Software ERP Adalah Solusi Bisnis: Karakteristik & Implementasi

Software ERP adalah software manajemen bisnis yang membantu mengotomatisasi fungsi bisnis penting di perusahaan. Bagi banyak perusahaan, software ERP adalah sistem pencatatan yang mengumpulkan input dari berbagai departemen seperti akuntansi, manufaktur, supply chain, penjualan, marketing dan masih banyak lagi untuk memastikan data berada dalam satu sistem.

Istilah software ERP sering disamakan dengan software keuangan (akuntansi, faktur dan pelaporan keuangan), nyatanya ERP juga  mengintegrasikan beberapa modul lain seperti business intelligence (BI), customer relationship management (CRM), omnichannel commerce, material requirements planning (MRP), supply chain management (SCM), dan human resource planning (HRP). 

Pengertian Software ERP

Software ERP adalah software yang menyederhanakan dan mengintegrasikan proses bisnis secara menyeluruh seperti keuangan, human resources, procurement, distribusi, produksi dan lain sebagainya. Biasanya software ERP beroperasi pada satu database.

ERP awalnya dirancang untuk perusahaan manufaktur, tetapi saat ini sudah banyak digunakan oleh industri jasa, layanan keuangan, konstruksi, kesehatan, pemerintahan bahkan perhotelan.

Setiap industri memiliki spesifikasi khusus untuk software ERP yang mereka gunakan. Misalnya, pemerintahan menggunakan ERP untuk contract lifecycle management (CLM) daripada pembelian secara tradisional, dan sistem tersebut mengikuti aturan akuntansi pemerintah. Bank memiliki proses penyelesaian back-office untuk melakukan rekonsiliasi cek, kartu kredit, kartu debit dan instrumen lainnya.

Software ERP adalah sebuah investasi untuk perusahaan karena dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dengan berbagai cara.

Dengan mengintegrasikan informasi keuangan perusahaan dalam satu sistem, software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan. Mereka juga mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory,  akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.

Sebagian besar ERP juga sudah terintegrasi dengan tools customer relationship management (CRM) untuk melacak inventory pelanggan, sehingga memberikan insight lebih dalam mengenai perilaku dan kebutuhan pelanggan.

ERP juga dapat membuat proses manufaktur lebih terstandar dan terotomatisasi, serta menyatukan data procurement di seluruh unit bisnis perusahaan yang berbeda.

Beberapa software ERP yang sudah dilengkapi dengan modul SDM dapat menyajikan laporan waktu kerja, tracking pengeluaran uang, training, pencocokan skills dan sejenisnya. Kemampuan perusahaan dapat meningkat dalam menyajikan laporan yang diperlukan untuk pemerintah, HR, dan supplier.

Mengoperasikan software ERP dengan baik akan mengurangi waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan setiap proses bisnis. Tiap departemen dapat berkolaborasi melalui satu database yang dapat diatur berdasarkan tanggung jawab departemen tersebut sehingga Anda dan tim dapat mengambil keputusan lebih cepat dan akurat.

Standarisasi dan penyederhanaan alur kerja yang ditawarkan oleh software ERP diharapkan bisa menciptakan perusahaan yang lebih gesit dan dapat beradaptasi dengan cepat sambil meningkatkan potensi kolaborasi antar departemen di perusahaan.

Software ERP adalah software dengan database terpusat sehingga tingkat keamanannya lebih tinggi dibandingkan kalau perusahaan Anda memiliki data yang tersebar di banyak sistem.

Baca Juga: Terbaru 2021! Ini Daftar Harga 6 ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkapnya!

4 Karakteristik Umum Software ERP

Software ERP memiliki skala, ruang lingkup dan fungsionalitas yang sangat bervariasi. Tetapi sebagian besar software ERP memiliki karakteristik sebagai berikut:

Integrasi Seluruh Perusahaan

Software ERP dapat mengintegrasikan seluruh departemen dan unit bisnis perusahaan. Misalnya, pesanan baru yang masuk secara otomatis akan diperiksa, menanyakan ketersediaan produk dan mengupdate jadwal distribusi. Setelah pesanan produk dikirim ke pelanggan, faktur akan dikirim.

Data Real Time

Dalam proses pemesanan barang hingga pengiriman dapat terjadi dalam waktu beberapa detik setelah pesanan diterima, berkat software ERP. Selain itu, Anda bisa mengidentifikasi masalah yang terjadi di unit bisnis dengan lebih cepat serta memberikan lebih banyak waktu untuk memperbaiki masalah tersebut.

Database Terpusat

Setiap departemen di perusahaan dapat mengakses data di ERP tanpa perlu menggunakan software berbeda. Banyak software ERP yang membagi database berdasarkan departemen mereka untuk lebih meningkatkan kinerja. Jangan khawatir data akan bocor, karena Anda bisa membuat pengaturan hak akses atas data berdasarkan departemen atau tanggung jawab karyawan, seperti yang tersedia di MASERP.

Tampilan yang Konsisten

Vendor ERP seperti MASERP menyadari bahwa software dengan user interface (UI) yang konsisten dapat lebih mudah digunakan oleh pengguna, tidak perlu training berulang kali dan mengeluarkan biaya training, serta terlihat lebih profesional. Software ERP yang Anda gunakan sebaiknya memiliki UI yang konsisten dan tidak rumit.

Baca Juga: 12 Manfaat ERP Bagi Perusahaan, Anda Wajib Tahu!

Proses Implementasi ERP

Walaupun banyak perusahaan yang takut mengimplementasikan ERP, sebenarnya itu tidak perlu dikhawatirkan. Proses dan langkah yang tepat, serta support dari konsultan ERP akan memberikan Anda panduan agar implementasi ERP berjalan sukses.

Pertama, Anda perlu meluangkan waktu untuk berkonsultasi dengan konsultan maupun reseller untuk memilih solusi software terbaik untuk perusahaan Anda. Selain itu, Anda juga perlu meluangkan waktu untuk melakukan trial, untuk memastikan kalau software ERP adalah tools yang tepat untuk perusahaan Anda.

Alokasikan waktu juga untuk membuat solusi dan fungsi yang khusus dibuat untuk Anda dan tim. Akhirnya, implementasi ERP akan berlangsung selama beberapa minggu dengan vendor ERP Anda.

Setelah proses implementasi software ERP, Anda dan para user (pengguna) akan menjalankan training dari pihak vendor agar semua dapat menggunakan software ERP dengan mudah dan nyaman.

Pastikan vendor ERP memiliki customer support setiap saat, dapat membantu Anda dalam jangka panjang, dan dapat dihubungi saat Anda dan tim menemukan kesulitan saat menggunakan software ERP. Selain itu, vendor ERP juga harus siap untuk melakukan update dan review dalam jangka waktu tertentu.

Setelah Anda mengetahui penjelasan singkat implementasi ERP, Anda tidak perlu khawatir lagi untuk mengimplementasikan ERP kalau vendor Anda memiliki support yang baik dan training lengkap. Menggunakan ERP di perusahaan Anda akan mengubah banyak hal dan juga dapat menghilangkan beban kerja tim Anda, sehingga bisa fokus pada tujuan perusahaan dan meningkatkan produktivitas mereka.

Kesimpulan

Software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan, serta mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory,  akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.

Karakteristik umum dari software ERP adalah dapat mengintegrasikan semua fungsi bisnis, database terpusat, data yang disajikan real time dan memiliki user interface (UI) yang konsisten sehingga tidak membingungkan penggunanya.

Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan dedicated support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.

Yang membedakan dengan vendor lain, software MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action