Mungkin banyak orang yang belum pernah mendengar tentang Gantt Chart, termasuk Anda. Atau mungkin sebenarnya Anda pernah menggunakannya, tetapi belum paham kalau tabel atau grafik yang beisi daftar pekerjaan beserta timelinenya itu disebut Gantt Chart. Gantt Chart adalah tools yang popular digunakan dalam manajemen proyek.
Artikel ini akan mengulas lengkap mengenai Gantt Chart beserta komponen yang ada di dalamnya dan manfaatnya bagi sebuah proyek. Yuk, disimak!
Apa Itu Gantt Chart?
Jadi, apa itu Gantt Chart? Gantt Chart adalah chart atau grafik yang menampilkan visual dari daftar tugas yang dijadwalkan dalam sebuah proyek berdasarkan waktu yang sudah ditetapkan.
Chart ini sudah ada dari hampir satu abad lalu, awalnya dikonsepkan oleh Henry Gantt yang merupakan seorang insinyur mesin di Amerika tahun 1910. Ia merancang metode untuk mendiskripsikan perencanaan produksi dan loading resources untuk pabrik dan bengkel.
Pertama kali lebih dikenal sebagai tabel daripada grafik atau chart yang menjelaskan konsep pengiriman barang vs waktu. Dulu, perkataan orang-orang menjadi pengikat pekerjaan, maksudnya janji pengiriman harus ditepati, semua pekerjaan di pabrik harus direncanakan dengan akurat ketika pesanan baru diterima.
Sebelum ada komputer, Gantt Chart adalah sebuah gambar tabel yang ditulis tangan dan harus memerlukan revisi manual setiap ada perubahan data. Bagian progress di Gantt Chart memungkinkan manajer untuk menepati semua janji yang telah dibuat, meminimalisir risiko dan menghindari penundaan pekerjaan atau pengiriman barang ke konsumen.
Gantt Chart digunakan untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek, baik proyek kecil ataupun besar. Cara ini sangat berguna untuk menunjukkan pekerjaan apa saja yang dijadwalkan untuk dilakukan pada hari tertentu. Ini juga bisa membantu Anda melihat tanggal proyek dimulai dan berakhir dalam sebuah visual grafik sederhana.
Baca Juga: RAB Adalah Dokumen Agar Proyek Tidak Over Budget
Komponen Gantt Chart
Umumnya, bagian vertikal pada Gantt Chart adalah tugas-tugas yang harus diselesaikan, sedangkan bagian horizontal mewakili waktu.
Kebanyakan Gantt Chart dibuat di Excel atau dengan software manajemen proyek. Kalau Anda membuatnya dengan software, biasanya akan lebih banyak fitur yang bisa digunakan seperti rincian tugas yang lebih detail, melacak progress secara real time dan bisa drag timeline untuk bisa segera memperbatui jadwal proyek.
Pada Gantt Chart, Anda bisa melihat :
Daftar Tugas
Daftar tugas di Gantt Chart ditulis secara vertikal dari atas ke bawah. Ini berisi pekerjaan yang harus diselesaikan oleh individu atau tim tertentu. Daftar pekerjaan ini bisa juga dikerjaan secara bersamaan dengan tim lain atau pun bertahap untuk setiap prosesnya.
Timeline
Selain daftar tugas, Gantt Chart juga menginformasikan timeline yang berupa tanggal dimulai dan berakhir sebuah pekerjaan atau tugas. Timeline ini ditulis secara horizontal dari kiri ke kanan.
Untuk format waktunya, Anda bisa menggunakan dalam bentuk hari, minggu, bulan, ataupun tahun. Untuk proyek yang berjangka waktu lama biasanya menggunakan format bulan atau tahun.
Resources Assigned
Setelah disusun daftar tugas dan waktunya secara jelas, selanjutnya adlaah menentukan individu atau tim yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Ini dituliskan dalam resources assigned di dalam Gantt Chart.
Dateline
Dateline dalam Gantt Chart adalah garis yang berada di tengah timeline dan menunjukkan waktu saat ini. Garis ini akan menunjukkan pekerjaan atau tugas yang harus diselesaikan saat ini dan di waktu yang akan datang.
Bars
Bars menunjukkan tugas mana yang sudah diselesaikan beserta dengan deadlinenya, bisa juga dikatakan sebagai progress dari proyek tersebut. Bars digambarkan dalam bentuk diagram batang.
Progress
Progress juga menunjukkan sejauh mana tugas sudah diselesaikan oleh pihak yang bertanggungjawab, tetapi progress dalam Gantt Chart ditampilkan dalam bentuk persentase.
Milestones
Milestone menunjukkan adanya tanggal atau agenda penting yang harus dikerjakan dalam proyek yang sedang berjalan. Pada tanggal penting itu, milestone akan muncul dan tim bisa melihatnya sehingga tidak melewatkan agenda tersebut.
Dependencies
Dependencies ini maksudnya adalah garis yang menghubungkan dua tugas yang saling bergantung. Misalnya saat membuat software, tim riset harus melakukan riset dahulu misalnya dari sisi user experience, setelah itu programmer akan membuat software dari hasil riset tersebut.
Cara Menggunakan Gantt Chart
Konsep dasar dari Gantt Chart adalah untuk memetakan pekerjaan mana yang bisa dilakukan secara paralel dan mana yang perlu dilakukan berurutan atau bertahap.
Jika kita menggabungkan ini dengan resources proyek, maka kita dapat mengeksplorasi pertukaran antara ruang lingkup kerja (melakukan lebih banyak atau lebih sedikit pekerjaan), biaya (menggunakan lebih banyak atau lebih sedikit sumber daya) dan skala waktu untuk proyek tersebut.
Dengan menambahkan lebih banyak resources atau mengurangi ruang lingkup kerja, manajer proyek bisa melihat pengaruhnya pada tanggal berakhirnya proyek.
Untuk membuat chart, Anda perlu mengetahui semua tugas dan tanggung jawab individu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh setiap tugas dan tugas mana yang bergantung pada tugas lain.
Siapa yang Menggunakan Gantt Chart?
Sekarang, hampir semua orang bisa menggunakan Gantt Chart untuk memvisualisasi tugas yang harus dikerjakan. Ditambah lagi saat ini teknologi semakin berkembang, banyak sekali software untuk membuat Gantt Chart.
Pekerjaan sulit bisa dikerjakan dengan bantuan algoritma komputer, siapa pun bisa membuat daftar tugas yang kompleks menjadi daftar yang sederhana, salah satunya dengan menambahkan tanggal kapan pekerjaan itu dimulai dan berakhir.
Dalam sebuah proyek, Gantt Chart biasanya akan menjadi tools efektif untuk manajer proyek. Tetapi tidak hanya digunakan dalam proyek saja, Gantt Chart juga bisa digunakan dalam pekerjaan apapun. Manajer umum, manajer operasional, manajer marketing bahkan CEO dan CTO pun bisa menggunakannya untuk memvisualisasikan pekerjaan dan jadwalnya.
Dulu, Gantt Chart adalah tools eksklusif bagi seorang manajer proyek yang pekerjaannya merencanakan proyek jangka panjang dan memegang berbagai proyek seperti konstruksi, manufaktur, infrastruktur, TI dan lain-lain.
Baca Juga: Apa Itu Scrum? Ini Pengertian dan Tahapan Metodenya!
Manfaat Gantt Chart
Manfaat utama dari penggunaan Gantt Chart tentu saja agar setiap individu atau tim bisa menyelesaikan pekerjaan atau proyek yang sedang berjala dengan efektif dan efisien sehingga bisa memberikan keuntungan, salah satunya profit.
Di sebuah proyek atau bahkan pekerjaan kantor, Gantt Chart memiliki beberapa manfaat antara lain:
Mengetahui Progress Proyek
Gantt Chart memudahkan Anda memonitor progress proyek yang sedang berjalan karena ada informasi mengenai waktu dimulai dan beakhir. Apabila ditemukan kendala dan hambatan dalam proyek yang sedang berjalan, Anda bisa dengan mudah menemukannya dan segera membuat strategi untuk mengatasinya sebelum semakin berdampak buruk.
Manajemen Waktu
Proyek yang dapat selesai sesuai dengan timeline yang sudah ditentukan pasti menyenangkan dan memberikan efek positif bagi semua pihak yang terlibat.
Gantt Chart membantu Anda menyusun jadwal untuk proyek yang akan dikerjakan beserta alokasi waktunya. Pembuatan jadwal ini akan memudahkan juga untuk anggota tim karena mereka bisa mengecek jadwal dan tanggung jawab yang harus dikerjakan secara visual dan jelas.
Komunikasi
Gantt Chart bisa mengantisipasi miss komunikasi di dalam tim karena terdapat instruksi kerja yang jelas. Semua informasi tentang tugas dan siapa yang bertanggungjawb di tugas tersebut sudah tertulis dengan jelas.
Kesimpulan
Gantt Chart adalah chart atau grafik yang digunakan dalam manajemen proyek, menampilkan visual dari daftar tugas yang dijadwalkan dalam sebuah proyek berdasarkan waktu yang sudah ditetapkan.
Isi dari grafik atau bagannya berupa daftar tugas, timeline, dateline, progress, milestone, pihak yang bertanggungjawab serta dependencies. Dengan Gantt Chart, proyek akan berjalan efisien dan efektif sehingga bisa memberikan banyak keuntungan bagi pihak-pihak yang terlibat.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi proyek Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, manufaktur, SDM, purchasing, SCM, penjualan dan CRM.
Menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan seluruh fungsi bisnis perusahaan Anda.
MASERP memiliki fitur Project Costing yang di dalamnya memudahkan Anda membuat laporan laba rugi per proyek (tidak digabungkan dengan general ledger), menganalisa pengeluaran proyek antara anggaran awal dan realisasinya serta melacak penagihan proyek seperti nilai kontrak dan nominal (yang belum dan sudah tertagih)
Langsung saja klik gambar di bawah ini untuk berkonsultasi dengan konsultan ahli kami, gratis!
