Apa itu ERP? Mengapa Perusahaan Membutuhkan ERP?

Apa itu ERP? Apakah kalian sudah mengetahui ERP ini? Dalam mengelola perusahaan tentunya dibutuhkan berbagai instrumen untuk mempermudah segala kebutuhan.

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sebuah software yang berfungsi untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen proses bisnis dalam suatu organisasi.

Setiap perusahaan mempunyai tantangan yang sama, yaitu ingin selalu kompetitif dalam dunia bisnis, namun di waktu yang bersamaan juga dituntut untuk tetap fleksibel.

Kemudian dalam menghadapi tantangan tersebut, perusahaan membutuhkan solusi yang dapat menyimpan dan mengakses informasi dalam satu platform agar proses bisnis menjadi lebih mudah dan terawasi.

Karena kebutuhan inilah, ERP hadir sebagai solusi yang mengintegrasikan segala fungsi bisnis yang berbeda ke dalam satu sistem dan membuatnya dapat terkoneksi satu sama lain.  Dengan menggunakan ERP, Anda dapat menyederhanakan pekerjaan di setiap departemen.

Apa itu ERP?

ERP adalah singkatan dari “Enterprise Resource Management“ yaitu proses konsolidasi pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak terintegrasi.

Software ERP berisi aplikasi yang mengotomatiskan fungsi bisnis seperti produksi, laporan penjualan, akuntansi, dan lainnya.

Dalam istilah awam, apa itu ERP yaitu memfasilitasi operasi perusahaan Anda di setiap departemen. ERP meningkatkan cara Anda menangani sumber daya bisnis, apakah itu bahan mentah untuk produksi atau jam staf untuk sumber daya manusia.

Ada lebih banyak lagi definisi ERP yang berbeda-beda apakah ditujukan untuk pengembang, vendor, atau media teknologi. Sebagian besar setuju ERP dimaksudkan untuk melayani semua departemen perusahaan dengan proses bisnis yang lebih baik.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan ERP?

ERP dapat mengintegrasikan berbagai sistem informasi di dalam perusahaan. ERP mampu menyediakan informasi secara real-time tentang proses bisnis inti perusahaan seperti produksi, order processing, dan inventory management.

Kemudian dapat memantau sumber daya perusahaan seperti uang, bahan mentah, kapasitas produksi, dan pegawai, bisa juga dipergunakan untuk mengelola status komitmen bisnis yang dibuat misalnya customer orders, purchase orders, dan employee payroll.

Dengan penggunaan ERP data tersebut dapat dimasukkan ke dalam sistem dari berbagai departemen, seperti manufacturing, purchasing, sales, accounting, dan lainnya.

ERP ini bisa juga mengelola data secara sentral sehingga hanya perlu sekali saja memasukkan data untuk selanjutnya dimanfaatkan oleh berbagai proses bisnis lainnya dan bisa melancarkan arus informasi yang berjalan lintas fungsi di dalam organisasi sampai kepada hubungan dengan para stake holder di luar perusahaan.

Walaupun awalnya ERP berfokus untuk otomasi fungsi-fungsi back-office misalnya seperti akuntasi dan keuangan, pembelian dan pergudangan, logistik produksi dan perawatan, sales dan distribusi, dan penggajian dan kepegawaian.

Kemudian fungsi front-office juga dimasukan ke dalam ERP seperti CRM (Customer Relationship Management) dan SRM (Supplier Relationship Management).

Penerapan teknologi internet portal di dalam ERP memungkinkan perusahaan melakukan berbagai ragam kolaborasi. Baik kolaborasi antar pegawai di dalam perusahaan maupun kolaborasi perusahaan dengan para rekan bisnisnya.

Perkembangan selanjutnya ERP juga mengintegrasikan komponen BI (Business Intelligence) dan Management Cockpit. Dengan komponen seperti itu maka ERP dapat menjadi satu solusi komplit untuk menjawab kebutuhan penting sistem informasi yang terintegrasi bagi perusahaan.

Baca Juga: Apa itu ERP dan Perbedaanya dengan CRM? Berikut Ini Fiturnya!

Solusi ERP untuk Perusahaan

Pada intinya ERP menolong perusahaan untuk bekerja lebih efisien dengan meminimumkan atau bahkan menghilangkan adanya arus informasi antar unit kerja. Maka dari itu kita dapat solusi dari ERP sebagai berikut:

  • Memberikan pandangan global, real-time akan data atau informasi yang bisa dimanfaatkan secara proaktif untuk pengambilan keputusan dan mendorong perbaikan.
  • Meningkatkan kepatuhan kepada standar peraturan sistem keuangan dan mengurangi risiko.
  • Mengotomasi operasional proses bisnis initi misalnya seperti lead-to-cash, order-to-fulfillment, procure-to-pay, dsb.
  • Meningkatkan layanan pelanggan dengan menyediakan satu sumber untuk penagihan dan relationship tracking.
  • Mengeliminasi redundansi pada proses dan sistem informasi sehinga secara menyeluruh dapat menurunkan biaya operasional.
  • Meningkatkan kualitas kerja dengan mengimplementasikan best practices yang ada di dalam sistem ERP.

Siapa yang Memerlukan Sistem ERP?

Secara teori sebenarnya hanya perusahaan besar yang membutuhkan sistem yang terintegrasi karena begitu kompleksnya proses bisnis yang ada di perusahaan besar.

Namun saat ini akan lebih baik jika perusahaan besar ataupun bahkan perusahaan yang baru merintis sekalipun sudah mulai mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem ERP sejak awal untuk menghindari kerumitan migrasi data di kemudian hari.

Apa Saja Fitur yang Ada di ERP?

Berikut ini adalah daftar fitur ERP terpenting yang paling umum ditemukan dalam sistem software ERP:

Integrasi

ERP ini adalah bagian utama yang membuat solusi ini berbeda dari jenis software lainnya. Meskipun banyak fitur yang terbilang menarik, kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain, adalah hal utama dan penting daripada rangkaian aplikasi yang dibuat untuk bekerja secara bersamaan. Integrasi memastikan berbagai kemampuan yang ditawarkan oleh sistem ERP bekerja sama secara harmonis.

Akuntansi

Manajemen keuangan adalah salah satu fungsi terpenting dalam bisnis apa pun. Dengan demikian, ERP yang baik adalah yang memiliki alat akuntansi yang kuat.

Sistem ERP membantu mengelola proses seperti hutang, piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko dan manajemen pajak. Ada banyak sistem yang tersedia yang juga dapat mengelola berbagai mata uang dan peraturan pajak jika Anda secara teratur melakukan bisnis di luar negara Anda.

Sistem ERP yang baik juga memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak fungsi akuntansi termasuk pemrosesan pembayaran, analisis penjualan, manajemen biaya, dan lainnya. Ini meningkatkan keakuratan dan waktu pemrosesan, mengurangi beban pada staf Anda dan jam kerja mereka.

Otomatisasi

Kemampuan ERP ini mengotomatiskan tugas-tugas umum yang membosankan termasuk entri pesanan, penggajian, akuntansi, pembuatan faktur, pelaporan, dan lainnya.

Otomasi mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan staf Anda untuk proses ini, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Mengoptimalkan waktu karyawan Anda memastikan hari kerja yang lebih efektif.

Analisis Data

Karena ERP sudah mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi bisnis Anda, bukankah masuk akal untuk memanfaatkan informasi tersebut melalui analisis?

Sederhananya, fungsi ERP ini menemukan tren dan pola dalam proses Anda. Hal ini memungkinkan pengguna untuk merefleksikan efektivitas tugas tertentu, selain memberikan perkiraan untuk keputusan bisnis di masa mendatang.

ERP menganalisis data yang berkaitan dengan semua operasi bisnis, termasuk data klien, statistik produksi, data penjualan, dan banyak lagi.

Pelacakan dan Visibilitas

Salah satu aspek terbesar dari solusi ERP adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang komprehensif. Contoh paling jelas dari ini adalah visibilitas rantai pasokan. Banyak sistem ERP saat ini memiliki teknologi untuk melacak produk jadi serta bahan mentah dari pembuatan hingga pengiriman.

Sebagian besar hal ini dimungkinkan oleh sistem ERP integrasi tingkat tinggi yang disediakan. Karena semua aplikasi Anda dapat mengirim dan menerima informasi, materi pelacakan adalah proses yang sederhana.

Selain melacak objek berwujud, ERP memungkinkan pengguna untuk melacak informasi. Ini termasuk penjualan, statistik produksi, produktivitas staf, dan lainnya.

Sistem ERP menyediakan banyak alat untuk melacak kumpulan informasi yang berbeda. Penjualan sering kali dilacak dalam alat CRM, produktivitas staf dapat dilacak dalam modul SDM dan statistik produksi dapat ditemukan di alat analisis manufaktur.

Sistem ERP juga memungkinkan pengguna untuk mengatur peringatan untuk peristiwa tertentu, menjaganya tetap terkini tentang aktivitas yang paling penting.

Pelaporan

Anda dapat menganggap pelaporan ERP sebagai alat yang diperlukan untuk menyampaikan analisis kepada pengguna akhir. Alat-alat ini sering kali mencakup dasbor yang dapat disesuaikan, bagan Gantt, bagan pai, grafik batang, dan representasi visual lainnya.

Banyak sistem juga memungkinkan pengguna untuk membatasi akses ke laporan, melindungi informasi perusahaan yang berharga.

ERP menyediakan laporan rinci yang intuitif, dapat ditindaklanjuti, dan relevan. Selain itu, memungkinkan penelusuran lengkap, memastikan setiap kesalahan, ketidakkonsistenan, dan proses yang dipertanyakan dapat dilacak, diperbaiki, dan dicegah.

Kesimpulan

Jadi, kesimpulannya adalah apa itu ERP lalu mengapa perusahaan membutuhkan ERP ini? sudah kami jelaskan pada artikel kali ini. Semua perusahaan perlu menggunakan ERP ini, baik itu perusahaan besar maupun perusahaan kecil.

Karena ERP ini dapat membantu Anda dalam proses pertumbuhan perusahaan, umumnya penggunaan sistem ERP bisa mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventarismanufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.

Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

Untuk pelaporan MASERP juga menyediakan pelaporan secara rinci mencakup dasbor yang dapat disesuaikan, bagan Gantt, bagan pai, grafik batang, dan representasi visual lainnya, atau bisa di custom sesuai kebutuhan perusahaan.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

Baca Juga: Kenali 5 Software ERP Indonesia Terbaik Tahun 2021 (Dengan Harga)

New call-to-action