Distribusi merupakan semua hal yang menyangkut kegiatan logistik. Tanpa tools yang tepat, perusahaan distibusi bisa kalah bersaing dengan kompetitor yang sudah menggunakan teknologi dalam proses bisnisnya. Distributor memiliki hubungan yang aktif dengan supplier dan produsen. Distributor membutuhkan software yang efisien dengan fungsi khusus untuk menangani operasi di perusahaan (front office dan back office) seperti ERP distributor.
ERP merupakan sistem dan software yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, sumber daya manusia, inventory, CRM dan sebagainya. ERP dapat digunakan oleh berbagai jenis industri seperti manufaktur, distribusi, jasa, ritel dan lain-lain.
Artikel kali ini akan membahas lengkap mengenai ERP distributor dari tantangan yang biasa dihadapi distributor, serta alasan mengapa distributor wajib menggunakan ERP untuk bisnis. Yuk, simak penjelasan di bawah ini!
Apa Itu ERP Distributor?
Software ERP distributor membantu Anda mengelola logistik serta kegiatan kantor (front dan back office) grosir dan distribusi. Jenis software ini digunakan untuk menentukan permintaan produk dan memastikan pengiriman produknya dilakukan tepat waktu. ERP distributor umumnya digunakan oleh departemen yang bertanggung jawab pada inventaris, pergudangan dan logistik perusahaan.
Karena para distributor terkadang melakukan penggabungan produk sebelum dijual ke pasaran, sebagian besar software ERP untuk distributor menawarkan fitur untuk merakit dan mengeset produk.
Tidak hanya solusi untuk bisnis distribusi, tetapi ERP juga menyediakan modul untuk akuntansi, penjualan dan pembelian, sampai modul untuk sumber daya manusia atau HR. Sistem ERP distributor juga umumnya sudah menawarkan dua rangkaian fitur manajemen supply chain dan kebutuhan e-commerce.
Agar memenuhi syarat untuk dimasukkan dalam kategori ERP Distribusi, suatu software harus dapat:
- Menyediakan manajemen inventaris dan fungsi kontrol
- Menghasilkan dokumen penghitungan inventaris untuk penghitungan siklus
- Menyertakan fitur untuk mengelola gudang di beberapa lokasi (multi gudang)
- Melacak pesanan penjualan dan mencocokkan dengan ketersediaan inventaris
- Membuat dan mengelola pesanan pembelian untuk memenuhi permintaan
- Mengelola proses pengiriman dan penerimaan barang di berbagai lokasi
- Membantu user memilih dan mengemas produk untuk pengiriman
- Menjaga transaksi keuangan untuk semua aktivitas seperti penjualan atau pembelian
- Mengelola biaya produk, harga, diskon, dan margin keuntungan
- Merencanakan dan mengimplementasikan jadwal transportasi dan pengiriman
- Menganalisis kinerja keuangan dan operasional perusahaan
Baca Juga: Program ERP untuk Bisnis: Apa Saja Jenis ERP dan Manfaatnya?
Tantangan dalam Industri Distribusi
Ada banyak tantangan yang dihadapi berbagai bisnis distribusi, termasuk permintaan pelanggan yang cepat berubah, persediaan produk yang kompleks, fluktuasi harga dan faktor eksternal lainnya.
Tanpa bantuan software ERP distributor yang tepat, tantangan yang ditemui oleh distributor pada akhirnya bisa mengganggu produktivitas bisnis dan menimbulkan kerugian.
Biaya Persediaan yang Meningkat
Persediaan adalah aspek penting bagi bisnis distribusi. Kalau Anda berhasil melakukan perencanaan pembelian maka bisa mendatangkan keuntungan, tetapi kalau melakukan pengadaan stok tanpa rencana akan menyebabkan kerugian untuk bisnis.
Anda memerlukan wawasan mengenai alur produk untuk mengambil keputusan untuk membeli barang secara tepat, salah satunya dengan menggunakan software manajemen inventaris yang efektif. Tools manajemen bisnis yang tidak memiliki fungsi yang tepat dan tidak bisa memberikan informasi yang lengkap bisa menyebabkan masalah seperti kelebihan dan kekurangan stok produk.
Volume Pesanan yang Kompleks
Sebagai pelaku usaha distribusi, pasti Anda selalu berurusan dengan berbagai jenis dan volume produk. Produk yang sangat beragam ini bisa menjadi ketimpangan antara investasi dan pengembalian jika tidak ditangani dengan baik.
Solusinya adalah Anda memerlukan software bisnis yang bisa membuat proses pesananan dan penjualan menjadi terotomatisasi dan mencapai kesembangan antara permintaan yang beragam dan biaya yang kompleks.
Kurang Komunikasi antara Supplier dan Retailer
Salah satu cara terbaik untuk membangun kepercayaan pelanggan adalah dengan mengirimkan produk pesanan pelanggan tepat pada waktunya. Untuk mencapai tujuan ini, Anda perlu menemukan keseimbangan antara permintaan dan penerimaan yang bisa dilakukan melalui komunikasi dan kerjasama yang efisien dengan supplier dan pengecer.
Sistem yang manual tidak mampu mendokumentasikan secara spesifik dan menjalankan proses pengadaan barang tepat waktu. Ini dapat memperlambat proses pengiriman, bahkan dapat berdampak pada prospek yang menguntungkan di masa depan.
Baca Juga: Apa Perbedaan CRM dan ERP? Berikut Ini Fiturnya!
Alasan Distributor Wajib Menggunakan ERP
Salah satu masalah yang sering ditemui oleh distributor adalah urusan operasional atau hubungan pelanggan yang suka memperpanjang tenggat waktu pembayaran, jadi bisa berdampak pada laba atas modal bisnis Anda.
Banyak distributor yang sudah menggunakan software untuk menjalankan bisnisnya, tetapi sekarang sudah hadir software ERP yang memberikan banyak kemudahan bagi distributor untuk memangkas biaya dan membuat siklus bisnis menjadi lebih singkat.
Berikut ini lima alasan kenapa distributor membutuhkan software ERP untuk bisnisnya:
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dan Memangkas Biaya
Software ERP berisi berbagai paket modul yang bisa digunakan berbagai departemen di perusahaan Anda, ini tentu saja dapat membuat pengelolaan proses distribusi juga menjadi lebih efisien. Variasi produk ini harus dijaga, tetapi terkadang malah bisa menimbulkan masalah dan memerlukan biaya.
Anda bisa melihat status inventory atau persediaan secara real time, biaya inventory, melacak inventory yang sedang di perjalanan dan jumlah reorder point. Ini membuat biaya operasi menjadi lebih rendah dan Anda bisa berkomunikasi dengan jelas ke pelanggan karena semua status distribusinya bisa dilihat secara real time. Anda tidak akan lagi menemui kesalahpahaman dan penundaan pengiriman yang bisa berdampak negatif terhadap kepuasan pelanggan Anda.
Menghemat Waktu Pemesanan
Software ERP memberikan solusi kepada distributor dengan memproses pesanan dan penjualan secara otomatis, sehingga tidak ada penundaan dalam pemenuhan permintaan dan pengiriman produk ke pelanggan. Biasanya ERP memiliki fitur untuk melakukan pengaturan dalam pembayaran kredit (cicilan), pengembalian barang, pengiriman dari berbagai gudang dan lain-lain.
Gudang Menjadi Lebih Efisien
Kalau Anda memiliki alur operasi di gudang yang efisien, pasti akan semakin menguntungkan bisnis distribusi Anda, bukan? Warehouse Management System (WMS) atau sistem manajemen gudang yang tersedia di berbagai software ERP modern akan membantu Anda menyederhanakan proses distribusi. Sistem ini meliputi alur kerja di seluruh penerimaan pesanan dan manajemen persediaan serta pengoperasian alat seperti barcode scanner dan mobile device.
Supply Chain Terjaga
ERP akan membantu Anda memastikan pasokan barang berada dalam kondisi stabil untuk didistribusikan ke pelanggan. Solusi yang diberikan oke ERP yaitu dengan membuat otomatisasi pada proses pembelian sehingga bisa berjalan optimal, serta manajemen pemesanan pembelian dan manjemen supply chain untuk bisnis Anda.
Data Akurat
Ketika Anda menggunakan ERP untuk bisnis, maka Anda dapat menentukan profitabilitas berdasarkan gudang serta lini produk atau unit bisnis. Modul laporan dan data yang dapat divisualisasi akan membantu Anda menemukan kelebihan biaya dan hambatan lain yang mungin tidak tersaji di laporan keuangan standar.
Kontrol inventaris dan tingkatkan kepuasan pelanggan Anda dengan software ERP distributor. Penjelasan di atas hanya lima alasan yang bisa Anda dapatkan saat mengimplementasikan ERP pada bisnis. Anda juga bisa meningkatkan profit dengan pencatatan dan pelaporan arus kas bisnis yang lebih baik, serta kegiatan operasi yang lebih efisien melalui software ERP.
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal
Fitur MASERP Distributor
Beberapa tantangan yang dihadapi distributor dan dapat diatasi dengan ERP antara lain mengenai manajemen persediaan yang berantakan, pembuatan laporan yang lama, masih menggunakan teknologi lama, penjualan langsung ke pelanggan akhir.
MASERP sebagai vendor ERP asli Indonesia memiliki modul dan fitur yang dapat digunakan oleh berbagai bisnis, salah satunya distributor. Apa saja yang akan Anda dapatkan dalam MASERP distributor?
Supplier dan Pembelian
Sebagai distributor Anda pasti memiliki daftar puluhan supplier untuk berbagai produk yang Anda jual. Tidak jarang Anda akan memilih supplier yang menawarkan harga paling murah dan kualitas terbaik, agar bisa mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin. Anda dan tim dapat membandingkan tiap harga yang ditawarkan supplier di modul Supplier dan Pembelian.
Setelah mendapatkan harga yang cocok, langsung buat purchase order dan pembayaran uang muka. Purchase order dapat ditracking dari sistem, barang mana yang sudah dan belum dikirim supplier.
MASERP menawarkan efisiensi proses kerja, Anda dapat menerima barang berulang kali untuk purchase order yang sama (asal tidak melebihi jumlah purchase order).
Fitur Multi Level Approval menjadikan tiap transaksi pembelian lebih aman karena hanya orang tertentu yang dapat meng-approve di level nominal tertentu.
Ketika Anda memasukkan data transaksi penerimaan barang (pembelian) di sistem, maka secara otomatis nilai persediaan barang juga akan bertambah. Begitu juga dengan utang dagang, nilai tersebut akan bertambah saat Anda menerima faktur pembelian.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Customer dan Penjualan
Tidak hanya supplier, Anda pun sebaiknya memiliki database customer yang rapi di Master dan Group Customer sehingga ketika membuat transaksi selanjutnya akan lebih mudah, tidak perlu double input.
Customer Anda akan senang jika pengiriman barang cepat dan akurat, gunakan fitur sales order yang dapat ditracking agar bisa melihat barang mana yang belum dikirim ke customer.
Apabila ada customer yang melakukan retur penjualan, otomatis akan mengurangi piutang dalam bentuk uang muka maupun pengembalian cash.
Ketika surat jalan sudah dibuat dan disimpan, persediaan di gudang akan otomatis berkurang mengikuti jumlah barang yang terjual. Nilai piutang juga akan bertambah jika Anda sudah menerbitkan faktur penjualan.
Untuk memudahkan penjualan Anda di toko (front-end) dan sales canvassing agar mendapatkan lebih banyak penjualan, Anda dapat mengintegrasikan dengan MASPoint (point of sales).
Persediaan Barang
Selisih barang di gudang menjadi salah satu penyebab utama kerugian bisnis. Bayangkan jika setiap harinya Anda memiliki banyak sekali transaksi barang keluar dan masuk, tetapi tidak memiliki sistem pencatatan yang akurat sehingga banyak selisih persediaan barang. Kondisi ini tentu sangat menyebalkan.
Fitur Serial dan Batch number di MASERP memudahkan Anda melakukan tracking barang, termasuk untuk barang yang memiliki expiry date.
Berikan supplier dan customer Anda harga spesial untuk menjalin hubungan baik dengan memberikan harga per grup supplier atau customer.
Jangan biarkan customer Anda kecewa dan berpaling ke kompetitor hanya karena mereka tidak menemukan barang yang mereka cari di toko Anda. MASERP memiliki fitur Stock Warning agar persediaan barang Anda tidak kurang dari nilai minimum yang sudah ditentukan di awal.
Mengelola banyak gudang dengan ribuan bahkan jutaan persediaan barang bukan hal yang mudah, fitur Multi Gudang di MASERP memudahkan Anda menginput data, tracking persediaan dan membuat laporan persediaan barang di tiap gudang di mana pun lokasinya.
Kesimpulan
ERP distributor umumnya digunakan oleh departemen yang bertanggung jawab pada inventaris, pergudangan dan logistik perusahaan. Tidak hanya solusi untuk bisnis distribusi, tetapi ERP juga menyediakan modul untuk akuntansi, penjualan dan pembelian, sampai modul untuk sumber daya manusia atau HR.
Distributor umumnya menemui kendala dalam hal biaya persediaan yang meningkat, volume pesanan yang kompleks serta kurangnya komunikasi antara supplier dan ritel. Agar bisnis distribusi dapat berkompetisi, sebaiknya menggunakan software ERP karena dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memangkas biaya, memangkas waktu pemesanan, kegiatan di gudang menjadi lebih efisien, supply chain terjaga dan mengetahui biaya yang sesungguhnya.
Kegiatan distribusi dan berbagai departemen yang terlibat dapat terintegrasi dengan sistem ERP sehingga kinerjanya bisa berjalan lebih dengan cepat dan efisien. Untuk membantu semua itu, Anda sebaiknya menggunakan software akuntansi dan manufaktur seperti MASERP.
MASERP memiliki fitur Barcode Scanner untuk penerimaan barang, surat jalan dan penjualan produk yang bisa membantu meningkatkan kecepatan dan keakuratan kinerja Anda.
Dengan fitur Serial Number dan Batch Number di MASERP, Anda bisa melacak expiry date demi menjaga kualitas produk. Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan bagi perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami, gratis!
