Salah satu sistem informasi manajemen yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan adalah sistem informasi SDM (sumber daya manusia). Sumber daya manusia merupakan salah satu aset berharga bagi sebuah organisasi.
Perusahaan pasti akan memerlukan data yang akurat di tiap tingkatan manajemen dan departemen. Data-data ini akan diolah dalam sebuah sistem informasi yang nantinya bisa digunakan untuk mengambil keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Di sinilah peran dari sistem informasi SDM.
Artikel ini akan membahas mengenai sistem informasi SDM dari pengertian, manfaat, fungsi dan modelnya. Yuk disimak!
Pengertian Sistem Informasi SDM
Sistem informasi manajamen dibuat untuk mendukung segala proses dalam organisasi yang termasuk perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing) serta pengendalian (controlling). Sistem informasi manajemen harus bisa memberikan informasi tentang keadaan sebenarnya di organisasi yang menerapkannya.
Sistem informasi SDM atau HRIS (Human Resources Information System) merupakan unit organisasi yang terdiri dari individu-individu yang mengolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer.
Ini merupakan sebuah kolaborasi antara ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Dengan sistem informasi SDM, Anda dapat mengelola absensi online dan payroll dalam bentuk lebih rapi dan terorganisir.
Karakteristik informasi yang disajikan dalam sistem informasi SDM adalah tepat waktu (timely), akurat (accurate), ringkas (concise), relevan (relevant) dan lengkap (complete).
Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian dan Penjelasan Lengkap
Manfaat Sistem Informasi SDM
Semakin berkembangnya teknologi, tentu saja akan ada banyak manfaat apabila perusahaan Anda menggunakan sistem informasi SDM berbasis teknologi. Manfaat pun bisa dirasakan oleh perusahaan dan karyawannya. Apa saja manfaatnya?
Meningkatkan Efisiensi
Penerapan teknologi dalam sebuah sistem tentu saja bisa meningkatkan efisisensi baik itu dari segi kinerja maupun waktu. Prosesnya pun akan lebih cepat dan mudah seperti pengajuan cuti atau jadwal keluar untuk sales dapat dilakukan dalam sebuah aplikasi. Semuanya sudah terotomatisasi sehingga sangat memudahkan bagi departemen HRD.
Manajemen Data
Manfaat selanjutnya adalah dari segi manajemen data. Dengan sistem informasi SDM, HRD (Human Resource Department) tidak perlu lagi menyimpan ratusan berkas secara manual dan pusing mencarinya jika memerlukan data tersebut. Semua data dan informasi sudah berada di satu tempat sehingga lebih mudah dilacak dan update.
Meningkatkan Produktivitas
Manfaat satu ini berkaitan dengan efisiensi pada poin pertama. Apabila perusahaan sudah memangkas waktu untuk segala urusan yang sifatnya manual, maka karyawan bisa melakukan pekerjaan lain atau fokus pada strategi dalam mencapai tujuan perusahaan. Karyawan bisa fokus untuk melakukan training sesuai skill dan pekerjaannya.
Fungsi Sistem Informasi SDM
Ada empat aktivitas utama yang merupakan fungsi dari sistem informasi SDM, antara lain:
Perekrutan dan Penerimaan SDM (Recruiting and Hiring)
Sistem ini membantu pihak HRD pada organisasi untuk memperoleh data pada proses penerimaan karyawan baru. HRD wajib mengikuti perkembangan terbaru mengenai peraturan pemerintah yang bisa mempengaruhi praktik ketenagakerjaan dan menginformasikan ke pihak manajemen agar menyesuaikan kebijakan yang berlaku.
Pendidikan dan Pelatihan (Learning and Training)
Saat seorang karyawan bekerja di sebuah organisasi dalam waktu tertentu, HRD bisa mengatur (organizing) berbagai program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan agar pengetahuan dan keahlian kerja karyawan semakin meningkat dan memberikan dampak baik bagi karyawan dan organisasi.
Manajemen Data
HRD menyimpan segala data yang berhubungan dengan karyawan dan memprosesnya untuk menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.
Pemutusan Hubungan Kerja dan Administrasi Tunjangan
Karyawan yang bekerja di sebuah organisasi akan menerima paket tunjangan, nominalnya berdasarkan ketentuan perusahaan dan performa karyawan entah itu dari kehadiran, pekerjaan dan lain-lain, semua informasi ini bisa diperoleh dari HRIS.
Setelah pemutusan hubungan kerja terhadap seorang karyawan, HRD akan mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan karyawan yang berhak menerimanya.
Model Sistem Informasi SDM
Model sistem informasi SDM dapat dilihat dari segi input, process dan ouput. Dari segi input, HRIS terdiri dari tiga sub sistem, antara lain:
- Sub sistem SIA (sistem informasi akuntansi): menyediakan data mengenai akuntansi bagi HRIS jadi akan ada database yang berisi informasi lengkap mengenai sumber daya manusia baik yang berkaitan dengan keuangan ataupun non keuangan.
- Sub sustem penelitian sumber daya manusia: mengumpulkann data melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi (succession study), analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) dan penelitian keluhan (grievance study).
- Sub sistem intelijen SDM: mengumpulkan data yang berkaitan dengan SDM organisasi dan meliputi:
- Intelijen pemerintah: pemerintah menyediakan data serta informasi agar perusahaan dapat menerapkan segala peraturan mengenai ketenagakerjaan.
- Intelijen pemasok: pemasok menyediakan data dan informasi untuk prekrutan karyawan Contoh pemasok dalam organisasi seperti pihak asuransi atau lembaga yang menjadi agen tenaga kerja.
- Intilijen serikat pekerja: data dan informasinya digunakan dalam hal pengaturan kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
- Intilijen masyarakat global: informasi yang menjelaskan tentang sumber daya lokal seperti perumahan dan pendidikan. Informasinya digunakan untuk membuat karyawan dan komunitasnya dapat terintegrasi dengan baik.
- Intelijen masyarakat keuangan: data dan informaisnya berisi tentang ekonomi untuk perencanaan personil.
- Intelijen kompetitor: memberikan informasi mengenai praktik personalia dari perusahaan kompetitor dan mungkin informasi karyawan yang berpotensi direkrut oleh Anda.
Model sub sistem di atas kemudian dijadikan sebuah database yang sudah dirancang oleh perusahaan. Database tidak hanya berisi data karyawan, tetapi juga individu dan organisasi yang mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan.
Sedangkan untuk segi output, ada 6 sub sistem dalam HRIS, antara lain:
- Sub sistem perencanaan kerja: informasi yang digunakan manajer untuk proses perencanaan kebutuhan karyawan dalam waktu jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini juga digunakan untuk menganalisis perputaran tenaga kerja beserta anggaran biayanya.
- Sub sistem perekrutan: informasi untuk pengadaan karyawan baik secara internal maupun eksternal yang biasnya berupa market karyawan, jadwal wawancara, perekrutan dan analisisnya.
- Sub sistem manajemen angkatan kerja: informasi untuk melakukan pengelolaan SDM di sebuah organisasi yang meliputi pelatihan, evaluasi, relokasi, suksesi dan kedisiplinan.
- Sub sistem tunjangan: informasi mengenai upah atau gajian dan kompensasi yang biasanya berkaitan dengan kehadiran dan jam kerja, perhitungan upah atau gaji dan bonus serta analisis kompensasi.
- Sub sistem benefit: benefit berbeda dengan kompensasi, benefit salah satunya adalah dana pensiun di mana memberikan manfaat tambahan bagi karyawan.
- Sub sistem pelapor lingkungan: informasi mengenai keluhan karyawan seperti kecelakaan kerja, kesehatan dan juga lingkungan kerja.
Baca Juga: Apa Perbedaan UMR dan UMK? Simak Selengkapnya di Sini!
Kesimpulan
Sistem informasi SDM adalah sebuah kolaborasi antara ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Anda dapat mengelola absensi online dan payroll dalam bentuk lebih rapi dan terorganisir.
Bagi perusahaan dan karyawan, pengaplikasian sistem ini dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi serta membuat manajemen data menjadi lebih baik. Dalam pelaksanaannya, HRIS digunakan dalam segala hal yang berhubungan dengan SDM perusahaan seperti perekrutan, learning dan training, manajemen data, pemutusan hubungan kerja serta pembayaran gaji, tunjangan dan bonus.
Selain memudahkan departemen HRD, HRIS juga bisa memudahkan divisi lain seperti bagian keuangan. Namun, untuk mendata keuangan tim finance juga membutuhkan software lain yang lebih khusus, yakni software akuntansi. Pemilihan software akuntansi juga harus dipilih dengan tepat dan cocok bagi perusahaan.
Anda bisa memilih software ERP yang di dalamnya terdapat modul akuntansi seperti MASERP. MASERP merupakan salah satu software akuntansi modern yang sangat bisa diandalkan dan bisa dicustom sesuai bisnis flow perusahaan Anda.
Segera konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan dan kendala yang dialami perusahaan Anda pada konsultan ahli kami, gratis!
