Tutup buku adalah aktivitas yang sangat melekat dengan dunia akuntansi. Biasanya perusahaan akan melakukan tutup buku pada akhir bulan dan akhir tahun periode akuntansi. Tutup buku akan memindahkan saldo akhir di tiap akun neraca lalu dipindahkan menjadi saldo awal di akun bulan atau tahun periode selanjutnya.
Tidak sedikit akuntan di perusahaan yang mengalami kesulitan saat tutup buku akhir tahun, nah di artikel kali ini kami akan memberikan tips dan cara mudah melakukan tutup buku yang tidak membutuhkan waktu lama, yuk disimak sampai habis!
Apa Itu Tutup Buku?
Tutup buku adalah kegiatan menutup atau cut off laporan keuangan di akhir periode akuntansi, biasanya dilakukan oleh divisi keuangan. Tutup buku dilakukan setelah selesai membuat laporan keuangan untuk memudahkan saat pemeriksaan transaksi antara periode akuntansi saat ini dan transaksi di periode selanjutnya.
Selain informasi transaksi, tutup buku setelah membuat laporan keuangan juga mengetahui nilai akun modal di akhir periode dimana saldo modal tidak berbeda antara laporan dan di neraca, mengetahui saldo awal neraca di periode selanjutnya sehabis tutup buku, memisahkan nominal akun pendapatan dan beban di periode selanjutnya, dan menginformasikan kondisi keuangan perusahaan (aset, kewajiban, ekuitas).
Saldo di akhir periode (bulan atau tahun) dilihat diperoleh dari akun-akun di laporan neraca, lalu dipindahkan ke saldo awal di periode selanjutnya, baik itu bulan maupun tahun. Untuk saldo akhir di laporan laba rugi akan ditutup atau dipindah menjadi akun laba tahun berjalan (current year earnings) dan laba tersebut dipindahkan ke laba ditahan (retained earnings).
Tutup buku di akhir bulan bertujuan membuat jurnal penyusutan aset dan revaluasi, dua aktivitas tersebut tidak ada di tutup buku akhir tahun. Untuk memudahkan tutup buku akhir tahun, Anda perlu melakukan tutup buku bulanan lebih dahulu sampai Desember tahun tersebut.
Fungsi Tutup Buku
Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa tujuan dari tutup buku adalah mengetahui nilai saldo akhir di satu periode akuntansi tersebut. Dari tujuan itu, tutup buku memiliki empat fungsi:
Fungsi Pelaporan
Fungsi yang pertama adalah pelaporan, perusahaan dapat mengetahui kondisi keuangan di periode akuntansi sebelumnya. Ketika membagi dividen, tutup buku menjadi penunjuk waktu cut-off kapan investor menerima dividen. Waktu tutup buku juga bermanfaat bagi direksi, auditor dan petugas pajak.
Fungsi Analisis
Dalam siklus akuntansi perusahaan, tutup buku membantu dalam membuat keputusan dengan analisis data posisi keuangan. Dari data tersebut dapat diketahui nilai aset, saldo akhir, laba dan rugi, serta utang dan piutang di periode akuntansi tersebut. Apakah perusahaan sudah mencapai target yang ditentukan? Apakah perlu menyusun strategi di periode selanjutnya?
Analisis keuangan perusahaan bisa terganggu kalau perusahaan tidak tutup buku karena semua kegiatan keuangan yang harusnya tercatat di periode akuntansi selanjutnya malah tercatat di periode akuntansi yang sedang berjalan.
Baca Juga: Analisis Laporan Keuangan Beserta Contohnya
Fungsi Evaluasi
Tutup buku juga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi hambatan yang sedang ditemui. Dengan data yang tersaji, perusahaan jadi mengetahui pos mana saja yang bermasalah, apakah perlu meningkatkan anggaran atau malah mengurangi anggaran, inilah fungsi dari evaluasi.
Fungsi Pembentukan
Fungsi yang terakhir adalah fungsi pembentukan, maksudnya adalah saldo akhir di periode sebelumnya dibentuk untuk saldo awal di periode akuntansi selanjutnya. Jadi, saldo akhir adalah saldo baru yang dipakai untuk kegiatan operasional perusahaan di periode selanjutnya.
Tips Melakukan Tutup Buku
Cek Piutang Perusahaan
Ketika memulai tutup buku, Anda perlu memastikan semua pelanggan yang sudah menerima produk maupun jasa di periode tersebut sudah membayar (tertagih). Kalau pencatatan dilakukan di software akuntansi, saldo di fitur piutang usaha (account receivable) harus sesuai dengan saldo di buku besar laporan neraca.
Lalu, cek umur piutang usaha. Kalau umur piutang sudah terlalu lama dan belum tertagih, ini perlu menjadi perhatian. Kalau piutang tidak bisa ditagih, maka bisa dihapus dan dijadikan sebagai kerugian piutang tak tertagih.
Laporan keuangan perusahaan bisa menjadi lebih akurat kalau tanggal faktur di bulan pengiriman produk atau jasa juga menjadi pendapatan yang diakui di bulan tersebut.
Cek Utang Perusahaan
Selain piutang, utang bisnis juga perlu dicek apakah perusahaan Anda sudah menerima dan mencatat tagihan vendor terhadap semua pembayaran produk dan jasa di bulan Anda ditagih. Utang usaha yang tidak dibayar dapat menyebabkan perusahaan Anda mendapatkan isu kepercayaan dari vendor.
Perusahaan Anda perlu memastikan kalau tidak ada utang yang menunggak, kalau kewajiban pembayaran belum bisa dipenuhi di tanggal jatuh tempo, Anda bisa melakukan konfirmasi rencana pembayaran ke vendor untuk kesepakatan pembayaran.
Baca Juga: Perbedaan Hutang dan Piutang dalam Bisnis dan Akuntansi
Rekonsiliasi Rekening Bank
Selanjutnya, saldo di laporan mutasi bank (rekening koran) dan di software akuntansi harus sama, begitu pun dengan transaksi yang sudah terjadi. MASERP memiliki fitur rekonsiliasi bank di modul Kas/Bank yang akan memudahkan Anda melakukan tahapan ini.
Tips jitunya, sebaiknya Anda melakukan rekonsiliasi bank setiap akhir minggu, jangan menunggu hingga akhir bulan apalagi akhir tahun karena kalau ditemukan kesalahan pencatatan akan lebih sulit untuk memperbaikinya.
Catat Setiap Pembelian Aktiva (Aset) Tetap
Selain transaksi utang dan piutang, setiap transaksi mengenai aset tetap pun perlu dicatat karena umumnya memiliki nominal besar dan digunakan untuk keperluan operasi perusahaan. Setiap aset tetap akan mengalami depresiasi, dan untuk memudahkan perhitungan ini dapat menggunakan software akuntansi tanpa perlu menghitung manual.
Buat Jurnal Penyesuaian
Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan metode akrual dalam pencatatan transaksi (transaksi dicatat saat waktu tersebut, walau kas belum diterima). Biasanya akan diposting di jurnal pada akun berikut ini:
- pendapatan/pendapatan belum ditagih/pendapatan ditangguhkan
- persediaan/harga pokok penjualan
- beban/beban dibayar di muka/beban harus dibayar
Cek Laporan Keuangan
Agar tutup buku berjalan dengan baik dan data yang disajikan akurat, Anda perlu memeriksa laporan neraca perusahaan seperti saldo yang sangat signifikan dari bulan sebelumnya, barang atau persediaan yang hilang, atau kesalahan dalam pencatatan transaksi.
Kalau perusahaan memakai basis akrual, lakukanlah koreksi atau buat jurnal penyesuaian. Selain laporan neraca, cek juga laporan lain seperti laba-rugi, arus kas, perubahan modal dan laporan posisi keuangan.
Update Anggaran
Dari laporan keuangan, Anda bisa mengetahui anggaran mana yang jumlahnya melebihi rencana atau berbeda dari rencana. Lalu, Anda bisa mengeceknya dan mencari tahu apa penyebab anggaran bisa tidak sesuai rencana.
Anggaran perusahaan biasanya tidak selalu statis, karena bisa saja urusan operasi atau transaksi sedang meningkat atau menurun, di sini Anda bisa menganalisa dari data tiap bulan serta buat perkiraan untuk waktu yang akan datang.
Ketika menyusun anggaran di awal tahun, catatlah anggaran yang memang memiliki nilai tetap, lalu di kolom sebelahnya berikan juga perkiraan anggaran.
Cara Mudah Tutup Buku dengan MASERP
Tutup buku adalah kegiatan menutup atau cut off laporan keuangan di akhir periode akuntansi.
Ketika perusahaan ingin melakukan tutup buku, MASERP akan mengubah bulan fiskal +1 dan mengubah tanggal fiskal bulan saat ini. Contohnya, Anda berada di bulan fiskal 001 lalu melakukan tutup buku, maka fiskal akan berubah menjadi 002 dan tanggal fiskal berubah menjadi 01/02/2020 s/d 29/02/2020.
Data yang sudah ditutup tidak boleh lagi dikoreksi oleh password akuntan (level 4). Kalau ternyata memerlukan koreksi data di bulan lalu, wajib menginput jurnal adjustment atau harus dengan persetujuan password direksi (level 5).
Proses tutup buku akan membuat semua transaksi di modul pembelian dan penjualan kosong. Faktur yang belum lunas akan tersaji di bulan berikutnya untuk dilunasi atau ditagih ke pelanggan dalam fitur bayar hutang dan terima pembayaran.
Berikut langkah melakukan tutup buku di MASERP:
- Pilih pengaturan, lalu tutup buku.
- Lalu pilih dan klik process di menu tutup buku.
- Kalau sudah, akan muncul notifikasi berhasil dan user otomatis log out.
Kesimpulan
Tutup buku adalah kegiatan menutup atau cut off laporan keuangan di akhir periode akuntansi. Saldo di akhir periode (bulan atau tahun) dilihat diperoleh dari aku-akun di laporan neraca, lalu dipindahkan ke saldo awal di periode selanjutnya, baik itu bulan maupun tahun.
Pencatatan transaksi keuangan dan pembuatan laporan perusahaan, apalagi perusahaan yang sudah memiliki ribuan transaksi per hari, akan berpeluang terjadi human error. Saat ini, software akuntansi merupakan solusi bagi banyak perusahaan yang sering mengalami kesalahan dalam pencatatan data keuangan.
Banyak manfaat yang diperoleh perusahaan yang menggunakan software akuntansi antara lain pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif karena bisa mengotomatisasi pekerjaan yang berulang, dapat terintegrasi dengan departemen lain sehingga menghemat anggaran untuk membeli software, database terpusat, dan masih banyak lagi.
MASERP sebagai software ERP yang memiliki core accounting juga dapat terintegrasi dengan berbagai departemen seperti penjualan, pembelian, manufaktur, persediaan, pajak, karyawan, aset tetap dan lain-lain.
Yang membedakan dengan vendor lain, MASERP bisa dikustomisasi sesuai dengan flow bisnis perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai MASERP, segera ceritakan kebutuhan perusahaan Anda dan booking konsultasi dengan konsultan kami sekarang, gratis!
