Di dalam sebuah bisnis pasti ada istilah modal, pemasukan, pengeluaran, aset, investasi dan lainnya, termasuk petty cash. Sama-sama penting dalam sebuah bisnis, istilah petty cash adalah dana yang dibuat dan digunakan secara khusus untuk pengeluaran, yang bersifat rutin dan jumlahnya tergolong kecil.
Pasalnya, seringkali sebuah perusahaan yang mungkin belum terlalu besar, melakukan hal-hal kecil dalam menggunakan dana milik kantor. Meski jumlahnya kecil, misalnya untuk membeli pensil satu buah, pengeluaran tersebut juga harus masuk ke dalam data pengeluaran perusahaan loh.
Karakteristik Petty Cash
Tidak sedikit juga dari banyak perusahaan atau bisnis, menyebut petty cash adalah kas kecil. Namun, untuk lebih paham, mari intip karakteristik dari petty cash atau kas kecil berikut ini.
Memiliki Jumlah Nominal yang Dibatasi
Biasanya, jumlah nominal yang tidak terlalu besar ini, besaran nominalnya sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tidak sama, pastinya jumlah petty cash setiap perusahaan berbeda dalam menetapkan jumlah nominal kas kecil. Biasanya juga ditentukan berdasarkan kebijakan dan skala operasional perusahaan.
Biasa Digunakan Secara Rutin Setiap Hari
Karakteristik yang kedua dari petty cash adalah biasanya sering digunakan setiap hari secara rutin, terlebih untuk pendanaan transaksi nominal kecil.
Karena, jika kamu ada keperluan seperti membeli ATK atau catering tim untuk satu tim yang jumlahnya tidak seberapa tapi harus melalui prosedur-prosedur yang panjang dari kantor? Jadi lebih baik, menggunakan petty cash bukan untuk kepentingan seperti ini?
Baca Juga : Laporan Arus Kas Beserta Metode Mudah Pembuatannya
Metode yang Digunakan dalam Petty Cash
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, bahwa petty cash ini bukan hanya sebuah pendanaan kecil tapi sekaligus menjadi sebuah metode pencatatan.
Namun, dalam metode pencatatan dalam petty cash juga berbeda-beda tiap perusahaan. Perbedaannya bisa dilihat berdasarkan bagaimana pihak terkait melakukan langkah-langkah dalam penggunaan dana yang sudah tersedia.
Meski hanya sebuah kas kecil pencatatan ini juga harus dilakukan dengan benar, jelas, lengkap, dan akurat tanpa ada kesalahan di dalamnya. Umumnya, ada dua metode biasa digunakan dalam petty cash, yakni:
Imprest Fund System (Metode Tetap)
Metode yang pertama dari pencatatan petty cash adalah metode tetap atau metode imprest. Adapun dalam metode ini, jumlah rekening yang ada nominalnya akan selalu tetap dan sama.
Jika ada perubahan nominal di dalam kas, maka nantinya akan digantikan dengan sejumlah uang dalam periode tertentu misal seminggu sekali.
Tidak hanya itu, dalam menggunakan metode petty cash ini, bendahara atau akuntan tidak akan langsung mencatat transaksi ketika menggunakan uang kecil tapi mengumpulkan bukti transaksinya saja.
Namun, ada beberapa ciri khas dari metode ini yakni adanya kegiatan pengisian kembali cash yang ada. Jadi, pengisian akan dilakukan sesuai dengan jumlah pengeluaran yang telah dilakukan.
Sehingga, jumlah uang yang ada di dalam kas akan sama dengan jumlah yang ditetapkan sebelum digunakan.
Kapan pengisian atau pencatatan dana ke kas dilakukan? Jawabannya, ketika jumlah uang yang ada di kas kecil, jumlahnya sudah tidak lagi dirasa cukup (hampir habis) untuk melakukan transaksi. Sehingga harus dilakukan pengisian ulang dengan jumlah yang sama dengan pengeluarannya.
Fluctuating Fund System (Metode Fluktuatif)
Selanjutnya ada metode fluctuating fund system atau metode fluktuatif di mana dalam metode ini bisa berubah-ubah. Seperti namanya yakni fluktuatif, maka tak heran jika pada metode ini jumlah kas tidak harus sama dengan nominal awal ketika pertama kali ditetapkan.
Intinya, pada metode ini jumlah kas akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Contohnya, jika nominal petty cash atau kas keci di awal adalah Rp 1 juta. Lalu uang tersebut digunakan untuk berbagai transaksi dan pastinya berkurang serta perlu diisi kembali.
Namun, berbeda dengan metode petty cash sebelumnya, yang harus diisi dengan jumlah yang sama dengan pengeluarannya di metode ini perusahaan boleh memberikan jumlah uang sesuai dengan kebutuhan.
Sehingga, jumlah pengisian tidak harus sama dengan saldo awal boleh bertambah dan juga boleh berkurang. Tidak hanya itu, dalam metode ini pencatatan keuangan juga harus dilakukan dalam jurnal umumnya dengan sistem mendebet biaya dan mengkredit perkiraan.
Karena sifatnya fluktuatif, maka besarnya jumlah uang dalam kas kecil, juga akan disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan penggunanya. Jadi tidak tetap terus-menerus dan fleksibel.
Kegunaan Petty Cash
Sama seperti dana darurat di dalam keuangan rumah tangga, petty cash dalam sebuah bisnis atau perusahaan tentunya memiliki kegunaan yang sangat besar meski jumlahnya kecil.
Setidaknya ada tiga kegunaan petty cash atau kas kecil, yang cukup signifikan pada perusahaan.
Dana Darurat Perusahaan
Kegunaan petty cash yang pertama adalah tentu untuk dana darurat sebuah bisnis atau perusahaan. Jadi, meski kecil jumlahnya, tentu saja keberadaannya akan berguna, terlebih jika perusahaan membutuhkan dana yang tidak terduga sebelumnya dan mendesak.
Seperti yang diketahui, bahwa sebuah perusahaan tidak bisa semudah itu mengeluarkan dana di kas besar karena pasti harus melalui berbagai prosedur seperti membuat surat dan lainnya.
Sehingga, disini kas kecil sangat berguna ketika perusahaan membutuhkan dana segera yang tidak perlu melalui berbagai prosedur.
Contohnya, perusahaan di divisi A membutuhkan dana untuk kebutuhan perusahaan yang darurat seperti membeli kertas dan tinta. Nah, biaya tersebut bisa diambil dari petty cash atau kas kecil.
Karena akan menjadi repot, jika divisi A harus membuat surat permohonan pembelian kertas dan tinta. Padahal, kedua barang tersebut dibutuhkan segera oleh divisi tersebut untuk kelancaran operasional.
Baca Juga : Biaya Marginal dan Cara Perhitungannya
Alat Bantu Para Akuntan
Kata siapa petty cash hanya berguna untuk dana darurat, nyatanya kas kecil di sebuah perusahaan juga bisa membantu para akuntan terutama dalam membuat laporan keuangan perusahaan.
Pasalnya, pengeluaran sekecil apapun yang dilakukan harus dilakukan pencatatan. Dengan petty cash, maka pengeluaran kecil bisa tercatat dengan jelas bahkan dengan bukti transaksinya.
Dengan begitu, pencatatan keuangan di perusahaan tersebut bisa dilakukan akuntan dengan mudah. Laporan keuangan pun bisa dibuat dengan lebih akurat.
Pasalnya, tidak hanya membuat laporannya, seorang akuntan juga harus bisa analisis sebuah pengeluaran dan pemasukan keuangan dari data yang didapat.
Jadi, bisa dilihat bahwa petty cash sangat berguna untuk mempermudah sistem analisis dengan cara mempersatukan data-data keuangan pada setiap bidang atau departemen yang ada di perusahaan.
Meminimalisir dan Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Kegunaan yang terakhir dari kas kecil atau petty cash adalah untuk membantu meminimalisir dan mencegah terjadinya alokasi pembayaran, yang umumnya sering terjadi di perusahaan.
Kamu bisa bayangkan, sebuah perusahaan tidak mungkin melakukan pembayaran nominal yang besar pada biaya transaksi yang kecil. Pasalnya, semua transaksi akan dicatat dalam pembukuan yang berbeda.
Jadi, jika kamu melakukan pembayaran transaksi kecil maka pencatatan ada di pembukuan kas kecil dan begitupun sebaliknya. Jadi jika pembukuan semua disatukan maka perusahaan bisa saja kecolongan, salah catat, tertukar, dan lain sebagainya.
Agar data-data di dalam kas kecil akurat, maka kas kecil juga butuh berbagai bukti seperti struk transaksi, kwitansi dan lainnya, agar datanya konkrit.
Dengan begitu, adanya petty cash juga bisa mencegah perilaku penyelewengan keuangan serta bisa dijadikan alat untuk evaluasi keuangan kedepannya.
Dokumen untuk Membuat Petty Cash
Biar nggak ke-skip, yuk intip beberapa dokumen yang diperlukan, untuk keperluan pencatatan petty cash berikut ini:
Bukti Kas Keluar
Dokumen yang pertama untuk membuat pencatatan petty cash adalah bukti kas keluar. Adapun, bukti ini diperlukan oleh perusahaan, ketika ada perintah pengeluaran kas di mana pergerakan keuangan di seluruh bidang bisa dipantau melalui dokumen ini.
Tidak hanya itu, bukti kas keluar juga bisa dimanfaatkan untuk membantu ketika ingin melakukan evaluasi serta ketika ingin melakukan pengisian ulang saldo yang dimiliki.
Cek
Bukti dokumen yang kedua adalah cek, di mana dokumen yang satu ini harus dijaga dengan baik. Seperti yang diketahui, bahwa cek sendiri biasanya digunakan untuk transaksi penyerahan uang di bank kepada badan atau individu yang membawa cek tersebut.
Tidak bisa tertukar dengan cek lainnya, bahkan untuk mengambil uang dengan cek juga tidak boleh sembarangan. Karena terdapat prosedur yang ketat.
Biasanya, cek ini merupakan bukti pembayaran oleh perusahaan, lewat jasa bank terlebih dahulu. Pasalnya, saat ini untuk melakukan pembayaran secara tunai dianggap kurang efisien.
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen selanjutnya adalah permintaan pengeluaran kas kecil. Adapun dokumen ini akan dibuat ketika jumlah uang yang ada di kas kecil sudah tidak lagi sesuai dengan kebutuhan.
Sehingga, pengguna petty cash bisa mengajukan permintaan pengeluaran ke bagian finance. Namun, tidak minta begitu saja, dokumen permintaan ini tentu harus diisi dengan kebutuhan yang memang rasional, berguna, dan diperlukan.
Tidak hanya itu, pengisian kembali saldo petty cash ini, juga baru bisa diajukan ketika ada dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran. Hal tersebut dilakukan sebagai bahan pertimbangan apakah permintaan tersebut disetujui atau tidak.
Karena jika alasan permintaan penambahan kas ini tidak rasional, dan hanya dibuat-buat maka bisa saja permintaannya ditolak.
Bukti Pengeluaran
Bukti dokumen yang selanjutnya ini, juga menjadi penting meski terkesan sepele yakni bukti pengeluaran. Karena, berapapun jumlah yang dikeluarkan tetap harus ada buktinya dan dipertanggung jawabkan.
Jadi, ketika ada data yang tidak sesuai meski hanya selisih sedikit maka dokumen bukti pengeluaran ini bisa menjadi bukti konkrit ketika melakukan pengeluaran dana.
Seperti apa bukti pengeluaran yang kecil namun penting ini? Lampiran-lampiran pengeluaran tersebut adalah seperti nota sebagai bukti transaksi yang dilakukan.
Permintaan Pengisian Kas Kecil
Dokumen yang terakhir untuk membuat petty cash adalah dokumen permintaan pengisian kas kecil. Dokumen ini dibuat ketika pemegang dana kas kecil melihat bahwa jumlah kasnya tidak mencukupi atau sudah tinggal sedikit.
Maka dari itu, pengguna kas perlu melakukan pengisian ulang. Untuk bisa diisi ulang, maka dokumen ini bisa berfungsi sebagai bukti agar bagian utang bisa memberikan sejumlah kas keluar, guna keperluan pengisian dana kas kecil tersebut.
Cara Membuat Petty Cash
Sama halnya seperti membuat laporan keuangan, membuat petty cash juga memiliki tahap atau langkah agar kas kecil ini bisa berjalan sesuai dengan fungsinya.
Tentukan Jumlah Awal Petty Cash
Pertama pemimpin bisnis di perusahaan, menentukan jumlah awal petty cash, yang diperlukan untuk perubahan ini. Dalam menentukan jumlah, tidak perlu risau, karena bebas dan boleh bervariasi, sesuai dengan kebutuhan kegiatan harian masing-masing perusahaan.
Contohnya, beberapa perusahaan menentukan jumlah mulai dari nominal Rp500.000,- hingga di atas Rp3.000.000. Jadi, setiap perusahaan nominal petty cash awalnya berbeda-beda sesuai kebutuhan ya.
Menentukan Jenis Transaksi Rutin yang Dibiayai Petty Cash
Tidak semua transaksi bisa menggunakan dana petty cash, sehingga pengguna harus membuat kesepakatan item transaksi apa saja yang nantinya akan dibiayai oleh petty cash ini.
Selain item transaksinya, pengguna juga membuat kebijakan dan prosedur (seperti kebijakan) agar segala jenis transaksi yang dibuat jelas akan digunakan untuk apa dan nominalnya berapa. Sehingga, ada batas biaya penggunaan untuk item tertentu agar kebutuhan lainnya juga bisa terpenuhi.
Tentukan Siapa Pemegang atau Pengelola Petty Cash
Perusahaan harus memiliki orang yang bisa ditunjuk sebagai pemegang petty cash. Usahakan, pilih seseorang yang memang mengerti akan pengelolaan petty cash. Jika belum, maka latih agar mereka memahami fungsi dan makna kas kecil ini.
Pasalnya, hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan pengeluaran yang akan dibuat nantinya ketika petty cash sudah mulai digunakan. Diusahakan juga tidak terlalu kaku tapi tidak terlalu santai.
Melakukan Pencatatan Transaksi
Sekecil apapun jumlah transaksinya, wajib dicatat oleh pengelola petty cash. Catatan harus dibuat sedetail mungkin, jelas, dan dibuat duplikat data.
Simpan Dana Petty Cash di Tempat yang Aman
Umumnya, dana petty cash berupa uang tunai, sehingga penyimpanannya harus aman, segala bentuk setoran tunai operator disarankan untuk menyimpan uang di kotak uang yang terkunci atau laci yang hanya dapat diakses oleh operator saja.
Membuat Laporan Evaluasi
Langkah selanjutnya, ketika kamu melakukan rekonsiliasi bulanan, maka pengeluaran dapat di audit.
Setelah itu, jika peringkat atau jumlah dana berubah sesuai kebutuhan berbagai keputusan selanjutnya dapat dibuat. Yang terpenting, semuanya dicatat dan dimasukkan dalam buku pembukuan.
Kesimpulan
Bagaimana? Sudah tahu kan pentingnya kas kecil atau petty cash di dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Keuangan sendiri saja butuh dana darurat apalagi sebuah bisnis.
Terlebih, petty cash adalah hal sering dilupakan bagi pemilik bisnis, yang notaben baru membangun usaha.
Sehingga, mereka lebih memilih menggabungkan semua anggarannya baik pengeluaran, pemasukan, investasi, aset dan lainnya, untuk kebutuhan dalam usaha.
Tapi, tahukah kamu, bahwa hal tersebut tentu akan menimbulkan bias hingga kesulitan pengelola keuangan bisnis untuk menghitung seluruh keuangan secara detail.
Jika tidak detail pada akhirnya kamu hanya memberikan dan mencatat data keuangan yang kurang faktual. Tentu saja hal tersebut sulit untuk dianalisis ketika ingin melakukan evaluasi.
Meski bisa, pencatatan petty cash secara manual memang sedikit memakan waktu dan berisiko untuk mengalami kesalahan.
Nah, agar bisa memudahkan kamu para pengelola petty cash, maka kamu bisa melakukan pencatatan kas menyeluruh dalam usaha, menggunakan software akuntansi seperti MASERP.
Adapun MASERP juga memiliki berbagai fitur pengelolaan arus kas, seperti pencatatan, hingga pembuatan laporan keuangan yang lengkap, dan pastinya memudahkan pengguna.
Dengan MASERP, kamu tidak lagi repot dan pusing dalam melakukan pencatatan keuangan yang sangat detail. Karena MASERP sangat bisa diandalkan untuk masalah pendataan, pembukuan dan pencatatan.
MASERP juga bisa custom sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jadi, kamu bisa dengan mudah dalam menerapkannya.
Baca Juga : Pasar Modal Adalah Pasar Berbagai Instrumen Keuangan Jangka Panjang
