Inventaris dalam bisnis perlu menjadi lini yang dikelola dengan tepat dalam bisnis karena berpengaruh pada keuangan bisnis dan kepuasan pelanggan. Inventaris dalam bisnis meliputi bahan baku, bahan work in progress (WIP), barang jadi, dan MRO (maintenance repairing and operating). Bagaimana cara mengelola inventaris agar bisa memberikan profit maksimal dalam bisnis dan cara membuat daftar inventaris? Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu inventaris, fungsi dan manfaat inventaris dalam bisnis, dan jenis-jenis inventaris.
Apa Itu Inventaris?
Inventaris adalah barang, komponen, dan bahan baku yang digunakan perusahaan dalam proses produksi atau yang dijual ke pelanggan. Sebagai pemilik bisnis, praktik manajemen inventaris yang tepat sangat diperlukan untuk memastikan bisnis Anda memiliki cukup stok dan memiliki plan apabila terjadi kekurangan stok.
Kata kerja “inventaris” merupakan aktivitas menghitung atau membuat daftar barang. Dalam istilah akuntansi, apa itu inventaris adalah aset lancar dan semua stok dalam berbagai tahap produksi.
Ketika sebuah bisnis menyimpan stok dalam nilai aman, produsen maupun pengusaha retail dapat terus menjual atau memproduksi barang. Inventaris adalah aset utama dalam neraca bagi sebagian besar bisnis, namun terlalu banyak inventaris dapat menjadi masalah bagi bisnis.
Terkadang inventaris hanya dijelaskan sebagai persediaan barang yang menunggu untuk dikirim, tetapi inventaris juga dapat diartikan pada pekerjaan yang sedang berjalan (produk dalam proses pembuatan) dan bahan baku (barang untuk membuat produk jadi).
Fungsi Inventaris
Inventaris memiliki beberapa fungsi penting dalam operasional bisnis, antara lain:
Tracking Aset
Fungsi inventaris yaitu membantu perusahaan dalam mengelola dan tracking aset. Saat mengetahui jumlah dan lokasi aset, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan aset dan cara memeliharanya. Cara ini penting untuk menjaga nilai aset dan memastikan aset digunakan dengan baik.
Tracking aset dan mencatatnya dengan akurat akan membantu Anda membuat keputusan yang bijak saat membeli aset baru.
Mengontrol Biaya
Inventaris dapat mencegah kelebihan stok yang bisa mengikat modal dan menyebabkan pemborosan. Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dengan manajemen inventory yang tepat.
Di lain sisi, inventory dapat mengantisipasi kekurangan stok yang artinya Anda tidak perlu melakukan pembelian inventaris mendadak yang malah membuat harganya menjadi lebih mahal.
Kontrol biaya yang baik bisa meningkatkan profit dan efisiensi dalam operasional sehari-hari.
Perencanaan Produksi
Inventaris yang terkelola dengan baik memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi dengan lebih efektif, memastikan bahan baku selalu tersedia ketika diperlukan dan menghindari keterlambatan produksi.
Perencanaan produksi yang baik juga membantu dalam mengatur jadwal produksi dan memastikan bahwa semua proses berjalan lancar. Perusahaan bisa memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dan menjaga kualitas produk.
Layanan Pelanggan
Nilai inventaris yang akurat membantu perusahaan memastikan ketersediaan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika pelanggan mendapatkan produk yang mereka inginkan tanpa harus menunggu terlalu lama, mereka akan merasa lebih puas dengan layanan yang diberikan.
Pelaporan Keuangan
Inventaris adalah bagian penting dari laporan keuangan perusahaan. Data inventaris yang akurat membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang lebih tepat dan transparan. Dengan laporan keuangan yang baik, perusahaan bisa menarik investasi dan membuat keputusan bisnis yang lebih informatif.
Selain itu, laporan inventaris juga penting dalam proses audit dan kepatuhan terhadap peraturan keuangan yang berlaku.
Jenis-Jenis Inventaris
Jenis inventaris dapat diklasifikasikan berdasarkan beberapa kategori. Beberapa kategori dari inventaris mencakup hal-hal berikut:
Bahan Baku
Bahan baku yang dibutuhkan untuk mengubah inventaris menjadi produk jadi adalah bahan mentah. Barang inventaris ini adalah potongan-potongan komponen yang saat ini tersedia tetapi belum digunakan baik dalam inventaris barang dalam proses maupun barang jadi.
Ada dua jenis bahan baku: bahan langsungyang digunakan langsung dalam barang jadi, dan bahan tidak langsung yang merupakan bagian dari biaya overhead atau pabrik.
Misalnya, bahan baku langsung berupa kulit untuk membuat ikat pinggang akan termasuk dalam kategori ini. Contoh lain, jika Anda menjual bunga buatan untuk bisnis desain interior, katun yang digunakan juga akan dianggap sebagai bahan baku langsung.
Bahan baku tidak langsung bisa berupa bola lampu, baterai, atau barang yang secara tidak langsung berperan dalam menjaga toko Anda tetap beroperasi.
Work in Process
Persediaan yang sedang dikerjakan adalah Work-In-Process (WIP), seperti namanya. Dari perspektif biaya, WIP mencakup bahan baku (ditambah, terkadang biaya tenaga kerja) yang masih “dalam proses produksi” saat periode akuntansi berakhir.
Dengan kata lain, bahan baku langsung maupun tidak langsung yang digunakan untuk membuat barang jadi merupakan inventaris WIP.
Contoh kasus, Jika Anda menjual peralatan medis, kemasannya akan dianggap WIP. Itu karena obat tidak dapat dijual kepada konsumen sampai disimpan dalam kemasan yang tepat. Secara harfiah, ini adalah pekerjaan yang masih dalam proses.
Contoh lain adalah gaun pengantin adat yang belum sepenuhnya selesai saat akhir tahun fiskal tiba. Renda, sutra, dan taffeta itu bukan lagi bahan mentah, tetapi juga bukan gaun pengantin yang selesai.
Barang Jadi
Mungkin jenis inventaris yang paling mudah dipahami adalah inventaris barang jadi. Inventaris yang Anda cantumkan untuk dijual di situs web? Itu adalah barang jadi. Semua produk yang siap dijual kepada pelanggan termasuk dalam kategori ini.
Contoh inventaris barang jadi bisa berupa salad buah dalam kemasan, atau laptop yang siap digunakan karyawan.
MRO (Maintenance, Repairing, Operating)
Inventaris MRP dikenal juga sebagai perlengkapan perawatan, perbaikan, dan operasional, persediaan MRO mencakup semua detail kecil. Persediaan MRO diperlukan untuk merakit dan menjual produk jadi tetapi tidak termasuk dalam produk itu sendiri.
Bergantung pada spesifikasi bisnis Anda, inventaris ini mungkin disimpan, di supplier, atau sedang dalam perjalanan untuk pengiriman.
Contoh inventaris MRO adalah sarung tangan untuk menangani pengemasan suatu produk akan dianggap sebagai MRO. Perlengkapan kantor dasar seperti pulpen, stabilo, dan kertas juga termasuk dalam kategori ini.
Manfaat Mengelola Inventaris bagi Bisnis
Mengelola inventaris dengan baik memberikan berbagai manfaat bagi bisnis. Manfaat tersebut akan berdampak langsung pada kelangsungan bisnis yang sedang Anda jalani. Berikut adalah manfaat mengelola inventaris bagi perusahaan:
Mengurangi Biaya Penyimpanan dan Kerugian
Pengelolaan inventaris yang baik membantu mengurangi biaya penyimpanan. Selain itu dapat mengurangi risiko kerugian akibat barang rusak atau usang. Kita dapat menghindari kerugiaan akan kerusakan di masa yang akan datang
Memastikan Ketersediaan Stok
Manfaat lainnya adalah selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan sehingga ke depannya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis. Kita terhindar dari situasi yang tak terkendali dalam proses produksi.
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan mengelola inventaris kita dapat mengoptimalkan aliran kas. Selain itu dapat mendukung perencanaan produksi dan distribusi yang lebih efisien. Pembiayaan perusahaan dapat lebih terjaga dan sehat.
Memperbaiki Pengawasan dan Pengendalian Biaya
Manajemen inventaris juga mampu membuat identifikasi area di mana biaya bisa dikurangi.
Sehingga memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien. Tentunya berdapat baik bagi kelangsungan perusahaan.
Meningkatkan Produktivitas
Adanya pengelolaan inventaris dapat menghindari gangguan operasional karena kekurangan stok.Sehingga kita dapat memaksimalkan penggunaan peralatan dan bahan baku.
Dengan mengelola inventaris secara efisien, bisnis dapat mencapai kinerja operasional yang lebih baik, meningkatkan keuntungan, dan memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan.
Cara Mengelola Inventaris
Berikut beberapa langkah yang dapat membantu Anda memulai dalam pengelolaan inventaris perusahaan:
Membuat Daftar Inventaris yang Lengkap dan Akurat
Langkah pertama dalam mengelola inventaris adalah membuat daftar yang lengkap dan akurat dari semua barang yang dimiliki oleh perusahaan. Daftar ini harus mencakup informasi detail seperti nama barang, jumlah, lokasi penyimpanan, dan kondisi barang.
Dengan memiliki data yang akurat, perusahaan dapat memantau inventaris dengan lebih efektif dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang. Daftar inventaris yang terperinci membantu dalam perencanaan kebutuhan stok di masa mendatang dan mengidentifikasi barang-barang yang perlu diperbarui atau diganti.
Penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID dapat membantu dalam pencatatan dan pemantauan inventaris secara lebih efisien.
Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris Terkomputerisasi
Menggunakan sistem manajemen inventaris yang terkomputerisasi adalah langkah penting berikutnya. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat, memantau, dan mengelola inventaris dengan lebih mudah dan akurat.
Sistem manajemen inventaris yang baik menyediakan berbagai fitur seperti pelacakan stok secara real-time, pengaturan ulang stok otomatis, dan laporan analisis inventaris.
Sistem manajemen inventaris membantu menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola inventaris, mengurangi human-error, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Sistem manajemen inventaris dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem akuntansi atau sistem penjualan, sehingga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses supply chain.
Rutin Audit Inventaris
Audit inventaris secara rutin adalah langkah penting untuk memastikan data inventaris selalu akurat dan terbaru. Audit inventaris melibatkan pemeriksaan fisik barang-barang yang ada di gudang atau lokasi penyimpanan lainnya dan membandingkannya dengan catatan inventaris. Audit inventaris membantu mengidentifikasi barang yang hilang, rusak, atau tidak tercatat dengan benar.
Audit rutin berfungsi memperbarui catatan inventaris dan memastikan bahwa barang-barang yang tercatat sesuai dengan kondisi nyata. Melakukan audit secara teratur, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal, dapat membantu dalam menjaga integritas data inventaris dan mencegah masalah yang dapat mengganggu operasional bisnis.
Menentukan Metode Pengelolaan Stok yang Tepat
Menentukan metode pengelolaan stok yang tepat adalah langkah krusial dalam manajemen inventaris. Beberapa metode yang umum digunakan adalah metode FIFO (First In First Out) dan LIFO (Last In First Out).
Metode FIFO dalan inventaris memastikan barang yang pertama kali masuk adalah barang yang pertama kali keluar, yang sangat berguna untuk barang-barang yang memiliki masa simpan terbatas.
Sebaliknya, metode LIFO lebih sesuai untuk barang yang tidak mudah rusak atau untuk situasi di mana harga barang cenderung meningkat. Memilih metode yang tepat tergantung pada jenis barang yang dimiliki dan kebutuhan bisnis.
Metode pengelolaan inventaris yang tepat membantu dalam mengurangi pemborosan dan memastikan bahwa barang selalu dalam kondisi optimal untuk digunakan atau dijual.
Melatih Karyawan dalam Pengelolaan Inventaris
Melatih karyawan dalam pengelolaan inventaris adalah langkah terakhir namun tidak kalah penting. Karyawan yang terlibat dalam proses inventaris harus memahami prosedur dan sistem yang digunakan untuk mengelola inventaris.
Pelatihan inventaris untuk karyawan meliputi cara mencatat barang, melakukan audit, menggunakan sistem manajemen inventaris, dan memahami metode pengelolaan stok yang digunakan oleh perusahaan.
Karyawan dapat melakukan tugas mereka dengan lebih efisien dan akurat, serta mengurangi kesalahan yang dapat terjadi dalam pengelolaan inventaris. Pelatihan yang baik juga meningkatkan kesadaran karyawan terhadap pentingnya manajemen inventaris dan dampaknya terhadap keberhasilan operasional bisnis.
Contoh Cara Membuat Daftar Inventaris
Berikut adalah contoh sederhana daftar inventaris untuk bisnis garmen:
| Jenis Inventaris | Nama Barang | Jumlah | Kondisi | Lokasi |
|---|---|---|---|---|
| Bahan baku | Kain katun | 500 m | Baik | Gudang bahan baku |
| Bahan baku | Benang | 1,000 gulung | Baik | Gudang bahan baku |
| Bahan baku | Kancing | 2,000 buah | Baik | Gudang bahan baku |
| WIP | Kaos polos | 300 pcs | Proses | Area produksi 1 |
| WIP | Celana jeans | 150 pcs | Proses | Area produksi 2 |
| WIP | Jaket | 100 pcs | Proses | Area produksi 3 |
| Barang jadi | T-shirt | 400 pcs | Baik | Gudang barang jadi |
| Barang jadi | Rok | 250 pcs | Baik | Gudang barang jadi |
| Barang jadi | Kemeja | 350 pcs | Baik | Gudang barang jadi |
| Barang jadi | Dress | 200 pcs | Baik | Gudang barang jadi |
Kesimpulan
Memahami apa itu inventaris, fungsinya, jenis-jenisnya, manfaat mengelola inventaris, serta cara mengelolanya adalah langkah penting dalam mengoptimalkan operasional bisnis.
Dengan mengelola inventaris secara efisien, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Implementasi sistem manajemen inventaris yang baik dan pelatihan karyawan adalah kunci untuk mencapai tujuan ini.
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan dan keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
