Project management adalah metode yang dipakai oleh perusahaan untuk suatu kegiatan khusus seperti proyek agar prosesnya berjalan lancar dan efisien. Efisien maksudnya adalah menggunakan sumber daya yang diperlukan dengan cara yang tepat meliputi jumlah, jenis dan lain-lainnya.
Project management memiliki tujuan dalam mengelola risiko, memaksimalkan sumber daya dan mengintegrasikan proyek yang sedang berjalan. Manajemen ini dapat digunakan pada proyek konstruksi, manufaktur atau bahkan penelitian. Untuk mengetahui lebih jeals mengenai project management, mari simak ulasan di bawah ini!
Pengertian Project Management
Project management adalah sebuah cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk menjalankan berbagai macam proyek ataupun acara besar.
Proses manajemennya mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan proyek, pengawasan hingga penutupannya.
Bisanya project management dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu, sehingga ini yang menjadikannya berbeda dengan manajemen lain. Manajemen lain rentang waktunya tidak dapat ditentukan dan aspeknya juga cukup luas.
Nah, kalau project manager itu adalah individu yang bertanggung jawab pada proses berjalannya proyek yang sedang dijalankan perusahaan beserta semua rincian lengkapnya.
Seorang project manager harus memiliki skill komunikasi, negosiasi dan pengetahuan yang mendalam mengenai proyek yang sedang dijalankan.
Baca Juga: Memahami Manajemen Konstruksi dari Pengertian, Fungsi dan Tugasnya
Aspek Project Management
Agar proyeknya bisa berjalan dengan lancar dan sesuai rencana, ada aspek-aspek yang perlu diperhatikan, antara lain ruang lingkup proyek, integrasi, waktu pelaksanaan, biaya proyek, procurement, sumber daya manusia atau tenaga kerja, komunikasi, manajemen risiko dan manajemen stakeholder.
Kesepuluh aspek saling berkaitan terutama pada ruang lingkup proyek. Apabila ruang lingkup proyek berubah maka akan ada perubahan juga pada biaya, waktu serta tenaga kerja yang dibutuhkan.
Proyek yang dijalankan sebuah perusahaan pasti bukan main-main, maksudnya perusahaan perlu memikirkan return on investment (ROI) dari proyek tersebut sehingga diperlukan juga manajemen risiko pada sebuah project management.
Baca Juga: 5 Perbedaan Biaya dan Beban dalam Akuntansi
Pendekatan Project Management
Setelah mengetahui 10 aspek yang ada dalam project management, selanjutnya mari kita pelajari mengenai pendekatannya. Dua pendekatan dalam project management adalah pendekatan trasional dan agile.
Pendekatan Tradisional
Industri manufaktur sangat cocok menggunakan pendekatan tradisional untuk mengembangkan dan menghasilkan produk fisik seperti mobil, komputer dan lain-lain.
- Waterfall
Pendekatan tradisional ini memiliki cara yaitu harus menyelesaikan tugas satu per satu terlebih dahulu baru dapat melakukan tugas selanjutnya di proyek tersebut.
- Critical Path Method
Metode critical path method ini hampir mirip dengan waterfall, yaitu menggunakan pendekatan sequential. Project manager membuat prioritas sumber daya yang dibutuhkan dan pekerjaan lain yang sebaiknya dilakukan terlebih dahulu. Setelah itu, baru dapat mengerjakan pekerjaan sebelumnya.
- Critical Chain Project Management (CCPM)
Critical chain project management memiliki fokus pada sumber daya yang dibutuhkan pada tiap tugas dan pekerjaan di proyek yang dijalankan.
Project manager yang akan menentukan tugas dan pekerjaan mana yang paling prioritas dan membuat jadwal yang tepat untuk proyek tersebut. Cara ini perlu dilakukan untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana dan semua pihak yang terlibat juga fokus pada tugasnya.
Agile
Agile project management adalah adanya kolaborasi antara tim, tanpa berfokus pada struktur hierarki.
- Scrum
Scrum project management terjadi ketika anggota tim memiliki beban tanggung jawab yang biasa dibebankan oleh project manager. Pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan scrum dipegang oleh Scrum Master.
- Kanban
Pendekatan kanban memiliki cara yang sama dengan scrum, tetapi waktu kerjanya bersifat continue.
- Extreme Programming (XP)
Pendekatan extreme programming dikembangkan khusus untuk software engineering. Ini merupakan cara yang tepat untuk proyek yang kliennya belum memahami apa yang dbutuhkan dan mengetahui hasil akhir proyeknya. Cara XP memudahkan manager dalam melakukan testing dan memberi feedback pada klien.
- Adaptive Project Framework (APF)
Pendekatan ini sangat tepat untuk proyek yang basisnya teknologi dan informasi serta data yang digunakan memiliki fleksibilitas dan adaptasi yang tinggi.
Tahapan Project Management
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, proses project manager dapat berupa inisiasi, perencanaan, pelaksanaan proyek, pengawasan hingga penutupan. Semua proses tersebut dipimpin oleh project manager. Tahapannya seperti penjelasan di bawah ini :
Inisiasi (Initiating)
Proses pertama dalam project management adalah inisiasi proyek. Banyak variable yang perlu ditetapkan dalam tahap ini antara lain tujuan proyek, ruang lingkupnya, siapa managernya, anggaran yang diperlukan, timeline dan schedule kerja serta risiko yang mungkin terjadi.
Inti dari project management adalah dapat memastikan semua proses memiliki hasil sepertu tujuan awal yang telah dibuat.
Perencanaan (Planning)
Setelah menetapkan variable pada tahap inisiasi, selanjutnya adalah Anda masuk pada tahap perencanaan. Pada proses ini, project manager membuat seluruh rancangan proyek secara rinci dari awal hingga akhir.
Ketika merencanakan proyek, perlu juga diperhatikan stakeholdernya agar bisa mengetahui hal-hal penting seperti progres dan risiko yang ditemukan saat proyek berjalan.
Contoh perencanaan seperti mengetahui sumber daya manusia yang dibutukan, timeline pengerjaan yang spesifik, perencanaan angaran yang realistis dan sumber daya eksternal seperti supplier dan vendor.
Pelaksanaan (Executing)
Rincian yang sudah dibuat pada tahap perencanaan selanjutnya akan disetujui oleh stakeholder dan proyek bisa langsung dijalankan. Dalam tahap pelaksanaan, project manager mempunyai tanggung jawab memastikan semua proses berjalan sesuai timeline dan anggaran yang sudah ditetapkan.
Prosesnya dari memilih sumber daya yang mengerjakan proyek, memilih pemimpin timnya, kontrak vendor, supplier dan pihak eksternal lain. Project manager juga wajib menjaga komunikasi yang baik dengan seluruh tim dan stakeholder agar kegiaan operasional berjalan baik.
Pengawasan (Monitoring)
Saat proyek sudah berjalan, project manager harus mengawasi progress yang sudah dicapai agar sesuai dengan rencana awal. Monitoring juga dilakukan agar dapat mengetahui kalau ada kesalahan atau pekkerjaan yang keluar dari jalur.
Jika ada perubahan pada kinerja dan pelaksanaan sistem, itu dapat diidentifikasi pada tahap ini. Tujuan dari tahap monitoring adalah agar semua proes dapat berjalan sesuai rencana.
Penutupan (Closing)
Saat semua proses proyek sudah terlaksana dan disetujui oleh stakeholder maka proyek tersebut dikatakan sudah selesai. Ketika penutupan selesai, project manager akan menyelasikan kontrak dengan pihak-pihak yang terlibat, membuat arsip serta laporan proyek.
Tidak sampai di sini, setelah itu project manajer harus melakukan maintenance proyek, apabila ditemui masalah bisa segera ditemui solusi dan penyelesaiannya.
Kesimpulan
Dari ulasan di atas, Anda sekarang sudah memahami bahwa ada aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam membuat manajemen sebuah proyek, antara lain ruang lingkup proyek, integrasi, waktu pelaksanaan, biaya proyek, procurement, sumber daya manusia atau tenaga kerja, komunikasi, manajemen risiko dan manajemen stakeholder.
Adapun tahapan project management meliputi inisiasi, perencanaan, pelaksanaan proyek, pengawasan hingga penutupan.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen proyek dan bisa membantu proses bisnis Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP memiliki fitur Project Costing yang di dalamnya memudahkan Anda membuat laporan laba rugi per proyek (tidak digabungkan dengan general ledger), menganalisa pengeluaran proyek antara anggaran awal dan realisasinya serta melacak penagihan proyek seperti nilai kontrak dan nominal (yang belum dan sudah tertagih)
MASERP menawakan modul-modul ERP yang sesuai dengan industri perusahaan Anda baik yang sudah tersedia ataupun Anda bisa mengcustom modul yang dibutuhkan.
