Saat memilih software ERP, salah satu faktor yang menjadi pertimbangan adalah apakah Anda memilih implementasi software ERP on-premise atau cloud. Saat ini, hampir setiap vendor ERP menawarkan macam-macam software ERP, termasuk ERP cloud. Tetapi, banyak alasan mengapa bisnis menengah mungkin akan memilih sistem ERP on-premise. Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan macam-macam software ERP, pemilik bisnis dapat menentukan software mana yang paling cocok untuk bisnis mereka agar memiliki resource yang tepat dan membuat proses kerja menjadi lebih efisien.
Macam-Macam Software ERP
Perbedaan paling utama antara software ERP on-premise dan cloud adalah bagaimana mereka diinstal. Software berbasis cloud juga dikenal sebagai Software-as-a-Service (SaaS), hostingnya berada di server vendor dan diakses melalui website.
Software on-premise diinstal secara lokal, di komputer dan server perusahaan kemudian dikelola oleh staff IT Anda. Beberapa vendor ERP juga menawarkan implementasi hybrid, di mana software cloud dipasang di server perusahaan.
Hal lain yang membedakan adalah dari sisi harga, umumnya software ERP cloud dihargai dengan sistem langganan bulanan atau tahunan, dengan biaya biaya tambahan seperti support, training dan update software.
Software on-premise biasanya dibayarkan satu kali license (one-time perpetual license), dan berdasarkan dari ukuran perusahaan serta jumlah penggunanya (user). Untuk harga software on-premise juga akan dikenakan biaya untuk support, training dan update.
Karena alasan tersebut, sistem ERP on-premise dianggap sebagai pengeluaran modal karena mengeluarkan sekali investasi besar di awal. Di sisi lain, ERP cloud biasanya dianggap sebagai pengeluaran operasional (biaya overhead tambahan yang akan terus dibayarkan oleh perusahaan).
Baca Juga: 9 Modul Penting yang Wajib Ada di Sistem ERP Perusahaan Anda
Kelebihan dan Kekurangan ERP Cloud
Keamanan data menjadi perhatian utama bagi calon pembeli software ERP karena nantinya semua data penting perusahaan akan tersimpan dan terpusat di dalam software termasuk keuangan perusahaan, rahasia dagang perusahaan, informasi karyawan dan pelanggan, dan masih banyak lagi. Jangan sampai data bocor atau malah hilang karena ketidaktelitian Anda saat memilih ERP.
Software ERP cloud tidak membutuhkan hardware tambahan, perusahaan Anda tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur IT. Dengan cloud ERP, Anda bisa dengan mudah menggunakannya di banyak wilayah, anak perusahaan dan divisi. ERP cloud juga lebih mudah diukur, Anda memiliki fleksibilitas untuk menambahkan lebih banyak user seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Vendor ERP yang memiliki reputasi baik akan memberlakukan standar yang ketat untuk menjaga keamanan data. Agar calon pelanggan tidak khawatir, mereka dapat meminta audit keamanan pihak ketiga dari vendor ERP yang menjadi bahan pertimbangan mereka. Cara ini biasanya akan dipakai kalau vendornya kurang terkenal.
Vendor cloud ERP akan menghosting dan memelihara semua infrastruktur TI untuk perusahaan Anda, memastikan sistem selalu berjalan baik, data aman dan update sistem tanpa perlu mengubah atau merusak data sebelumnya.
Sebagian besar sistem cloud memungkinkan aksesibilitas mobile lebih mudah dan bahkan banyak yang menawarkan aplikasi di mobile. Tetapi, kemudahan akses ini juga disertai dengan pertimbangan akses yang lebih besar, terutama jika karyawan mengakses file perusahaan di gadget mereka.
Semakin banyak aksesibilitas berarti akan lebih sedikit kustomisasi, ERP cloud umumnya tidak menawarkan fleksibilitas untuk perusahaan yang ingin melakukan custom pada ERP sesuai dengan flow bisnis mereka. Tetapi, perusahaan dengan kebutuhan yang spesifik seperti perusahaan konsultan dapat menggunakan software ERP cloud untuk solusi bisnis mereka. Oleh karena itu, ERP cloud paling cocok untuk bisnis kecil dan menengah yang mencari biaya awal lebih rendah, stabilitas sistem dan kemudahan akses.
Baca Juga: Daftar Harga 6 ERP Terbaik Beserta Fitur Lengkapnya!
Kelebihan dan Kekurangan ERP On-Premise
Secara umum, ERP on-premise jauh lebih mudah dimodifikasi. Kemampuan untuk dapat dicustom sangat penting untuk bagi banyak perusahaan terutama industri khusus dengan proses kerja yang unik.
Kontrol ERP on-premise berada di tangan perusahaan Anda, termasuk keamanan datanya. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk bisa melindungi informasi dan data yang sering menjadi target cyber criminal di ERP.
Kalau perusahaan Anda tidak memiliki staff IT yang tidak berpengalaman, berarti Anda perlu menginvestasikan lebih banyak waktu dan yang untuk personel tambahan dan training mereka.
Salah satu pain point dari ERP on-premise adalah masalah pada deployments dan aksesibilitas mobile-nya dapat bermasalah.
ERP on-premise paling cocok untuk perusahaan besar yang memiliki anggaran besar, perusahaan yang butuh kustomisasi ERP serta perusahaan yang memiliki infrastruktur untuk menampung, memelihara dan melindungi data ERP.
Kelebihan dan Kekurangan ERP Hybrid
ERP hybrid merupakan kombinasi on-premise dan cloud untuk mendukung kebutuhan perusahaan Anda. beberapa pengaturan ERP hybrid yang paling umum antara lain:
- ERP Two-Tier
Perusahaan Anda akan terus menggunakan sistem ERP on-premise yang ada untuk semua fungsi perusahaan (tier 1), tetapi akan ada tambahan sistem ERP cloud untuk mendukung beberapa atau bahkan semua unit bisnis dan cabang (tier 2). ERP two-tier ini dapat mengurangi biaya.
- Mendukung Fungsi Bisnis Tertentu
Anda mungkin menemukan vendor ERP cloud memberikan support untuk fungsi tertentu seperti CRM dan dapat diakses di mobile device. Dalam hal ini, Anda akan menggunakan ERP cloud untuk fungsi-fungsi khusus tersebut.
ERP hybrid memiliki beberapa keunggulan antara lain dapat menghemat biaya, responsif untuk berbagai kebutuhan bisnis, minim kompleksitas, dan lain sebagainya. ERP hybrid dapat dioperasikan dalam kondisi offline. Kalau Anda tiba-tiba tidak ada koneksi internet, sistem ERP yang Anda gunakan dapat beroperasi menggunakan sistem on-premise. Saat koneksi internet sudah kembali, data akan tersinkronisasi dengan yang tersedia di cloud.
Anda ingin mengintegrasikan fitur baru di ERP? Anda dapat melakukan integrasi dengan fitur cloud menggunakan sistem ERP hybrid. ERP on-premise dan cloud yang tersinkronisasi akan memudahkan karyawan menarik data dari sistem ERP kapanpun di manapun mereka berada.
Kesimpulan
Nah, sekarang Anda sudah mengetahui apa saja macam-macam software ERP yang ada di pasaran yaitu on-premise, cloud dan hybrid. Ketiga ERP tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih jenis ERP tersebut antara lain ukuran perusahaan, anggaran, jumlah user, jenis industri bisnis, dan lain sebagainya.
Pastikan Anda memilih vendor yang tepat dan memiliki reputasi baik agar sistem yang Anda gunakan dapat memenuhi seluruh fungsi bisnis tanpa kendala.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Kalau dipasang di server kantor, software tetap bisa digunakan walau internet tidak stabil. MASERP memiliki layanan dedicated support pada jam kerja untuk membantu kendala Anda dalam menggunakan sistem ERP.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
