Di era saat ini mungkin kamu tidak asing lagi dengan Virtual Account, bukan? Ya, penggunaan virtual account adalah cara yang banyak dipakai saat belanja online maupun transaksi keuangan seperti pembayaran tiket perjalanan hingga pemesanan kamar hotel tidak lepas dari penggunaan virtual account.
Bahkan saat ini, sudah banyak perusahaan besar menerapkan penggunaan virtual account dalam proses bisnisnya dan terbukti memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan.
Sebenarnya apa sih virtual account itu? Virtual Account adalah rekening buatan yang sebenarnya tidak nyata, maksudnya adalah rekening tersebut hanya tersedia dalam bentuk virtual. Meski begitu ternyata virtual account memiliki cara kerja yang tersistematis dan dapat memudahkan setiap transaksi keuangan yang dilakukan.
Cara Kerja Virtual Account
Metode pembayaran dengan menggunakan virtual account tentu berbeda dengan metode pembayaran transfer bank yang mungkin masih kamu lakukan sampai saat ini. Penggunaan virtual account jauh lebih efisien karena membuat pembeli maupun penjual dapat bertransaksi secara cepat dan mudah.
Penjual hanya perlu memberikan nomor ID virtual account kepada pembeli, sedangkan pembeli hanya perlu memasukkan nomor ID tersebut saat akan melakukan pembayaran. Hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah cepat melalui mesin ATM maupun mobile/internet banking. Transaksi akan otomatis tercatat tanpa segera setelah pembayaran dilakukan di rekening penjual.
Setelah pembayaran diterima, informasi transaksi akan tercatat sehingga penjual dapat langsung melakukan pengecekan dan pendataan pembeli yang sudah melakukan pembayaran dalam transaksi tersebut.
Jenis Virtual Account
Virtual account biasanya sudah dilengkapi dengan menyediakan berbagai fitur yang mendukung perannya sebagai metode pembayaran yang mudah dan praktis. Selain penggunaannya, ternyata virtual account terbagi dalam dua jenis, yaitu fixed virtual account dan non-fixed virtual account. Simak penjelasannya berikut ini.
Fixed Virtual Account
Fixed virtual account adalah nomor akun virtual yang secara spesifik ditentukan oleh pengguna. Misalnya, saat kamu menggunakan aplikasi e-wallet dengan menghubungkan nomor ponsel sebagai nomor ID, kamu dapat melakukan pembayaran secara berulang tanpa perlu melakukan nomor ID berkali-kali.
Bahkan, kamu dapat menambah saldo milikmu hanya ke nomor VA yang ada.
Non-Fixed Virtual Account
Sementara itu, Non-Fixed virtual account adalah nomor akun virtual yang ditentukan secara acak dan biasanya hanya bisa digunakan untuk satu kali transaksi.
Misalnya, saat kamu ingin melakukan pembayaran melalui virtual account untuk membayar di sebuah platform e-commerce, maka nomor ID atau virtual account yang diperoleh tersebut tidak akan dapat kamu gunakan kembali untuk melakukan transaksi lainnya meskipun untuk pembelian di tempat yang sama.
Perlu diperhatikan, virtual account memiliki masa kadaluarsa. Apabila masa berlaku VA sudah habis, kamu tidak dapat menggunakannya untuk transaksi pembayaran. Pada beberapa transaksi, masa kadaluarsa virtual account bahkan hanya dalam beberapa menit saja.
Keuntungan Menggunakan Virtual Account
Selain dipilih karena kemudahan dan kecepatannya, virtual account ternyata memiliki beberapa keuntungan. Dengan metode pembayaran ini, perusahaan atau penjual maupun pelanggan bisa melakukan transaksi secara aman dan terjamin karena data akan tercatat secara otomatis dalam sistem.
Bagi pelanggan atau pembeli, dengan melakukan pembayaran melalui virtual account dapat membuat proses transaksi jauh lebih cepat karena pelanggan hanya perlu melakukan beberapa langkah.
Pertama, kamu hanya perlu memasukkan nomor ID yang sudah diberikan oleh pihak penjual atau perusahaan e-commerce. Selanjutnya, kamu tidak perlu mengirimkan perlu lagi mengirimkan bukti transfer kepada penjual karena transaksi sudah tercatat secara otomatis di sistem milik penjual atau perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Marketplace? Pengertian, Jenis dan Contoh
Manfaat Penggunaan Virtual Account bagi Perusahaan
Dalam membuat suatu perusahaan, penggunaan virtual account ternyata memberikan banyak keuntungan terutama memudahkan dalam sistem keuangan saat bertransaksi dengan pelanggan. Beberapa diantaranya adalah:
Informasi Pembayar Terjamin
Ketersediaan informasi dari pembayar akan lebih terjamin dengan sistem virtual account. Kenapa demikian? Pembayar yang melakukan pembayaran secara virtual atau virtual payment melalui virtual account akan tercatat transaksinya dalam ‘satu pintu’ melalui nomor virtual account.
Kemudahan Pelacakan Pembayaran
Dengan menggunakan sistem virtual account, perusahaan akan lebih dimudahkan dalam melacak atau ‘tracking’ transaksi. Ya, perusahaan hanya perlu untuk memeriksa setiap transaksi yang masuk melalui nomor virtual account yang sudah ada.
Pengelolaan Dana Lebih Baik
Mengapa virtual account menjanjikan pengelolaan dana yang lebih baik?
Dengan menggunakan virtual account tentu akan membuat transaksi keuangan perusahaan milikmu lebih terjaga dan tidak mudah terkena penipuan atau fraud dikarenakan penggunaan virtual account menjamin transaksi lewat satu nomor spesifik yang bisa kamu gunakan sebagai tempat pembayaran atas jasa perusahaan milikmu.
Uang Masuk Tercatat Secara Real-Time
Keuntungan lain bagi perusahaan, yaitu dapat mempermudah proses transaksi dan rekonsiliasi keuangan. Dengan menggunakan virtual account, penjual dapat langsung mengidentifikasi pembeli yang sudah melakukan pembayaran.
Uang yang sudah dibayarkan tersebut juga akan langsung masuk ke rekening perusahaan secara langsung real-time.
Baca Juga: Rekonsiliasi Bank Adalah: Pengertian, Tujuan, Komponen dan Prosedur
Efisiensi Waktu dan Pencatatan
Dengan adanya virtual account, kamu tidak perlu melakukan pencatatan transaksi dengan cara manual lagi. Ya, setiap transaksi akan tercatat dalam rekening perusahaan milikmu dengan identitas pembayar yang sudah lengkap.
Dengan begitu kamu dapat menghemat waktu dalam memproses pembayaran dari pelanggan.
Kesimpulan
Dalam perkembangannya, saat ini sudah banyak bisnis atau perusahaan menggunakan virtual account dalam transaksi keuangannya. Ya, terkadang sistem rekening perusahaan yang lebih dari satu ternyata menghabiskan biaya dan waktu yang tidak sedikit.
Dengan menggunakan virtual account, perusahaan tidak lagi memerlukan rekening bank lebih dari satu. Selain itu, dengan kemudahan pencatatan yang didapatkan saat menggunakan virtual account tentu dapat menjadikan manajemen keuangan perusahaan menjadi lebih simple dan sederhana.
Apakah menerapkan sistem pembayaran virtual account ini sulit? Rasanya tidak, karena dengan menggunakan sistem virtual account dapat mempermudah banyak hal terutama dari segi manajemen keuangan perusahaan saat melakukan transaksi.
Jawabannya adalah dengan menyediakan sebuah sistem atau software yang terintegrasi dengan perusahaanmu secara menyeluruh tak hanya dalam pencatatan transaksi melalui virtual account.
Sistem atau software yang dapat mendukung hal tersebut tentu dapat diakses secara lengkap baik online maupun offline dengan berbagai fitur yang ada dari segi bisnis, penjualan, hingga pencatatan yang ada. Dan yang terpenting sistem tersebut pun harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan bisa dikustomisasi.
MASERP mungkin bisa menjadi salah satu pilihan sebagai accounting software dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan milikmu. MASERP adalah software ERP yang sudah didukung dengan standar keuangan Multi Currency, Multi Warehouse, dan E-Faktur dan dapat diakses dimana saja dan dalam berbagai perangkat baik melalui smartphone maupun laptop milikmu.
Segera konsultasikan kebutuhan software perusahaan Anda dengan konsultan ahli kami sekarang, gratis!
