Persediaan barang merupakan aset bagi bisnis, khususnya retail. Nilai yang dimiliki harus akurat sesuai dengan catatan (digital maupun fisik). Apabila tidak, justru akan merugikan perusahaan Anda. Untuk memantau dan menghindari kendala tersebut, perusahaan perlu membuat laporan persediaan barang yang akurat dan dapat menjadi bahan pembuat keputusan bisnis. Mengapa laporan ini begitu penting? Kapan harus dibuatnya? Berikut ini jawabannya beserta tips membuat laporan dan rekomendasi softwarenya!
Pengertian Laporan Persediaan Barang
Laporan persediaan barang adalah dokumen yang berisi informasi berapa banyak jumlah akurat persediaan barang yang Anda miliki. Persediaan barang di perusahaan sebaiknya dihitung ulang dalam jangka waktu tertentu, misalnya setiap akhir bulan agar mengetahui barang apa saja yang masih dalam stock aman dan barang yang sudah dalam nilai minimum, barang apa yang paling laris, dan lain-lain.
Bagi bisnis yang memiliki persediaan hingga ribuan barang, mengecek dan mencatat satu per satu stock di tiap kategori barang pasti akan memakan waktu lama. Biasanya dibutuhkan barcode untuk memudahkan pengecekan persediaan dan prosesnya pun dapat lebih cepat.
Pentingnya Laporan Persediaan Barang
Laporan keuangan bulanan maupun tahunan dibuat untuk mengetahui kondisi cash flow bisnis sebenarnya dan menyusun strategi bisnis di periode berikutnya. Sama halnya dengan laporan persediaan barang, dengan laporan ini Anda dapat mengetahui jumlah persediaan sebenarnya, berapa banyak selisih dan kelebihan barang di gudang dan memudahkan dalam pembuatan buku besar.
Ketika staff Anda melakukan pengecekan jumlah persediaan barang di gudang, selanjutnya data tersebut juga dicocokkan dengan jumlah yang ada di pembukuan.
Laporan persediaan barang penting bagi sebuah bisnis karena Anda dapat mengetahui berapa banyak aset yang dimiliki. Bagi bisnis retail, persediaan barang merupakan sumber pendapatan dan laba.
Satu laporan persediaan dapat memberikan insight bagi berbagai divisi di perusahaan Anda misalnya divisi operasional menemukan dan mencegah adanya kesalahan SKU, divisi penjualan mengetahui barang mana yang paling laris, divisi pembelian mengetahui stock mana yang perlu dibeli lagi, dan lain-lain.
Kapan Laporan Persediaan Barang Dibuat?
Laporan persediaan barang harus dibuat rutin, terutama dalam periode penjualan yang sibuk misalnya saat hari raya.
Laporan Mingguan dan Bulanan
Dalam pembuatan laporan mingguan dan bulanan, Anda dapat memanfaatkan software inventory, POS dan data e-commerce untuk mendapatkan data. Anda perlu memahami data apa dan siapa yang akan menggunakannya. Misalnya laporan mingguan dan bulanan dapat digunakan oleh tim marketing untuk membandingkan apakah kinerja launching produk baru mempengaruhi penjualan atau tidak.
Setelah Penjualan di Musim Tertentu
Salah satu yang tak kalah penting adalah Anda perlu metrik penjualan setelah waktu tertentu misalnya Natal, tanggal cantik, dan lainnya. Biasanya laporan ini juga mencakup pembuatan dan analisis pelaporan tiap periode seperti mingguan, bulanan, kuartal dan tahunan. Tren penjualan dapat memberikan Anda insight mengenai pertumbuhan penjualan, misalnya tanggal cantik 8.8 dan 9.9 mana yang menghasilkan penjualan lebih baik, campaign mana yang berhasil, dan lain sebagainya.
Tips Membuat Laporan Persediaan Barang
Mengelola gudang dan persediaan barang bukan hal yang mudah, apalagi jika Anda memiliki banyak sekali persediaan. Permasalahan dalam mengelola persediaan barang seperti rak dan number yang tidak teratur serta kesalahan input data dapat dicegah agar bisnis Anda tidak mengalami kerugian.
Yang paling utama, Anda perlu menunjuk PIC (person in charge) atau staff yang khusus mencatat data persediaan. Data tersebut dapat berisi transaksi penjualan barang di periode tertentu, sehingga Anda tahu barang apa saja yang keluar dari gudang dan berapa banyak sisa persediaannya. Data penjualan di periode sebelumnya juga dapat menjadi perkiraan penjualan di periode setelahnya, sehingga Anda tidak perlu menyimpan terlalu banyak maupun kekurangan persediaan.
Selanjutnya, jangan lupa untuk selalu mencantumkan kode atau SKU pada setiap barang di gudang. Kode barang tersebut nantinya akan memudahkan dalam mengelola dan mencatat barang di gudang.
Kode barang dapat dipakai juga untuk menata barang di rak, berdasarkan kode tersebut, sehingga Anda akan lebih mudah mencarinya.
Untuk menghindari pencatatan persediaan dan perhitungan saldo, sebaiknya Anda menyimpan dengan baik nota pembelian dan penjualan barang. Setelah itu, catat setiap harinya agar data yang Anda miliki rapi dan akurat.
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Kartu Persediaan Barang Pakai Software
Fitur Laporan Persediaan Barang di MASERP
Mengelola banyak gudang dan persediaan barang di berbagai bisnis terkadang akan menimbulkan beberapa kendala seperti human error dan tidak dapat terintegrasi dengan departemen lain.
Solusinya adalah Anda dapat menggunakan software ERP yang dapat terintegrasi dengan berbagai departemen di perusahaan. Dokumen laporan juga tersimpan secara digital sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu mencari tumpukan dokumen fisik di ruangan Anda.
MASERP sebagai software yang dapat digunakan oleh berbagai departemen, sehingga ketika ada penjualan masuk akan otomatis mengurangi persediaan barang. Sebaliknya, jika ada pembelian barang (purchasing), akan otomatis menambah persediaan barang dan transaksi.
MASERP memiliki modul persediaan barang untuk berbagai industri bisnis, di dalamnya memiliki fitur daftar barang, transaksi barang, bill of materials, stock opname dan masih banyak lagi.
Tidak hanya laporan keuangan saja yang diperlukan oleh sebuah bisnis, tetapi juga penjualan dan persediaan barang. Laporan persediaan barang yang ada di MASERP dan dapat menjadi bahan analisa pembuatan keputusan Anda antara lain tercantum di gambar di bawah ini.
Baca Juga: Manfaat dan Fitur Software Persediaan Barang MASERP
Kesimpulan
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
