Apa itu sistem ERP? Pertanyaan yang sering muncul di zaman yang serba menggunakan teknologi sekarang ini. Software ERP benar-benar bermanfaat untuk mengelola bermacam aktivitas dalam perusahaan. Perusahaan yang sudah mulai berkembang semestinya menerapkan sistem ini, karena dapat digunakan oleh berbagai industri.
Mengurus sebuah perusahaan berskala besar memerlukan metode yang handal untuk menangani beragam keperluan. Sebab jika dikerjakan secara manual akan membuat perencanaan semrawut dan tak optimal. Apa saja modul yang perlu ada di sistem ERP? Apakah hanya modul akuntansi dan keuangan saja yang ada di ERP? Temukan jawabannya di bawah ini!
Apa Itu Sistem ERP?
Apa itu sistem ERP? Secara garis besar, sistem ERP adalah sebuah sistem yang mengelola perencanaan perusahaan mulai dari sumber daya manusia, inventaris, logistik, sumber modal dan modul lainnya. ERP merupakan kepanjangan dari enterprise, resource, dan planning. Enterprise berarti perusahaan, resource berarti sumber daya, dan planning berarti perencanaan.
ERP software adalah software yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dari berbagai dari divisi dan bermanfaat bagi perusahaan. ERP software mampu mengelola manufaktur, pemerataan sumber daya manusia, keuangan, dan masih banyak produk yang membuat brand image perusahaan terbangun dengan baik.
ERP software mampu digunakan tanpa perlu melakukan instalasi. Pengguna bisa menerapkannya dalam bisnis dan memantau dari ponsel maupun desktop. Beberapa perusahaan yang tergolong besar telah menerapkan ERP software untuk pengelolaan bisnis yang lebih baik.
Baca Juga: Cara Kerja Sistem ERP yang Bisa Mudahkan Bisnis Perusahaan
Fungsi Sistem ERP
Software ERP adalah sistem terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola dan menyederhanakan berbagai proses bisnis. Fungsi utama software ERP antara lain:
Data Terpusat
Sistem ERP mengumpulkan data perusahaan dari berbagai departemen dan fungsi ke dalam satu database terpusat. Ini tentu memudahkan akses, update dan analisa data yang bertujuan agar pengambilan keputusan bisa lebih baik dan lebih cepat.
Otomatisasi Proses
ERP membuat tugas dan proses kerja yang dilakukan berulang menjadi otomatis sehingga para user atau staff Anda tidak perlu lagi melakukan double input data secara manual yang berpotensi terjadinya human-error. Cara ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja perusahaan.
Meningkatkan Visibilitas
Data dan informasi yang ada di dalam ERP dapat Anda lihat secara real time termasuk level inventory, jadwal produksi, data keuangan dan pesanan pelanggan. Meningkatnya visibilitas dapat membuat proses kontrol kerja dan pemantauan menjadi lebih baik. Anda dapat segera memperbaiki jika ada kesalahan.
Meningkatkan Kolaborasi
ERP memfasilitasi kolaborasi antar departemen di perusahaan. Informasi dan data yang berada di satu database membuat komunikasi dan kerjasama yang lebih efisien. Staff Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk meminta data dari departemen tertentu.
Mapping Alur Kerja
ERP membantu membuat proses bisnis menjadi lebih sederhana dengan menentukan alur kerja sesuai standard sehingga akan tercipta efisiensi dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas di perusahaan.
Manajemen Keuangan
Sistem ERP menawarkan kemampuan manajemen keuangan, termasuk akuntansi, budgeting dan pelaporan keuangan. ERP membantu mengelola pengeluaran, tracking pendapatan, dan memastikan patuh terhadap regulasi keuangan.
Skalabilitas
Sistem ERP dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Baik Anda adalah startup kecil atau perusahaan besar, sistem ERP dapat beradaptasi dengan kebutuhan yang berubah.
Jangkauan Global
Bagi perusahaan multinasional, sistem ERP membantu mengelola operasional di berbagai wilayah, mata uang, dan bahasa yang berbeda, membuat ekspansi internasional menjadi lebih mudah.
Integrasi Data
ERP dapat terintegrasi dengan software lain seperti CRM, HR dan platform e-commerce untuk menciptakan ekosistem yang saling terhubung sehingga Anda dan tim dapat berbagi data dengan lancar.
Secara keseluruhan, software ERP berperan penting dalam operasional bisnis dengan menyederhanakan proses kerja, membuat manajemen data menjadi lebih baik, dan membantu perusahaan membuat keputusan berdasarkan data untuk mencapai tujuan perusahaan.
Bagaimana Cara ERP Bekerja?
Sistem ERP bekerja dengan membuat berbagai proses dan fungsi bisnis menjadi terintegrasi dan terpusat dalam sebuah perusahaan. Bagaimana gambaran ERP bekerja?
ERP dimulai dengan mengumpulkan data dari berbagai departemen dan fungsi di seluruh perusahaan. Data ini meliputi informasi keuangan, penjualan, inventory, produksi, sumber daya manusia, procurement, dan lainnya.
Data yang dikumpulkan disimpan dalam database terpusat untuk memastikan semua departemen memiliki akses ke informasi yang sama dan data yang paling update.
Setiap modul dibuat untuk mengelola fungsi atau proses bisnis tertentu. Modul yang umum ada di ERP biasanya terdiri dari keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, supply chain, customer relationship management (CRM), dan lainnya. Beberapa vendor menawarkan Anda dapat memilih modul mana yang akan diimplementasikan berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Modul dalam sistem ERP saling terhubung sehingga flow data di perusahaan akan lebih lancar. Misalnya, ketika data pesanan penjualan dimasukkan dalam modul penjualan, itu dapat langsung meng-update data dalam modul inventory, produksi dan keuangan.
Sistem ERP membuat tugas berulang dapat diotomatisasi seperti otomatis akan menghasilkan faktur, update level inventory, menghitung penggajian, dan memesan supply ketika level persediaan rendah. Otomatisasi mengurangi input data manual, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.
Sistem ERP memastikan bahwa semua user memiliki akses ke data yang paling terbaru. Ini membantu staff untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang terbaru.
ERP dilengkapi dengan tools pelaporan dan analisa yang membantu user untuk membuat laporan, dashboard, dan grafik yang disesuaikan. Tools ini membantu perusahaan menganalisis data, memantau key performance indicator (KPI), dan membuat keputusan berdasarkan data.
ERP menyediakan control akses user dan fitur keamanan untuk memastikan bahwa hanya user berwenang yang dapat mengakses data sensitif. Akses berdasarkan tanggung jawab kerja bertujuan agar keamanan lebih baik, apa yang dapat dan tidak dapat dilihat atau dilakukan oleh setiap user dalam sistem ERP.
ERP dibuat untuk tumbuh bersama perusahaan. Ketika perusahaan berkembang, Anda dapat menambahkan modul baru, user baru, atau fungsionalitas ke sistem ERP untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang berubah.
Implementasi sistem ERP lebih baik melibatkan training user untuk menggunakan software ini dengan efektif. Biasanya, vendor ERP menawarkan training dan support selama proses implementasi dan memberikan support berkelanjutan untuk mengatasi masalah dan update sistem.
Perbedaan ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
Model implementasi sistem ERP dapat berupa on-premise, cloud, maupun hybrid. Apa perbedaan diantara ketiga jenis implementasi tersebut? Dengan mengetahui ketiga perbedaannya, Anda dapat mengetahui sistem ERP mana yang cocok untuk bisnis Anda.
Lokasi Implementasi
- On premise: diinstal secara lokal di server dan hardware milik perusahaan/di kantor. Perusahaan akan bertanggung jawab sendiri dengan sistem ERP tersebut seperti keamanan, maintenance dan update.
- Cloud: sistem ERP dan data dihosting di server yang disediakan oleh vendor cloud pihak ketiga. User ERP mengakses sistem melalui internet, sehingga mereka tidak perlu membeli hardware dan infrastruktur di kantor.
- Hybrid: menggabungkan cara on premise dan cloud, beberapa modul atau data mungkin dihosting di cloud, sedangkan yang lainnya diinstal secara on premise.
Biaya
- On premise: biaya yang diperlukan lebih mahal di awal karena memerlukan biaya lisensi software, hardware dan infrastruktur. Biaya maintenance dan support sistem menjadi tanggung jawab perusahaan.
- Cloud: biayanya biasanya akan dalam bentuk harga subscription, biaya akan bertambah seiring waktu. Di awal tidak memerlukan biaya yang mahal, tetapi secara berlangganan harus membayar biaya tambahan user dan berkelanjutan.
- Hybrid: biaya yang dikeluarkan tergantung konfigurasi yang dibutuhkan perusahaan. Biaya lebih fleksibel karena menggabungkan keuntungan dari model on premise dan cloud.
Skalabilitas
- On premise: memerlukan investasi tambahan untuk hardware dan infrastruktur untuk menambah atau mengembangkan sistem ERP. Skalabilitas lebih tinggi dibandingkan dengan ERP cloud.
- Cloud: biaya untuk skalabilitas lebih fleksibel, bisa lebih mudah ditambahkan atau dikurangi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
- Hybrid: level skalabilitas dapat memakai cara on premise maupun cloud.
Maintenance dan Update
- On premise: perusahaan bertanggung jawab untuk mengelola dan menerapkan update dan maintenance, memerlukan waktu jeda dalam pemakaian sistem ERP untuk maintenance.
- Cloud: update dan maintenance ditangani oleh vendor cloud, update sistem biasanya tidak memerlukan waktu jeda dan berjalan lebih lancar.
- Hybrid: tanggung jawab maintenance tergantung pada konfigurasi yang digunakan perusahaan, untuk cloud biasanya akan update otomatis, sedangkan on premise perlu dilakukan secara manual.
Keamanan
- On premise: perusahaan memiliki kontrol langsung pada keamanan sistem ERP, semakin kuat resourcesnya maka dapat menghasilkan keamanan yang semakin kuat.
- Cloud: keamanan menjadi tanggung jawab bersama antara vendor cloud dan perusahaan. Vendor akan berinvestasi besar-besaran dalam keamanan sistem.
- Hybrid: keamanan tergantung pada implementasi komponen on-premise dan cloud.
Customize dan Control
- On premise: customize dan control dalam sistem cukup tinggi, perusahaan dapat menyesuaikan sistem ERP sesuai kebutuhan.
- Cloud: customize biasanya terbatas dan kontrol untuk infrastruktur juga lebih sedikit.
- Hybrid: pilihan customize tergantung pada konfigurasi yang spesifik, di on premise memungkinkan customize yang lebih luas.
Modul dalam Sistem ERP
Sebelumnya sudah dijelaskan apa itu sistem ERP, yaitu sistem yang terintegrasi dari banyak fungsi dalam bisnis. Ada banyak modul yang bisa digunakan oleh user, antara lain:
Accounting (Akuntansi)
Ketika berbicara mengenai sistem ERP pasti selalu berkaitan dengan akuntansi. Fungsi akuntansi seperti modal, hutang, piutang, arus kas (cash flow) dan lain-lain dapat dikelola secara otomatis dan akurat di sistem ini.
Inventory (Inventaris)
Modul inventory sangat berguna jika Anda memiliki bisnis dengan banyak gudang untuk menyimpan stock barang, baik itu bahan mentah atau barang jadi. Modul ini juga bisa membantu melacak pengadaan, persediaan dan penjualan barang secara spesifik.
Ada serial number pada data stock barang sehingga Anda bisa mencatat dan melaporkannya secara real time.
Manufacturing (Manufaktur)
Modul manufaktur berfungsi dalam menyederhanakan semua proses pada manufaktur yang dikenal cukup kompleks. Fungsi ini meliputi adanya perencanaan produksi, pengelolaan pada anggaran, pengaturan jalur produksi serta pemantauan stok bahan jadi dan bahan baku.
Baca Juga: 8 Cara Kerja ERP dalam Perusahaan Manufaktur
Warehouse
Pada industri manufaktur modul warehouse sangat diperlukan untuk mengelola stok yang ada pada gudang, dan bisa memantau pekerjaan. Modul ini bahkan bisa memberikan informasi dengan akurat dan real time tentang inventaris.
Fitur yang ada dalam modul ini biasanya yaitu, audit barang, perkiraan barang, perpindahan stock, dan bill of materials.
Baca Juga: Tipe Software Gudang dan Rekomendasi Terbaik untuk Anda!
Human Resources (Sumber Daya Manusia)
Modul ini membantu mengelola SDM yang dimiliki oleh perusahaan yang kegiatannya bisa berupa data karyawan, kinerja, manajemen tugas, recruitment, pembayaran gaji, pajak karyawan dan lain-lain.
Purchasing
Pada modul purchasing bisa mengelola semua pembelian barang dan bahan baku untuk perusahaan. Data dan laporan seperti list supplier, vendor, pengiriman, rekaman dan purchase order bisa dikelola dengan praktis.
Adanya integrasi dari modul inventory, produksi dan akuntansi bisa membantu perusahaan melakukan pembelian yang terencana dan jumlah yang sesuai.
SCM (Supply Chain Management)
Proses yang paling membutuhkan sistem ERP yaitu supply chain. Rumitnya proses distribusi produk dari supplier ke customer dapat melibatkan manufacturer, stockiest, distributor, retailer dan fungsi lainnya yang bisa dipantau real-time dengan menggunakan software ERP.
Sales (Penjualan)
Penjualan adalah proses terakhir yang bisa menentukan apa proses manufaktur yang dilakukan mendapatkan profit atau tidak. Modul ini dapat menganalisis penjualan, merancang dan mengimplementasikan strategi markering yang tepat dalam menghasilkan profit yang lebih maksimal.
CRM (Customer Relations Management)
Modul CRM ini berguna bagi perusahaan karena dapat terhubung dengan pelanggan. Modul ini menjadi pusat data dan informasi pelanggan dan terintegrasi dengan fungsi lain di sistem ERP, sehingga departemen lain dapat mengakses sesuai kebutuhannya seperti pengiriman faktur penjualan atau tagihan hutang.
Data pelanggan bisa berupa history pembelian, kontak pelanggan, feedback pelanggan dan lain-lain. Dengan adanya data ini, perusahaan bisa menganalisis pelanggan agar bisa menyusun strategi yang tepat untuk meningkatkan penjualan.
Baca Juga: Terbaru! Daftar Harga ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkap!
Kesimpulan
Sistem software ERP dapat menyatukan laporan keuangan perusahaan, serta mengintegrasikan manajemen penjualan, manufaktur, inventory, akuntansi dan distribusi menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan mencegah human error.
Karakteristik umum dari software ERP adalah dapat mengintegrasikan semua fungsi bisnis, database terpusat, data yang disajikan real time dan memiliki user interface (UI) yang konsisten sehingga tidak membingungkan penggunanya.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan dedicated support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
Yang membedakan dengan vendor lain, software MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
