HRIS Adalah Sistem Modern untuk Pengelolaan Karyawan

Buat kamu para barisan HRD di perusahaan, mungkin tidak asing dengan sistem HRIS atau Human Resource Information System. HRIS adalah sebuah sistem yang biasa digunakan HR untuk mengelola karyawan. Misalnya untuk mengelola absensi, informasi karyawan, informasi gaji, informasi cuti, informasi penggajian dan lainnya.

Terlebih, HRIS adalah sistem yang saat ini sangat bermanfaat di masa pandemi. Di mana perusahaan bisa memantau segala kegiatan karyawan dari jarak jauh atau melalui aplikasi.

Peran HRIS atau Human Resource Information System sangat penting. Dengan HRIS, perusahaan bisa mengelola karyawan dengan lebih baik dan efisien.

Tidak hanya gedung, kendaraan, barang-barang, mesin, dan uang, tetapi karyawan di dalam sebuah perusahaan juga merupakan aset besar, di mana tenaga karyawan sangat mempengaruhi kegiatan operasional. 

Terlebih, bagi mereka (karyawan) yang memiliki kompeten serta loyalitas tinggi. Karena karyawan seperti itu bisa membantu meningkatkan performa perusahaan.

Nah, agar karyawan bisa dikelola dengan baik, maka perusahaan harus memiliki manajemen yang bagus yakni dengan membentuk divisi Human Resource Management (HRM).

Dari mulai karyawan dipilih, dilihat cara kerjanya, dilihat loyalitasnya, hingga karyawan tersebut berhenti bekerja, tim HRM yang mengurusnya.

Tidak asal pilih, HRM akan menarik karyawan yang berkompeten untuk menjadi bagian dari perusahaan. HRM juga harus meningkatkan kepuasan karyawan hingga menurunkan tingkat turnover karyawan.

Nah, karena tugas HRM banyak, soal mengurus karyawan, yakni seperti absensi, penggajian, cuti, dan lainnya, maka di sini HRM membutuhkan sebuah sistem, yakni HRIS agar tugas-tugas HRM tidak menyita waktu cukup banyak.

Pengertian HRIS

Agar lebih spesifik, mari simak pengertian dari HRIS. Jadi, HRIS adalah sebuah perangkat lunak atau software yang digunakan untuk melakukan pekerjaan (biasanya dilakukan oleh HRM) yang berhubungan dengan kegiatan menginput, pelacakan, dan rekapitulasi berbagai data serta informasi dalam bidang HR.

Di dalam sistem ini, juga terdapat beberapa fitur yang dapat diaplikasikan bahkan tidak hanya pada divisi HR, tapi juga pada divisi keuangan, akuntansi, hingga pihak manajemen.

Sehingga, untuk mengingat kembali bahwa HRIS adalah sistem administrasi karyawan yang tidak hanya dipegang oleh divisi HRD saja.

Pentingnya Peran HRIS Bagi Perusahaan

Tidak seperti dulu, pendataan karyawan dilakukan secara manual di buku atau komputer. Kini, perusahaan bisa menggunakan Human Resource Information System yang didukung oleh aplikasi atau software untuk mengelola informasi pendataan karyawan, sehingga prosesnya menjadi otomatis dan juga digital.

Tidak hanya perusahaan seperti perkantoran, HRIS adalah sistem yang juga bisa digunakan dan dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan di berbagai bidang. 

Misalnya seperti pabrik, restoran, toko baju, mall, dan lain-lain. Selain lebih praktis, penggunaannya juga lebih mudah, terlebih untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan tersebut.

Sepertinya menarik ya jika perusahaan kamu juga menggunakan sistem ini. Yuk, yang perusahaannya belum menggunakan HRIS, simak peran penting dari HRIS menurut Aggarwal dan Kapoor dalam Adoption of Human Resource Information System (2013).

Pekerjaan yang Berulang Dapat Dioptimasi Agar Lebih Simpel

Seperti yang diketahui, bahwa kegiatan rekap data adalah pekerjaan rutin setiap hari sehingga dengan HRIS pekerjaan tim personalia yang berulang tersebut seperti rekap absen, gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dan lain-lain bisa dilakukan secara otomatis. Sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

Baca Juga : Pentingnya Slip Gaji 

Mempermudah Kontrol Kinerja Pegawai

Perlu diketahui bahwa di dalam sistem HRIS ini juga terdapat suatu teknologi yang bisa menilai kinerja seorang karyawan. Nah, di sini Manajer HR dapat mengontrol kinerja karyawan serta membandingkan kinerja tersebut dengan menggunakan target atau key performance indicator yang sebelumnya sudah ditetapkan dalam HRIS.

Biaya Operasional Perusahaan Menjadi Lebih Minim

Selain praktis dan mudah, sistem Human Resource Information System yang diterapkan dengan baik, ternyata juga bisa menekan biaya operasional. Contohnya seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya, bahkan bisa menekan biaya lembur.

Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan baru, HRIS ini bisa bantu menemukan apa kriteria yang diperlukan perusahaan dan lain-lain.

Sehingga manajer HR dan tim HR lainnya, bisa melakukan proses pemilihan pegawai dengan mudah, bahkan sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Membantu Pengambilan Keputusan

Karena semua sistem berjalan dengan otomatis, maka semua informasi terkait sumber daya manusia yang baik bisa diketahui dengan tepat sekaligus cepat. Sehingga, di sini manajer HR juga dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Mengurangi Terjadinya Human Error

Dengan aplikasi HRIS, semua kesalahan perhitungan yang sering terjadi, terutama pada perhitungan manual dapat diminimalisasi dengan baik.

Akses Data Fleksibel

Software atau aplikasi yang mendukung sistem HRIS umumnya merupakan aplikasi yang terhubung secara online. Sehingga, semua data dapat diakses dimanapun dan kapanpun oleh tim HR dan juga karyawan. Bagi tim HR sistem ini menjadi alat controlling.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan karena Mudah dan Praktis

Tidak hanya memudahkan tim HR, sistem ini juga memudahkan karyawan. Sehingga, di sini perusahaan juga bisa sekaligus meningkat kepuasan kerja karyawan.

Pasalnya, perusahaan yang menggunakan sistem HRIS akan membuat komunikasi antara pegawai dengan tim personalia, bisa dilakukan dengan lebih mudah dan transparan.

Manfaat Sistem HRIS

Setelah mengetahui peran penting HRIS di dalam sebuah perusahaan, yuk ketahui manfaat jika kamu menggunakan software HRIS ini di perusahaan kamu.

Sistem Penggajian yang Lebih Akurat

Manfaat yang pertama dari HRIS adalah soal penggajian, di mana penggajian merupakan hal serius yang bisa dikatakan bahwa sebuah perusahaan mampu merefleksikan kewajibannya dengan cara menghargai lewat menggajinya.

Untuk urusan gaji, di sini perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan. Tidak hanya gaji per bulan, penggajian ini juga termasuk pemberian upah lembur, bonus, hingga THR agar sesuai dengan kontribusi karyawan.

Sehingga, keakuratan penghitungan gaji sangat diperhatikan. Maka dari itu, kamu bisa menggunakan HRIS agar secara otomatis terhitung.

Karena, jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lama dengan akurasi yang rendah.

Sistem Absensi Karyawan yang Lebih Akurat

Manfaat selanjutnya dari sistem HRIS adalah untuk mengelola absensi atau kehadiran karyawan yang bekerja sehingga bisa lebih akurat. Pasalnya, kehadiran seorang karyawan sangat penting bagi perkembangan perusahaan.

Karena, waktu yang diluangkan oleh karyawan terhadap perusahaan itulah yang membuat perusahaan menjadi lebih berkembang.

Terlebih, jika sebuah perusahaan hanya memiliki beberapa karyawan, lalu bisnis terkendala karena karyawannya sering absen. Nah, HRIS ini bisa membantu perusahaan karena memiliki fitur absensi karyawan secara online.

Sehingga, teknologi ini akan meminimalisir untuk karyawan berbuat curang dalam hal absensi. Contohnya, dengan cara menitipkan absensi ke teman. Karena bersifat otomatis dan terintegrasi ke banyak hal, maka absensi karyawan di sistem ini juga bisa terhubung ke sistem penggajian.

Sehingga, tim HR memiliki banyak bukti terkait kompensasi yang karyawan terima. Karena datanya akan disesuaikan dengan jumlah kehadiran karyawan tiap bulannya.

Memudahan Karyawan Mengakses Portal Karyawan

Dengan sistem HRIS ini, tidak hanya tim HR yang dimudahkan karena di sisi lain para karyawan juga akan dimudahkan dalam mengakses portal tersebut. Misalnya, ketika karyawan ingin melihat absensinya, melihat gajinya, melihat informasi karyawan lain dan sebagainya.

Sehingga, hal ini menjadi suatu kemudahan untuk para HR dan karyawan untuk mengakses kebutuhan lain seputar hak karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut. Adapun, ketika karyawan ingin mengajukan cuti, atau sakit, mereka bisa mengakses dengan mudah di portal tersebut. Memilih tanggal, dan bulan yang diinginkan, dan melihat siapa saja yang juga melakukan cuti di tanggal tersebut.

Jadi, tidak ada lagi seorang karyawan sibuk mengetik dan membuat surat permohonan cutinya, secara manual di kertas lalu harus bertemu langsung oleh atasan dan tim HR.

Penyimpanan Data Personalia

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, HRIS juga bisa digunakan untuk menyimpan data karyawan yang bersifat online. Data tersebut adalah seperti data pribadi (nama lengkap, alamat, alamat email, no telepon, dan lain-lain), data karir, jatah cuti, hingga data penggajian di satu tempat secara digital.

Jadi, jika HRD perlu data untuk menghitung tunjangan karyawan, serta perlu tahu berapa anggota keluarganya, cukup mengakses data yang tersimpan secara online di software tersebut.

Sehingga, tidak ada lagi tim HR sibuk mencari data dan mengobrak-abrik lemari arsip yang begitu banyak  dengan berbagai macam tumpukan kertas.

Efisiensi Waktu

Jika melihat manfaat sebelumnya, software ini tentu bisa memudahkan pekerjaan HR, terutama soal hemat waktu. Dengan HRIS, yang begitu canggih akan menghemat waktu tim HRD. Bahkan, karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut pun tidak perlu pusing akan hal-hal yang mereka perlukan saat bekerja.

Fitur-Fitur HRIS

Apapun software HRIS-nya umumnya fitur-fitur ini selalu ada, demi menunjang kebutuhan perusahaan.

• Payroll
• Attendance
• Live Attendance (Absensi Online)
• Payslip
• Reimbursement
• Time Off (Cuti/Sakit)
• Over Time
• Calendar

Kesimpulan

Intinya, Human Resource Information System atau HRIS adalah sistem yang memiliki peranan penting dalam kesuksesan tim HR dan juga perusahaan tentunya dalam mengelola manajemen sumber daya manusia.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan khususnya bagian manajemen untuk menemukan software HRIS apa yang cocok untuk digunakan dan diterapkan di perusahaan kamu demi memudahkan aktivitas tim HRD.

Selain bisa memudahkan tim HR, HRIS juga bisa memudahkan divisi lain seperti bagian keuangan. Namun, untuk mendata keuangan tim finance juga membutuhkan software lain yang lebih khusus, yakni software akuntansi.

Sama seperti software HRIS, software akuntansi juga harus dipilih dengan tepat dan cocok bagi perusahaan. Maka software akuntansi kamu bisa pilih MASERP.

Karena MASERP merupakan salah satu software akuntansi modern yang sangat bisa diandalkan. MASERP juga bisa custom sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik perusahaan skala kecil, menengah hingga besar.

Sebelumnya, kamu juga konsultasikan terlebih dahulu apa yang menjadi kebutuhan perusahaan dalam menggunakan software akuntansi modern MASERP ini.

Baca Juga : Daftar Software Akuntansi Berdasarkan Ukuran Perusahaan