Memberi gaji adalah salah satu kewajiban perusahaan kepada karyawan. Istilah penggajian dalam perusahaan lebih sering disebut dengan payroll. Payroll adalah salah satu komponen biaya terbesar perusahaan.
Keberlangsungan perusahaan salah satunya sangat dipengaruhi oleh hal ini. Penanganan payroll yang baik merupakan hal yang utama bagi perusahaan.
Jika perusahaan mengabaikannya, maka karyawan tidak akan bertahan lama dan perusahaan merugi. Pada artikel kali ini, akan dibahas secara lengkap mengenai payroll. Yuk disimak!
Pengertian Payroll
Payroll adalah proses atau sistem penggajian karyawan mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen terkait dengan gaji hingga pembayaran gaji dalam jangka waktu tertentu.
Istilah payroll ini sudah banyak dipakai oleh sebagian masyarakat khususnya di perusahaan. Banyak dari mereka yang mengartikan bahwa payroll adalah memberikan sejumlah uang kepada karyawan atas hasil dan kinerja yang sudah dilakukan selama satu periode.
Manfaat dari sistem payroll adalah memudahkan perusahaan pada proses penggajian. Karena, sistem ini akan menghitung seluruh gaji setiap karyawan secara otomatis dan bisa mendapatkan hasil yang akurat tanpa menghabiskan waktu yang lama.
Jika dalam suatu perusahaan terdapat jumlah karyawan yang cukup banyak, Anda tidak perlu repot lagi saat menghitung pembayaran gaji karyawan jika memanfaatkan sistem payroll.
Selain itu, setiap karyawan juga akan mendapatkan keterangan perhitungan secara detail apa saja yang mereka dapatkan seperti tunjangan, bonus, potongan pajak, asuransi, dan lainnya.
Komponen yang Mempengaruhi Gaji Karyawan
Setiap perusahaan memiliki kebijakannya sendiri mengenai gaji, tunjangan atau potongan-potongan yang diberikan kepada karyawan. Hal ini menjadi alasan gaji karyawan dapat berubah-ubah setiap bulan.
Sebelum mempelajari proses payroll, sebaiknya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja yang mempengaruhi perubahan gaji karyawan tersebut.
- Kehadiran
- Lembur
- Bonus Target
- Potongan Hutang atau Denda
- Pendidikan
- Golongan Jabatan
- Masa Kerja
Metode Perhitungan Payroll
Saat melakukan pembayaran gaji, setiap perusahaan memiliki metode dan perhitungannya sendiri sesuai dengan kebutuhan tiap perusahaan.
Tetapi, setiap perusahaan harus mematuhi tentang aturan perhitungan gaji karyawan yang telah ditetapkan pemerintah. Terdapat 3 metode yang harus diperhatikan oleh perusahaan.
Metode Netto
Metode netto adalah gaji yang diterima karyawan sudah dilakukan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) dan juga iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Metode ini menyebabkan perusahaan akan menghitung besaran pajak dan juga membayar iuran jaminan sosial para karyawan. Sehingga karyawan otomatis akan menerima gaji bersih dan tidak perlu lagi menghitung besaran potongan pajak dan jumlah iuran.
Penerapan metode netto ini bisa dikatakan cukup memberatkan bagi sebagian perusahaan karena mereka harus melakukan pemotongan, perhitungan, dan membayar pajak dari setiap gaji karyawan.
Tetapi dengan bantuan aplikasi perhitungan gaji sistem payroll dengan metode netto akan sangat mudah dilakukan.
Metode Gross
Berbeda dengan metode netto, pada metode gross ini para karyawan harus melakukan perhitungan dan pembayaran sendiri jumlah besaran pajak. Dalam metode ini, perusahaan akan memberikan gaji tanpa melakukan perhitungan pemotongan gaji serta membayar iuran jaminan sosial.
Sehingga perusahaan yang menerapkan metode ini mengharuskan karyawannya untuk mandiri dalam memotong, menghitung, dan membayar potongan gaji serta iuran jaminan sosialnya.
Metode Gross Up
Untuk metode gross up, perusahaan akan memberikan tunjangan pada gaji karyawan sesuai dengan jumlah pajak atau pembayaran iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perusahaan yang menggunakan metode gross up akan menanggung seluruh biaya pajak dan iuran dengan menyertakan tunjangan pajak pada gaji yang diberikan.
Tetapi, setiap karyawan wajib untuk membayar kewajiban pajaknya secara mandiri. Setelah karyawan membayar wajib pajak, mereka harus melaporkannya kepada perusahaan.
Dari ketiga metode di atas, masing-masing metode pastinya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Jadi, perusahaan bisa menentukan metode apa yang paling cocok untuk diterapkan saat perhitungan dan pembayaran gaji.
Baca Juga : Laporan Perpajakan Perusahaan
Proses Menghitung Payroll
Gaji Karyawan
Setiap karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan direkrut untuk bekerja dengan tugasnya sendiri pada tingkat besaran gajinya sendiri.
Ada karyawan yang dibayar dengan jumlah yang sama setiap bulannya, ada juga karyawan yang dibayar per jam sehingga total gajinya per bulan besarnya bisa berbeda-beda tergantung dengan berapa jam ia bekerja dalam periode waktu tertentu.
Kegiatan lembur yang dilakukan oleh karyawan juga ada bayarannya sendiri dan setiap karyawan memiliki jam lembur yang berbeda satu sama lain.
Pengurangan dan Pemotongan
Payroll adalah proses distribusi pembayaran kepada karyawan yang frekuensinya tergantung dari sistem kerja dari karyawan tersebut.
Karyawan tetap biasanya dibayar satu bulan sekali di tanggal tertentu, ada juga pekerja tidak tetap atau karyawan kontrak yang bisa dibayar mingguan atau setiap dua minggu sekali.
Dari jumlah total gaji kotor yang didapatkan oleh karyawan, kemudian dilakukan pemotongan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan.
Yang pasti dilakukan adalah pemotongan pajak pendapatan sesuai dengan aturan UU, kemudian biasanya ada juga pemotongan iuran asuransi, pemotongan gaji ketika karyawan tidak masuk kerja, dan sebagainya.
Keuangan Gaji Karyawan
Catatan penggajian karyawan mesti memiliki laporan yang terpisah dengan catatan karyawan yang lainnya sehingga perusahaan memiliki catatan yang jelas, mengenai jumlah yang dikeluarkan untuk membayar karyawan tertentu dalam periode tertentu.
Laporan catatan penggajian atau slip gaji ini harus disimpan dengan baik selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan.
Regulasi Payroll di Indonesia
Penghitungan gaji atau payroll adalah komponen-komponen lainnya merupakan hal yang sangat krusial. Maka dari itu, terdapat beberapa regulasi mulai dari hal besar hingga hal-hal kecil yang harus diperhatikan dalam pelaporan penggajian atau payroll.
Di Indonesia sendiri, terdapat beberapa hal yang berkaitan dengan regulasi tentang payroll. Apa saja hal tersebut? Mari kita bahas.
Hak Dasar Karyawan
Dalam aturan payroll terdapat beberapa hak dasar karyawan yang harus dipatuhi.
- Jam kerja yaitu 40 jam dalam seminggu, atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja dalam seminggu, dan 7 jam per hari untuk 6 hari kerja dalam seminggu.
- Upah minimum regional yang sesuai dengan provinsi, kabutan, dan atau daerah tempat bekerja.
- Setiap karyawan perusahaan atau instansi wajib mendapatkan jaminan sosial yaitu kecelakaan kerja, asuransi jiwa, tunjangan hari tua, serta perawatan kesehatan BPJS.
- Karyawan mendapatkan cuti tahunan, hamil, sakit, izin pribadi dan berhak untuk mendapatkan gaji penuh.
- Karyawan berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya (THR) sesuai dengan peraturan pemerintah.
- Karyawan yang lembur wajib untuk mendapatkan upah atas lembur.
Insentif
Insentif adalah uang yang diberikan atas bentuk penghargaan di luar dari gaji pokoknya selama sebulan. Pemberian uang intensif akan diberikan sesuai dengan kinerja dan performa atau jika karyawan individu atau kelompok berhasil menyelesaikan target kerja tertentu.
Adanya Jaminan Sosial
Jaminan sosial atau BPJS Ketenagakerjaan adalah hal wajib yang harus diberikan kepada karyawan guna untuk melindungi keamanan karyawan selama bekerja.
Adapun perhitungan BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan sebagai berikut:
- Jaminan kecelakaan kerja, yaitu sebesar 0,24% – 1,74% dari jumlah gaji bulanan dan akan dibayar penuh oleh perusahaan.
- Jaminan kematian, akan dibayarkan sebesar 0,3% dari jumlah gaji bulanan dan akan dibayar penuh oleh perusahaan.
- Jaminan hari tua, akan dibayarkan sebesar 5,7% dari jumlah gaji bulanan.
- Pencarian uang jaminan hari tua bisa ditarik jika karyawan tersebut telah mencapai usia 55 tahun atau jika karyawan telah berhenti bekerja.
Jaminan Kesehatan
Pembayaran asuransi kesehatan harus dibayarkan oleh karyawan dan juga perusahaan.
Perusahaan harus membayarkan sebesar 4% dari gaji maksimal Rp. 4.000.000, serta jumlah minimum yang harus dibayar adalah 1% dari jumlah UMR karyawan.
Biasanya karyawan akan mendapatkan fasilitas kelas 2 dari BPJS Kesehatan atau sesuai dengan aturan perusahaan. Jika karyawan memiliki posisi tinggi, akan fasilitas BPJS Kesehatan akan ditingkatkan.
Pelaporan Pajak
Pembayaran dan pelaporan pajak yang harus dilakukan perusahaan adalah secara perbulan dan pertahun.
Yang termasuk ke dalam pajak bulanan adalah:
- Pajak penghasilan badan atau PPh 25, harus dibayarkan maksimal tanggal 15 bulan berikutnya dan harus diserahkan kepada kantor pajak maksimal tanggal 20 pada bulan berikutnya.
- Pajak potongan karyawan atau PPh 21, harus dibayarkan maksimal tanggal 10 bulan berikutnya dan harus diserahkan kepada kantor pajak maksimal tanggal 20 pada bulan berikutnya.
Sedangkan yang termasuk ke dalam pajak tahunan adalah:
- Pajak penghasilan badan, harus dibayarkan sebelum melakukan pengajuan pengembalian pajak dan wajib diserahkan paling lambat pada akhir bulan keempat atau bulan April setelah tahun buku terakhir.
- Pajak penghasilan perorangan, harus dibayarkan sebelum melakukan pengajuan pengembalian pajak dan wajib diserahkan maksimal pada akhir bulan ketiga atau bulan Maret setelah tahun buku terakhir.
Jika terdapat keterlambatan saat pembayaran dan penyerahan pajak, perusahaan yang bersangkutan akan mendapatkan pinalti atau denda yang harus dibayarkan ke kantor pajak.
Cuti
Setiap karyawan berhak atas mendapatkan cuti. Selain itu, perusahaan memiliki hak untuk memberikan pengajuan atau menunda untuk memberikan cuti tahunan.
Terdapat beberapa jenis cuti yang tercantum dalam Undang-Undang terbaru, antara lain:
- Cuti Tahunan
Total dari cuti tahunan yang tercantum dalam peraturan adalah 12 hari dalam setahun. Pada cuti ini, perusahaan memiliki hak untuk memberikan atau menunda pemberian cuti karyawan. Untuk penundaan cuti karyawan hanya berlaku maksimal 6 bulan.
Untuk pemberian upah karyawan atas cuti, Undang-Undang tidak menjelaskannya. Tetapi hal tersebut tercantum ke dalam perjanjian kerja. Jadi, perusahaan harus membayarkan gaji karyawan selama masa cuti sesuai dengan perjanjian kerja sebelumnya.
- Cuti Melahirkan
Karyawan wanita yang akan melahirkan akan diberikan cuti selama 3 bulan dengan rincian 1,5 bulan sebelum melahirkan dan 1,5 bulan setelah melahirkan. Selama karyawan cuti, perusahaan tetap wajib untuk membayarkan gaji karyawan.
- Cuti Pribadi
Beberapa jenis cuti pribadi yang akan tetap mendapatkan gaji adalah:
- Karyawan menikah (3 hari)
- Karyawan menikahkan anaknya (2 hari)
- Karyawan mengkhitankan anaknya (2 hari)
- Karyawan membaptiskan anaknya (2 hari)
- Istri dari karyawan melahirkan atau mengalami keguguran (2 hari)
- Keluarga dari karyawan meninggal (2 hari)
- Keluarga jauh dari karyawan meninggal dunia (1 hari)
- Cuti Sakit
Jumlah cuti sakit yang boleh diambil karyawan tidak boleh melebihi jumlah cuti tahunan. Selain itu, perusahaan harus membayar upah jika karyawan berhalangan hadir karena sakit dengan rincian:
- 4 bulan pertama, perusahaan akan tetap membayar 100% dari gaji bulanan.
- 4 bulan kedua, perusahaan akan membayar sebesar 75% dari gaji bulanan.
- 4 bulan ketiga, perusahaan akan membayar 50% dari gaji bulanan.
- 4 bulan keempat atau berikutnya, perusahaan akan membayar 25$ dari gaji bulanan.
Selain cuti sakit, karyawan wanita yang mengajukan cuti haid akan tetap mendapatkan gaji penuh pada saat hari pertama dan kedua cuti.
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Prosedur PHK saat melakukan pemutusan hubungan kerja, perusahaan harus memiliki alasan-alasan yang mendukung. Alasan tersebut antara lain:
- Karyawan melanggar aturan atau perjanjian kerja
- Karyawan yang bersangkutan dipenjara
- Karyawan sakit lebih dari 12 bulan secara berturut-turut
- Karyawan mangkir lebih dari 5 hari berturut-turut
- Karyawan telah mencapai usia pensiun
Namun, terdapat beberapa alasan yang tidak boleh digunakan perusahaan untuk mem-PHK pegawai:
- Karyawan melangsungkan pernikahan
- Karyawan tidak masuk kerja karena sakit kurang dari 12 bulan
- Karyawan merupakan anggota dari serikat pekerja
Selain karena terdapat alasan buruk, perusahaan juga bisa memecat karyawan karena alasan bisnis:
- Penggabungan suatu bisnis dengan bisnis lain, perusahaan diakuisisi, atau terdapat perubahaan status perusahaan.
- Perusahaan mengalami pailit hingga bangkrut.
- Perusahaan menutup bisnisnya
- Pesangon PHK
Perusahaan yang mem–PHK karyawannya berhak memberikan pesangon dengan aturan:
- Kurang dari 1 tahun kerja, pesangon sebesar 1 bulan
- 1 tahun hingga lebih, tetapi kurang dari 2 tahun, pesangon sebesar 2 bulan
- 2 tahun hingga lebih, tetapi kurang dari 3 tahun, pesangon sebesar 3 bulan
- 3 tahun hingga lebih, tetapi kurang dari 4 tahun, pesangon sebesar 4 bulan
- 4 tahun hingga lebih, tetapi kurang dari 5 tahun, pesangon sebesar 5 bulan
- 5 tahun hingga lebih, pesangon sebesar 6 bulan
- 6 tahun hingga lebih, pesangon sebesar 7 bulan
- 7 tahun hingga lebih, pesangon sebesar 6 bulan
- 8 tahun hingga lebih, pesangon sebesar 7 bulan
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, telah diketahui bahwa payroll adalah proses atau sistem penggajian karyawan mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen terkait dengan gaji hingga pembayaran gaji dalam jangka waktu tertentu.
Salah satu kriteria penting jika perusahaan sedang mencari software yang bisa memudahkan distribusi payroll tersebut harus terintegrasi dengan bank sehingga distribusi bisa dilakukan melalui software tersebut.
Dengan demikian segala macam laporan keuangan pun bisa dikumpulkan hanya dengan menggunakan satu software akuntansi seperti MASERP.
Adanya laporan keuangan yang lengkap dan berkaitan dengan payroll adalah bisa memudahkan karyawan dalam menentukan besaran gaji karyawan dengan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan pembayaran.
Kemudian bisa memudahkan karyawan dalam membuat laporan keuangan yang berhubungan dengan payroll dan juga tanggung jawab perusahaan dalam menaati hukum dalam hal perpajakan.
Dengan demikian perusahaan tidak perlu merekrut lebih banyak karyawan dengan segala beban biaya yang mesti dikeluarkan perusahaan.
Baca Juga : Laporan Keuangan Perusahaan