Bagi bisnis manufaktur, retail, ekspor dan impor, keberadaan gudang merupakan hal penting karena perusahaan dapat menyimpan, mengirimkan, dan mendistribusikan persediaan barang dari satu tempat (bahkan bisa di beberapa area bila memiliki sistem multi gudang). Ini akan memudahkan Anda dalam mengelola dan tracking inventory secara efisien. Staff gudang adalah peran yang juga tidak kalah penting dalam menciptakan operasional gudang yang baik bagi sebuah bisnis.
Artikel kali ini akan membahas mengenai pengertian, cara kerja, job desc, skill yang perlu dimiliki, dan contoh KPI seorang staff gudang. Yuk baca sampai habis!
Pengertian Staff Gudang
Staff gudang adalah posisi di perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas operasional gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang. Staff gudang juga bertugas mengecek apakah ada barang yang kadaluarsa atau tidak, serta membuat laporan kepada stakeholder.
Pengelolaan persediaan barang dan supply chain dalam sebuah bisnis sebaiknya dikelola oleh staff gudang, sering kali masuk ke dalam divisi logistik.
Cara Kerja Staff Gudang
Adapun proses kerja seorang staff gudang secara lebih detail adalah sebagai berikut:
Pengecekan dan Penerimaan Barang
Salah satu proses kerja yang wajib dilakukan oleh staff gudang adalah memastikan setiap barang yang datang sudah dicek kualitas dan kuantitasnya. Mereka juga harus mencatat jumlah yang masuk dan memastikan jumlahnya sama dengan yang tertera dalam surat penerimaan barang yang mereka buat untuk tanda bukti terima.
Input Data Inventory
Staff gudang mempunyai tanggung jawab untuk selalu memastikan persediaan yang ada di gudang selalu ter-update secara real-time, sehingga salah satu tugas dari staff gudang yaitu memasukkan data inventory secara cepat dan sesuai.
Packing Barang
Tugas lainnya dari staff gudang adalah menyiapkan barang atau produk yang akan dikirimkan ke konsumen, dalam hal ini juga memastikan ukuran, kualitas, dan membungkusnya sesuai standar yang berlaku.
Cek dan Terima Barang Retur
Memastikan proses retur berjalan dengan baik dalam sebuah transaksi juga menjadi salah satu tugas staff gudang yaitu dengan memastikan barang tersebut tercatat dengan baik dalam catatan stok gudang dan memasukkan stoknya ke dalam bagian yang khusus untuk retur.
Stock Opname
Staff gudang mempunyai kewajiban dalam memastikan persediaan yang ada di gudang sama dengan sistem sehingga kegiatan stock opname wajib untuk dilakukan yaitu penghitungan persediaan barang yang ada di gudang.
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Laporan Stock Opname
Buat Laporan
Selain tugas yang bersifat fisik, staff gudang juga wajib untuk melakukan pelaporan administrasi pembukuan stok gudang dalam satu bulan ke perusahaan, termasuk data mengenai produk yang tersisa, produk yang rusak, total barang yang masuk, produk retur, serta produk yang sudah atau mendekati expired.
Baca Juga: Apa Itu Gudang Transit? Rekomendasi Software Kelola Gudang
Job Desc Staff Gudang
Berikut adalah poin-poin job desc (deskripsi pekerjaan) seorang staff gudang.
Penerimaan Barang
Dalam operasional gudang, seorang staff gudang bertugas dalam menerima barang yang masuk ke gudang. Mereka melakukan pemeriksaan terhadap barang-barang tersebut untuk memastikan kualitasnya sesuai dengan standar yang ditetapkan. Selain itu, mereka juga mencatat jumlah dan kondisi barang yang diterima untuk menghindari kesalahan dalam inventarisasi.
Penyimpanan dan Pemeliharaan Stok
Staff gudang bertanggung jawab atas penyimpanan barang-barang yang masuk ke gudang. Mereka harus mengatur stok barang dengan sistematis untuk memastikan aksesibilitas dan efisiensi dalam pengambilan barang. Selain itu, mereka juga harus melakukan pemeliharaan stok secara berkala, termasuk inventarisasi dan pengecekan kondisi barang.
Pengambilan dan Pemrosesan Pesanan
Staff gudang menerima instruksi untuk mengambil barang dari stok gudang sesuai dengan pesanan yang masuk. Mereka harus memastikan pengambilan barang dilakukan dengan cepat dan akurat. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk memproses pesanan tersebut dalam sistem gudang, termasuk pengemasan dan penandaan untuk persiapan pengiriman.
Pengiriman dan Distribusi
Setelah pesanan diproses, staff gudang bekerja sama dengan tim pengiriman untuk mengatur pengiriman barang kepada pelanggan. Mereka harus memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan dengan memerhatikan keamanan barang selama proses pengiriman.
Pemeliharaan Kebersihan dan Keamanan Gudang
Sebagai pengurus gudang, staff gudang juga bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan dan keamanan di area gudang. Mereka harus memastikan bahwa gudang tetap bersih dan teratur, serta mengikuti prosedur keamanan yang telah ditetapkan, termasuk penggunaan peralatan pelindung diri (APD) dan penanganan barang dengan aman.
Pelaporan dan Dokumentasi
Sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, staff gudang juga harus melakukan pelaporan dan dokumentasi terkait dengan aktivitas gudang. Ini meliputi pencatatan penerimaan barang, pengeluaran stok, pemrosesan pesanan, inventarisasi, dan kegiatan lainnya yang terjadi di dalam gudang.
Kemampuan yang Harus Dimiliki Staff Gudang
Penting bagi seorang staff gudang untuk memiliki beberapa keterampilan tertentu yang akan membantunya dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Berikut adalah penjelasan detailnya mengenai keterampilan tersebut.
Keterampilan Berorganisasi
Staff gudang harus memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk mengelola ruang penyimpanan barang dengan efisien. Mereka perlu dapat mengatur stok barang dengan sistematis dan mudah diakses, serta menghindari tumpukan barang yang berantakan yang dapat mengganggu proses operasional.
Kemampuan Berkomunikasi
Kemampuan berkomunikasi yang baik sangat penting dalam pekerjaan staff gudang. Mereka harus dapat berinteraksi dengan baik dengan rekan kerja, manajemen, supplier, dan pelanggan. Komunikasi yang efektif membantu dalam koordinasi pengiriman barang, penanganan masalah, dan memastikan informasi akurat.
Keterampilan Teknologi
Dalam era digital, staff gudang juga perlu memiliki keterampilan dalam menggunakan teknologi. Mereka harus dapat mengoperasikan software manajemen gudang, barcode scanner, dan sistem lainnya yang digunakan untuk melacak stok barang, memproses pesanan, dan memantau aktivitas gudang secara keseluruhan.
Baca Juga: Tipe Software Gudang dan Rekomendasi Terbaik untuk Anda!
Ketelitian
Ketelitian adalah kunci dalam pekerjaan staff gudang. Mereka harus dapat melakukan penerimaan barang dengan teliti, memastikan keakuratan jumlah dan kondisi barang yang diterima. Selain itu, ketelitian juga diperlukan dalam pengambilan barang, pengemasan, dan pengiriman untuk menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
Kemampuan Fisik
Sebagian besar tugas staff gudang melibatkan aktivitas fisik, seperti mengangkat, memindahkan, dan menumpuk barang. Oleh karena itu, mereka harus memiliki kemampuan fisik yang cukup untuk melakukan tugas-tugas ini dengan aman dan efisien. Memiliki kekuatan dan daya tahan yang baik sangat penting dalam menghadapi pekerjaan tersebut.
Manajemen Waktu
Dalam lingkungan kerja yang sibuk seperti gudang, kemampuan manajemen waktu adalah kunci. Staff gudang harus dapat mengatur waktu mereka dengan baik untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan tepat waktu. Hal ini meliputi penentuan prioritas tugas, pengaturan jadwal pengiriman, dan responsif terhadap perubahan situasi yang mungkin terjadi.
Kemampuan Troubleshooting
Keterampilan troubleshoot atau pemecahan masalah juga penting bagi staff gudang. Mereka harus dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah-masalah seperti kerusakan barang, kesalahan pengiriman, atau masalah dengan teknologi yang digunakan.
Contoh KPI Staff Gudang
KPI (Key Performance Indicators) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja seorang staff gudang dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Berikut adalah beberapa contoh KPI untuk staff gudang.
Waktu Siklus Penerimaan
KPI ini mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses penerimaan barang dari saat kedatangan barang di gudang hingga pencatatan penerimaan selesai dalam sistem. Standar tercapainya KPI ini yaitu menyelesaikan proses penerimaan sejumlah barang dalam waktu X jam/menit setelah kedatangan barang.
Contohnya yaitu adanya target menyelesaikan proses penerimaan dalam waktu kurang dari 1 jam setelah kedatangan barang.
Keakuratan Persediaan
KPI ini mengukur seberapa akurat catatan persediaan dalam sistem gudang dibandingkan dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya ada di gudang. Contohnya seperti target mencapai akurasi persediaan lebih dari 95%.
Waktu Pengambilan
KPI ini mengukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pengambilan barang dari gudang sesuai dengan pesanan yang masuk. Contoh penerapannya yaitu menyelesaikan proses pengambilan barang dalam waktu kurang dari 30 menit.
Kesesuaian Pesanan
KPI ini mengukur persentase pesanan yang dikirim sesuai dengan spesifikasi pelanggan, termasuk jumlah, jenis barang, dan kualitas. Contohnya dalam mencapai persentase kesesuaian pesanan lebih dari 98%.
Efisiensi Penyimpanan
KPI ini mengukur persentase ruang penyimpanan yang digunakan dibandingkan dengan total kapasitas gudang yang tersedia. Contoh targetnya mencapai efisiensi penyimpanan lebih dari 90%.
Ketepatan Waktu Pengiriman
KPI ini mengukur seberapa sering pengiriman barang dilakukan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Misalnya di gudang perusahaan ABC menerapkan target yang harus tercapai yaitu 95% untuk ketepatan waktu pengirimannya.
Dengan memantau dan mengevaluasi standar KPI secara berkala, manajer gudang dapat memiliki data mengenai kinerja staff gudang serta dapat membuat keputusan atau penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang.
Kesimpulan
Beberapa job desc staff gudang antara lain melakukan pengecekan saat penerimaan barang, mengelola penyimpanan dan pemeliharaan stok, mengambil dan memproses pesanan, mengirim dan distribusi pesanan, memelihara kebersihan dan keamanan gudang, serta membuat laporan.
Seorang staff gudang harus memiliki kemampuan berorganisasi, berkomunikasi, dapat menggunakan software atau aplikasi gudang, teliti, memiliki fisik yang prima, manajemen waktu yang baik, dan bisa mengatasi troubleshooting.
KPI yang perlu diterapkan bagi staff gudang antara lain waktu siklus penerimaan barang, data persediaan yang akurat, waktu pengambilan, dan kesesuaian pesanan.
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan, gudang dan keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
