Hampir semua lembaga, instansi, maupun perusahaan memiliki human resource department (HRD) atau departemen/divisi sumber daya manusia di dalam struktur organisasinya. HRD adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia.
Tugasnya untuk mengatur jalannya perusahaan, terutama yang berkaitan dengan SDM. Untuk mengenal lebih jauh tentang apa itu HRD, berikut ini adalah penjelasan HRD mulai dari definisi, fungsi, tugas dan kemampuan yang harus dimiliki ketika Anda ingin menjadi staff HRD di suatu perusahaan.
Pengertian HRD
Pengertian HRD adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) di perusahaan tersebut, meliputi perencanaan, seleksi/rekrutmen, pengembangan, manajemen kinerja, penentuan gaji, serta pembentukan hubungan kerja yang baik.
Saat melamaran pekerjaan di sebuah perusahaan, Anda pasti akan berhubungan dengan HRD atau Divisi SDM.
Demikian juga saat mengirimkan surat lamaran, biasanya Anda akan diminta mengirimkan surat tersebut ke bagian HRD.
Secara umum, pekerjaan HRD adalah mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan karyawan, mulai dari proses rekruitmen, pengembangan, evaluasi, konsultasi, administrasi, hingga PHK (Pemutusan Hubungan Kerja).
Biasanya, HRD selalu ada di perusahaan-perusahaan berskala besar atau induk group suatu perusahaan. HRD terlibat dalam proses menangani berbagai masalah di dalam ruang lingkup karyawan, pegawai, manajer, dan karyawan dari level lain.
Tujuannya tentu saja untuk menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan dalam mencapai target perusahaan yang telah ditentukan.
Di sisi lain, HRD juga terlibat dalam prosedur berkelanjutan yang bertanggung jawab untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat.
Nantinya, orang-orang tersebut akan ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai ketika perusahaan sedang membutuhkannya.
Fungsi HRD
HRD pada dasarnya adalah unit perusahaan yang menjalankan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut.
Secara garis besar, fungsi HRD dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi internal dan fungsi eksternal.
Fungsi Internal
Fungsi internal HRD terdiri dari perencanaan, perekrutan, orientasi, dan pengembangan SDM, manajeman kinerja, penentuan gaji, dan pembinaan hubungan kerja. Di samping itu, HRD juga bertugas mengadakan pelatihan bagi SDM perusahaan.
Fungsi Eksternal
Fungsi eksternal HRD meliputi pemberian fasilitas konseling di luar perusahaan bagi karyawan dengan tetap memperhatikan kapasitas dan kemauan dari karyawan yang bersangkutan
Tugas HRD
Setiap HRD memiliki tugas khusus yang berbeda tergantung pada skala perusahaan, bidang yang dijalankan perusahaan, jumlah SDM, dan hal lain yang dibutuhkan perusahaan.
Namun, secara umum, tugas HRD adalah melaksanakan dan bertanggung jawab atas proses-proses berikut ini:
Melakukan Seleksi Pegawai
Setiap perusahaan pasti membutuhkan SDM yang dapat diandalkan untuk ikut memajukan perusahaan. Unit HRD harus membuat dan menjalankan sistem seleksi karyawan baru yang bisa menjamin perusahaan mendapatkan SDM yang sesuai, meliputi persiapan, rekrutmen, dan seleksi.
1.Persiapan
Pada tahap ini, HRD harus mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi jumlah SDM yang dibutuhkan, struktur organisasi, dan lainnya, sedangkan faktor eksternal mencakup hukum ketenagakerjaan, kondisi pangsa tenaga kerja, dan sebagainya.
2.Rekrutmen
Rekrutmen adalah proses mencari calon karyawan untuk memenuhi kebutuhan SDM dengan melakukan analisis jabatan serta menjelaskan deskripsi dan spesifikasi perkerjaan tersebut.
3.Seleksi
Tahap ini merupakan proses seleksi calon karyawan yang telah mengirimkan surat lamaran dengan memperhatikan curriculum vitae (CV), melakukan wawancara awal, psikotes, wawancara kerja, dan lainnya.
Baca Juga : Pajak PPh 21 dan Tarifnya
Mengevaluasi SDM
Tanggung jawab HRD tidak hanya menyeleksi karyawan baru, tetapi juga membina karyawan yang sudah ada, termasuk pada level manajemen.
Pembinaan karyawan meliputi pengembangan kapasitas agar setiap SDM yang dimiliki perusahaan memiliki kinerja yang baik dan memberikan kontribusi maksimal.
Selain itu, HRD juga memiliki tugas untuk melakukan evaluasi terhadap seluruh SDM. Tujuannya adalah untuk menjamin agar kualitas SDM tetap terjaga.
Jika ditemukan penurunan kinerja pada karyawan, HRD dapat melakukan tindakan yang dibutuhkan untuk mengatasi hal tersebut.
Memberikan Kompensasi
Yang dimaksud dengan kompensasi adalah gaji, upah, atau imbalan yang menjadi hak seorang karyawan karena telah memberikan kontribusi kepada perusahaan.
Unit HRD harus memastikan besaran kompensasi tersebut sesuai dengan kompetensi karyawan serta dibayarkan tepat waktu dan teratur.
Perbedaan HRD dan Personalia
Karena sama-sama berkaitan dengan segala sesuatu tentang karyawan, banyak orang yang tidak bisa membedakan antara HRD dengan personalia.
Keduanya sering kali dianggap sama, padahal sebetulnya berbeda ruang lingkup kerjanya. Lantas, apa perbedaan antara HRD dan personalia?
Jika dirangkum dari uraian sebelumnya, ruang lingkup kerja HRD adalah mengelola segala hal yang berkaitan dengan karyawan, mulai dari menyeleksi dan menerima karyawan, melakukan pembinaan dan evaluasi, menjadi tempat berkonsultasi, hingga membuat keputusan PHK.
Sementara itu, ruang lingkup kerja bagian personalia adalah mengelola SDM melalui aktivitas yang bersifat administratif, meliputi hal-hal berikut ini.
- Bertanggung jawab atas data karyawan.
- Mengurusi payroll (pembayaran gaji) dan pembayaran benefit lainnya yang berhak diterima karyawan, serta pinjaman.
- Mencatat absensi dan cuti tahunan.
- Pengelolaan (filing) dokumen.
- Menyiapkan surat perjanjian kerja untuk karyawan baru.
Jadi, HRD bertanggung jawab untuk mengelola SDM dari sisi kompetensi, kenyamanan, dan aspek psikologis lainnya, sedangkan personalia berkewajiban menangani urusan administratif.
Dengan demikian, keberadaan personalia sangat menunjang keberhasilan HRD dalam menjalankan tugasnya.
Ciri-ciri HRD
Ada banyak ciri-ciri yang dapat menggambarkan seorang HRD yang baik dan profesional. Setidaknya, seorang HRD harus memiliki sikap seperti di bawah ini:
- Gratefull : tidak mudah menyerah , seseorang berhasil dalam pekerjaan tidak mudah menyerah dan terus berusahadengan semua masalah dan hambatan yang ada.
- Healthy Live : bersyukur akan semua yang didapatkan dan selalu menerima apa yang telah dilakukakan,
- Integritas : orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara dan dapat menerpakan perkataannya dengan perbuatan,dan dapat mengontrol pribadinya dengan norma-norma lingkngan yang ada.
- Social Skill : kemampuan berhubungan dengan orang lain denngan baik dan dapat bergabung dengan berbagai kalangan dan golongan.
- Confidence : kepercayaan diri mampu meningkatkan hasil yang maksimal.
- On Time : tepat waktu, dengan selalu disiplin untuk tepat waktu maka akan merhargai diri Anda dan orang lain.
- Open Minded : berpikiran terbuka dan selalu mengikuti semua perubahan positif yang ada.
- Respect : menghargai, menghormati dan peka akan suatu perubahan yang ada pada lingkungan sekeliling.
Kesimpulan
Salah satu hal penting yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab HRD adalah memastikan bahwa hubungan yang terjadi antara perusahaan dengan karyawan dapat berlangsung dengan baik.
Sehingga dapat mendatangkan banyak manfaat, tidak hanya manfaat untuk satu pihak melainkan untuk semua pihak. Dengan begitu, keberlangsungan perusahaan dapat terjamin dengan baik.
Begitu pula dengan kualitas hidup karyawan juga akan terjamin dengan baik. Mengingat tugas dan tanggung jawab HRD begitu banyak terhadap perusahaan dan karyawan, maka penggunaan software HR memang diperlukan.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat menawarkan kemudahan untuk para tim HRD di perusahaan dalam pengelolaan segala urusan administrasi yang berhubungan dengan karyawan.
Mulai dari data absensi dan cuti karyawan, sistem penggajian, dan lain sebagainya kini dapat dilakukan secara lebih mudah dan praktis.
Baca Juga : Daftar Software ERP Jakarta 2021