Sebuah organisasi, perusahaan atau bisnis perlu menerapkan manajemen mutu untuk mencapai tujuan jangka panjangnya.
Dengan memperhatikan kualitas kinerja perusahaan dan produk atau jasa yang ditawarkan pelanggan, perusahaan akan lebih mudah mencapai kesuksesan jangka panjang karena sudah memiliki standar kualitas yang baik di mata pelanggan.
Lalu, apa sebenarnya manajemen mutu? Apa tujuan dan manfaatnya untuk sebuah perusahaan atau bisnis? Bagaimana proses dan prinsipnya?
Artikel ini akan membahas lebih lengkap mengenai manajemen mutu.
Pengertian Manajemen Mutu
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan terhadap sumber daya yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen mutu adalah kegiatan merencanakan, mengendalikan dan mengawasi semua aktivitas dan kerja yang harus diselesaikan untuk mempertahankan mutu yang diinginkan.
Ini termasuk penentuan kebijakan mutu, pembuatan dan penerapan perencanaan penjaminan mutu serta pengendalian dan peningkatan mutu.
Mutu atau kualitas ditekankan pada suatu keadaan yang baik dan dapat memuaskan keinginan yang diharapkan.
Ini juga disebut dengan total quality management (TQM).
Manajemen mutu berfokus pada tujuan jangka panjang melalui implementasi jangka pendek.
Kesuksesan jangka panjang perusahaan berasal dari kepuasan dan loyalitas pelanggan.
TQM mewajibkan semua pemangku kepentingan dalam bisnis bekerja sama untuk meningkatkan proses, produk, layanan dan budaya perusahaan.
Contoh manajemen mutu dalam dunia nyata adalah penerapan sistem Kanban oleh Toyota.
Kanban adalah sinyal yang menciptakan reaksi berantai atau tindakan tertentu.
Toyota menggunakan cara ini untuk mengimplementasikan proses inventaris just-in-time (JIT) dalam jalur perakitan dengan memberi kartu fisik yang memiliki nomor inventaris.
Sebelum suku cadang dipasang di mobil, kartu tersebut dilepaskan dan dipindahkan ke supply chain untuk meminta suku cadang lain yang sama.
Ini cara perusahaan untuk menjaga persediaan barang yang cukup untuk pelanggan tanpa harus menimbun aset yang tidak diperlukan.
Tujuan Manajemen Mutu
Manajemen mutu melibatkan banyak pedoman untuk memastikan produk dan jasa yang ditawarkan ke pelanggan mempunyai standar yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Dalam penerapan manajemen mutu, semua stakeholders bertanggung jawab meningkatkan proses, produk atau layanan dan budaya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Perusahaan atau organisasi menetapkan target kualitas yang harus dipenuhi dan disepakati oleh pelanggan dengan mengukur, mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kualitas yang dihadapi kemudian memastikan produk dan jasa yang diproduksi oleh tim sesuai dengan harapan pelanggan.
Manfaat Manajemen Mutu
Penerapan manajemen mutu pada organisasi atau perusahaan menawarkan banyak manfaat bagi pemilik bisnis.
Selain dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, juga dapat membuat perusahaan atau bisnis Anda lebih unggul dari kompetitor.
Manfaat lain penerapan manajemen mutu antara lain:
- Lebih memahami kebutuhan pelanggan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa perusahaan
- Kontrol dan konsistensi dalam kualitas produk dan jasa
- Meningkatan manajemen resiko
- Meminimalisir kesalahan yang bisa mengeluarkan anggaran besar
- Meregulasi praktik kerja yang baik
- Meningkatkan partisipasi karyawan dalam berproses mencapai tujuan
- Membangun komunikasi internal yang lebih baik
- Menonjolkan keunggulan dari kompetitor
- Meningkatkan profit
Komponen Utama Manajemen Mutu
Penerapan manajemen mutu sangat erat kaitannya dengan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan karena kepuasan pelanggan menjadi salah satu hal penting agar tujuan perusahaan atau bisnis dapat terwujud.
Manajemen mutu memiliki empat komponen utama untuk menjaga kualitas, antara lain:
Perencanaan Mutu
Dalam tahap perencanaan, tim bertugas mengidentifikasi strandar kualitas yang tepat dan memutuskan cara untuk memenuhi kualitas tersebut.
Peningkatan Mutu
Dalam proses meningkatkan kualitas, perlu dilakukan perubahan yang disengaja untuk meningkatkan kepercayaan dan keunggulan produk atau jasa.
Kontrol Mutu
Ini adalah sebuah upaya terus menerus untuk membangun integritas dan keunggulan dalam mencapai tujuan yang sudah ditentukan di awal proses.
Jaminan Mutu
Jaminan mutu atau sering disebut quality assurance (QA) adalah proses mengaudit persyaratan kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas sudah diterapkan pada produk atau jasa yang ditawarkan.
Dalam proses QA, akan menemukan peranyaan-pertanyaan seperti bagaimana mengukur kualitasnya? Siapa yang mengukur kualitasnya? Apa yang akan diukur? Berapa unit dan jenis? Kapan saja kualitasnya akan diukur? Apa kriteria ketika produk atau jasa tidak lolos QA?
Sistem Manajemen Mutu
Sistem manjemen mutu adalah sekumpulan kebijakan, proses dan prosedur untuk merencanakan dan melaksanakan produksi, pengembangan dan jasa yang dapat memenuhi persyaratan mutu dari pelanggan.
Contoh dari sistem manajemen mutu adalah ISO 9001.
Sistem manajemen mutu berdasarkan pada proses untuk mengidentifikasi, mengukur, mengontrol dan meningkatkan berbagai proses bisnis yang akhirnya akan mengarah pada peningkatan kinerja bisnis.
Prinsip Manajemen Mutu
Dalam ISO 9001:2015, Komite ISO menetapkan prinsip manajemen mutu yang dinilai penting dalam membangun sistem manajemen yang efektif. Tujuh prinsip manajemen mutu diantaranya:
Customer Focus (Fokus Pelanggan)
Organisasi atau perusahaan sangat bergantung pada pelanggan.
Perusahaan harus bisa memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan waktu yang akan datang, berusaha memenuhi dan melebihi ekspektasi pelanggan serta memperbaiki kekurangan yang berasal dari keluhan pelanggan.
Leadership (Kepemimpinan)
Pemimpin dalam struktur organisasi memiliki wewenang membuat tujuan dan arah perusahaan.
Pemimpin harus bisa menciptakan dan memelihara lingkungan yang berisi individu-individu yang terlibat dalam mencapai tujuan mutu perusahaan.
Selain itu, pemimpin juga perlu mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya perusahaan serta komitmen “continual improvement”.
Engagement of People (Melibatkan Karyawan)
Individu di semua tingkatan struktur organisasi perusahaan dipastikan terlibat dan memiliki kompetensi sesuai dengan tanggung jawab tugasnya.
Karyawan atau SDM yang berkualitas dan kompeten diharapkan bisa memberikan banyak keuntungan dan kemudahan bagi perusahaan dalam memberikan value dan mencapai tujuannya.
Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Process Approach (Pendekatan Proses)
Hasil yang diinginkan oleh perusahaan dapat diperoleh dengan lebih efektif dan efisien ketika kegiatan sumber daya dikelola sebagai suatu proses yang saling terkait.
Improvement (Improvisasi)
Organisasi harus meningkatkan kualitas internal dan eksternal ke arah yang lebih baik secara terus menerus untuk meningkatkan kinerja dan lebih unggul dalam persaingan dengan kompetitor.
Evidence Based Decision Making (Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data)
Keputusan yang diambil oleh organisasi harus berdasarkan data dan fakta yang kemudian dilakukan analisis dan evaluasi agar menghasilkan keputusan yang tepat sasaran.
Relationship Management (Manajemen Hubungan)
Memiliki dan menjaga hubungan dengan para pemangku kepentingan bisa membantu organisasi dalam mengoptimalkan kinerja dan value organisasi.
Pendekatan Proses Manajemen Mutu
Peran pendekatan proses memiliki bagian penting dari setiap strategi manajemen mutu.
Tujuan penting dari setiap orginasasi adalah untuk mengembangkan dan menerapkan strategi yang meningkatkan kemampuan untuk konsisten memberikan produk dan jasa yang berkualitas.
Ketika semua sumber daya dan tanggung jawab sudah dipahami, dianalisis dan dialokasikan ke setiap proses produksi akan lebih mudah bagi organisasi mencapai tujuan yang diinginkan.
Elemen penting dari proses untuk mencapai keberhasilan menajamen mutu meliputi:
Menentukan Proses
Proses perlu didefinisikan dan dijelaskan secara rinci agar meminimalisir kesalahan atau kebingungan di tengah proses.
Menentukan apa saja dan bagaiman proses di awal akan memberikan kemudahan dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Menetapkan dan Mengukur Input dan Output dari Proses
Input dari suatu proses berasal dari sumber daya manusia (SDM), energi dan bahan.
Output terdiri dari produk jadi atau jasa.
Menetapkan Posisi Proses Berinteraksi dengan Berbagai Fungsi Organisasi
Unsur-unsur proses akan berinteraksi dengan berbgai area fungsional dan perlu dipahami serta diukur untuk prosedur manajemen mutu yang efektif.
Memperkirakan Potensi Risiko, Hasil dan Efek
Hal ini menyangkut bagaimana pelanggan, supplier dan stakeholders dipengaruhi oleh proses di setiap tahap yang sudah ditentukan.
Menetapkan Tanggung Jawab
Agar proses direncanakan dan dilaksanakan secara efektif, tanggung jawab dan wewenang harus dijabarkan dengan jelas untuk setiap individu yang berperan dalam proses terebut.
Menentukan Stakeholders
Organisasi harus menentukan siapa saja pelanggan internal dan eksternal, suppliers dan stakeholders yang terlibat dalam proses.
Sumber Daya
Berbagai elemen perlu dipertimbangkan dengan saat mengembangkan proses untuk mencapai manajemen mutu dengan berbagai langkah, tugas, kontrol, alat, pelatihan, data, persediaan dan sumber daya lain yang memungkinkan proses berjalan efektif.
Kesimpulan
Manajemen mutu merupakan serangkaian kegiatan yang berupa perencanaan, pengendalian dan pengawasan untuk mempertahankan mutu produk atau jasa yang diinginkan untuk memuaskan pelanggan. Contoh dari sistem manajemen mutu adalah ISO 9001.
Tujuannya adalah untuk memastikan produk atau jasa yang ditawarkan memenuhi strandar yang sudah ditetapkan dan dapat memenuhi ekpektasi pelanggan.
Manfaat dari penerapan manajemen mutu yaitu dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas dan keunggulan perusahaan dari kompetitor.
Perencanaan, peningkatan, kontrol dan jaminan mutu atau kualitas adalah komponen utama dalam proses manajemen mutu.
Prinsip manajemen mutu sesuai ISO 9001:205 antara lain fokus pada pelanggan, kepemimpinan, melibatkan karyawan, pendekatan pada proses, improvisasi, pengambilan keputusan berdasarkan data dan manajemen hubungan dengan para stakeholders.
Elemen penting meliputi penentuan proses, penetapkan dan pengukuran input dan output, penetapan posisi berbagai fungsi organisasi, perkiraan potensi risiko dan hasil, penetapan tanggung jawab, penentuan stakeholders dan sumber daya.
Salah satu cara untuk membuat pelanggan puas adalah dengan selalu mengirimkan barang pesanan tepat waktu dan sesuai pesanan.
Anda harus menggunakan fitur stock control pada software akuntansi dan manufaktur MASERP agar bisa melacak apakah barang sudah dikirim atau barang apa saja yang belum dikirim.
Selain itu, Anda juga akan merasakan kemudahan melacak tingkat dan nilai stock setiap hari agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menyebabkan anggaran membengkak.
Jangan sampai kesalahan dan waktu pengiriman barang yang terlalu lama menghilangkan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan atau bisnis Anda.
Sampai jumpa di artikel berikutnya!
