Software ERP Itu Apa? Bedanya dari Software Accounting?

Apabila Anda sedang mencari-cari software untuk dipakai di perusahaan Anda, pasti akan ketemu dengan dua jenis software, yaitu software accounting dan software ERP.

Lalu, harus pakai yang mana? Apakah software ERP lebih bagus dari software accounting?

Fitur apa saja yang terdapat dalam software ERP?

Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan persamaan dan perbedaan dari kedua software ini. Saya juga akan memberi Anda tips untuk dapat menemukan software ERP terbaik yang cocok digunakan untuk perusahaan Anda.

Definisi Software ERP

Kepanjangan ERP sendiri adalah Enterprise Resource Planning. Artinya software ERP digunakan untuk perencanaan dan budgeting supaya business goal perusahaan (biasanya berupa efisiensi dan profit) dapat tercapai.

Simple ya? Dan kata enterprise mengartikan suatu perusahaan yang sudah berskala besar.

Software ERP dapat dipasang di server kantor Anda seperti software pada umumnya, dan bisa juga dipasang di Cloud (tentu ada biaya tambahan untuk jasa ini).

Karena software ERP diperuntukan untuk perusahaan yang sudah lumayan lama dan besar, tentu harganya juga berbeda dari software-software produktivitas perusahaan pada umumnya.

Harga ERP di Indonesia dipatok mulai dari harga 100 juta keatas, tetapi ada juga yang dibawah 100 juta.

Tergantung software ERP yang Anda pilih, paket yang tersedia di dalam ERP pun berbeda-beda.

Pada umumnya, software ERP memiliki modul sebagai berikut:

  • Accounting (Chart of Account, Laporan Keuangan, Rekonsiliasi Bank)
  • Purchasing (Purchase Request, Purchase Order, RFQ, RFQ Compare, dll)
  • Sales & CRM (penjualan dan data customer)
  • HRM / Payroll (manajemen staf, timesheet, penggajian, pengajuan cuti, claim biaya)
  • Manufacturing (Work Order, Production Planning, HPP Produksi, dll)
  • Project Costing (Project Budgeting, Billing, Management, dll)
  • Customizable dan mendukung integrasi

Seperti yang Anda lihat, software ERP dapat mencakup seluruh operasional bisnis Anda dari ujung ke ujung, supaya pengumpulan data dapat terpusat di dalam satu aplikasi saja.

Tentu, ini akan membawakan banyak manfaat baik bagi staff dan tentunya perusahaan yang menggunakannya.

Fitur Yang Pasti Ada di Software ERP Terbaik

Tentu semuanya ingin mencari ERP terbaik untuk digunakan di perusahaannya, termasuk Anda.

Dari pengalaman saya menggeluti 10 tahun lebih di bidang software, poin terpenting yang wajib dimiliki oleh vendor ERP adalah kemampuan softwarenya untuk di customize dan integrasi.

Terkadang Anda baru menemukan ada fitur yang ketinggalan dibahas pada saat demo produk awal.

Bisa juga perusahaan Anda mengalami perkembangan dan penambahan unit bisnis yang memiliki business flow berbeda dari yang sudah ter-cover dengan software ERP sekarang.

Apabila Anda memilih vendor software ERP yang tidak bisa meng-customize, Anda sudah stuck karena vendor Anda tidak bisa berbuat apa-apa untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Padahal tujuan Anda mau memakai ERP kan untuk menggabung semua operasional perusahaan ke dalam satu sistem.

Apabila ternyata harus menggunakan beberapa sistem terpisah juga dan melakukan double entry ke ERPnya lagi, pasti Anda merasa capek karena proses ini rawan kesalahan dan buang-buang waktu.

Manfaat Software ERP untuk Perusahaan Anda

Sekarang kita sudah jelas bahwa ERP yang bagus harus bisa di customize.

Software ERP juga biasanya sekitar 100 juta keatas.

Lalu, manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari investasi uang segitu?

Ini adalah 5 manfaat terbesar yang akan dirasakan setelah berhasil melakukan implementasi ERP.

Mengambil Keputusan Lebih Cepat

Seberapa cepat respons perusahaan Anda ketika dunia atau industri Anda sedang dilanda krisis?

Apakah Anda telat membuat keputusan karena menunggu laporan yang gak kelar-kelar dari staff Anda?

Software ERP memberdayakan Anda untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih baik dan cepat karena Anda mendapatkan akses ke data yang akurat dan up-to-date.

Ya betul sekali. Karena data dari semua divisi terpusat di satu tempat, Anda tidak perlu membuang-buang waktu menggabungkan data dari beberapa divisi secara manual.

Semua data akan digabung di dalam ERP secara otomatis dan real-time.

Produktivitas Meningkat

Karena software ERP pada umumnya bersifat integrated, banyak kerjaan yang berulang-ulang dapat tereliminasi. Data hanya perlu dimasukkan sekali saja, dan data itu dapat mengalir dari satu divisi ke divisi lainnya secara otomatis.

Mari saya berikan contoh.

Purchase Order yang dibuat oleh staf purchasing dapat dengan mudah ditarik di bagian gudang untuk pada saat penerimaan barang dari supplier. Lalu bukti penerimaan barang tersebut akan dioper ke staf finance secara sistem untuk dijadikan utang.

Staf Anda juga akan berterima kasih karena pekerjaan mereka jadi lebih cepat dan mudah.

Buat Customer Anda Happy

Seperti yang orang bilang, “Customer adalah Raja”. Terkadang customer juga perlu mengubah order mereka ditengah jalan. Tentunya Anda ingin customer happy jadi Anda berusaha untuk memberikan apa yang mereka inginkan.

Dengan software ERP, karena Anda mendapatkan total visibilitas ke semua divisi seperti Sales, Purchasing, Warehouse dan Account Receivable, Anda dapat dengan mudah mengatur perubahan tersebut DAN tetap mengirimkan semua pesanan mereka tepat waktu dan tanpa kesalahan.

Dengan servis sebaik itu, customer Anda akan repeat order terus dan merekomendasikan perusahaan Anda ke rekan-rekannya!

Meningkatkan Laba Perusahaan

Team Anda dapat menjual lebih cepat dan lebih baik. Dengan akses real-time ke stock perusahaan, team Sales Anda dapat menawarkan dan membuat order dimana saja meskipun sedang diluar kantor.

Dan dengan mengatur pengeluaran dengan baik dan waktu yang terhemat dari efisiensi yang meningkat, team Anda dapat menghasilkan lebih banyak dengan jumlah SDM yang sama.

Hasilnya? Return on Investment (ROI) meningkat dan laba perusahaan ikut naik. Biaya operasional juga dapat diturunkan. Win win solution.

Keamanan Data

Ketika perusahaan Anda berkembang dan karyawan tambah banyak, Anda mau membatasi akses karyawan ke data-data yang dibutuhkan mereka saja.

Contohnya divisi penjualan tidak perlu tahu tentang harga beli yang dipegang divisi Purchasing.

Software ERP memungkinkan Anda memberikan hak akses yang terpisah ke karyawan sesuai jabatannya meskipun datanya terpusat di dalam satu aplikasi.

Apabila ada karyawan yang resign, Anda dapat menghentikan akses mereka ke dalam sistem dengan mudah. Anda juga memiliki activity log yang dapat mengaudit kegiatan staf Anda di dalam sistem, untuk memastikan user tidak mencoba untuk mengambil data sensitif perusahaan keluar bersama dia.

Lalu Apa Bedanya Dari Software Accounting?

Ok, ERP sepertinya sangat lengkap dan bagus. Untuk apa saya mencari software accounting?

Sebenarnya software accounting, terutama yang di Indonesia, sudah bukan hanya sekedar software accounting murni.

Hampir semua software accounting di Indonesia dapat mencatat flow bisnis dari pembelian, pengontrolan stock, sampai penjualan dan akhirnya pelunasan piutang.

Biasanya software accounting juga memiliki harga yang lebih terjangkau, jadi apabila Anda tidak memerlukan fitur customize dan integrasi, Anda boleh melihat daftar harga software akuntansi populer di Indonesia untuk dipertimbangkan.

MASERP sendiri adalah software ERP dengan accounting sebagai corenya (artinya lebih kuat di fitur accountingnya).

Jadi MASERP adalah software yang dapat di customize dan integrasi dengan sistem lain.

Software ERP Terbaik: SAP?

Kalau Anda sudah punya pengalaman berkerja di perusahaan multi-nasional, tentu tidak asing lagi dengan nama SAP.

Ya betul, SAP adalah ERP yang paling terkenal dan paling banyak dipakai di perusahaan skala internasional seperti Apple, BMW, Coca Cola, Dell, Hewlett-Packard (HP), dan masih banyak lagi.

Fitur apapun yang perusahaan Anda inginkan, pasti dapat direalisasikan oleh team di software SAP.

Dengan brand sekuat itu, tentunya SAP juga mematok harga yang tinggi untuk implementasi di perusahaan.

Contoh sederhana saja untuk produk SAP ECC diperlukan minimal 2 milliar rupiah dan sekitar 1 tahun untuk melakukan implementasi sistem.

Jadi, apabila Anda perusahaan menengah yang sedang berkembang, apakah Anda tidak bisa mendapatkan ERP yang bagus?

Tidak semua perusahaan membutuhkan SAP. Kecocokan dengan suatu software ERP sebenarnya tergantung dari ukuran perusahaan Anda.

Apabila SDM Anda masih belum siap untuk menggunakan SAP (dan banyak perusahaan di Indonesia yang tidak siap), SAP hanya akan menjadi hambatan yang mahal dan akhirnya gagal implementasi.

Cara Memilih Software ERP Terbaik

Untungya, banyak vendor software ERP lain yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan harga yang lebih terjangkau.

Bagaimana cara menemukan vendor-vendor tersebut? Ini adalah beberapa tips untuk mensortir vendor software ERP untuk dipanggil.

1. Mendukung Customize dan Integrasi

Seperti yang telah saya tekankan sebelumnya, kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang akan berubah-rubah setiap saat, dan Anda tentunya ingin menghindari menggunakan beberapa software berbeda untuk menutupi kekurangan di software ERP yang kaku dan tidak bisa berubah.

ERP yang “buruk” adalah software yang Anda harus ganti dalam kurun waktu 3 tahun saja. Sebaliknya ERP yang bagus seharusnya dapat digunakan untuk minimal 7 tahun.

Apabila vendor software ERP tersebut tidak menerima customize, sebaiknya Anda memprioritaskan memanggil vendor yang bisa menerima customize terlebih dahulu.

2. Memilih Vendor Dengan Pengalaman Di Industri Anda

Menemukan vendor yang sudah berpengalaman akan mempercepat waktu implementasi software ERP Anda.

Anda juga akan lebih yakin karena vendor tersebut sudah mengerti dengan masalah yang sering dialami perusahaan yang bergerak di industri serupa, jadi mereka dapat menyusun solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.

Apabila Anda menemukan vendor yang berpengalaman di industri Anda, pastikan Anda meminta referensi ke beberapa client mereka untuk mengetahui pengalaman dalam implementasi software ERP tersebut.

Baca juga: Studi Kasus Customer MAS Software

3. Mobile Ready

Apabila Anda menemukan vendor ERP yang cocok, tetapi softwarenya hanya dapat diakses melalui komputer, artinya software tersebut sudah tidak mengikuti jaman.

Di era digital dan mobilitas tinggi seperti sekarang, orang ingin mengakses datanya kapan saja dengan mudah.

Anda harus memilih software ERP yang flexible untuk diakses dari berbagai macam gadget, tetapi juga memastikan keamanan data tersebut.

4. Memiliki Tampilan User Friendly

Apabila software pilihan Anda memerlukan training berbulan-bulan untuk baru mulai menjalankannya, Anda akan menemukan masalah apabila ada pergantian staff dan harus melatih staff baru tersebut.

Anda tidak mau menunggu berbulan-bulan untuk menunggu staff Anda produktif kan?

ERP yang bagus memiliki layout yang mudah dimengerti. Minimal untuk melakukan hal yang basic bisa dilakukan sendiri tanpa diajarkan.

Informasi yang Anda perlukan juga dapat diakses dengan mudah, tidak perlu banyak-banyak klik sudah bisa menampilkan data yang Anda inginkan.

Kesimpulan

Sekarang Anda sudah tahu kriteria software ERP terbaik dan juga manfaatnya.

Kalau perusahaan Anda sudah berjalan bertahun-tahun tanpa bantuan software ERP, mungkin Anda akan berpikir seperti ini, “apakah saya bener-bener perlu software ini ya? Atau hanya nambah biaya saja?”

Perusahaan yang Anda rintis dari awal, yang menghasilkan begitu banyak dan mungkin sudah merubah hidup Anda, sekarang dibatasi perkembangannya oleh sistem informasi yang tidak memadai.

Apabila Anda sedang membaca artikel ini, pasti ada di pikiran Anda untuk mengganti sistem Anda karena ditemukan kekurangan dari sistem sekarang.

Mulai pencarian Anda sekarang. MAS Software memberikan konsultasi gratis untuk Anda yang serius ingin meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.

Dapatkan Free Konsultasi ERP Sekarang Dengan Konsultan Ahli Kami

New call-to-action