Saat Anda memilih software keuangan perusahaan, pastikan Anda memahami kebutuhan dan mengetahui fitur apa saja yang harus dicari sebelum Anda membeli. Saat ini tersedia banyak vendor software keuangan, mereka menawarkan berbagai fitur dan harga terbaiknya untuk menjadi solusi bisnis Anda. Tetapi sebelum membeli, pastikan Anda memahami dan mempertimbangkan berbagai fitur yang ditawarkan oleh software tersebut. Karena kalau sampai salah membeli, Anda malah tidak jadi berinvestasi dan malah merugi, tidak mau kan?
Artikel ini akan membahas lengkap mengenai beberapa fitur penting yang harus ada di dalam software keuangan perusahaan untuk membantu Anda memiliki sistem yang terbaik.
Fitur Akuntansi
Utang dan Piutang Dagang
Software keuangan yang baik harus memfasilitasi pencatatan piutang dan utang, baik itu kepada pelanggan maupun vendor atau supplier. Software ini akan membantu mengelola piutang menjadi lebih efisien, termasuk pembuatan faktur, memberikan pengingat pembayaran dan menggunakan gateway pembayaran untuk pembayaran online.
Anda juga dapat mengetahui pelanggan mana yang belum membayar dan berapa jumlahnya. Software keuangan perusahaan akan membantu mengawasi utang bisnis Anda seperti tagihan vendor dan biaya operasional serta fitur pengingat (reminder) agar Anda membayar tepat waktu.
Akuntansi Berbasis Kas dan Akrual
Ada dua metode akuntansi untuk bisnis yaitu metode kas dan akrual. Kalau bisnis Anda masih berskala kecil dan pencatatan transaksinya masih berdasarkan arus masuk dan keluar, maka metode kas cocok untuk Anda.
Tetapi jika bisnis Anda sudah berskala besar yang kegiatannya ada sistem penjualan dan pembelian kredit serta ada piutang dan piutang, maka lebih cocok menggunakan metode akrual.
Banyak perusahaan menggunakan metode kas saat memulai bisnis (masih dalam skala kecil), dan kemudian mereka beralih ke metode akrual ketika bisnis semakin bertumbuh besar.
Nah, software keuangan Anda harus bisa menggunakan dua metode tersebut, serta bisa memudahkan Anda beralih dari kas ke akrual kalau Anda sewaktu-waktu membutuhkannya. Carilah software keuangan yang menawarkan metode dan fleksibilitas saat digunakan.
Payment Gateway
Sebagai bisnis profesional, Anda pasti ingin memberikan layanan yang terbaik untuk pelanggan. Payment gateway memberikan pelanggan Anda cara yang aman dan terjamin dalam proses pembayaran online.
Software yang terintegrasi dengan payment gateway online bisa menawarkan beberapa pilihan pembayaran seperti kartu debit, kartu kredit dan transfer online. Setelah pelanggan selesai melakukan pembayaran, status faktur tersebut akan diupdate secara otomatis di sistem.
Ada berbagai macam payment gateway, dan semuanya memiliki biaya transaksi yang berbeda. Setelah Anda menemukan gateaway, pastikan software keuangan perusahaan Anda dapat terintegrasi ke payment gateway tersebut.
Tracking Proyek dan Waktu
Ketika Anda menjalankan proyek bisnis untuk klien, Anda memerlukan software akuntansi yang dapat menangani penagihan berbasis proyek. Anda bisa menagih klien Anda berdasarkan jam kerja proyek atau dengan menetapkan biaya tetap untuk setiap proyek.
Kalau Anda menagih berdasarkan waktu kerja, carilah software yang bisa melacak waktu kerja Anda dan mengubah lembar tersebut menjadi faktur. Untuk mencegah salah penagihan, pastikan sistem juga mengizinkan Anda melakukan persetujuan pada catatan waktu kerja tersebut sebelum membuat faktur.
Rekonsiliasi Bank
Fitur rekonsiliasi bank adalah bagian yang tidak boleh dilupakan ketika Anda mencari software keuangan perusahaan. Sebaiknya cari software yang dapat mengambil laporan bank secara otomatis. Anda juga dapat mengatur kriteria khusus dan aturan bank yang secara otomatis akan membuat kategori dan mencocokkan transaksi bank yang Anda import. Proses rekonsiliasi bank akan berjalan lebih cepat dan Anda bisa segera melakukan audit keuangan.
Kesiapan Pajak
Manfaat lain ketika bisnis Anda menggunakan software keuangan adalah kemudahan dalam menghitung pajak. Software keuangan harus bisa menghitung kewajiban pajak Anda, berapa tarif pajaknya dan menyediakan laporan pajak untuk membantu Anda patuh terhadap pajak yang sudah ditetapkan pemerintah.
Otomatisasi
Otomatisasi adalah salah satu fitur berharga dalam software keuangan, karena Anda dapat membuat dan menjalankan berbagai proses menjadi lebih singkat dan efisien. Misalnya pada faktur dan penagihan, Anda bisa membuat proses transaksi berulang menjadi otomatis, mengirimkan reminder pembayaran ke pelanggan secara otomatis, serta mengirim penagihan berulang kartu kredit secara otomatis.
Auto-scan merupakan fitur lain dari sistem otomatisasi di software keuangan, fitur ini akan membantu Anda mengambil data dari tanda terima dan mengubahnya menjadi transaksi tanpa perlu ribet.
Sebaiknya pilih software keuangan perusahaan yang dapat membuat proses membosankan dan berulang menjadi otomatis, serta dapat mengurangi cara manual.
Integrasi
Integrasi membuat software keuangan Anda lebih fleksibel. Ketika Anda membuat perubahan di software yang terintegrasi, maka akan secara otomatis diupdate di software Anda tanpa perlu mengulang input data.
Misalnya, integrasi CRM dengan software keuangan Anda akan memberikan informasi pelanggan ke sistem akuntansi. Setiap update yang dibuat di CRM akan terupdate juga di software keuangan Anda, jadi semua tim berada di software yang sama.
Software keuangan Anda harus bisa terintegrasi dengan pihak ketiga seperti CRM, tools manajemen proyek dan sistem manajemen inventory.
Pelaporan
Memantau kesehatan bisnis Anda sangatlah penting. Untuk dapat melacak kinerja bisnis, pilihlan software keuangan yang bisa menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan arus kas.
Software yang Anda pilih juga akan membantu menghasilkan laporan untuk departemen keuangan yang berbeda seperti utang dan piutang, inventaris, proyek dan pajak.
Laporan ini akan memberi tahu Anda bagaimana kinerja di divisi tertentu, Anda bisa mengevaluasinya dan mennetukan strategi ke depannya.
Baca Juga: Harga Software Akuntansi Populer di Indonesia (Dengan Harga)
Usability Fitur (Kegunaan)
Interface yang Sederhana
Prosedur akuntansi tidak mudah dan tidak semua pengguna software ahli mengolah angka. Software keuangan yang Anda miiki harus membuat proses kerja dengan data menjadi lebih sederahana. UI yang rapi dapat membantu Anda menemukan menu dan fungsi secara otomatis sehingga bisa memudahkan kerja staf yang menangani akun Anda. Software keuangan yang Anda miliki juga harus mudah dinavigasi dan bisa membantu Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
Baca Juga: User Interface ERP: 4 Karakteristik dan 8 Fitur UI ERP yang Ideal
Keamanan Data
Data keuangan sangatlah sensitif. Software keuangan Anda harus memiliki tingkat keamanan tinggi untuk melindungi data perusahaan. Pilih software dari vendor terkenal yang menyediakan Two-Factor Authentication, keamanan komuniasi dan encryption, serta pelajari dan pahami mengenai keamanannya sebelum Anda menggunakan.
Akses Mobile
Software keuangan berbasis cloud menawarkan akses yang fleksibel dan mudah untuk Anda. Anda bisa menggunakan seluruh proses akuntansi secara instan, bahkan saat tidak berada di tempat kerja. Jika pekerjaan Anda menuntut untuk berpergian, memilih software keuangan yang dapat digunakan di berbagai device seperti desktop dan smartphone sangatlah penting.
Hak Akses
Data akuntansi perusahana harus dijaga aksesnya dari pihak yang tidak berkepentingan. Apabila Anda sebagai admin, Anda harus menentukan siapa saja pihak yang mendapat akses ke modul tertentu.
Software akuntansi keuangan terbaik searusnya memberikan karyawan Anda akses sesuai perannya ke modul tertentu. MASERP memiliki fitur tersebut.
Fitur Harga
Harga
Sebagian besar vendor software keuangan menawarkan beberapa paket dengan harga dan fitur berbeda. Sebaiknya cari paket lengkap yang mencakup biaya maintenance, biaya banyak user dan biaya support. Ini perlu diperhartikan karena apabila sistem sewaktu-waktu trouble atau Anda tidak memahami modul tertentu, Anda bisa menghubungi vendor untuk menemukan solusi dan menyelesaikan masalah Anda.
Free Trial
Pertimbangan yang terakhir adalah free trial untuk menggunakan software keuangan yang akan Anda beli. Free trial akan memberi gambaran mengenai cara kerja software keuangan dan memastikan semua persyaratan sudah dipenuhi oleh sistem sebelum Anda memutuskan untuk membeli.
Apakah software akuntansi ini dapat memfasilitasi semua proses bisnis perusahaan Anda? Apakah modulnya lengkap dan bisa digunakan oleh tiap divisi di perusahaan? Apakah loading timenya lama? Semua pertanyaan itu bisa terjawab dengan free trial software.
Baca Juga: Kenali 5 Software ERP Indonesia Terbaik Tahun 2021 (Dengan Harga)
Kesimpulan
Akuntansi melibatkan proses bisnis penting seperti faktur dan penagihan, piutang dan utang, rekonsiliasi bank, kepatuhan pajak, dan pelaporan. Software keuangan perusahaan harus dapat membantu semua proses bisnis tersebut.
Petimbangan lain saat akan membeli software keuangan adalah dari sisi usability di mana Anda harus memperhatikan tampilan yang sederhana, keamanan data, dapat diakses di berbagai device dan hak akses pada data tertentu.
Selain itu, harga dan free trial juga penting untuk benar-benar memastikan apakah software keuangan tersebut cocok dengan budget dan bisnis flow Anda.
Sistem akuntansi yang baik sangat diperlukan untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda. Langkah pertama yang paling penting, adalah memilih software keuangan yang tepat.
MASERP merupakan software dengan sistem ERP yang dapat terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti akuntansi, penjualan, manufaktur, inventaris dan distribusi.
MASERP memiliki fitur Rekonsiliasi Bank, Anda bisa melakukan rekonsiliasi secara otomatis dengan menghubungkan aplikasi MASERP Anda dengan rekening bisnis BCA. Transaksi bank Anda dapat dicocokkan secara otomatis dengan faktur, pembayaran tagihan dan pembelian yang sudah dicatat di MASERP.
Anda juga dapat melompokkan transaksi serupa dengan bulk import sehingga dapat mencocokkannya sekaligus. Ini sangat berguna jika Anda pindah ke MASERP dan mengimpor transaksi yang lalu.
Dengan fitur Report Center di MASERP, Anda bisa mencatat dan membuat laporan keuangan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.
Pencatatan dan pelaporan manual tentu saja akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar terjadinya human error. Ini akan menghambat efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
MASERP memiliki fitur Auto Number Tax yang dapat memudahkan Anda mencatat penomoran pajak untuk faktur pajak secara otomatis tanpa harus ribet menulis manual.
Anda juga bisa mengexport data pajak perusahaan Anda dari software MASERP yang dapat langsung diimport ke aplikasi E-Faktur. E-Faktur Anda dapat langsung dibuat di dalam MASERP karena sudah terintegrasi dengan OnlinePajak yang dapat menghitung, menyetor dan melapor pajak dalam satu aplikasi saja. Sangat praktis, bukan?
MASERP menawarkan UI UX yang baik diantaranya dapat digunakan di berbagai device seperti desktop dan smartphone, tampilan yang simple dan navigasi yang jelas, color scheme yang tidak kontras sehingga tidak membuat mata Anda sakit dan setiap fiturnya memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh pemilik bisnis di berbagai divisi.
MASERP menyediakan software yang dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini.
Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa share, ya!
