Manajemen inventaris merupakan suatu kegiatan pencatatan aset atau barang sekaligus pengelolaan data aset yang dimiliki organisasi secara profesional demi kelancaran operasionalnya. Sayangnya, keberadaan program inventaris ini belum mendapatkan perhatian yang serius oleh sejumlah organiasi, sehingga peran dan fungsinya belum begitu terlihat secara nyata. Nyatanya jika inventaris aset atau barang dikelola dengan baik akan memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan keberhasilan dalam kegiatan suatu organisasi.
Apa itu Manajemen Inventaris?
Manajemen inventaris adalah cara Anda melacak dan mengontrol inventaris bisnis Anda saat dibeli, diproduksi, disimpan, dan digunakan. Manajemen inventaris atau inventory management mengatur seluruh arus barang, mulai dari pembelian hingga penjualan, kemudian memastikan bahwa Anda selalu memiliki jumlah yang tepat dari barang yang tepat di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat.
Baca Juga: Management Inventory
Pentingnya Mengelola Inventaris
Kurangnya Penyusutan Inventaris
Penyusutan dalam akuntansi adalah adanya pengurangan nilai perolehan pada suatu barang atau lebih, atau lebih tepatnya berkurangnya nilai jual pada suatu barang saat ingin dijual lagi. Umumnya, penyusutan ini akan lebih melekat pada suatu aset perusahaan, terutama aset tetap seperti kendaraan akan menjadi berkurang karena nilai jual yang dimiliki oleh kendaraan tersebut setelah digunakan dalam beberapa tahun.
Nah, sedangkan penyusutan inventaris adalah berkurangnya jumlah persediaan barang yang umumnya terjadi karena kesalahan manusia di beberapa periode tertentu. Bentuk pengurangan tersebut seperti adanya tindak pencurian, pengelolaan inventaris yang salah, dan juga kesalahan dalam pencatatan barang. Penyusutan inventaris tersebut akan dijumlahkan dan dicatat dalam laporan keuangan di akun aktiva.
Contoh format daftar inventaris kantor umumnya berbentuk tabel alat-alat kantor seperti alat tulis kantor atau ATK, dan alat penunjang kegiatan kantor. Dalam hal ini, daftar inventaris kantor dibuat menjadi dua rangkap agar bisa menghindari kehilangan data di lain hari.
Akses Tata Letak yang Mudah
Mengelola inventaris pada gudang yang yang sangat besar akan memerlukan waktu dan juga tenaga yang lebih banyak, terlebih lagi dengan adanya persediaan barang Anda yang jumlahnya ribuan. Dengan mengelola inventaris, maka Anda akan lebih mudah dalam mengawasi ribuan jenis barang tersebut dengan menggunakan tata letak barang dan juga produk yang berbeda. Perkembangan yang pesat di era digital seperti saat ini sudah didukung dengan penggunaan sistem barcode pada setiap tata letak barang persediaan. Selain itu, fungsi tata letak pada barang juga akan lebih memudahkan proses stock opname pada akhir bulan, sehingga penempatan tata letak akan berdasarkan pada setiap kategori masing-masing, dan mengurangi resiko barang rusak, kadaluarsa atau tidak layak jual/pakai, dll.
Tingkatkan Layanan Konsumen
Dengan pengelolaan inventaris yang baik, maka layanan konsumen pun akan menjadi meningkat dengan adanya ketersediaan produk. Kepuasan setiap konsumen akan memengaruhi ketersediaan barang karena konsumen akan lebih dulu memilih membeli barang dari perusahaan lain yang stok persediaan barangnya terjaga dan sudah siap untuk dikirim. Selain itu, konsumen pun akan menjadi lebih loyal dan bersedia untuk membayar lebih mahal jika Anda mampu memenuhi kebutuhan mereka lebih cepat. Selain itu, nantinya juga mereka akan merekomendasikan bisnis Anda ke kerabat, tema atau partner bisnisnya untuk menjalin kerjasama dengan Anda.
Mengukur Kinerja Pengelolaan Inventaris
Kinerja pengelolaan inventaris bisa diukur dengan menggunakan KPI atau Key Performance Indicator demi etos kerja dan suasana kerja yang lebih kondusif. Peningkatan semangat kerja pada tiap karyawan akan membuat Anda menjadi lebih mudah dalam mengawasi dan mengendalikan inventaris perusahaan. Angka pada KPI akan menunjukan seberapa baik perusahaan Anda dalam mengelola inventaris dan bisa memudahkan dalam hal penerapan fungsi akuntansi.
Cara Kerja Manajemen Inventaris?
Pada tingkat dasar, manajemen inventaris bekerja dengan melacak produk, komponen, dan bahan-bahan di seluruh pemasok, stok di tangan, produksi dan penjualan untuk memastikan bahwa stok digunakan seefisien dan seefektif mungkin. Ini dapat dilakukan sedalam yang Anda butuhkan, contohnya, dengan memeriksa perbedaan antara permintaan dependen dan independen, atau memperkirakan penjualan untuk merencanakan ke depan. Tetapi pada akhirnya, semuanya kembali ke saham Anda.
Proses Manajemen Inventaris
Berikut ini 5 tahapannya, proses manajemen inventaris melibatkan pelacakan dan pengendalian stok saat bergerak dari pemasok ke gudang Anda lalu ke pelanggan Anda. Ada lima tahapan utama yang harus diikuti yaitu:
- Purchasing: Ini bisa berarti membeli bahan mentah untuk diubah menjadi produk, atau membeli produk untuk dijual tanpa perlu perakitan.
- Production: Membuat produk jadi Anda dari bagian-bagian penyusunnya. Tidak setiap perusahaan akan terlibat dalam manufaktur – grosir, misalnya, mungkin melewatkan langkah ini sepenuhnya.
- Holding stock: Menyimpan bahan mentah Anda sebelum diproduksi (jika diperlukan), dan barang jadi Anda sebelum dijual.
- Sales: Menjual barang Anda ke tangan pelanggan, dan menerima pembayaran.
- Reporting: Bisnis perlu mengetahui berapa banyak yang dijual, dan berapa banyak uang yang dihasilkan dari setiap penjualan.
Kesimpulan
Rasanya, tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.
Adanya manajemen inventaris juga tidak hanya dapat digunakan dalam bisnis perusahaan besar saja, bisnis kecil dan menegah juga bisa menggunakan management ini. Anda bisa gunakan software akuntansi moderen seperti MASERP dalam kebutuhan inventory perusahaan Anda ataupun dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata. Selain itu ada fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kepada konsultan ahli kami!
Sampai bertemu di artikel berikutnya ya!
