ERP Cloud: Apa Bedanya dengan ERP On-Premise?

ERP cloud adalah sebuah sistem enterprise resource planning (ERP) yang berjalan di platform cloud vendor dan bukan jaringan lokal, sehingga perusahaan dapat mengaksesnya melalui internet.

Software ERP mengintegrasikan dan mengotomatiskan fungsi keuangan dan operasional bisnis, serta menyediakan data dalam satu tempat. Data tersebut bisa meliputi inventory, penjualan, manajemen supply chain, pengadaan barang, produksi dan distribusi.

Dalam hal ini, sistem ERP harus tersedia untuk semua unit bisnis, dapat digunakan oleh karyawan di mana pun mereka bekerja serta memiliki data yang akurat dan update. Cloud ERP memenuhi itu semua karena ketika akan mengakses software ERP melalui internet, hanya membutuhkan koneksi dan browser.

Artikel ini akan memberikan informasi untuk Anda mengenai apa itu sofwate cloud ERP, fitur, konsep, jenis dan kekurangannya.

Apa Itu Software ERP Cloud?

Karena hostingnya dari vendor ERP dan memang diperuntukkan sebagai servis bisnis, software ERP cloud juga memiliki fungsionalitas yang sama atau bahkan lebih baik dari sistem on-premises karena tidak perlu membayar biaya lisensi.

Saat ini, permintaan untuk sistem cloud terus meningkat karena mampu mengakses dan menganalis data dalam jumlah besar secara real time. Ini berarti inventory real time untuk tim penjualan, serta tim keuangan bisa terus memantau arus kas dan bisa melakukan audit lebih cepat apabila ditemukan kesalahan.

Kalau cloud ERP dan ERP on-premises menawarkan fungsi dan fitur yang sama, kenapa harus memilih cloud?

Software ERP on-premises diinstal dan dikelola oleh staf IT perusahaan atau vendor yang mengelola. Bisnis ini membuat lisensi software di awal dan kemudian menyewakan atau menjual server, jaringan dan penyimpanan pada bisnis enterprise untuk menjalankan dan menyimpan software serta data secara fisik.

Bisnis yang menggunakan ERP on-premises dikenakan biaya tambahan untuk maintenance, tourbleshooting, software pelengkap, update dan kustomisasi. Software anti virus dan keamanan serta sistem penyimpanan dan cadangan server juga bisa menjadi tambahan biaya apabila diperlukan.

Sebaliknya, cloud ERP memiliki hosting dan dikelola oleh vendor ERP. Vendor bertanggung jawab terhadap aplikasi, penyimpanan data, sistem operasi, server, infrastruktur data fisik dan penginstalan update keamanan dan upgrade fitur.

Sampai sini, kita dapat mengetahui perbedaan paling jelas antara software ERP on-premises dan cloud adalah lokasi hosting dan siapa yang mengelolanya.

Baca Juga: 12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu!

Fitur Software ERP

Semua software cloud ERP menyediakan fungsi dasar keuangan dan akuntansi. Dari dua fungsi tersebut, jenis modul atau aplikasi yang dipilih perusahaan tergantung pada industri dan kebutuhan bisnisnya. Modul ERP yang tersedia antara lain:

  • Manajemen Sumber Daya Manusia (HCM) atau Human Resources Management System (HRMS)
  • Customer Relationship Program (CRM)
  • Inventory Management
  • Order Management
  • Sales
  • Supply Chain Management
  • Project Management
  • Material Requirements Planning (MRP)

Konsep ERP Cloud

Penting untuk memahami beberapa konsep dasar yang berkaitan dengan cloud saat Anda sedang kebingungan memilih software ERP.

  • Strategi deployment: software ERP dapat digunakan di server hosting pribadi atau dibeli sebagai layanan. Fungsionalitas cloud biasanya dapat diimplementasikan lebih cepat, walaupun perusahaan perlu menyisihkan waktu untuk planning, migrasi data, kustomisasi dan konfigurasi serta training user.
  • ERP cloud: software resource planning yang memiliki hosting di server vendor ERP sebagai servisnya dan dapat diakses melalui browser website.
  • ERP on-premises: software resource planning yang dipasang lokal di komputer dan server kantor. Software dan infrastruktur pendukungnya dikelola, disimpan dan dipelihara secara internal.
  • ERP hosted: perusahaan atau penyedia hosting mengelola implementasi software ERP serta infrastruktur yang dibutuhkan. Model implementasinya sering digunakan saat bisnis akan melakukan outsourcing operasi IT.
  • End-to-end security: perusahaan membayar biaya subscription secara tahunan atau bulanan agar bisa menggunakan software ERP. Biaya tersebut biasanya meliputi semua maintenance dan upgrade software yang bisa dibebani pada per perusahaan atau per user.

Jenis Software ERP Cloud

Tidak semua cloud computing sama, beberapa vendor ERP menyediakan software untuk bisa dioperasikan dari pusat data mereka yang terhubung ke internet. Beberapa jenisnya antara lain:

  • Multi-tenant SaaS: satu software ERP dan infrastrukturnya disediakan untuk banyak perusahaan. Walaupun setiap perusahaan menggunakan software yang sama dan berada pada server yang sama, data perusahaan tidak dapat diakses oleh orang lain.
  • Single-tenant SaaS: satu software dan infrastrukturnya hanya digunakan oleh satu perusahaan. Data perusahaan berada di hosting server pribadi. Vendor ERP akan memberi pilhan apakan akan menjalankan instance pribadi atau bersama.
  • Public cloud: dimiliki oleh provider dan beberapa perusahaan akan berbagi layanan cloud computing. Tetapi, setiap data dan aplikasi perusahaan tidak dapat diakses oleh orang lain. Contoh cloud publik antara lain Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure dan Oracle Cloud.
  • Private cloud: cloud jenis ini hanya diakses oleh satu perusahaan dan tidak dapat berbagi dengan perusahaan lain.
  • Hybrid ERP: EPR ini menggabungkan software on-premises dan private cloud atau public cloud untuk komputasi, penyimpanan dan servisnya.

Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal

Kekurangan ERP Cloud

  • Sistem legacy: Ketika bisnis besar sudah menggunakan ERP on-premises sejak lama dan ingin beralih ke cloud, migrasinya akan penuh tantangan dan membutuhkan waktu serta keahlian khusus.
  • Resistensi terhadap perubahan: bisnis yang besar saat ingin mengimplementasikan ERP mungkin akan mendapat penolakan dari stakeholder. Memindahkan software ERP ke luar lokasi mengakibatkan administrator dan tim IT kehilangan kontrolnya pada proses yang berjalan otomatis serta dengan vendor yang mengelola maintenance dan infrastrukturnya
  • Kepatuhan peraturan: perusahaan dengan kebijakan kemananan cyber yang ketat, pembatasan hosting dan masalah kepatuhan peraturan mungkin akan ditemui oleh ERP ini. Tetapi, vendor ERP telah membuat cara dalam mematuhi peraturan seperti HIPAA dan GDPR.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, Anda pasti sudah mengetahui bahwa yang membedakan antara ERP ini dengan ERP on-premises adalah pada di mana letak hostingnya dan siapa yang mengelolanya.

Berdasarkan jenisnya cloud ERP dibedakan menjadi multi-tenant SaaS, single-tenant SaaS, public cloud, private cloud dan hybrid ERP.

Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action