Menjalankan bisnis retail adalah sesuatu yang kompleks karena banyak aktivitas dalam operasi sehari-hari dari mulai mengelola penjualan, memeriksa stok produk, menangani transaksi dan keuangan, menggaji karyawan dan tentu saja Anda harus memastikan pelanggan puas dengan pelayanan toko retail Anda. Di sinilah ERP retail akan membantu semua proses itu.
Banyaknya aktivitas bisnis retail membuat Anda perlu menemukan cara untuk menyederhanakan proses agar menjadi lebih efisien. Karena semua kegiatan retail tidak mungkin dijalankan secara manual, pemilik usaha retail yang berpikiran maju dan cerdas akan menggunakan ERP (enterprise resources planning) dalam bisnisnya untuk bisa berkembang cepat.
Artikel ini akan membahas lengkap mengenai ERP retail dari mulai alasan bisnis retail membutuhkan ERP sampai fitur apa saja yang diperlukan. Yuk, simak penjelasan di bawah ini!
Apa Itu ERP Retail?
Pengertian ERP yaitu sebuah sistem yang mengintegrasikan setiap fungsi berbeda yang menyusun semua operasi back office. Walaupun kompleks dan beragam, sistem ERP dapat memfasilitasi database yang digunakan oleh divisi berbeda di sebuah perusahaan dalam satu tempat. Divisi tertentu akan memiliki akses ke informasi dan data sesuai kebutuhan spesifik mereka, misalnya divisi keuangan membutuhkan data keuangan dan divisi produksi akan membutuhkan data dari modul manufaktur.
ERP retail adalah sistem ERP yang dirancang khusus untuk retailer (pengecer) beserta proses bisnis yang mereka jalankan. Ini menunjukkan software ERP memiliki modul yang diperlukan untuk mengimplementasikan teknologi ke dalam bisnis retail.
Selain itu, banyak bisnis retail yang membutuhkan sistem point of sales untuk mengelola penjualan di toko. Dengan ERP retail, modul penjualan biasanya sudah termasuk ke dalam paket standar. Ini mencegah risiko sistem dan data penjualan Anda tertutup yang nantinya bisa berdampak pada kekecewaan pelanggan.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Retail, Jenis, Fungsi, Faktor hingga Klasifikasinya
Kenapa Retail Membutuhkan ERP?
Bnayak bisnis retail yang masih menggunakan tools sederhana seperti Excel, Google Sheets atau aplikasi di smartphone lainnya untuk mengelola berbagai proses bisnis retail. Ketika digunakan di awal bisnis pasti penggunaannya terasa baik-baik saja, tetapi tools itu tidak bisa lagi memfasilitasi ketika bisnis retail Anda mulai bertumbuh cepat.
Pertumbuhan bisnis tidak hanya menuntut penggunaan aplikasi berbeda untuk bisa mengatasi segala proses bisnis, tetapi juga harus berorientasi pada detail dan kecepatan, sehingga cara manual akan mustahil dapat mengatasinya.
Ketika bisnis retail tumbuh menjadi perusahaan berskala menengah dan besar, mereka akan beralih ke ERP untuk mengatasi kekurangan operasionalnya. Sebagai contoh, seorang pelanggan membeli pakaian dari toko retail online. Sistem ERP bisa menyimpan informasi pelanggan dan memasukkannya ke modul CRM yang sudah terintegrasi.
Penjual mendapatkan informasi mengenai nama pembeli, informasi kontak dan detail pengiriman. Prosesnya juga mencakup konfirmasi kalau produk tersedia dan siap dikirim, Anda bisa memiliki strategi untuk memberitahu kapan produk dikirim, serta pemberian label dan pengiriman pesanan. Masing-masing proses tersebut melibatkan fitur inventory, gudang dan manajemen pesanan dari ERP retail.
Ketika pesanan siap untuk dikirim, sistem ERP akan mengurangi inventaris produk satu per satu dan akan memberitahu user untuk memesan kembali produk tersebut kalau stoknya hampir habis. Keuntungan dari penggunaan ERP pada bisnis adalah setiap detail proses bisa disesuaikan dengan setiap merk atau bisnis retail tertentu.
Dengan memiliki sistem yang memuat semua proses berbagi informasi dan data menjadi otomatis, maka akan banyak proses pembelian yang bisa diselesaikan dalam sekejap mata. Karyawan Anda akan mendapatkan banyak manfaat dari penggunaan sistem ERP seperti hemat waktu, mempunyai data real-time yang akurat dan mencegah human error dalam perhitungan. ERP juga dapat memangkas biaya operasional dengan cara menghilangkan dan menyederhanakan proses bisnis.
Baca Juga: Management Inventory: Definisi, Tujuan, dan Model Inventorynya
Tanda Bisnis Retail Harus Menggunakan ERP
ERP merupakan sistem yang berharga bagi para retailer karena memiliki segudang manfaat untuk bisnis. Lalu, apa saja tanda-tanda kalau bisnis Anda wajib menggunakan ERP?
Proses Bisnis Rumit
Salah satu aktivitas retailer yang tidak dapat berjalan efisien adalah penggunaan faktur penjualan yang masih menggunakan kertas atau bahkan masih menggunakan sistem tungal yang tidak terintegrasi antara fungsi bisnis lain. Dengan manajemen keuangan yang terintegarsi di ERP, Anda bisa meningkatkan keuntungan dengan meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam sistem akuntansi bisnis Anda.
Sama halnya juga dengan pelaporan keuangan, dengan ERP Anda tidak perlu lagi menggunakan spreadsheet yang jumlahnya sangat banyak untuk menyajikan seluruh data keuangan. Sistem ERP dapat mengoperasikan hitungan dalam hitungan detik, dibanding Anda harus menghitung berjam-jam.
Terlalu Banyak Software yang Berbeda
Ketika karyawan menggunakan satu software untuk mentracking, mencatat dan memproses informasi, tetapi ternyata karyawan lain menggunakan software lain tentu akan menemukan ketidakakuratan dan tidak efisien dalam proses kerja.
Dengan sistem ERP, Anda bisa mendapatkan manfaat dari berbagai proses bisnis seperti manajemen persediaan, ringkasan penjualan, penggajian karyawan, sistem pengiriman barang, dan masih banyak lagi. ERP menggabungkan semua sistem tersebut pada satu database dan memberikan informasi yang akurat dan real-time.
Sulit Mengambil Data
Kalau ada pimpinan yang menanyakan tentang pertumbuhan profit bisnis dari bulan ke bulan, berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mendapatkan data itu? Kalau Anda masih menggunakan cara manual, pasti akan membutuhkan waktu lama dan sulit mendapatkan data yang diminta.
Karyawan harus bisa mengakses data dengan cepat tanpa perlu menunda dan mencarinya di tumpukan dokumen. Dengan sistem ERP, Anda dan karyawan lain bisa memiliki akses ke data saat ini, sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih efektif dan efisien.
Pelanggan Mengeluh
Saat bisnis masih berskala kecil, mungkin manajemen persediaannya masih tergolong mudah. Tetapi seiring berkembangnya bisnis, Anda harus bisa memastikan persediaan bisa memenuhi permintaan pelanggan dalam waktu yang cepat.
Kalau pelanggan kehabisan produk atau pengirimannya tertunda, perusahaan Anda bisa mendapatkan reputasi yang buruk karena tidak bisa diandalkan dan pelayanannya buruk.
Sistem ERP memberikan semua departemen akses ke informasi yang sama secara real time sehingga siapa pun yang sedang berhadapan dengan pelanggan bisa menjelaskan ketersediaan produk tanpa perlu menunggu data dari departemen lain.
Manajemen IT yang Tidak Baik
Departemen IT pasti tertekan ketika harus mengelola banyak sistem di seluruh perusahaan Anda. Mereka harus menyesuaikan, mengeintegrasikan, memelihara sistem yang biasanya sulit dikerjakan secara individu dan membutuhkan banyak biaya.
ERP bisa memfasilitasi sistem agar bisa beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu menghabiskan waktu departemen IT atau membayar developer dengan harga mahal.
Baca Juga: Retail Software: Jenis, Manfat dan Tips Memilih Software
Apa Saja Fitur dalam ERP Retail?
Setiap bisnis memiliki kebutuhan software yang berbeda karena alur kerjanya pun berbeda. Berikut ini beberapa fitur yang bisa Anda pertimbangkan ketika memilih software ERP untuk bisnis retail Anda.
Otomatisasi Alur Kerja
Kalau ada satu hal yang diinginkan pelanggan toko retail adalah mereka ingin memiliki pengalaman berbelanja yang konsisten dan menyenangkan. Dengan ERP, pengusaha retail bisa menggabungkan urusan penjualan, pembelian dari supplier, atur persediaan barang dan aktivitas lainnya ke dalam satu sistem secara otomatis. Anda juga bisa mendapatkan informasi real time mengenai penjualan melalui laporan akuntansi yang terintegrasi.
Semua data bisnis bisa digunakan untuk mengelola semua pelanggan dengan cara dibuat personalisasi saat pelanggan berbelanja, sehingga bisa memperkuat hubungan dengan pelanggan dan supplier.
Manajemen Inventaris Multi Cabang dan Real Time
Fungsi dari manajemen inventaris di sistem ERP adalah bisa membantu menginformasikan inventaris secara akurat melalu update otomatis di semua channel penjualan, dapat terlihat di semua toko cabang dan kemampuan untuk melakukan perhitungan siklus produk secara mudah.
Anda bisa melihat data real time untuk stok barang sehingga bisa memastikan barang yang laris akan segera terisi stoknya. Selain itu, Anda bisa mengelola tingkat inventaris dalam produk bundle dan kit untuk berbagai ukuran produk, warna dan variasi pada produk yang Anda jual.
Proses manajemen inventaris yang efisien dan otomatis di semua channel penjualan juga bisa memberikan Anda informasi mengenai keuntungan dari margin yang terlihat, akses pada laporan inventaris, history data penjualan dan laporan penjualan real time yang bisa digunakan untuk membuat keputusan bisnis lebih cepat. Semua kemudahan itu akan membuat pelanggan lebih puas dan tidak akan lagi kehabisan stok barang.
Manajemen Gudang yang Terintegrasi
Sebagai pengusaha retail, Anda perlu memindahkan produk yang masuk dan keluar dari gudang dengan cepat untuk membuat perputaran produk berjalan efisien. Modul manajemen gudang (warehouse) di sistem ERP harus mendukung barcode scanner, perhitungan inventaris, refund barang, manajemen pesanan dan penjualan, manajemen pembelian, layanan pelanggan dan akuntansi.
Dampak baiknya, Anda bisa mengurangi waktu pengiriman barang, menghilangkan human error, mengurangi biaya pemrosesan dan menghemat waktu sehingga Anda bisa fokus untuk meningkatkan pendapatan bisnis.
Manajemen Pesanan Multi Channel
Bisnis ritel harus bisa menciptakan pengalaman berbelanja yang cepat tanpa kendala, kapan pun dan di mana pun penjualan dilakukan. Ini akan berdampak pada kepuasan pelanggan Anda juga.
Sistem ERP umunya dapat dicustom untuk bisa terintegrasi dengan POS, e-commerce atau channel penjualan lain. Dengan ERP yang terintegrasi, Anda bisa memastikan semua pesanan dapat di-download secara otomatis dan disimpan di sistem terpusat.
Akuntansi Teintegrasi
ERP dapat mencegah risiko pembayaran faktur double dan kesalahan yang disebabkan oleh input data manual. Selain itu, Anda bisa memberikan diskon yang tepat untuk konsumen, meningkatkan hubungan yang baik ke supplier dan tentu saja meningkatkan produktivitas bisnis Anda. ERP juga umumnya dilengkapi fitur pengaturan biaya dan multi currency.
Dengan software yang dapat melacak biaya pengiriman, bea cukai, asuransi dan pajak maka Anda juga bisa mengetahui biaya sebenarnya dari produk yang Anda jual beserta marginnya. Ini merupakan salah satu startegi penetapan harga dan budgeting. Kalau Anda memiliki tujuan bisnis untuk mencapai pertumbuhan global dengan cara efisien, maka ERP retail adalah pilihan yang tepat.
Perencanaan Permintaan dan Perkiraan Inventaris
Efek buruk pada bisnis jika tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan adalah pelanggan akan beralih ke kompetitor. Maka dari itu, penting untuk bisa memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik salah satunya dengan memenuhi permintaan mereka dan memperkirakan kapan stok harus diisi lagi.
Dengan software ERP, Anda bisa melacak tren penjualan sebelumnya dan memperkirakan permintaan di masa depan dengan mudah dan akurat. Software ERP memusatkan semua inventaris, penjualan, pembelian, akuntansi dan pelaporan ke dalam satu sistem. Semua itu akan memudahkan Anda mengelola jumlah inventaris, mengoptimalkan tingkat inventaris dan mengelola pergerakan inventaris dengan efisien.
Anda juga memiliki informasi real time dan akurat pada persediaan barang, jadi Anda bisa sigap untuk mengisi kembali barang yag paling laris dan menghapus barang yang kurang populer.
CRM Retail
Sistem ERP untuk retail sebaiknya memiliki modul manajemen pelanggan yang dapat mendukung dan mengelola hubungan Anda dengan pelanggan. Sistem yang terintegrasi memungkinkan Anda memiliki akses ke history pesanan serta interaksi pelanggan dan supplier.
Selain itu, Anda juga jadi bisa membuat strategi marketing yang terpersonalisasi karena Anda memiliki informasi pelanggan dan supplier. Anda bisa mengelompokkan pelanggan berdasarkan data history pesanan untuk mengindentifikasi peluang cross-selling dan up-selling.
Manajemen Pengembalian (Refund)
Refund adalah salah satu hal yang mungkin sering ditemui oleh bisnis retail, dan ERP harus bisa mendukung proses pengembalian barang ini. Barang yang dikembalikan ke gudang sebaiknya memiliki tempat khusus untuk diperiksa atau diperbaiki.
Untuk pengembalian uang, sistem ERP dapat membantu memutuskan apakah pengembalian dana bisa dilakukan segera, membuat alokasi pembayaran untuk pesanan yang belum terbayar, atau menyimpan uang di saldo akun pelanggan sehingga bisa digunakan untuk pemesanan selanjutnya.
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal
Kesimpulan
Nah, dari penjelasan di atas bisa diketahui bahwa setiap industri bisnis memiliki alur kerja yang berbeda, sehingga kebutuhan untuk softwarenya pun berbeda. ERP retail adalah sistem ERP yang dirancang khusus untuk retailer (pengecer) beserta proses bisnis yang mereka jalankan.
Dengan memiliki sistem yang memuat semua proses berbagi informasi dan data menjadi otomatis, maka akan banyak proses pembelian yang bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Manfaat dari penggunaan sistem ERP seperti hemat waktu, mempunyai data real-time yang akurat, mencegah human error dalam perhitungan, memangkas biaya operasional dan menyederhanakan proses bisnis.
Kalau bisnis Anda sudah menemukan kendala dalam proses akuntansi, proses bisnis yang rumit, sulit menngambil data untuk laporan, banyak pelanggan yang mengeluh dan manajemen IT yang buruk, maka sebaiknya pertimbangkan untuk beralih ke ERP.
Software ERP yang Anda pilih pun harus memiliki fitur otomatisasi alur kerja, manajemen inventaris multi cabang, manajemen gudang, manajemen pesanan multi channel, sistem akuntansi yang terintegrasi, perkiraan permintaan dan inventaris, CRM dan manajemen pengembalian (refund).
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Dengan fitur Report Center di MASERP, Anda bisa mencatatat dan membuat 300+ laporan yang meliputi laba rugi, arus kas, neraca dan lain-lain.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP memiliki fitur Barcode Scanner untuk penerimaan barang, surat jalan dan penjualan produk yang bisa membantu meningkatkan kecepatan dan keakuratan kinerja Anda.
Dengan fitur Serial Number dan Batch Number di MASERP, Anda bisa melacak expiry date demi menjaga kualitas produk. Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami sekarang. GRATIS!
