penjualan barang secara spesifik. Ada serial number pada data stock barang sehingga Anda bisa mencatat dan melaporkannya secara real time.
Manufacturing (Manufaktur)
Modul manufaktur berfungsi dalam menyederhanakan semua proses pada manufaktur yang dikenal cukup kompleks. Fungsi ini meliputi adanya perencanaan produksi, pengelolaan pada anggaran, pengaturan jalur produksi serta pemantauan stok bahan jadi dan bahan baku.
Warehouse
Pada industri manufaktur modul warehouse sangat diperlukan untuk mengelola stok yang ada pada gudang, dan bisa memantau pekerjaan. Modul ini bahkan bisa memberikan informasi dengan akurat dan real time tentang inventaris.
Fitur yang ada dalam modul ini biasanya yaitu, audit barang, perkiraan barang, perpindahan stock, dan bill of materials.
Human Resources (Sumber Daya Manusia)
Modul ini membantu mengelola SDM yang dimiliki oleh perusahaan yang kegiatannya bisa berupa data karyawan, kinerja, manajemen tugas, recruitment, pembayaran gaji, pajak karyawan dan lain-lain.
Purchasing
Pada modul purchasing bisa mengelola semua pembelian barang dan bahan baku untuk perusahaan. Data dan laporan seperti list supplier, vendor, pengiriman, rekaman dan purchase order bisa dikelola dengan praktis.
Adanya integrasi dari modul inventory, produksi dan akunting bisa membantu perusahaan melakukan pembelian yang terencana dan jumlah yang sesuai.
SCM (Supply Chain Management)
Proses yang paling membutuhkan sistem ERP yaitu supply chain. Rumitnya proses distribusi produk dari supplier ke customer dapat melibatkan manufacturer, stockiest, distributor, retailer dan fungsi lainnya yang bisa dipantau real-time dengan menggunakan software ERP.
Baca Juga: Supply Chain Management dalam Industri Manufaktur
Sales (Penjualan)
Penjualan adalah proses terakhir yang bisa menentukan apa proses manufaktur yang dilakukan mendapatkan profit atau tidak. Modul ini dapat menganalisis penjualan, merancang dan mengimplementasikan strategi markering yang tepat dalam menghasilkan profit yang lebih maksimal.
CRM (Customer Relations Management)
Modul CRM ini berguna bagi perusahaan karena dapat terhubung dengan pelanggan. Modul ini menjadi pusat data dan informasi pelanggan dan terintegrasi dengan fungsi lain di sistem ERP, sehingga departemen lain dapat mengakses sesuai kebutuhannya seperti pengiriman faktur penjualan atau tagihan hutang.
Data pelanggan bisa berupa history pembelian, kontak pelanggan, feedback pelanggan dan lain-lain.
Dengan adanya data ini, perusahaan bisa menganalisis pelanggan agar bisa menyusun strategi yang tepat untuk meningkatkan penjualan.
Baca Juga: Perusahaan Manufaktur
Kesimpulan
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen data yang kuat dan bisa menyederhanakan bisnis Anda dengan sistem otomatis yang prosesnya berbasis data, menganalisa data keseluruhan dan dapat menyediakan data yang lebih akurat secara terintegrasi.
Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawakan modul-modul ERP yang sesuai dengan industri perusahaan Anda baik yang sudah tersedia ataupun Anda bisa mengcustom modul yang dibutuhkan.
Baca Juga: Pengertian ERP Lengkap dan Kegunaannya (Contoh ERP Indonesia)
