ERP System: Fitur, Cara Kerja dan Vendor ERP

ERP system adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan guna mengintegrasikan dan mengotomasi proses bisnis. ERP system benar-benar bermanfaat untuk mengelola berbagai kegiatan dalam perusahaan. Perusahaan yang sudah mulai berkembang semestinya menerapkan sistem ini.

Setiap elemen yang ada pada perusahaan saat ini seperti penjualan, persediaan, keuangan, akuntansi, pembelian, produksi dan sumber daya manusia harus dapat terintegrasi di ERP sehingga proses bisnis dapat berjalan lebih efisien.

Temui pembahasan lengkap mengenai ERP system mulai dari keuntungan menggunakan ERP, fitur yang ada di dalamnya, cara kerja ERP, dan contohnya di artikel ini!

Pengertian ERP System

ERP system adalah kumpulan modul produksi, penjualan, akuntansi, aset, HR dan lain-lain. Anda menjadi lebih efisien dalam menangani resources atau sumber daya perusahaan seperti bahan mentah untuk manufaktur atau jam kerja staf untuk sumber daya manusia.

Sebelum ada ERP, perusahaan ERP menggunakan sistem bernama MRP atau material resources planning. Software MRP itu sendiri mulai berkembang pada tahun 1960-an akhir. Lalu, ERP modern mulai bermunculan di tahun 1990-an dimana menjadi software yang dapat mengintegrasikan operasi bisnis sehari-hari.

Awalnya ERP fokus untuk otomasi fungsi back-office seperti akuntasi dan keuangan, pembelian (procurement) dan pergudangan, logistik produksi dan perawatan, sales dan distribusi, serta payroll dan karyawan.

Kemudian fungsi front-office juga dimasukan ke dalam ERP seperti CRM (Customer Relationship Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Penerapan teknologi internet di dalam ERP memungkinkan perusahaan melakukan berbagai kolaborasi.

Dengan komponen seperti itu maka ERP dapat menjadi satu solusi komplit untuk menjawab kebutuhan sistem informasi yang terintegrasi.

Saat ini, ERP tidak hanya digunakan oleh perusahaan manufaktur saja, tetapi juga oleh berbagai industri bisnis seperti jasa, retail, otomotif, konstruksi, pertambangan, agrikultur, dan masih banyak lagi.

ERP system memiliki banyak manfaat untuk manajemen bisnis secara keseluruhan yang menyediakan intelligence, visibilitas, analitik dan efisiensi di setiap fungsi bisnis. Bisnis Anda jadi memiliki satu sumber data terpercaya dan memungkinkan digitalisasi bisnis agar dapat lebih maju dari kompetitor.

Baca Juga: Modul Penting yang Wajib Ada di Sistem ERP Perusahaan Anda

Software ERP Adalah

Keuntungan ERP System

Implementasi ERP system memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat Anda rasakan:

Meningkatkan Efisiensi

Selama ini, tim Anda sering kesulitan mencari dokumen penjualan karena terlalu banyak tumpukan kertas di ruangan dan sering salah perhitungan? Produksi barang sangat panjang prosesnya karena masih manual dalam operasional?

ERP system membantu Anda dan tim menyederhanakan proses bisnis, mengurangi input data berulang, otomatisasi perhitungan dan mengurangi hal-hal yang menimbulkan risiko karena human error. Dengan begitu, operasional sehari-hari akan lebih efisien dan staff lebih produktif.

Integrasi

Database terpusat menjadi keunggulan ERP. Saat saya dan tim menggunakan ERP, kami dapat saling mengakses data yang berhubungan antara satu divisi dengan divisi lain karena data berada di satu sistem. 

Dengan begitu, kami tidak perlu saling tunggu untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Data yang hanya berada di satu sumber tentu akan konsisten dan lebih akurat untuk diolah dan dianalisa.

Komunikasi dan koordinasi antar tim maupun individu di perusahaan menjadi lebih baik karena bisa saling berkolaborasi di dalam satu sistem. 

Data dan Insight Real Time

Saat penjualan sedang merosot atau stok barang ada yang hilang, Anda dan tim dapat merespon dan mengambil keputusan lebih cepat karena data yang ada di dalam ERP bersifat real time. 

Keuntungan dari data real time ini, Anda tidak perlu menunggu akhir bulan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan dan data lain yang berhubungan dengan bisnis Anda.

Hemat Biaya

Anda tidak perlu membeli software atau sistem untuk tiap divisi di perusahaan karena sistem ERP dapat digunakan oleh hampir semua divisi. Ini tentu mengurangi biaya pengeluaran untuk pembelian software.

Proses kerja yang lebih efisien terutama di lini produksi dan distribusi, proses yang sudah otomatis dan resource yang lebih baik membuktikan ERP dapat membantu perusahaan Anda menghemat biaya operasional.

Bila Ada memilih vendor yang kompeten seperti MASERP tentu akan lebih hemat karena Anda hanya perlu membayar satu kali di awal dengan bonus lima user.

Keuntungan ERP system

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Data yang tersaji real time dan transparan di sistem ERP, memudahkan Anda dan tim memonitor semua proses bisnis. Persediaan barang yang mulai menipis dapat segera Anda refill, customer selalu senang berbelanja di toko Anda karena barang selalu tersedia.

Jangan sampai customer beralih ke kompetitor karena Anda tidak dapat memenuhi permintaan pembelian mereka.

Daftar customer yang berada di database juga dapat digunakan untuk menjalin relationship yang baik dengan customer. Misalnya memberikan pesan atau bingkisan khusus dan personal untuk perusahaan atau toko yang membuka cabang baru, memberikan bingkisan hari raya dan event lainnya. Cara-cara tersebut dapat membuat pelanggan loyal dan senang kepada bisnis Anda.

Kepatuhan pada Peraturan Berlaku

ERP system membantu Anda dan tim memastikan patuh pada regulasi dan standar yang berlaku di industri Anda. Misalnya transaksi penjualan yang perlu dipotong PPN juga dapat diinput dan diotomatisasi di sistem ERP. 

ERP juga membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko yang berhubungan dengan berbagai proses bisnis.

Skalabilitas

Sistem ERP dirancang untuk berkembang seiring bertumbuhnya bisnis. Ketika bisnis berkembang, sistem ERP mampu menangani data yang semakin banyak, user yang semakin bertambah dan bisnis yang semakin kompleks.

Begitu juga dengan MASERP, ketika Anda memilih untuk modifikasi fitur di dalamnya untuk saat ini, maka Anda tetap bisa menggunakannya di masa mendatang. Bahkan, Anda dapat memodifikasi sesuai kebutuhan di masa mendatang.

Keamanan Data

Sebelumnya Anda membaca poin mengenai integrasi data dan saling berkolaborasi di sistem ERP, mungkin sedikit dari Anda berpikiran apakah data akan aman? Bagaimana jika data tersebut hanya diperuntukkan untuk divisi atau level tertentu di perusahaan?

Jangan khawatir, ERP system yang bagus akan memberikan fitur hak akses dan hak approval untuk para users sehingga data yang sifatnya sensitif dapat tetap aman. Di MASERP, Anda dapat mengatur siapa saja users yang berperan pada fitur dan approval tertentu sehingga tidak semua user dapat membuka data yang bukan tanggung jawabnya.

Fitur ERP

Keuangan

Fitur utama dari modul keuangan di ERP system meliputi tracking utang dan piutang, general ledger atau buku besar, tanda terima pembayaran, laporan keuangan dan pajak serta fitur jurnal dan pembukuan keuangan lainnya.

Dengan modul ini Anda dan tim akan lebih mudah mengelola kas, rekonsiliasi bank, menagih pembayaran dan tutup buku. Data yang berhubungan dengan keuangan juga dapat digunakan untuk perencanaan keuangan di periode berikutnya serta analisa keuangan untuk membuat strategi dan keputusan bisnis.

Procurement

Biasanya modul ini juga dinamakan modul pembelian. Modul ini akan membantu Anda dan tim mengelola bahan baku atau produk yang dibutuhkan saat proses produksi atau untuk dijual kembali. 

Di modul ini akan ada database vendor atau supplier untuk produk tertentu sehingga Anda dapat membuat penawaran harga langsung di sistem kemudian melakukan tracking penawaran tersebut.

Setelah penawaran disetujui, modul ini akan memberikan data ke departemen pembelian untuk menyiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian. Pesanan penjualan dan pengiriman barang juga dapat mengubah level inventory secara otomatis setelah pesanan barang tiba.

Manufaktur

Sebagian besar ERP memiliki modul manufaktur atau manajemen produksi untuk membantu perusahaan merencanakan produksi dengan efisien dari segi bahan baku dan mesin yang dipakai. 

Selama produksi berlangsung, ERP memberikan data yang real time mengenai status barang dan tracking hasil produksi (barang WIP dan barang jadi).

Anda dapat menghitung waktu rata-rata untuk memproduksi suatu barang dan kemudian membandingkan pasokan dengan perkiraan permintaan untuk merencanakan produksi yang memadai.

Inventory

Bagi perusahaan retail, modul ini sangat dibutuhkan karena dapat membantu dalam inventory control dan tracking jumlah barang di gudang hingga level SKU. 

ERP system membantu Anda menjaga level inventory agar tetap di jumlah aman, Anda tidak akan mengalami kehabisan persediaan barang atau terlalu banyak menyimpan persediaan yang akan menghabiskan uang.

Modul ini juga dapat membantu Anda mengetahui tren penjualan dari produk yang Anda jual sehingga perusahaan dapat membuat keputusan untuk meningkatkan margin dan meningkatkan inventory turn. Ini dapat mencegah kehabisan persediaan dan penundaan pengiriman, sehingga tidak mengecewakan pelanggan.

Manajemen Pesanan

Modul manajemen pesanan difungsikan untuk tracking pesanan dari penerimaan pesanan hingga pengiriman. Modul ini mencegah pesanan hilang dan meningkatkan level pengiriman tepat waktu agar pelanggan senang dan memotong biaya yang tidak diperlukan dalam pengiriman.

Manajemen Gudang

Tahukah Anda bila saat ini Anda mengelola urusan gudang dengan efisien dan tetap dapat lebih cepat mencapai return on investment (ROI)? 

Modul ini membantu karyawan gudang mengelola semua proses pergudangan berdasarkan layout, mulai dari penyimpanan saat produk tiba, pengambilan barang, packing dan pengiriman.

Dari data volume pesanan yang diterima, Anda dapat mengetahui berapa banyak pekerja yang dibutuhkan.

ERP mengintegrasikan departemen gudang dengan inventory dan penjualan, karyawan dapat menemukan dan mengirim produk dengan cepat sehingga membuat pelanggan selalu puas.

Manajemen Supply Chain

Manajemen supply chain dapat meliputi beragam modul seperti procurement, manajemen inventory, manufaktur, manajemen pesanan dan manajemen gudang. Ini juga mengelola bahan atau produk yang dikembalikan untuk pengembalian dana atau penggantian.

Customer Relationship Management 

Modul CRM menyimpan semua informasi pelanggan dan calon pelanggan, termasuk history komunikasi tim Anda dengan seseorang (tanggal dan waktu cal, email) dan history pembelian mereka.

Anda dan tim dapat dengan mudah mengakses informasi pelanggan serta mengelola leads dan peluang penjualan. CRM meningkatkan layanan pelanggan karena staf dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang mereka perlukan saat bekerja dengan pelanggan.

E-Commerce

Beberapa vendor ERP menawarkan modul e-commerce untuk bisnis yang memiliki penjualan online. Modul ini membantu Anda dan tim menambahkan produk baru, mengupdate konten produk (deskripsi item, judul, spesifikasi, gambar, dll) dan mengubah tampilan web.

Saat aplikasi e-commerce terintegrasi dengan ERP, semua informasi pembayaran, pemesanan, dan inventory masuk ke modul e-commerce dan database ERP sehingga semua transaksi juga terinput ke buku besar, barang yang kehabisan stok dihapus dari web dan pesanan dikirim tepat waktu.

Contoh ERP System

MASERP

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa software akuntansi memiliki berbagai jenis seperti cloud dan ERP. Nah, contoh ERP system adalah MASERP yang merupakan buatan lokal sejak tahun 1984. MASERP cocok digunakan untuk perusahaan berskala menengah dan besar, dari industri manufaktur, distributor, pertambangan, retail, konstruksi dan masih banyak lagi.

Anda bisa membelinya mulai dari harga Rp98.000.000,- sudah termasuk 5 uses. Anda bisa mendapatkan fitur account receivableaccount payable, general ledger, inventory control, sales order, sales invoice, purchase order, purchase, cash flow, manufaktur, project costing, dan fixed asset. Lengkap, bukan?

ERP system fitur MASERP

EQUIP

EQUIP adalah ERP system yang dikembangkan oleh HashMicro. Hashmicro merupakan vendor ERP yang menawarkan harga cukup mahal, Anda bisa mengeluarkan biaya hingga miliaran Rupiah untuk satu sistem. Beberapa modul yang Equip tawarkan antara lain:

  • Manajemen inventory: melacak inventory secara real-time, level stok, dan reorder point otomatis.
  • Akuntansi: modul manajemen keuangan yang cukup lengkap termasuk utang, piutang, buku besar, dan laporan keuangan.
  • CRM: modul untuk mengelola interaksi dengan pelanggan, sales pipeline, dan customer support.
  • Project management: melacak tugas, jadwal project, dan biaya project.
  • HR: manajemen karyawan, payroll, dan performance kinerja.

Intacct

Intacct adalah aplikasi manajemen keuangan berbasis cloud yang dibuat untuk usaha kecil hingga menengah yang mencari solusi untuk operasi sehari-hari mereka. Keuangan intinya mengotomatiskan proses vital untuk mengurangi ketergantungan Anda pada spreadsheet, dan memberi Anda visibilitas yang lebih besar ke dalam kinerja bisnis waktu-nyata Anda.

Anda dapat menyesuaikan sistem untuk bisnis Anda dengan mengkonfigurasi alur kerja, layar, dan preferensi, semua tanpa pengkodean yang rumit. Karena keandalannya dan fitur akuntansi yang luas, Intacct diakui oleh AICPA sebagai penyedia utama aplikasi terkait keuangan untuk CPA.

Platform keuangan yang canggih memungkinkan Anda untuk menambahkan modul untuk manajemen multi-entitas, akuntansi proyek, manajemen waktu dan biaya, manajemen kontrak, penagihan langganan, penjualan dan pajak penggunaan, layanan pengiriman cek, dan manajemen persediaan barang. Intacct adalah solusi keuangan serba guna yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas tim, dan memajukan bisnis Anda.

Brightpearl

Brightpearl adalah sistem manajemen retail multi-channel yang menangani spektrum penuh dari proses bisnis terkait pesanan, inventaris, pelanggan, akuntansi dan pelaporan, semua dalam satu platform terpadu.

Multi-channel retailer dapat mempercepat pertumbuhan dan memaksimalkan keuntungan dengan kemampuan Brightpearl untuk mengelola berbagai tugas dan aktivitas bisnis ritel dalam satu sistem yang dapat diandalkan. Brightpearl memiliki alat yang menyediakan laporan real-time pada persediaan barang, arus kas, profitabilitas berdasarkan SKU dan channel, perilaku pembelian pelanggan dan banyak lagi.

Analisisnya dapat memberikan informasi penting tentang operasi inti sementara integrasinya dengan platform e-commerce terkemuka memungkinkan pengguna akses mudah ke beberapa channel baru untuk mengembangkan bisnis mereka. Dengan akuntansi dan pelaporan terintegrasi yang kuat, solusi ini memberikan informasi hingga ke tingkat pelanggan, SKU, dan channel.

Cara Kerja ERP System

Prinsip kerja ERP system adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP system menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.

Sebagai contoh, ketika ERP menerima pesanan pelanggan, maka secara otomatis akan mengirimkan informasi ke pusat distribusi yang paling efisien memenuhi pesanan tepat waktu. ERP dapat melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan tersebut.

Cara kerja enterprise resource planning memungkinkan data dari berbagai departemen dibagikan dan diakses oleh semua orang di organisasi. Jadi, ERP menyatukan semua orang di satu sumber. Ini tak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga membuat bisnis memiliki keunggulan kompetitif.

Beberapa ERP cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tertentu dengan menambahkan fitur-fitur khusus, tergantung pada penyedia software. Perusahaan bisa menggunakan sistem modular yang memungkinkan untuk memilih fitur yang digunakan dan menghapus yang tidak perlu.

Kesimpulan

ERP system adalah kumpulan modul produksi, penjualan, akuntansi, aset, HR dan lain-lain. Beberapa fungsi dari system ERP ini bisa Anda terapkan di perusahan dan bisa membantu perusahan mencapai goalsnya. Kemudian cara kerja ERP system ini juga bisa dipelajari dan memudahkan proses keuangan perusahaan.

ERP system adalah sistem yang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP menawarkan customer support pada jam kerja melalui WhatsApp dan call untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan ERP system.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

Baca Juga: Ini Daftar Harga ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkapnya!