Buku kas sangat penting perannya bagi sebuah bisnis, walaupun bisnis yang masih UMKM. Salah satu fungsinya adalah dapat memantau keuangan bisnis Anda, mengetahui besarnya laba dan rugi yang diperoleh. Apakah Anda pernah melihat contoh buku kas?
Semakin berkembangnya bisnis membuat transaksi pembelian dan pendapatan juga semakin besar. Pada kondisi ini, buku kas sangat diperlukan. Agar Anda semakin memahami mengenai buku kas beserta segala manfaat dan contohnya, yuk simak artikel ini sampai habis!
Pengertian Buku Kas
Buku kas merupakan kumpulan data yang berisi informasi arus keluar dan masuknya uang. Setiap bisnis harus memiliki buku kas agar bisa memantau setiap transaksi yang terjadi setiap waktu.
Data yang berada di catatan tersebut bisa menjadi acuan dalam mengambil keputusan dan strategi bisnis di masa mendatang.
Apabila bisnis sedang mengalami rugi dalam suatu periode akuntansi, maka Anda bisa mengetahui arus uang keluar dan masuk yang sudah tercatat di buku kas dan segera melakukan perbaikan.
Mungkin saja ditemukan kesalahan dalam pencatatan seperti nilai penjualan ternyata lebih rendah daripada pembelian bahan untuk produksi. Tentu saja ini membuat usaha rugi.
Dengan begitu, Anda bisa mengatur strategi selanjutnya untuk bisnis Anda seperti lebih gencar dalam marketing agar lebih banyak penjualan yang dicapai, atau rajin melakukan stock opname agar persediaan tidak menumpuk.
Buku kas membantu pemilik usaha untuk melakukan pemantauan terhadap kondisi finansial bisnisnya secara real time. Pencatatannya pun juga sudah ada standar umum, sehingga setiap orang yang membaca akan mudah memahaminya.
Baca Juga: Standar Akuntansi Keuangan: Pengertian, Fungsi dan Jenis
Manfaat Buku Kas
Salah satu kesalahan terbesar adalah menggabungkan akun keuangan pribadi dengan bisnis, ini bisa membuat laporan keuangan menjadi membingungkan dan berantakan.
Jadi, sangat disarankan bagi Anda yang memiliki bisnis untuk memisahkan urusan keuangan pribadi dengan bisnis. Pencatatan transaksi keuangan bisnis bisa dilakukan di buku kas. Berikut ini beberapa manfaat buku kas:
- mengetahui nilai hutang dan piutang,
- menjadi pengendali pengeluaran biaya yang disebabkan kegiatan operasional bisnis,
- mengurangi risiko hilangnya aset, produk maupun uang milik bisnis,
- mengetahui kewajiban pajak terutang karena bisnis yang berjalan,
- mempengaruhi aset di dalam laporan laba rugi pada masa mendatang,
- mengetahui perkembangan bisnis saat ini.
Baca Juga: Perbedaan Hutang dan Piutang dalam Bisnis dan Akuntansi
Jenis Buku Kas
Ternyata, buku kas memiliki banyak jenis antara lain buku kas masuk, buku kas keluar, buku kas pembantu bank, buku kas pembantu pajak dan buku pembantu pajar.
- Buku kas masuk dan keluar berisi segala arus kas (cash flow) perusahaan.
- Buku kas pembantu bank berisi pencatatan arus uang yang transaksinya menggunakan bank baik dari teller bank maupun ATM.
- Buku pembantu pajak berisi aktivitas transaksi yang berhubungan dengan pajak seperti pemungutan, penyetoran, maupun pencatatan pajak seperti Pajak Penghasilan (PPh).
- Buku pembantu pajar berisi catatan pengeluaran serta pengiriman uang yang bisa diserahkan kepada pihak tertentu sesuai dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).
Baca Juga: Laporan Arus Kas Beserta Metode Mudah Pembuatannya
Cara Membuat Buku Kas
Setelah mengetahui apa itu buku kas, sebagai pemilik usaha atau bagian finansial, sebaiknya Anda mengetahui bagaimana cara membuat buku kas yang benar agar semuanya bisa tercatat dengan baik. Anda bisa memilih metode yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Folio Dwi Halaman
Membuat buku kas dengan metode folio dwi halaman yaitu pencatatan transaksi uang keluar dan masuk dalam dua halaman.
Halaman pertama berisi seluruh catatan uang masuk atau transaksi debit. Halam kedua berisi catatan seluruh pembayaran yang dilakukan bisnis Anda, uang keluar atau disebut juga kredit.
Setiap halaman terdapat tabel yang terdiri dari beberapa kolom, antara lain :
- Nomor urut berdasarkan bukti pembayaran atau buku kas.
- Tanggal, bulan dan tahun transaksi yang terjadi. Apabila Anda ingin lebih detail, bisa ditambahkan dengan waktu atau jam transaksi.
- Keterangan atau deskripsi singkat dan jelas mengenai transaksi, setiap orang yang membaca harus mudah memahami deskripsi ini.
- Jumlah yang yang keluar dan masuk berdasarkan keterangan atau deskripsi, tulis nominal uang sejujurnya jangan sampai terjadi fraud (kecurangan).
Baca Juga: Perbedaan Debit dan Kredit dalam Perbankan dan Akuntansi
Folio Satu Halaman
Kalau metode dwi halaman menggunakan dua halaman untuk pencatatan transaksinya, cara kedua ini hanya mengguanakan satu halaman untuk mencatat transaksi debit dan kreditnya.
Ini merupakan cara yang paling banyak digunakan oleh perusahaan atau bisnis berskala kecil karena relatif sederhana dalam penggunaannya.
Pencatatan transaksi uang masuk dan keluar juga dilakukan dalam tabel. Tabelnya terdiri lima kolom, yaitu :
- Nomor urut bukti transaksi atau buku kas dari nomor 1 dan seterusnya selama terjadi transaksi dalam satu periode akuntansi.
- Tanggal, bulan dan tahun ketika transaksi terjadi.
- Keterangan dan deskripsi singkat mengenai transaksi tersebut. Apabila transaksi dalam kategori debit, wajib dituliskan sumber dana berasal. Sedangkan transaksi kredit juga perlu dituliskan untuk apa uang tersebut digunakan. Misalnya transaksi kredit untuk pembelian bahan baku, Anda bisa menuliskan deskripsi singkat dan jelas.
- Jumlah uang masuk atau diterima (debit) oleh bisnis.
- Jumlah uang yang dikeluarkan oleh bisnis (kredit).
Cara Tabelaris
Cara selanjutnya yang bisa Anda gunakan untuk membuat buku kas adalah tabelaris. Sebenarnya, cara ini tidak berbeda jauh dengan cara folio.
Lalu apa yang membedakan? Lajur pada tabelaris jumlahnya lebih banyak karena setiap transaksi dikelompokkan terpisah berdasarkan kebutuhan bisnis.
Transaksi debit pada metode tabelaris umumnya berada di sisi kiri, transaksi uang keluar atau kredit berada di sisi kanan.
Menggunakan Microsoft Excel
Membuat buku kas dengan cara manual tentu saja akan memakan waktu karena Anda perlu menjumlahkannya dengan cara manual juga menggunakan kalkulator.
Solusinya, Anda bisa menggunakan software seperti Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mencatat transaksi keluar dan masuk.
Untuk kolom yang bisa Anda masukkan dalam Ms. Excel hampir sama dengan cara manual yaitu terdiri dari nomor tanggal (A2), keterangan (B2), kode transaksi/bank/rekening (C2), debit (D2), kredit (E2) dan saldo (F2).
Cara digital ini memudahkan Anda dalam perhitungan karena bisa menggunakan rumus dan hasilnya otomatis lebih cepat.
Saldo berjalan dapat dibuat dengan dua cara, yaitu:
- Rumus baris pertama gunakan pengurangan kolom debit dan kredit. Misalnya data debit pertama berada di kolom D2 dan data kredit pertama pada E2, maka rumus Ms. Excelnya =SUM(D2;-E2)
- Rumus baris selanjutnya sampai baris akhir menggunakan penjumlahan antara saldo baris sebelumnya ditambah debit baris aktif dan dikurangi kredit baris aktif. Contoh =SUM(F2;D3;-E3)
Nah, rumus selanjutnya adalah untuk menghitung jumlah pada tiap debit dan kredit. Anda tuliskan rumus SUBTOTAL(9,D4:D19) di bagian paling bawah kolom D untuk memperoleh total transaksi debit.
Contoh Buku Kas
Anda sudah mengetahui beberapa cara membuat buku kas, apakah Anda masih bingung? Berikut ini contoh buku kas yang mungkin bisa menjadi gambaran Anda atau bisa dijadikan referensi. Jangan lupa sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, ya!
Bendahara sebagai pihak yang bertanggung jawab pada urusan keuangan bisnis pasti akrab dengan buku kas. Berikut ini contoh buku kas pada bendahara desa.
Contoh buku kas lainnya adalah buku kas umum pada sebuah proyek aspla di desa pada gambar di bawah ini:
Kesimpulan
Buku kas berisi informasi arus keluar dan masuknya uang. Setiap bisnis harus memiliki buku kas agar bisa memantau setiap transaksi yang terjadi setiap waktu.
Buku kas tidak hanya bermanfaat untuk memantau keuangan di mana termasuk hutang dan piutang, juga berperan dalam melacak aset dan perhitungan pajak.
Buku kas dapat dibuat dalam beberapa cara antara lain dengan scronto atau dwi halaman, folio satu halaman, cara tabelaris, dan menggunakan software seperti Ms. Excel atau Google Sheets.
Pembuatan laporan keuangan secara manual, tentu saja akan menyulitkan Anda karena akan menghabiskan waktu dan rentan terjadi human error. Untuk menghindari dua hal tersebut, sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi yang sudah terintegrasi seperti MASERP.
MASERP merupakan software ERP yang sudah terintergrasi dengan banyak fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, keuangan, manufaktur dan lain-lain.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan sepeti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif.
Pencatatan dan pengawasan laporan keuangan harus dilakukan secara rutin untuk memastikan cash flow perusahaan selalu positif. Anda bisa mengcustom software sesuai kebutuhan bisnis Anda dengan MASERP. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami. Gratis!
Baca Juga : Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat untuk Perusahaan
