Cara Membuat Jurnal Umum Akuntansi dan Contohnya

Jurnal umum adalah instrumen pencatatan akuntansi yang mendokumentasikan setiap transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dalam format debit dan kredit. Sebagai komponen awal dari siklus akuntansi, jurnal umum adalah titik masuk dari semua data keuangan sebelum diproses menjadi laporan laba rugi, neraca, dan arus kas.

Artikel in akan membahas lengkap mengenai jurnal umum, mulai dari fungsinya, format standarnya, serta cara pembuatannya. Anda perlu memahami jurnal umum dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Yuk, baca sampai habis!

Apa Itu Jurnal Umum dalam Akuntansi?

Jurnal umum atau general journal adalah catatan sistematis yang merekam semua transaksi keuangan perusahaan berdasarkan urutan waktu terjadinya, lengkap dengan identifikasi akun yang terpengaruh beserta posisi debit dan kreditnya.

Setiap entri dalam jurnal umum minimal mencakup dua akun (satu di sisi debit dan satu di sisi kredit) sesuai dengan prinsip double-entry bookkeeping yang menjadi dasar sistem akuntansi modern.

Jurnal umum berlaku universal untuk semua jenis transaksi keuangan, mulai dari pencatatan pendapatan, pembayaran beban, pembelian aset, hingga penyesuaian akhir periode.

Berbeda dengan jurnal khusus yang hanya digunakan untuk transaksi sejenis yang sering berulang seperti jurnal penjualan atau jurnal pembelian, jurnal umum bersifat lebih luwes dan mencakup semua jenis transaksi yang tidak tertampung dalam jurnal khusus. Inilah alasan jurnal umum merupakan tulang punggung dari seluruh sistem pencatatan keuangan perusahaan, baik skala kecil maupun besar.

Baca Juga: Contoh Software Akuntansi Indonesia Beserta Harga

Fungsi Jurnal Umum dalam Akuntansi Perusahaan

Jurnal umum memiliki sejumlah fungsi strategis yang menjadikannya komponen tak tergantikan dalam sistem akuntansi. Berikut adalah fungsi-fungsi jurnal umum yang perlu dipahami oleh setiap praktisi keuangan.

Fungsi Historis dan Pencatatan

Sebagai catatan kronologis yang tersusun berdasarkan tanggal, jurnal umum berfungsi sebagai sejarah keuangan perusahaan yang dapat ditelusuri kembali kapan pun dibutuhkan. Setiap transaksi yang pernah terjadi (sekecil apapun nilainya) terekam dalam jurnal umum dengan urutan waktu yang tidak dapat dimanipulasi, menciptakan rekam jejak audit yang kuat.

Fungsi historis dan pencatatan ini memastikan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat atau terlupakan, karena semua perubahan posisi keuangan harus lebih dahulu melewati jurnal umum sebelum masuk ke laporan keuangan.

Ini sangat krusial saat perusahaan menghadapi pemeriksaan pajak, karena auditor dapat menelusuri asal-usul setiap angka dalam laporan keuangan hingga ke bukti transaksi aslinya. Kelengkapan dan konsistensi fungsi historis membuat laporan keuangan perusahaan dapat dipercaya oleh pihak internal maupun eksternal.

Fungsi Analisis dan Instruksi

Sebelum sebuah transaksi dicatat di jurnal umum, akuntan terlebih dahulu harus menganalisis dampak finansial dari transaksi tersebut, akun apa yang terpengaruh, apakah nilainya bertambah atau berkurang, dan posisi debit atau kredit mana yang sesuai.

Proses analisis ini memastikan setiap pencatatan mencerminkan realitas ekonomi yang sesungguhnya, bukan sekadar angka yang dimasukkan secara mekanis tanpa pertimbangan.

Jurnal umum juga berfungsi sebagai instruksi posting ke buku besar, kolom referensi dalam format jurnal menghubungkan setiap entri dengan akun buku besar yang sesuai.

Fungsi instruksi ini membedakan jurnal umum dengan catatan keuangan biasa karena mengarahkan bagaimana data keuangan harus dikompilasi dan disajikan. Kombinasi fungsi analisis dan instruksi menjadikan jurnal umum komponen aktif yang tidak bisa diabaikan dalam siklus akuntansi perusahaan.

Baca Juga: Jenis Laporan Keuangan, Fungsi, & Contohnya

Format dan Komponen Jurnal Umum

Format standar jurnal umum terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing memiliki fungsi spesifik dalam dokumentasi transaksi. Kolom tanggal mencatat kapan transaksi terjadi (bukan kapan dicatat) karena prinsip akrual mengharuskan transaksi diakui pada saat terjadinya secara ekonomis.

Kolom nomor bukti mencatat referensi dokumen sumber seperti nomor faktur, kuitansi, atau nota, yang memungkinkan penelusuran kembali ke dokumen fisik jika diperlukan saat audit.

Kolom nama akun mencantumkan akun yang didebit (ditulis lebih dahulu) dan akun yang dikredit (ditulis dengan indentasi ke kanan), sesuai konvensi pencatatan akuntansi standar yang berlaku universal.

Kolom referensi diisi dengan kode akun dari Chart of Account (COA) dan biasanya dikosongkan saat pencatatan jurnal, lalu diisi saat proses posting ke buku besar dilakukan.

Kolom debit dan kredit mencantumkan nilai nominal masing-masing akun, dan jumlah total kedua kolom harus selalu seimbang sebagai syarat mutlak kebenaran pencatatan akuntansi.

Saldo Normal Akun: Dasar Pencatatan yang Benar

Kesalahan paling umum dalam membuat jurnal umum berasal dari kebingungan tentang saldo normal setiap kelompok akun.

Aset dan beban memiliki saldo normal di sisi debit, artinya nilai akun ini bertambah ketika didebit dan berkurang ketika dikredit.

Sebaliknya, liabilitas (utang), ekuitas (modal), dan pendapatan memiliki saldo normal di sisi kredit, sehingga nilai akun-akun ini bertambah ketika dikredit dan berkurang ketika didebit.

Memahami saldo normal ini adalah kunci untuk menentukan dengan tepat apakah suatu akun harus didebit atau dikredit dalam setiap transaksi.

Persamaan dasar akuntansi yang mendasari seluruh sistem ini adalah:

Aset = Liabilitas + Ekuitas + (Pendapatan − Beban)

Setiap entri jurnal yang benar harus menjaga keseimbangan persamaan ini.

Baca Juga: Apa Itu Saldo? Cari Tahu Jenis, Fungsi, dan Contohnya! 

Saldo Normal Akun Aset

Akun aset mencatat seluruh kekayaan yang dimiliki perusahaan, mulai dari kas, bank, piutang usaha, persediaan, hingga aset tetap seperti kendaraan dan bangunan. Saldo normal akun aset berada di posisi debit, sehingga nilai akun ini akan bertambah setiap kali didebit dan berkurang setiap kali dikredit.

Misalnya, ketika perusahaan menerima pembayaran tunai dari pelanggan, akun Kas didebit karena jumlah kas yang dimiliki bertambah. Sebaliknya, saat perusahaan membayar beban atau membeli aset baru secara tunai, akun Kas akan dikredit karena nilainya berkurang.

Akuntan harus teliti agar tidak salah menempatkan posisi debit-kredit saat terjadi transaksi pembelian, penjualan, atau pelunasan yang melibatkan aset perusahaan.

Saldo Normal Akun Liabilitas

Akun liabilitas atau kewajiban mencatat seluruh utang perusahaan kepada pihak lain, seperti utang usaha, utang bank, dan utang jangka panjang lainnya. Berbeda dengan akun aset, saldo normal akun liabilitas berada di posisi kredit, artinya nilai akun ini bertambah ketika dikredit dan berkurang ketika didebit.

Contohnya, ketika perusahaan membeli barang secara kredit dari pemasok, akun Utang Usaha dikredit karena kewajiban perusahaan kepada pemasok bertambah.

Sebaliknya, saat perusahaan melunasi utang tersebut secara tunai, akun Utang Usaha akan didebit karena kewajiban yang tersisa berkurang.

Kesalahan dalam mencatat posisi debit-kredit pada akun liabilitas dapat menyebabkan laporan posisi keuangan perusahaan tidak mencerminkan jumlah utang yang sebenarnya.

Saldo Normal Akun Ekuitas

Akun ekuitas mencerminkan hak pemilik atas kekayaan bersih perusahaan, yang mencakup modal pemilik, laba ditahan, dan prive atau pengambilan pribadi. Sama seperti akun liabilitas, saldo normal akun ekuitas berada di posisi kredit, sehingga nilainya bertambah saat dikredit dan berkurang saat didebit.

Ketika pemilik menyetorkan modal tambahan ke perusahaan, akun Modal Pemilik dikredit karena hak pemilik atas perusahaan bertambah. Namun, akun Prive yang mencatat pengambilan pribadi pemilik justru bersaldo normal debit karena sifatnya mengurangi ekuitas, sehingga perlu diperlakukan sebagai pengurang modal saat penyusunan laporan keuangan.

Akun ekuitas membantu memastikan bahwa perubahan kepemilikan tercatat secara akurat dari waktu ke waktu.

Saldo Normal Akun Pendapatan

Akun pendapatan mencatat seluruh penghasilan yang diperoleh perusahaan dari aktivitas usahanya, seperti pendapatan jasa, pendapatan penjualan, dan pendapatan bunga. Saldo normal akun pendapatan berada di posisi kredit, sehingga nilainya bertambah ketika dikredit dan berkurang ketika didebit.

Misalnya, saat perusahaan menyelesaikan pekerjaan jasa dan menerima pembayaran, akun Pendapatan Jasa dikredit karena penghasilan perusahaan bertambah. Peningkatan pendapatan pada akhirnya akan menambah saldo laba dan ekuitas pemilik melalui proses penutupan buku di akhir periode akuntansi.

Pencatatan pendapatan harus akurat karena akun ini menjadi salah satu komponen utama dalam menghitung laba atau rugi perusahaan pada laporan laba rugi.

Saldo Normal Akun Beban

Akun beban mencatat seluruh pengeluaran yang timbul dalam rangka menjalankan operasional perusahaan, seperti beban sewa, beban gaji, beban listrik, dan beban penyusutan. Sama seperti akun aset, saldo normal akun beban berada di posisi debit, sehingga nilainya bertambah ketika didebit dan berkurang ketika dikredit.

Contohnya, saat perusahaan membayar gaji karyawan secara tunai, akun Beban Gaji didebit karena jumlah beban yang diakui bertambah, sementara akun Kas dikredit karena kas berkurang.

Semakin besar beban yang dicatat, semakin besar pula pengurangan terhadap laba bersih perusahaan pada periode tersebut. Klasifikasi dan pencatatan beban yang tepat sangat memengaruhi keakuratan perhitungan laba rugi serta pengambilan keputusan manajemen terkait efisiensi biaya.

Cara Membuat Jurnal Umum yang Benar

Pembuatan jurnal umum mengikuti urutan langkah yang sistematis sesuai dengan siklus akuntansi:

1. Kumpulkan dan verifikasi dokumen bukti transaksi. Pastikan setiap pengeluaran atau penerimaan didukung dokumen sah seperti faktur, kuitansi, atau nota sebelum dilakukan pencatatan apapun.
2. Identifikasi akun yang terpengaruh dan menentukan apakah nilai masing-masing akun bertambah atau berkurang berdasarkan saldo normal yang berlaku untuk setiap kelompok akun.
3. Catat entri jurnal dengan menempatkan akun yang didebit di baris atas dan akun yang dikredit di baris bawah dengan indentasi, disertai keterangan singkat yang menjelaskan sifat transaksi secara informatif.
4. Verifikasi keseimbangan debit-kredit sebelum menyimpan entri. Jika jumlahnya tidak sama, ada kesalahan yang harus ditemukan dan diperbaiki segera.
5. Posting ke buku besar agar saldo setiap akun terperbarui dan siap untuk penyusunan neraca saldo dan laporan keuangan.

Contoh Pencatatan Jurnal Umum

Berikut adalah contoh sederhana pencatatan jurnal umum untuk tiga transaksi umum di perusahaan jasa yang dapat dijadikan referensi praktis.

Contoh Jurnal Umum Perusahaan Jasa

Perusahaan jasa umumnya memiliki transaksi yang lebih sederhana dibandingkan perusahaan dagang karena tidak melibatkan persediaan barang maupun harga pokok penjualan.

Tabel berikut menunjukkan contoh pencatatan jurnal umum untuk sebuah usaha jasa konsultasi selama bulan Januari 2025, mulai dari penyetoran modal awal hingga pembayaran beban operasional.

Perhatikan bahwa setiap baris transaksi selalu melibatkan minimal satu akun yang didebit dan satu akun yang dikredit dengan nilai yang sama besar.

Kolom referensi (Ref) sengaja dikosongkan karena baru akan diisi kode akun pada saat proses posting ke buku besar dilakukan.

Dengan mengikuti format tabel seperti ini, proses pencatatan menjadi lebih rapi, mudah ditelusuri, dan siap diaudit kapan saja.

Contoh Jurnal Umum Perusahaan Dagang

Perusahaan dagang memiliki transaksi yang lebih kompleks karena melibatkan akun persediaan barang dagang, harga pokok penjualan, retur, dan potongan pembelian atau penjualan.

Tabel berikut menunjukkan contoh pencatatan jurnal umum untuk sebuah toko elektronik selama awal Februari 2025, mulai dari pembelian barang dagang secara kredit hingga penjualan tunai kepada pelanggan.

Perhatikan bahwa transaksi pembelian dan penjualan barang dagang dicatat menggunakan akun Persediaan Barang Dagang dalam sistem pencatatan perpetual, berbeda dengan sistem periodik yang menggunakan akun Pembelian dan Penjualan terpisah.

Setiap transaksi tetap mengikuti prinsip double-entry yang sama seperti pada perusahaan jasa, yaitu total debit harus selalu sama dengan total kredit.

Kesimpulan

Jurnal umum adalah bagian dari sistem akuntansi perusahaan yang memastikan setiap transaksi keuangan terdokumentasi dengan akurat, kronologis, dan dapat diaudit kapan saja.

Saat ini, banyak perusahaan dari berbagai industri sudah memanfaatkan software untuk mengotomatiskan sebagian besar proses pencatatan jurnal umum, mengurangi risiko human error sekaligus meningkatkan kecepatan dan akurasi pelaporan keuangan.

Software akuntansi ERP MASERP menyediakan solusi akuntansi terintegrasi yang mengotomatiskan pencatatan jurnal umum dan menghasilkan laporan keuangan secara real-time untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik. MASERP memiliki fitur lengkap dalam satu sistem seperti manufaktur, purchasing, penjualan, inventory, multi gudang, multi cabang, multi currency, aset tetap, project costing, serta laporan keuangan dan laporan bisnis lainnya.

Anda hanya perlu memakai satu sistem MASERP untuk semua departemen, tidak perlu membeli banyak software untuk tiap departemen. Hemat anggaran! Semua terintegrasi dan memudahkan operasional sehari-hari.

Tertarik memakai software MASERP untuk perusahaan Anda? Segara jadwalkan konsultasi kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami. Dapatkan free demo fitur lengkap dan free trial, sekarang!

FAQ Seputar Jurnal Umum Akuntansi