Meskipun banyak pembahasan mengenai pertimbangan dalam memilih software ERP, tetapi hanya sedikit yang mempertimbangkan pada bagian design atau user interface ERP.
UI adalah semua hal yang diatur dalam sebuah aplikasi atau software di mana user atau pengguna dapat berinteraksi dengan segala fungsionalitas yang disediakan di dalamnya.
UI yang tidak tepat dapat memperlambat proses kerja bahkan membuat user ERP merasakan ketidaknyamanan dan meninggalkan software tersebut.
Satu hal yang perlu diingat, UI dalam sebuah aplikasi atau software harus sebaik mungkin dalam merespon user. Sistem harus ramah user dalam berbagai situasi.
Untuk memberikan aspek penting dari sebuah ERP, ada baiknya untuk mengingat bahwa user tidak dapat merasakan manfaat fungsionalitas software karena UI yang buruk dan software gagal memenuhi tujuan dari user.
Informasi yang ditampilkan di layar harus masuk akal, mudah dihubungkan dan tidak teralu penuh. Warna yang terlalu kontras dan ramai akan mengalihkan perhatian user daripada membantu dalam menjalankan pekerjaanya.
Walaupun menggunakan konten grafis, software ERP harus tetap informatif dan dapat dimengerti. Saat mendesain sistem ERP, sebaiknya lakukan testing terhadap user untuk mendapatkan feedback dan keluhan dari mereka.
4 Karakteristik UI ERP yang Harus Dicari
Indikator keberhasilan dalam implementasi ERP adalah seberapa paham karyawan Anda menggunakan software tersebut.
UI yang kompleks mempersulit user menggunakan software baru yang akan berpotensi menyebabkan penundaan dan kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Bukan itu saja, software ERP dengan UI yang dirancang dengan baik dapat menghewat waktu training pada karyawan yang akan menjadi user.
Berikut ini empat karakteristik yang harus dicari pada software ERP dalam perspektif UI:
Responsif
Software ERP berbasis cloud dapat diakses dari mana saja, artinya user dapat menggunakan ERP dari smartphone, tablet dan laptop.
Interface ERP harus otomatis compatible dengan dimensi berbagai ukuran layar dan ini menjadi tantangan bagi banyak software ERP.
Layout yang terlihat dan berfungsi dengan sempurna di laptop mungkin akan menjadi sulit digunakan pada smartphone. Jadi, pastikan Anda memerika seberapa responsif software ERP saat dijalankan pada ukuran dan resolusi layar yang berbeda.
Baca Juga: Cloud Computing: Iaas, Saas dan Paas
Intuitif
Inteface ERP yang intuitif memudahkan user dalam menavigasi software sendiri tanpa perlu bergantung pada panduan user.
UI yang dirancang dengan baik akan membuat user menjelah sendiri dan menemukan solusi dengan cepat. Ini akan membawa kepercayaan yang akan mengarah pada ketergantungan software dan banyak yang akan membeli produk Anda.
Minimalis
Semua fungsi dan perintah pada software ERP harus diatur agar terlihat dan dapat diakses tanpa menimbulkan kekacauan di layar desktop atau smartphone.
Beberapa software ERP menggunakan kode warna untuk memudahkan pengguna menemukan informasi penting.
Walaupun semua informasi pada software itu penting, tetapi desain yang baik akan membantu menampilkan itu semua tanpa membuat layar user terlihat penuh.
Perhatikanlah font, warna dan layout sambil menilai desain interface ERP yang baik.
Konfigurasi
Idealnya, software ERP dapat memungkinkan user untuk mengatur preferensi mereka sendiri dan mengkonfigurasi layar mereka sesuai keinginan mereka.
Konfigurasi juga penting karena user dari berbagai departemen dalam satu organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda dan dashboard mereka juga perlu dicocokkan.
8 Fitur UI yang Siap Meningkatkan Work Flow Anda
UI dari sebuah software ERP menjadi salah satu pertimbangan penting. Software ERP Anda mungkin dilengkapi dengan semua fitur penting beserta fitur tambahan, tetapi kalau Anda tidak bisa menavigasi sistem maka semua fitur tersebut tidak akan bermakna.
Basic Input Interface
Data dan perintah adalah bagian dari dua interface dasar user ERP. Ini digunakan untuk banyak tugas baru seperti input pesanan baru, tanda terima pembelian dan kas akuntansi.
Apapun fungsi khususnya, user pasti menginginkan persis bagian yang dibutuhkan untuk transaksi dalam urutan logis dan tidak ada bagian lain yang mengganggu.
Setelah user menekan enter, layar akan memasukkan perintah tanpa ada delay.
Basic Output Interface
Dapat menampilkan informasi data yang jelas adalah hal yang juga perlu diperhatikan dalam interface ERP.
User perlu mencari data inventory atau mungkin alamat supplier dan gudang serta berbagai informasi lainnya.
User ingin memilih informasi dan data yang diinginkan dengan mudah dan tepat. Idealnya, user dapat mengetik nama pelanggan atau nomor akun pesanan kemudian sistem akan mengidentifikasi dengan cepat apa yang ingin user dapatkan pada tampilan ERP.
Configurable Screen
Software ERP yang Anda gunakan harus dapat dibuka pada berbagai device dan ukuran layar. Misalnya ada dua user yang membuka sistem ERP secara bersamaan dan membuat jurnal akuntansi yang hampir sama. Tetapi masing-masing memiliki latar belakang yang berbeda sehingga interface ERP harus dapat dikonfigurasi agar user nyaman dengan perkerjaannya.
Tentunya, kedua layar harus memiliki ukuran kolom minimum yang sama, tidak ada kolom yang tidak digunakan dan ada kontrol untuk menjaga agar kedua transaksi tetap dapat dikelola.
Mobile Interface
Pertimbangan selanjutnya adalah software ERP tidak hanya dapat digunakan di desktop tetapi juga pada tablet dan smartphone. Ini akan memudahkan Anda membukanya dari mana saja.
Portable scanner dan barcode reader dapat digunakan dalam banyak situasi, aturan yang sama juga berlaku untuk pengguna ERP.
User ERP akan berfokus pada input ataupun output dari data dan informasi yang mereka butuhkan.
Dashboard
Dashboard sering dirancang untuk aplikasi yang sangat spesifik dalam bisnis dan berperan juga dalam input dan output data pada ERP.
Senjata rahasia dashboard ada pada konfigurasi, user dapat membuat interface dengan kebutuhan dan proses kerja mereka.
Collaborative Interface
UI atau User Interface yang baik memungkinkan user melakukan pekerjaan secara efektif. User yang menggunakan ERP adalah orang-orang yang memiliki tanggung jawab dalam pekerjaan itu dan ahli dalam bidangnya. Entah itu akuntan, staf produksi, bagian purchasing, HRD atau mungkin manajemen, dan mereka bukan orang-orang yang dilatih sebagai seorang programmer.
Kebanyakan user ingin mengetahui status pesanan pembelian di sistem ERP hanya dengan satu atau dua klik.
Command Interface
Command interface merupakan kebutuhan user yang sangat lampau. Pada DOS ada perintah khas seperti Dir C: \\ folder \ folder. Kebanyakan interface pindah ke format GUI dengan menu drop-down.
Di SAP, Anda bisa mengetik MD04 untuk pindah status MRP dari nomor bagian dan juga memilih serangkaian menu yang Anda butuhkan untuk proses kerja.
GUI (Graphical User Interface)
GUI merupakan interface paling umum saat ini. Fields dan tabel diperluas dan berbeda agar sesuai dengan data dan font. Biasanya memiliki menu bar di bagian atas dengan perintah pull-down.
Persyaratan utama untuk setiap UI adalah user dapat dengan cepat dan efektif menyelesaikan apapun yang mereka butuhkan sekarang juga pada sistem ERP.
Baca Juga: Apa itu Sistem ERP? Panduan Cepat untuk Segala Hal Seputar ERP
Kesimpulan
Saat memilih sebuah software ERP, yang paling utama pasti Anda akan mencari fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain fitur, sebaiknya Anda juga mempertimbangkan interface ERP.
UI yang terlalu kompleks dan buruk juga dapat membuat Anda sebagai user merasa kesulitan dan tidak nyaman ketika menggunakan software ERP dan justru malah membebani tugas Anda.
Empat kriteria yang harus ada dalam software ERP dari sisi UI antara lain desain yang minimalis, intuitif, responsif untuk berbagai device dan dapat dikonfigurasi.
Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
MASERP menawarkan UI UX yang baik diantaranya dapat digunakan di berbagai device seperti desktop dan smartphone, tampilan yang simple dan navigasi yang jelas, color scheme yang tidak kontras sehingga tidak membuat mata Anda sakit dan setiap fiturnya memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh pemilik bisnis di berbagai divisi seperti keuangan, penjualan, produksi dan masih banyak lagi.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
