Aktivitas yang dijalankan sebuah perusahaan umumnya bertujuan agar harapan klien terpenuhi serta berhasil dalam project internal mereka. Tapi ternyata menurut laporan PMI (Purchasing Managers Index), sebanyak 14% dari IT project dianggap gagal dan hanya 57% yang sesuai dengan budget awal perusahaan, sisanya melebihi rencana anggaran. Biaya yang membengkak tentu saja hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan karena akan berdampak pada margin dan bisa menghambat project selanjutnya. Project cost adalah bagian dari manajemen proyek dan tiap perusahaan perlu memahami ini agar mendapatkan hasil yang efektif dan bermanfaat untuk perusahaan.
Artikel kali ini akan membahas mengenai manajemen project cost beserta manfaat cara implementasinya. Yuk dibaca sampai selesai!
Apa Itu Manajemen Project Cost?
Manajemen project cost adalah kegiatan membuat perkirakan, anggaran dan mengendalikan biaya sepanjang project berlangsung. Tujuan manajemen project cost adalah menjaga pengeluaran dalam anggaran yang sudah direncanakan dan disetujui untuk project tersebut.
Sebuah project dikatakan sukses, maka perlu diselesaikan sesuai persyaratan dan scope, eksekusinya berkualitas tinggi, serta selesai sesuai jadwal dan anggaran.
Oleh karena itu, manajemen project cost adalah salah satu pilar utama project management dan relevan dengan berbagai industri yang termasuk manufaktur, ritel, teknologi, konstruksi, dan sebagainya.
Ini membantu dalam membuat baseline keuangan bisnis di mana project manager dapat membandingkan status project cost saat ini dan menyesuaikan kembali jika diperlukan.
Baca Juga: RAB Adalah Dokumen Agar Proyek Tidak Over Budget
Pentingnya Manajemen Project Cost
Untuk mengambil contoh yang sederhana, misalnya Anda memutuskan untuk membangun rumah, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan anggaran. Ketika Anda memiliki gambaran mengenai berapa banyak bahan yang harus dibelanjakan untuk project tersebut, lalu Anda membagi anggaran besar menjadi pengeluaran untuk sub-kegiatan dan kebutuhan yang lebih kecil.
Anggaran akan menentukan berbagai keputusan penting seperti designer mana yang akan disewa. Designer kelas atas yang akan membangun dan menyelesaikan proyek secara menyeluruh atau seseorang yang dapat membantu dan bekerja untuk anggaran yang lebih kecil. Berapa banyak ruang yang harus dimiliki rumah itu? Kualitas bahan apa yang harus digunakan?
Tanpa perencanaan anggaran, tidak hanya sulit untuk menjawab pertanyaan tersebut, tetapi tidak mungkin untuk memberikan nilai apakah project Anda berjalan sesuai rencana atau tidak. Dalam perusahan besar, skala masalah ini semakin diperbesar karena tidak sedikit menjalankan beberapa proyek secara bersamaan, akan ditemukan juga perubahan asumsi awal dan penambahan biaya tak terduga. Dari masalah tersebut, project cost dapat membantu.
Ketika mengimplementasikan manajemen biaya yang efisien, project manager dapat membuat harapan yang jelas dengan stakeholders, mengontrol perubahan yang tidak semestinya ada karena adanya transparansi anggaran untuk pelanggan, melacak kemajuan dan menanggapi dengan tindakan korektif dan langkah cepat, mempertahankan margin yang diharapkan, meningkatkan ROI dan menghindari kehilangan uang, menghasilkan data sebagai tolok ukur untuk proyek selanjutnya dan melacak tren biaya jangka panjang.
Baca Juga: Gantt Chart Adalah Tools Penting dalam Project Management
Empat Langkah Implementasi Project Cost
Manajemen biaya merupakan proses yang berkelanjutan, sebaiknya membagi fungsi menjadi empat langkah yaitu perencanaan sumber daya, estimasi, penganggaran dan pengendalian. Sebagian besar langkah berurutan, tetapi ada kemungkinan beberapa perubahan sumber daya terjadi di tengah proyek atau mungkin anggaran. Berikut ini empat langkah project cost:
Perencanaan Sumber Daya
Perencanaan sumber daya merupakan proses mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan membawanya sampai selesai. Contoh sumber daya adalah pekerja (karyawan dan kontraktor) dan peralatan (infrastruktur, kendaraan konstruksi besar dan peralatan khusus lainnya dalam persediaan terbatas). Perencanaan sumber daya sebaiknya dilakukan di awal project, sebelum pekerjaan sebenarnya dimulai.
Ketika memulai, project manager harus menyiapkan rincian struktur kerja atau work-breakdown structure (WBS). Mereka perlu melihat setiap sub-tugas di WBS dan menanyakan berapa banyak orang, keterampilan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini, dan peralatan atau bahan seperti apa yang dibutuhkan?
Project manager perlu melakukan inventarisasi semua sumber daya yang akurat dan lengkap, kemudian dijadikan feedback ke langkah berikutnya dalam membuat perkiraan biaya.
Beberapa pertimbangan tips selama proses perencanaan sumber daya:
- Membuat pertimbangan history data (jadwal dan cara kerja sebelumnya), sebelum menentukan sub-tugas dan sumber daya yang dibutuhkan.
- Mengambil feedback dari anggota tim, berkolaborasi dalam kerja terutama dalam proyek yang tidak memiliki data masa lalu untuk digunakan.
- Menilai dampak waktu pada kebutuhan sumber daya seperti sumber daya yang tersedia hanya setelah beberapa bulan sehingga dapat menggeser jadwal dan berdampak pada estimasi biaya.
Meskipun langkah ini terjadi di tahap perencanaan, project manager perlu memperhitungkan kenyataan di lapangan. Misalnya, Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan akan sumber daya dengan keahlian tertentu, tetapi jika sumber daya tersebut tidak tersedia, Anda harus mempertimbangkan untuk menyewa kontraktor atau melatih tim untuk mempercepat prosesnya. Semua variabel ini berdampak pada manajemen biaya.
Estimasi Biaya
Estimasi biaya adalah proses perhitungan biaya yang berhubungan dengan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam melaksanakan project. Untuk melakukan perhitungan biaya, kita memerlukan informasi beberapa informasi antara lain persyaratan sumber daya (output dari langkah perencanaan), harga setiap sumber daya (biaya staf per jam, biaya perekrutan vendor, biaya pengadaan server,dan lain-lain), durasi yang dibutuhkan setiap sumber daya, daftar asumsi, potensi risiko, biaya project di waktu sebelumnya dan tolak ukur industri sejenis.
Estimasi sering dianggap langkah tersulit dalam manajemen biaya karena membutuhkan akurasi. Project manager harus mempertimbangkan berbagai seperti biaya tetap dan variabel, biaya overhead, inflasi dan nilai waktu uang.
Semakin besar penyimpangan antara estimasi dan biaya aktual, semakin kecil kemungkinan proyek berhasil. Tetapi, ada banyak model estimasi yang dapat dipilih. Estimasi analog adalah pilihan yang baik jika Anda memiliki banyak data biaya dari proyek serupa. Beberapa perusahaan lebih memilih pendekatan matematis seperti pemodelan parametrik atau program evaluation and review technique (PERT).
Selain itu, ada pilihan antara pendekatan top-down dan bottom-up. Top-down biasanya bekerja ketika data biaya masa lalu tersedia. Dalam hal ini, project manager biasanya memiliki pengalaman melaksanakan proyek serupa. Pekerjaan bottom-up untuk proyek yang perusahaan tidak memiliki banyak pengalaman.
Ada banyak metode penetapan biaya seperti penetapan biaya berdasarkan aktivitas, penetapan biaya pekerjaan, dan penetapan biaya siklus hidup yang membantu melakukan analisis perbandingan ini.
Biaya siklus hidup mempertimbangkan siklus hidup project secara menyeluruh dari ujung ke ujung. Dalam project IT, biaya pemeliharaan sering diabaikan, tetapi biaya siklus hidup terlihat jangka panjang dan memperhitungkan penggunaan sumber daya hingga akhir siklus. Demikian pula dalam proyek manufaktur, digunakan untuk meminimalkan biaya servis dan penggantian di masa mendatang.
Pembuatan Anggaran Biaya
Pembuatan anggaran adalah proses membuat alokasi biaya ke bagian tertentu dari project seperti tugas individu atau modul untuk jangka waktu tertentu. Anggaran juga dialokasikan untuk mengelola biaya tak terduga.
Contohnya, total biaya yang diperkirakan untuk proyek yang berjalan selama tiga tahun adalah 20 miliar. Tetapi, karena alokasi anggaran merupakan fungsi waktu, project manager perlu memutuskan untuk mempertimbangkan hanya dua kuartal pertama untuk saat ini. Mereka perlu mengetahui jenis pekerjaan yang harus diselesaikan dan mengalokasikan anggaran, misalnya 350 juta untuk periode waktu dan jenis pekerjaan ini. Project manager menggunakan work-breakdown structure (WBS) dan beberapa metode estimasi yang sudah dibahas di poin sebelumnya.
Pembuatan anggaran akan menghasilkan biaya dasar yang dapat digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi project cost. Jika bukan karena anggaran, total perkiraan biaya akan menjadi angka asal dan akan sulit diukur di tengah jalannya project. Evaluasi kinerja proyek dapat digunakan untuk menilai berapa banyak anggaran yang perlu dikeluarkan untuk project selanjutnya.
Alasan lain untuk memperkuat anggaran adalah perusahaan sering mengandalkan arus kas di masa depan untuk pendanaan. Di fase awal, project manager memiliki anggaran yang terbatas dan harus menetapkan target yang sesuai. Ini mirip dengan membangun pondasi dan satu lantai rumah dalam beberapa bulan awal dan kemudian menyelesaikan sisa proyek, saat Anda ingin lebih banyak menghemat anggaran.
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya adalah proses pengukuran varians biaya dari baseline dan mengambil tindakan yang tepat seperti meningkatkan anggaran yang dialokasikan atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan untuk memperbaiki kesenjangan.
Pengendalian biaya adalah proses berkelanjutan yang dilakukan sepanjang project. Seiring dengan baseline biaya, rencana manajemen biaya merupakan masukan penting untuk pengendalian biaya.
Rencana ini berisi rincian seperti cara mengukur kinerja project, apa saja ambang batas penyimpangan, tindakan apa yang akan dilakukan jika ambang batas dilangga, serta daftar orang dan peran yang memiliki otoritas eksekutif untuk membuat keputusan.
Earned value management (EVM) adalah salah satu pendekatan paling populer untuk mengukur kinerja biaya. Contohnya seperti di bawah ini.
Pada akhir minggu, Anda mengukur kemajuan pekerjaan X dan menemukan bahwa itu 25% selesai. Sekarang, bagaimana Anda menilai apakah Anda berada di jalur yang tepat sesuai anggaran?
Pertama, seorang project manager menghitung nilai yang direncanakan untuk pekerjaan ini (pada tahap perencanaan). Katakanlah, pekerjaan X memiliki anggaran 4 miliar dan diharapkan selesai 50% dalam seminggu.
Nilai yang direncanakan atau planned value (PV) dari pekerjaan X per minggu = 4 miliar x 0,5 = 2 miliar.
Nilai yang diperoleh atau cost variance (EV) dari pekerjaan X per minggu = 4 miliar x 0,25 = 1 miliar.
Sekarang, Anda juga menentukan biaya aktual atau actual cost (AC) dari pekerjaan tersebut, yang melibatkan variabel lain seperti biaya peralatan dan material (misalnya 800 juta).
Varians jadwal = EV – PV = 1 miliar – 2 miliar = – 1 miliar.
Varians biaya = EV – AC = 1 miliar – 800 juta = 200 juta.
Varians jadwal negatif menunjukkan bahwa pekerjaan tertinggal, tetapi varians biaya positif menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut di bawah anggaran.
Saat menangani ratusan pekerjaan dalam project besar, pengendalian biaya dapat memberikan level transparansi yang diperlukan oleh pengambil keputusan untuk merespons situasi dengan cepat.
Baca Juga: Fitur Lengkap Project Management di MASERP
Kesimpulan
Manajemen project cost adalah kegiatan membuat perkirakan, anggaran dan mengendalikan biaya sepanjang project berlangsung. Tujuan manajemen project cost adalah menjaga pengeluaran dalam anggaran yang sudah direncanakan dan disetujui untuk project tersebut.
Empat langkah implementasi project cost meliputi perencanaan sumber daya, estimasi biaya, pembuatan anggaran biaya dan pengendalian biaya.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen proyek dan bisa membantu proses bisnis Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, dimana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
