Perusahaan yang belum pernah menggunakan software mungkin akan merasa sulit untuk memahami kenapa sistem ERP penting bagi bisnis mereka. Era globalisasi saat ini menekan banyak industri untuk mencari tools yang dapat memberikan mereka keunggulan di persaingan pasar. Sistem ERP adalah salah satu tools yang dapat membantu perusahaan lebih mudah dalam mencapai tujuannya. Berikut ini beberapa daftar alasan kenapa sistem ERP harus menjadi pertimbangan berbagai industri saat ini.
Kenapa Sistem ERP Penting?
Enterprise resource planning atau ERP adalah sistem yang dapat mengelola fungsi bisnis secara terpusat dan terintegrasi. ERP umumnya digunakan oleh perusahaan yang bekerja dalam supply chain untuk melacak semua bagian manufaktur dan distribusi. Tetapi, ERP juga dapat dimanfaatkan oleh berbagai industri seperti konstruksi, kesehatan, organisasi non-profit, bahkan perhotelan. Bisnis yang perlu mengelola karyawan, pelanggan, keuangan dan inventory mereka semuanya dapat mengandalkan manfaat dari sistem ERP.
ERP menyimpan data yang dimasukkan ke dalam satu database, memungkinkan semua departemen di perusahaan Anda dapat bekerja dengan data dan informasi yang sama. Selain itu, semua data ini bisa diatur, dianalisis dan dibuat menjadi laporan yang dibutuhkan oleh bisnis Anda. Sistem ERP adalah sistem yang menyatukan kemampuan manajemen pelanggan, sumber daya manusia, business intelligence, manajemen keuangan, inventory dan supply chain ke dalam satu sistem.
Baca Juga: 9 Modul Penting yang Wajib Ada di Sistem ERP Perusahaan Anda
Menghemat Anggaran Bisnis
Sistem ERP masih menjadi sebuah investasi besar untuk perusahaan. Bagi banyak perusahaan mungkin akan berpikiran biaya besar yang dikeluarkan untuk membuat sistem ERP sepertinya tidak akan menghemat uang perusahaan sama sekali. Tetapi, begitu Anda menerapkannya, Anda akan lebih mudah melihat bagaimana sistem ERP dapat memberikan ROI (return of investment) yang sangat baik bagi perusahaan.
Pertama, sistem ERP dapat menyatukan banyak sistem yang saat ini mungkin terpisah di perusahaan Anda. Dari proses produksi barang sampai hutang, karyawan dapat mengakses semua modul atau fitur yang diperlukan untuk pekerjaan mereka dari sistem terpusat.
Dengan menyatukan sistem, Anda membantu karyawan untuk dapat memanfaatkan waktu mereka dengan lebih efisien. Ketika menggunakan ERP, user tidak perlu lagi mencari informasi di berbagai sistem. Dengan database terpusat, informasi maupun data jadi lebih mudah ditemukan.
Selain itu, perusahaan dapat menghemat anggaran karena user tidak perlu dilatih untuk beberapa sistem berbeda. Anda juga hanya perlu berkomunikasi dengan satu vendor saja, tanpa perlu banyak vendor untuk mengurus sistem ERP.
Meningkatkan Kolaborasi antar Departemen
Fitur yang berada di sistem ERP dapat sedikit berbeda tergantung dari program yang Anda gunakan, tetapi umumnya semua sistem ERP dapat meningkatkan kolaborasi dalam beberapa cara seperti database terpusat yang menjadi sumber kebenaran untuk bahan kerja. Ini dapat meminimalisir kesalahan yang disebabkan oleh data.
Database terpusat dapat mengurangi kerancuan atau penundaan kerja, karena semua karyawan memiliki akses data ke bagian yang mereka butuhkan. Semua data dikompilasi, disimpan, dibagikan dan diakses melalui satu sistem, tidak ada kekhawatiran mengenai seberapa akurat, lengkap dan aman data tersebut.
Mungkin karyawan Anda memasukkan informasi penjualan atau konsumen yang sama secara berulang-ulang ke sistem yang berbeda, tanpa ERP, akan ada kemungkinan terjadi human error dalam proses input tersebut dan ERP dapat menghindarinya.
Analisis Data Lebih Baik
Database terpusat juga membantu meningkatkan analisis dan pelaporan. Sistem ERP adalah sistem yang dapat digunakan untuk mencatat dan menyimpan semua input data dari user, ini menciptakan tools business intelligence yang lebih baik. Selama vendor ERP Anda menyediakan fungsionalitas yang kuat seperti MASERP, sistem ERP akan memudahkan dan mempercepat tim Anda untuk menghasilkan berbagai laporan. Dengan cara manual, Anda membutuhkan waktu berhari-hari untuk membuatnya, dengan ERP hanya membutuhkan waktu beberapa menit saja.
Sebagian besar sistem ERP menyediakan dashboard yang dapat disesuaikan sehingga user dapat melihat laporan saat pertama kali masuk ke sistem. Laporan ini mencakup seluruhnya dari laporan pendapatan hingga KPI khusus yang menyajikan insight mengenai fungsi bisnis tertentu.
Kemampuan untuk memiliki akses ke laporan ini dengan cepat memungkinkan tim Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik dengan waktu yang cepat. Apakah semua karyawan dapat melihat data perusahaan? Tidak, informasi dan laporan yang ada di sistem ERP memiliki tingkat akses sehingga hanya karyawan dengan job desc tersebut yang dapat melihat data perusahaan yang penting.
Meningkatkan Produktivitas
Dengan cara manual, tugas seperti membuat laporan, memantau tingkat persediaan barang, memproses pesanan dan melacak absensi membutuhkan waktu berjam-jam untuk diselesaikan oleh karyawan. Selain menyita waktu, proses ini tentu saja akan menurunkan semangat kerja karyawan dan berpeluang besar terjadi human error.
Sistem ERP dapat membuat tugas-tugas yang membosankan menjadi terotomatisasi. Sistem ERP menghilangkan double tugas seperti entri data, dan sistem akan melakukan perhitungan dalam hitungan menit. Waktu yang dimiliki karyawan Anda dapat digunakan untuk melakukan pekerja penting lainnya, meningkatkan ROI (return of investment) sumber daya manusia di perusahaan. ERP dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi dan profitabilitas perusahaan.
Kepuasan Pelanggan
Manajemen pelanggan menjadi salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam sebuah bisnis. Di zaman serba digital ini banyak konsumen yang percaya dengan rating dan review online. Kenapa ERP dapat menyenangkan pelanggan? Banyak sistem ERP yang sudah dilengkapi dengan modul customer relationship management (CRM) atau dapat diintegrasi dengan CRM. CRM yang terintegrasi dengan sistem ERP dapat menunjukkan detail riwayat pesanan dan informasi penagihan. Karyawan Anda menjadi lebih paham mengenai keinginan dan kebutuhan pelanggan. Visibilitas pelanggan yang meningkat membantu Anda merumuskan strategi penjualan untuk meningkatkan perolehan leads penjualan.
Kepatuhan dan Manajemen Risiko
Saat perusahaan Anda tumbuh dan memiliki banyak cabang di berbagai negara, mungkin akan lebih sulit melacak semua peraturan yang berbeda mengenai bisnis Anda. Bahkan perusahaan lokal perlu memahami mengenai peraturan lingkungan, keamanan informasi dan sumber daya manusia.
Untungnya, banyak sistem ERP yang mempertimbangkan aturan ini untuk membantu Anda menjaga kepatuhan di setiap tahap bisnis. Selain itu, sistem ERP menyediakan tools audit internal untuk membantu mendokumentasikan beberapa hal seperti penggunaan bahan kimia dan ketentuan pajak. Ini memudahkan Anda membuat laporan dan mengirimkannya ke pihak yang berkepentingan.
Selain itu, ERP menyediakan tools untuk mengelola risiko. Keandalan dan akurasi yang dimiliki ERP dapat meningkatkan manajemen keuangan secara keseluruhan karena kemungkinan kesalahan akuntansi lebih kecil.
Forecasting tools juga memungkinkan user untuk memprediksi kondisi tertentu seperti permintaan penjualan, karyawan dan anggaran. Dengan informasi ini, Anda bisa membuat anggaran, jadwal dan rencana pengembangan produk secara aman.
Baca Juga: Lengkap! Harga dan Fitur 7 Software ERP Terbaik di Indonesia
Pelacakan Inventory Lebih Akurat
Tantangan utama bagi perusahaan yang sedang berkembang adalah melacak dan memantau tingkat inventory mereka yang terus berkembang. SIstem ERP menggunakan barcode scanner, RFID dan serial number untuk melacak inventory di setiap tahap inventory. Tools tersebut membantu melacak level inventory di gudang berbeda, barang mana yang sedang dalam perjalanan, dan barang mana yang ada di rak siap untuk dikirim ke konsumen.
Monitoring inventory juga mendukung pelaporan, karena teknologi pelacakan memberikan angka yang lebih akurat. Manajer gudang dapat memperoleh data real-time mengenai inventory untuk membuat keputusan bisnis yang lebih akurat.
Meningkatkan Perencanaan Produksi dan Manajemen Sumber Daya
Selain mengelola inventory, sistem ERP juga mengelola manufaktur. ERP memberikan insight mengenai semua proses manufaktur termasuk jadwal produksi, peralatan dan tenaga kerja untuk memaksimalkan kapasitas produksi.
Selain itu, ERP mengelola Bill of Material (BoM) dan aset tetap perusahaan. Karyawan yang berkepentingan dapat lebih mudah membuat dan mengedit BoM serta melacak semua perubahan sebelumnya. Manajemen aset tetap membantu penjadwalan pemeliharaan peralatan untuk mengurangi downtime yang tidak terduga, meningkatkan profitabilitas dan hubungan supply chain.
Kesimpulan
ERP sistem adalah sistem yang dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dengan segudang manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan. Manfaat yang dapat diperoleh ketika perusahaan mengimplementasikan sistem ERP adalah hemat anggaran, meningkatkan kolaborasi antar departemen, analisis data lebih baik, pelanggan lebih puas, meningkatkan produktivitas perusahaan, lebih patuh dan memiliki manajemen risiko, pelacakan inventory lebih akurat, serta meningkatkan perencanaan produksi dan manajemen sumber daya perusahaan.
ERP memang membutuhkan biaya investasi yang relatif besar, tetapi jika perusahaan membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, mengimplementasikan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik untuk perusahaan.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software ERP di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan perusahaan dengan multi cabang, multi gudang dan multi currency. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda? Langsung saja konsultasikan kendala apa yang sedang dihadapi perusahaan Anda dan segera booking demo online dengan konsultan ahli kami. Gratis!
