Macam software akuntansi dapat dibedakan dari skala bisnis mulai dari entry-level hingga enterprise, sebenarnya software akuntansi juga punya klasifikasi lain dari bentuk aksesnya, apakah software tersebut berjalan secara online, offline, atau gabungan keduanya.
Selain itu, ada juga perbedaan dari sisi model lisensi dan biaya, mulai dari skema berlangganan bulanan sampai lisensi beli putus yang sifatnya permanen. Kedua sudut pandang ini justru sering jadi penentu utama keputusan pembelian, karena berkaitan langsung dengan anggaran jangka panjang dan fleksibilitas operasional bisnis Anda.
Di artikel ini, kami akan mengajak Anda melihat macam software akuntansi dari sisi bentuk akses, model lisensi, serta fitur-fitur yang wajib ada agar investasi Anda benar-benar sepadan dengan kebutuhan. Anda bisa menentukan pilihan yang tepat, bukan hanya berdasarkan harga termurah yang terlihat menarik, tapi juga berdasarkan kecocokan jangka panjang dengan cara kerja tim keuangan Anda.
Baca Juga: Contoh Software Akuntansi Indonesia Beserta Harga
Software Akuntansi Berdasarkan Bentuk Aksesnya
Cara Anda mengakses software akuntansi ternyata sangat memengaruhi kenyamanan kerja tim keuangan sehari-hari. Ada perusahaan yang lebih nyaman menyimpan seluruh data di perangkat sendiri, ada juga yang justru membutuhkan fleksibilitas untuk mengakses laporan kapan saja dan di mana saja.
Berikut tiga bentuk akses software akuntansi yang paling umum ditemukan di pasaran.
Software Akuntansi Desktop (On-Premise)
Software akuntansi desktop adalah jenis software yang diinstal dan dijalankan langsung dari komputer atau server milik perusahaan tanpa bergantung pada koneksi internet. Karena datanya tersimpan secara lokal, banyak perusahaan yang merasa lebih tenang dari sisi keamanan karena informasi keuangan tidak melewati server pihak ketiga.
Software akuntansi desktop biasanya dipilih oleh perusahaan yang jaringan internetnya kurang stabil atau memiliki kebijakan internal yang mewajibkan penyimpanan data secara mandiri. Namun, kelemahannya cukup terasa ketika bisnis mulai berkembang, karena akses data hanya bisa dilakukan dari perangkat tempat software tersebut terpasang.
Tim yang bekerja dari cabang lain atau sedang di luar kantor akan kesulitan memantau laporan keuangan secara real-time, sehingga koordinasi antar divisi jadi lebih lambat.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Data tersimpan penuh secara lokal sehingga tidak bergantung pada koneksi internet | – Akses data terbatas hanya dari perangkat tempat software terpasang |
| – Kontrol keamanan data sepenuhnya berada di tangan perusahaan | – Sulit dipantau oleh tim yang bekerja dari cabang lain atau jarak jauh |
| – Cocok digunakan di lokasi dengan koneksi internet yang masih terbatas | – Membutuhkan perawatan perangkat dan backup data secara manual |
Baca Juga: Manfaat Software Akuntansi untuk Tingkatkan Profit Bisnis
Software Akuntansi Berbasis Cloud (Online)
Berbeda dengan versi desktop, software akuntansi berbasis cloud mendukung akses data keuangan dari browser mana saja selama tersedia koneksi internet.
Model ini sangat populer belakangan ini karena mendukung kerja jarak jauh dan memudahkan pemilik bisnis memantau kondisi keuangan tanpa harus berada di kantor. Data yang tersimpan di server penyedia layanan juga otomatis ter-backup secara berkala, sehingga risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat jadi jauh lebih kecil.
Pembaruan fitur maupun regulasi pajak biasanya dilakukan otomatis oleh penyedia software tanpa perlu instalasi ulang dari pihak Anda.
Kekurangannya, seluruh operasional Anda akan sangat bergantung pada stabilitas internet dan keandalan server penyedia, sehingga Anda perlu memastikan vendor punya reputasi baik dalam hal uptime dan keamanan data.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Bisa diakses kapan saja dan di mana saja selama tersedia internet | – Sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil |
| – Data otomatis ter-backup secara berkala di server penyedia | – Keamanan data bergantung penuh pada reputasi dan sistem vendor |
| – Pembaruan fitur dan regulasi pajak berjalan otomatis tanpa instalasi ulang | – Umumnya menggunakan skema biaya berkelanjutan setiap bulan |
Software Akuntansi Hybrid
Software akuntansi hybrid hadir sebagai jalan tengah, menggabungkan kemampuan kerja offline dari versi desktop dengan fleksibilitas akses online dari versi cloud. Konsepnya mirip dengan Google Docs versi offline, di mana Anda tetap bisa menginput transaksi meski internet sedang terputus, lalu data akan otomatis tersinkronisasi begitu koneksi kembali tersedia.
Model ini cocok untuk perusahaan yang beroperasi di lokasi dengan jaringan internet yang belum sepenuhnya stabil, misalnya gudang di daerah atau lokasi produksi yang jauh dari kota besar.
Sistem akuntansi hybrid membutuhkan pengaturan sinkronisasi data yang lebih matang agar tidak terjadi duplikasi atau selisih pencatatan antara versi lokal dan versi online. Perusahaan yang memilih model ini biasanya juga perlu memiliki tim IT internal atau vendor pendamping yang cukup andal untuk menjaga proses sinkronisasi berjalan mulus setiap harinya.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Tetap bisa menginput transaksi meski koneksi internet sedang terputus | – Pengaturan sinkronisasi data lebih rumit dibanding sistem tunggal |
| – Data otomatis tersinkronisasi begitu koneksi online kembali tersedia | – Berisiko duplikasi atau selisih pencatatan jika sinkronisasi gagal |
| – Fleksibel digunakan di lokasi dengan jaringan internet yang belum stabil | – Membutuhkan tim IT internal atau vendor pendamping yang andal |
Baca Juga: Panduan Komprehensif Sebelum Membeli Software Akuntansi
Software Akuntansi Berdasarkan Model Lisensi dan Skema Biaya
Selain bentuk akses, cara Anda membayar dan memiliki software akuntansi juga sangat memengaruhi perhitungan biaya jangka panjang.
Sebagian vendor menawarkan skema langganan yang ringan di awal, sementara sebagian lain menawarkan kepemilikan penuh dengan biaya di muka yang lebih besar.
Anda jadi dapat menghitung total biaya kepemilikan secara lebih realistis, bukan hanya melihat angka bulanan yang tertera di halaman harga.
Model Berlangganan (Subscription/SaaS)
Model berlangganan mengharuskan Anda membayar biaya secara rutin, baik bulanan maupun tahunan, selama masih ingin menggunakan software tersebut. Skema ini terasa ringan di awal karena Anda tidak perlu mengeluarkan dana besar sekaligus, sehingga cocok untuk bisnis yang baru merintis atau masih ingin menguji coba sistem sebelum berkomitmen jangka panjang. Namun, jika dihitung dalam rentang lima hingga sepuluh tahun, total biaya yang Anda keluarkan bisa jauh lebih besar dibandingkan skema kepemilikan permanen.
Ketika Anda berhenti membayar langganan, akses ke sistem maupun data historis bisa saja ikut terhenti tergantung kebijakan masing-masing vendor. Anda juga perlu memperhatikan apakah biaya akan naik seiring bertambahnya jumlah pengguna atau modul yang digunakan, karena hal ini cukup umum terjadi pada skema subscription.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Biaya awal ringan sehingga cocok untuk bisnis yang baru merintis | – Total biaya jangka panjang berpotensi lebih besar dibanding beli putus |
| – Fleksibel untuk upgrade, downgrade, atau berhenti berlangganan kapan saja | – Akses ke sistem dan data bisa terhenti begitu berhenti membayar |
| – Bisa dicoba dulu melalui trial sebelum berkomitmen jangka panjang | – Biaya dapat naik seiring penambahan jumlah pengguna atau modul |
Model Lisensi Perpetual (Beli Putus)
Model lisensi perpetual memungkinkan Anda membayar satu kali di awal untuk mendapatkan hak pakai software tersebut secara permanen, tanpa perlu membayar biaya langganan bulanan. Skema ini lebih menguntungkan secara jangka panjang bagi perusahaan yang sudah yakin akan menggunakan sistem tersebut dalam waktu lama, karena setelah biaya awal lunas, Anda tidak lagi terbebani pengeluaran rutin untuk lisensi.
Biaya yang mungkin masih perlu Anda siapkan biasanya hanya untuk maintenance opsional atau pembaruan fitur tertentu, yang jauh lebih kecil dibandingkan biaya langganan penuh. Model ini juga memberi rasa aman lebih besar karena kepemilikan sistem sepenuhnya berada di tangan Anda, tidak bergantung pada keberlangsungan pembayaran ke vendor.
MASERP sendiri tersedia model lisensi perpetual ini sebagai salah satu keunggulan utamanya, sehingga perusahaan yang berinvestasi di awal tidak perlu khawatir biaya operasional software membengkak seiring waktu.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Bebas biaya langganan bulanan setelah pembayaran awal lunas | – Membutuhkan investasi awal yang lebih besar dibanding subscription |
| – Kepemilikan sistem sepenuhnya berada di tangan perusahaan | – Maintenance atau pembaruan fitur besar bisa dikenakan biaya terpisah |
| – Lebih hemat secara total biaya untuk penggunaan jangka panjang | – Kurang fleksibel jika kebutuhan bisnis berubah drastis dalam waktu singkat |
Model Kustomisasi (Custom Development)
Model kustomisasi biasanya ditawarkan untuk perusahaan dengan proses bisnis yang sangat spesifik dan tidak bisa dipenuhi oleh software standar di pasaran. Dalam skema ini, vendor akan mengembangkan modul tambahan atau menyesuaikan alur kerja sistem sesuai kebutuhan unik perusahaan Anda, mulai dari format laporan khusus hingga integrasi dengan sistem lama yang masih digunakan.
Keuntungan utama software akuntansi custom adalah fleksibilitas tinggi, karena Anda tidak perlu memaksakan proses bisnis mengikuti batasan software, melainkan software yang menyesuaikan cara kerja Anda. Namun, biaya dan waktu pengembangan biasanya lebih besar dibandingkan software paket biasa, sehingga model ini lebih cocok untuk perusahaan menengah ke atas dengan kompleksitas operasional yang tinggi.
Anda perlu memastikan vendor memiliki tim pengembang lokal yang responsif, karena kebutuhan kustomisasi biasanya akan terus berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.
| Kelebihan | Kekurangan |
| – Sistem menyesuaikan proses bisnis, bukan sebaliknya | – Biaya pengembangan lebih tinggi dibanding software paket standar |
| – Bisa mengakomodasi kebutuhan operasional yang sangat spesifik | – Waktu implementasi cenderung lebih lama |
| – Dapat diintegrasikan dengan sistem lama yang masih digunakan perusahaan | – Sangat bergantung pada kualitas dan responsivitas tim developer vendor |
Fitur Wajib yang Harus Dimiliki Software Akuntansi Modern
Terlepas dari bentuk akses maupun model lisensinya, ada beberapa fitur inti yang seharusnya tidak boleh Anda lewatkan saat memilih software akuntansi. Fitur-fitur ini akan menentukan seberapa besar efisiensi yang bisa Anda dapatkan dibandingkan pencatatan manual atau software yang terlalu sederhana.
Rekonsiliasi Bank Otomatis
Rekonsiliasi bank otomatis memungkinkan sistem mencocokkan mutasi rekening bank dengan catatan transaksi yang sudah Anda input, tanpa perlu memeriksa satu per satu secara manual. Fitur ini sangat membantu tim keuangan menghemat waktu, terutama bagi bisnis dengan volume transaksi harian yang tinggi.
Selain menghemat waktu, rekonsiliasi otomatis juga mengurangi risiko human error yang biasa terjadi saat mencocokkan ratusan transaksi secara manual di akhir bulan. Anda pun bisa lebih cepat mendeteksi jika ada transaksi yang tidak wajar atau selisih yang perlu ditelusuri lebih lanjut.
Pastikan software yang Anda pilih sudah mendukung integrasi langsung dengan bank-bank besar di Indonesia agar proses sinkronisasi ini benar-benar berjalan lancar.
Manajemen Pajak Sesuai Regulasi Indonesia (PPN, PPh, e-Faktur)
Regulasi perpajakan di Indonesia terus mengalami penyesuaian, sehingga software akuntansi yang Anda gunakan idealnya sudah mendukung perhitungan PPN dan PPh secara otomatis sesuai aturan terbaru. Dukungan e-Faktur juga penting agar perusahaan Anda tidak perlu lagi menginput data pajak secara terpisah di sistem lain, yang biasanya rawan menimbulkan selisih pencatatan.
Software yang baik akan memperbarui skema perhitungan pajaknya begitu ada perubahan kebijakan dari otoritas pajak, sehingga tim keuangan Anda tidak perlu melakukan konfigurasi ulang secara manual.
Fitur ini menjadi salah satu pembeda utama antara software akuntansi global dan software yang memang dikembangkan khusus untuk pasar Indonesia. Jika perusahaan Anda berstatus Pengusaha Kena Pajak, pastikan Anda menanyakan secara detail kepada vendor seberapa cepat mereka merilis pembaruan setiap kali ada perubahan aturan pajak.
Laporan Keuangan Real-Time dan Multi-Cabang
Laporan keuangan yang bisa diakses secara real-time memungkinkan manajemen mengambil keputusan lebih cepat tanpa harus menunggu proses tutup buku selesai di akhir periode.
Untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang atau gudang, fitur konsolidasi laporan multi-cabang menjadi krusial agar Anda bisa melihat performa keuangan per lokasi maupun performa keseluruhan perusahaan dalam satu dashboard. Fitur ini juga membantu Anda membandingkan kinerja antar cabang, sehingga lebih mudah mengidentifikasi lokasi mana yang membutuhkan perhatian lebih dari sisi operasional maupun keuangan.
Selain laporan neraca dan laba rugi standar, software yang baik biasanya juga menyediakan laporan arus kas dan analisis rasio keuangan yang membantu Anda menilai kesehatan bisnis secara lebih menyeluruh. Semakin detail dan fleksibel laporan yang bisa dihasilkan, semakin besar pula manfaatnya untuk perencanaan strategi jangka panjang perusahaan Anda.
Integrasi dengan Sistem Operasional Lain
Software akuntansi yang ideal seharusnya tidak berdiri sendiri, melainkan bisa terintegrasi dengan sistem operasional lain seperti inventory, penggajian, dan point of sales. Integrasi ini penting agar data yang mengalir dari transaksi penjualan, pembelian stok, hingga penggajian karyawan bisa otomatis tercatat di laporan keuangan tanpa perlu input ulang secara manual.
Bagi perusahaan manufaktur atau distribusi, integrasi dengan modul produksi dan rantai pasok juga membantu memastikan biaya produksi dan harga pokok penjualan tercatat secara akurat. Semakin banyak proses bisnis yang saling terhubung dalam satu sistem, semakin kecil pula risiko kesalahan input yang biasa terjadi ketika data harus dipindahkan manual antar platform yang berbeda.
Sebelum membuat keputusan, ada baiknya Anda memeriksa daftar integrasi yang sudah didukung oleh software akuntansi tersebut, terutama untuk sistem yang sudah berjalan di perusahaan Anda saat ini.
Cara Menentukan Jenis Software Akuntansi yang Tepat untuk Bisnis Anda
Setelah memahami berbagai jenis software akuntansi dari sisi bentuk akses, model lisensi, dan fitur wajibnya, langkah selanjutnya adalah menentukan kombinasi mana yang paling sesuai dengan kondisi bisnis Anda saat ini maupun rencana pertumbuhan ke depan.
Sesuaikan dengan Skala dan Kompleksitas Operasional
Skala bisnis dan kompleksitas operasional menjadi pertimbangan utama sebelum Anda menjatuhkan pilihan pada jenis software tertentu. Bisnis kecil dengan transaksi yang masih sederhana mungkin cukup terbantu dengan software berbasis cloud dengan skema berlangganan, karena tidak membutuhkan modul yang terlalu kompleks.
Namun, perusahaan dengan banyak cabang, gudang, atau lini produksi biasanya membutuhkan sistem yang lebih komprehensif dengan kemampuan multi-lokasi dan integrasi antar modul yang kuat. Anda juga perlu mempertimbangkan proyeksi pertumbuhan bisnis dalam tiga hingga lima tahun ke depan, bukan hanya kondisi saat ini, agar tidak perlu berpindah sistem terlalu cepat.
Berpindah software di tengah jalan biasanya membutuhkan waktu dan biaya migrasi data yang tidak sedikit, sehingga perencanaan di awal akan sangat menghemat sumber daya Anda.
Hitung Total Cost of Ownership, Bukan Hanya Harga Bulanan
Banyak perusahaan terjebak hanya membandingkan harga bulanan tanpa memperhitungkan total biaya kepemilikan dalam jangka panjang. Anda perlu memasukkan komponen biaya implementasi, pelatihan tim, biaya penambahan pengguna, hingga potensi biaya upgrade modul ke dalam perhitungan Anda.
Skema berlangganan yang terlihat murah di awal bisa jadi jauh lebih mahal dalam lima tahun dibandingkan skema lisensi perpetual yang biaya di mukanya lebih besar namun tidak berulang. Sebaliknya, skema perpetual juga perlu dipertimbangkan dari sisi biaya maintenance dan pembaruan sistem yang mungkin timbul di kemudian hari.
Setelah menghitung total biaya secara menyeluruh, Anda bisa membuat keputusan yang lebih rasional dan tidak mudah tergiur oleh harga murah yang terlihat menarik di permukaan saja.
Pilih Vendor Lokal dengan Layanan Purna Jual yang Jelas
Vendor lokal umumnya lebih memahami kebutuhan spesifik pasar Indonesia, mulai dari regulasi perpajakan hingga kebiasaan kerja tim keuangan di berbagai industri. Selain itu, komunikasi dengan tim support akan jauh lebih mudah karena tidak ada kendala perbedaan zona waktu maupun bahasa yang biasa dialami saat menggunakan vendor luar negeri.
Pastikan juga vendor yang Anda pilih menyediakan layanan implementasi, pelatihan, dan pendampingan pasca-instalasi yang jelas, bukan sekadar menjual lisensi lalu melepas Anda begitu saja. Rekam jejak vendor melalui studi kasus atau testimoni klien di industri sejenis juga bisa menjadi indikator penting seberapa andal layanan purna jual yang mereka tawarkan.
Dengan dukungan yang responsif, Anda tidak perlu khawatir kesulitan sendirian ketika terjadi kendala teknis di tengah proses tutup buku atau audit tahunan.
Kesimpulan
Pada akhirnya, memilih software akuntansi bukan hanya soal mencari fitur terlengkap atau harga termurah, melainkan soal mencocokkan bentuk akses, model lisensi, dan fitur wajib dengan kebutuhan nyata bisnis Anda. Perusahaan yang sudah yakin akan menggunakan sistem dalam jangka panjang sebaiknya mempertimbangkan skema lisensi perpetual agar terhindar dari biaya langganan yang terus membengkak setiap tahunnya.
MASERP hadir sebagai software akuntansi sekaligus ERP dengan model lisensi perpetual, sehingga Anda cukup berinvestasi satu kali tanpa perlu dibebani biaya bulanan yang terus bertambah. Didukung tim pengembang lokal yang memahami regulasi perpajakan Indonesia serta layanan implementasi dan pendampingan langsung, MASERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, mulai dari manufaktur, distribusi, hingga ritel.
Tertarik mengetahui lebih lanjut bagaimana software MASERP bisa membantu efisiensi keuangan bisnis Anda? Konsultasikan kebutuhan Anda sekarang secara gratis bersama tim konsultan kami. Dapatkan free trial!
