Bagi perusahaan dagang yang kegiatan operasinya juga berhubungan dengan persediaan barang perlu memperhatikan management inventory. Jumlah persediaan barang di gudang tidak boleh terlalu banyak maupun sedikit. Kalau perusahaan memiliki kelebihan persediaan maka bisa mengakibatkan kerugian karena modal tertahan, harus ada biaya penyimpanan, pajak, risiko kehilangan dan biaya asuransi. Jumlah persediaan yang terlalu sedikit pun dapat membuat perusahaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan, dan bisa kalah dari kompetitor karena pelanggan kecewa. Untuk membantu dalam mengelola persediaan, biasanya karyawan gudang menggunakan kartu persediaan barang untuk mencatat transaksi barang keluar dan masuk. Untuk memahami lebih dalam dan mengetahui cara mudah membuatnya, yuk simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Kartu Persediaan Barang
Kartu persediaan barang atau stock card merupakan laporan yang berisi rincian detail mengenai transaksi perputaran persediaan seperti pembelian, penjualan, pengembalian dan perbaikan. Dokumen ini dapat berbentuk kertas maupun tercatat di dalam software/sistem.
Jumlah persediaan barang fisik di gudang harus balance dengan nilai yang tercatat di software/ sistem, kalau tidak akan dikenakan audit internal untuk menyelidiki permasalahan tersebut. Persediaan merupakan setiap item yang berbentuk bahan baku, barang dalam proses (work in progress) dan barang jadi (finished goods).
Dengan adanya stock card, karyawan yang bertanggung jawab atas persediaan barang dagang jadi lebih memahami posisi persediaan di tiap item. Di kartu ini, petugas mencatat stok minimal dan juga level stok maksimalnya. Kalau stok sudah mulai menipis atau habis, petugas dapat mencatat permintaan pembelian untuk persediaan selanjutnya.
Stock card dibuat dalam berbagai format sebagai salah satu cara pengendalian inventory. Setiap perusahaan dapat membuatnya dengan format masing-masing sesuai kebutuhan dan laporan perusahaan, karena tidak ada aturan khususnya. Fungsi lain dari kartu ini adalah memudahkan karyawan gudang melakukan audit mengenai jumlah persediaan fisik di gudang dengan yang tercatat di kartu.
Selain mengontrol persediaan barang, data yang ada kartu ini juga dapat menjadi bahan perhitungan dan analisa dalam menentukan harga pokok penjualan (HPP), mengetahui kondisi pasar, menjaga perputaran modal perusahaan, dan menentukan nilai investasi produk perusahaan.
Baca Juga: Inventory Control untuk Memenuhi Permintaan Konsumen
Kekurangan Kartu Persediaan Barang
Karyawan gudang yang masih menggunakan kartu manual pasti akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk mencatat persediaan, bahkan untuk memeriksa level persediaan dan menyusun laporannya juga menjadi tidak efisien.
Salah satu masalah yang sering dijumpai dari bagian inventory adalah tidak seimbangnya jumlah persediaan fisik dan nilai di catatan/software, kesalahan ini bisa terjadi karena double input data yang menyebabkan jumlah barang menjadi double. Dengan software, kendala seperti ini bisa diatasi karena sudah terintegrasi dan terotomatisasi.
Cara manual, terutama dokumen fisik, akan membutuhkan lebih banyak ruang untuk menyimpan tumpukan kertas tersebut. Semakin banyak barang dan transaksi di gudang, maka dokumennya juga akan semakin banyak. Anda pun akan lebih sulit menemukan data apabila membutuhkannya dalam waktu cepat.
Mencatat Persediaan Barang dengan Software
Manajemen inventory bukan kegiatan yang mudah, karena itu diperlukan kontrol mengenai aliran barang yang masuk dan keluar dengan cara yang paling efektif dan efisien. Bagaimana pencatatan persediaan barang di perusahaan Anda saat ini? Masih menggunakan kertas manual atau sudah menggunakan software?
Dengan menggunakan software, karyawan penanggung jawab gudang akan bekerja lebih efisien dan meminimalisir human error karena salah perhitungan atau lupa menyimpan dokumen fisik.
MASERP sebagai software ERP yang memiliki modul inventory, dapat memudahkan perusahaan dagang dalam kegiatan management inventory.
Karyawan gudang dapat membuat laporan kartu persediaan dengan filter seperti di bawah ini:
- Daftar persediaan: merupakan daftar persediaan yang berisi kode barang, kode kategori dan nama barang yang sudah dibuat di master inventory.
- Daftar gudang: pilih daftar gudang yang ingin dilihat laporan persediaannya, bisa gudang pusat, gudang cabang maupun gudang wilayah (sudah diinput di master inventory).
- Kode kategori: bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.
- Tipe transaksi: pembelian, retur penjualan, pemasukan, penyesuaian positif, adjustment, transfer out, penyesuaian negatif, penjualan, retur pembelian, pemakaian, penjualan POS, pengeluaran dan stock opname.
- Satuan: satuan barang yang sudah disetting seperti pcs, gram, dan lain-lain.
- Sortir bulan dan tanggal: pilih sesuai periode laporan yang diinginkan.
Selain laporan kartu inventory, Anda juga dapat menggunakan laporan daftar inventory, laporan transaksi inventory, laporan analisa inventory dan laporan status inventory. Untuk lebih detailnya, lihat daftarnya di bawah ini:
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: MASERP dan Fitur Inventory yang Terintegrasi
Kesimpulan
Kartu persediaan barang berisi rincian detail transaksi perputaran persediaan seperti pembelian, penjualan, pengembalian dan perbaikan. Selain mengontrol persediaan barang, data yang ada kartu ini juga dapat menjadi bahan perhitungan dan analisa dalam menentukan harga pokok penjualan (HPP), mengetahui kondisi pasar, menjaga perputaran modal perusahaan, dan menentukan nilai investasi produk perusahaan.
Persediaan yang jumlahnya ribuan akan sulit dicatat dan dihitung setiap hari kalau masih menggunakan cara manual. Ini akan membutuhkan lebih banyak waktu dan rentan terjadi human error. Untuk mengantisipasi masalah tersebut, Anda bisa menggunakan software ERP seperti MASERP yang memiliki fitur persediaan barang. Selain itu, MASERP juga terintegrasi dengan berbagai modul seperti pembelian, penjualan, manufaktur, karyawan, general ledger, aset, pajak dan masih banyak lagi.
Bagi perusahaan manufaktur yang identik dengan produksi massal dan persediaan barang yang banyak, fitur Batch Number pada MASERP bisa memudahkan Anda membedakan barang yang baru diproduksi hari ini dengan barang produksi hari sebelumnya sehingga tidak mengalami double produksi.
Anda bingung menentukan harga pokok produksi (HPP)? Formula Bill of Material pada MASERP membantu Anda menentukan HPP sementara dan final.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
