Memiliki sistem pengelolaan stok barang yang tepat dan efektif menjadi sebuah keharusan bagi industri yang ingin mengoptimalkan penjualan dan operasionalnya. Pengelolaan stok yang efektif akan memberikan banyak manfaat ke perusahaan, antara lain dapat memberikan informasi ketersediaan barang yang real-time, stok barang penjualan yang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan efisiensi operasional sehari-hari.
Oleh karena itu, penting bagi Anda sebagai pelaku bisnis untuk bisa memahami dengan baik tentang pengelolaan persediaan barang di perusahaan yang akan dijelaskan secara lebih detail di artikel ini dari mulai pengertian, jenis, metode, hingga kesalahan dalam pengelolaan stok barang.
Pengertian Stok Barang
Stok barang didefinisikan sebagai kumpulan produk atau barang dagang yang tersedia di perusahaan dan tercatat sebagai inventaris perusahaan dalam periode tertentu. Pada dasarnya stok barang ini bisa berupa barang jadi siap jual ke customer, bahan baku dalam proses produksi, atau barang yang masih dalam tahap pembuatan.
Perusahaan perlu memastikan persediaan atau produk dapat terkelola dengan baik dan efektif agar tidak mengalami kerugian karena terlalu banyak stok atau kehilangan pelanggan karena tidak ada stok yang dicari pelanggan.
Baca Juga: 5 Proses Manajemen Inventaris yang Mudah Dipahami
Jenis Stok Barang
Stok barang dalam operasional gudang terbagi ke dalam beberapa jenis berdasarkan klasifikasi status atau tahap life cycle barang di dalam perusahaan. Berikut penjelasan lebih detailnya.
Stok Bahan Baku
Stok bahan baku adalah barang atau material mentah yang digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan produk jadi. Contohnya bahan baku untuk pembuatan pakaian seperti kain, benang, kancing, dan sebagainya.
Stok Barang dalam Proses
Stok barang dalam proses merupakan barang atau produk yang sedang dalam tahap produksi namun belum selesai. Contohnya seperti mobil yang sedang dirakit di pabrik otomotif, pakaian yang sedang dijahit di pabrik garmen.
Stok Barang Jadi
Stok barang jadi adalah produk yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual kepada pelanggan, sebagai contohnya yaitu mobil baru di dealer otomotif, pakaian yang tersedia di toko retail.
Stok Pengamanan
Jenis stok ini adalah stok yang sengaja disimpan di gudang untuk memastikan produk tersebut tidak habis sebelum waktunya dijual ke pelanggan.
Stok Antisipasi
Stok barang antisipasi adalah stok yang disiapkan untuk mengantisipasi fluktuasi (naik turunnya) sebuah penjualan dalam periode tertentu. Semisal jika nantinya ada tren suatu produk yang permintaan barangnya akan tinggi.
Metode Stok Barang
Terdapat beberapa metode yang diterapkan dalam pengelolaan stok barang di perusahaan. Metode ini merujuk pada strategi untuk mengelola persediaan secara efektif. Berikut penjelasan lebih detailnya.
Metode FIFO (First-In-First-Out)
Metode FIFO adalah mengeluarkan atau menjual barang yang pertama masuk ke gudang atau sistem stok (first-in) sebelum barang-barang yang lebih baru (first-out). Dengan kata lain, barang yang lebih lama akan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum barang yang lebih baru. Misalnya adalah jenis persediaan barang seperti makanan, yang lebih baru tetap segar.
Metode LIFO (Last-In-First-Out)
Metode ini merupakan kebalikan dari FIFO, LIFO adalah metode mengeluarkan atau menjual barang yang terakhir masuk ke gudang atau sistem stok (last-in) terlebih dahulu sebelum barang-barang yang lebih lama (first-out). Misalnya, dalam situasi harga barang terus naik, perusahaan mungkin menggunakan metode LIFO untuk mengurangi keuntungan pajak yang harus mereka bayarkan dengan mengeluarkan barang dengan harga yang lebih tinggi terlebih dahulu.
Metode JIT (Just-in-Time)
Metode just in time bertujuan agar persediaan barang atau di gudang hanya dalam jumlah yang sekecil mungkin melalui pengiriman yang tepat waktu.
Metode FEFO (First-Expried-First-Out)
Metode FEFO memiliki prinsip agar barang yang mendekati tanggal kadaluwarsa lebih pendek dapat diterima oleh pelanggan terlebih dahulu. Walaupun hampir mirip dengan metode FIFO, metode ini lebih berfokus pada tanggal kadaluwarsa barang bukan waktu masuknya barang ke gudang. Contohnya seperti obat-obatan di apotek.
Keuntungan Mengelola Stok Barang secara Efektif
Pengelolaan stok barang yang efektif akan memberi banyak keuntungan bagi penjualan dan operasional perusahaan. Berikut penjelasannya:
- Permintaan pelanggan terpenuhi dengan baik, perusahaan akan berupaya memiliki persediaan dalam jumlah aman dan lengkap.
- Menghemat biaya penyimpanan, mengurangi risiko stok berlebih atau rusak, dan mengurangi adanya kerugian persediaan.
- Operasional sehari-hari menjadi lebih efisien karena bila stok dikelola dengan baik seperti stok disimpan dengan rapi dan teratur sesuai kategori dan kode di setiap rak gudang, Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari stok tersebut.
- Meningkatkan cash flow karena dapat menngurangi jumlah uang yang terikat dalam persediaan yang tidak diperlukan. Ini juga dapat meningkatkan kas dan likuiditas sehingga anggaran dapat dialokasi ke investasi, ekspansi bisnis, atau dividen saham.
- Dapat melayani pelanggan dengan lebih baik karena Anda memiliki stok yang dibutuhkan pelanggan dan mengirimkannya tepat waktu dan sesuai pesanan.
- Mendapatkan insight mengenai tren penjualan, permintaan pelanggan, dan performa produk dari data stok.
- Mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang bisa mengganggu operasional bisnis.
Kesalahan Mengelola Stok Barang
Dalam mengelola stok barang, sering kali terjadi masalah dan mengakibatkan dampak yang merugikan bagi perusahaan, seperti adanya tambahan biaya yang perlu dikeluarkan, kehilangan penjualan, dan pelanggan yang tidak puas. Berikut ini kesalahan yang biasanya terjadi dalam mengelola stok barang:
Stok Barang Berlebih (Overstock)
Overstocking biasanya terjadi karena penyimpanan stok barang terlalu banyak dan tidak sebanding dengan permintaan pelanggan yang sebenernya. Barang yang jumlahnya terlalu banyak di gudang bisa menghabiskan banyak biaya dan membuat arus kas bisnis terhambat.
Stok Barang Kurang (Understock)
Understocking dapat terjadi jika stok barang yang ada di gudang kurang dari jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Tentunya hal ini bisa berdampak pada kekecawaan pelanggan, total penjualan berkurang, dan potensi menurunnya brand awareness.
Kurang Pemantauan dan Pembaruan Stok
Pemantauan dan pembaruan stok barang harus selalu dilakukan secara konsisten dan terjadwal untuk mengantisipasi data dan stok yang tidak akurat dalam perkiraan dan pengelolaan stok.
Tidak Memperhatikan Rotasi Stok
Kesalahan ini terjadi ketika perusahaan tidak mengikuti prinsip rotasi stok FIFO (First-In-First-Out) atau LIFO (Last-In-First-Out). Hal ini dapat menyebabkan penumpukan barang lama di gudang, risiko barang kedaluwarsa, dan penurunan kualitas atau nilai produk.
Kurang Informasi dan Analisis Stok
Dengan memperhatikan dan menghindari kesalahan-kesalahan ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok barang, mengurangi risiko kerugian, dan mencapai kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Tips Mengelola Stok Barang Agar Tidak Rugi
Untuk mengelola stok barang secara efektif dibutuhkan perencanaan yang matang, pemantauan yang teratur, dan tentunya pengambilan keputusan yang tepat. Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan.
Lakukan Perencanaan Stok
Dalam membuat sebuah perencanaan stok, perusahaan dapat membuatnya berdasarkan data historis penjualan, hasil analisis permintaan dan tren pasar, dan faktor-faktor lainnya.
Pantau Stok Secara Teratur
Saat ini banyak software yang bisa membantu perusahaan dalam mengelola stok secara real-time tanpa repot harus melakukan pembaruan stok secara manual.
Pilih Metode Pengelolaan Stok yang Sesuai
Perusahaan dapat memilih metode pengelolaan persediaan barang antara FIFO, LIFO, JIT, atau FEFO yang disesuaikan dengan jenis dan karakteristik barang atau produknya.
Optimalkan Proses Pesanan dan Pengadaan
Dengan menerapkan pembelian yang terencana dan teratur, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pemesanan dan pengadaan barang.
Tingkatkan Sistem Manajemen Stok
Perusahaan perlu berinvestasi dalam sistem manajemen stok atau software yang canggih untuk membantu pemantauan, mmebuat prediksi, dan mengelola stok secara efektif. Pilih sistem yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain dan memberikan fungsionalitas yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca Juga: Tips Mudah Membuat Laporan Persediaan Barang (Beserta Software)
Kesimpulan
Dengan meningkatkan performa dalam mengelola stok, efisiensi opersional perusahaan pun juga dapat meningkat, banyak pelanggan yang puas, dan hemat anggaran.
Pencatatan stok dengan sistem manual dapat dengan mudah dimanipulasi oleh pihak-pihak tak bertanggung jawab sedangkan jika menggunakan software ERP seperti MASERP pasti ada fitur hak akses user. Anda dapat membatasi karyawan agar tidak dapat melakukan perubahan data yang bukan menjadi tanggung jawabnya.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!