Sering kali kita mendengar situasi ada beberapa orang yang masih bingung dengan perbedaan HRD dan personalia. Tetapi apakah kalia sendiri mengerti perbedaannya?
Apa itu HRD, tugas HRD dan apa bedanya dengan personalia? HRD singkatan dari Human Resource Development. HRD adalah salah satu departemen atau divisi yang ada di perusahaan, lalu personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan administratif. Dari kepanjangan HRD saja sudah terlihat perbedaan antara HRD dan personalia.
Memang, ternyata istilah HRD dan personalia itu berbeda namun saling berkaitan erat satu sama lainnya. Hal tersebut yang sering membuat orang bingung.
Dalam artikel kali ini, mari kita ketahui lebih detail apa bedanya HRD dan personalia agar berikutnya kita bisa percaya diri menyebutkan tugas dan ranah kerja HRD dan personalia.
Human Resource Development (HRD)
Human Resource Dvelopment (HRD) atau Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian terpenting di dalam perusahaan yang secara langsung yang terlibat dalam suatu proses bisnis mengenai berbagai jenis masalah pada ruang lingkup para karyawan dari level paling rendah hingga posisi manajerial.
Departemen ini diperlukan untuk menunjang segala kegiatan yang berada dalam suatu organisasi demi tercapainya target atau visi dan misi yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Secara umum, ruang lingkup kerja HRD memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan bagian personalia. Hal ini lantaran HRD sudah berhubungan dengan karyawan sejak proses rekrutmen hingga urusan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan.
Baca Juga: Cara Menjawab 7 Pertanyaan Interview Kerja dari HRD
Tugas HRD
Proses Seleksi/Rekrutmen
HRD bertanggung jawab untuk melakukan persiapan internal dan ekstrenal untuk proses seleksi dan rekrutmen karyawan.
Evaluasi Kinerja Karyawan
HRD juga memiliki peran dalam pengembangan dan evaluasi kinerja karyawan serta memastikan setiap karyawan berkompeten untuk mengerjakan tugasnya masing-masing dalam kontribusinya kepada perusahaan.
Memberikan Perlindungan atau Kompensasi
HRD bertugas memberikan perlindungan dan kompensasi pada karyawan. Kompensasi maksudnya adalah gaji atau komisi atas kontribusi kerja karyawan yang diberikan rutin oleh perusahaan. Kesesuaian pemberian kompensasi ini terhadap kondisi pasar tenaga kerja di lingkungan luar menjadi tanggung jawab HRD agar tidak terjadi masalah ketenagakerjaan atau kerugian bagi perusahaan.
Memberikan Training
Bertanggung jawab dalam pengembangan SDM seperti melalui kegiatan training/pelatihan untuk karyawan baru dan karyawan yang ingin memasuki jabatan baru.
Personalia
Berbeda dengan HRD, personalia adalah kegiatan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang adminstratif.
Dengan kata lain, tugas personalia lebih kepada hal-hal yang bersifat administratif karyawan seperti mengurusi data, surat, absensi, dan sejenisnya. Namun selain itu, personalia juga mengatur hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan.
Tugas Personalia
Pengarsipan Data Karyawan Baru
Terlihat sifat administratif dari bidang personalia pada gambaran tugas ini. Staf personalia akan mengarsipkan dokumen serta informasi lainnya yang berkaitan dengan karyawan yang baru saja join mulai dari CV, offering letter yang telah ditandatangani, hasil psikotes atau asesmen lainnya. Tergantung pada prosedur di masing-masing tempat, pengarsipan bisa dilakukan dengan hardcopy atau softcopy.
Menyusun Surat & Perjanjian Kerja Karyawan
Salah satu jobdesc staf personalia adalah mengelola surat dan perjanjian kerja karyawan baik itu baru, pengangkatan karyawan, hingga prosedur saat mereka resign. Dalam kategori ini, tidak hanya surat kerja atau perjanjian kerja saja, tetapi juga surat-surat lain yang berkaitan dengan karyawan baik yang akan dikeluarkan untuk internal maupun eksternal.
Mengelola Sistem Kehadiran Karyawan dan Data Payroll
Selain perihal dokumen, staf personalia juga perlu mengelola sistem kehadiran karyawan. Dengan teknologi saat ini sudah banyak software yang dapat membantu bagian personalia untuk mengelola kehadiran karyawan dengan baik.
Tidak hanya kehadiran, teknologi masa kini juga memungkinkan perangkat HRD untuk mengontrol dan menghitung komponen kompensasi lain yang berkaitan dengan kehadiran karyawan. Payroll jadi lebih praktis dan cepat dengan teknologi HRIS masa kini.
Kesimpulan
HRD dan personalia memiliki perbedaan pada ruang lingkup kerjanya. Personalia berada di area administrasi dan keberadaan personalia sangat dibutuhkan agar fungsi HRD (Human Resource Development) tetap dapat terlaksana dengan baik.
Di dalam struktur perusahaan, bisa saja posisi personalia tidak secara jelas diberikan kepada seorang staf HRD. Hanya tugas-tugas personalianya saja yang akan dideskripsikan sebagai pekerjaan staf tersebut.
Jadi bisa disimpulkan, HRD adalah divisinya, dan personalia adalah bagian dari pekerjaannya. Akan lebih baik juga jika di dalam divisi human resource memiliki staf personalia tersendiri sehingga pengelolaannya lebih rapi dan terkontrol.
Tugas dan tanggung jawab HRD dan personalia dapat dikatakan penting bagi perusahaan, maka penggunaan software HR sangat diperlukan agar flow kerjanya menjadi lebih efisien.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat menawarkan kemudahan divisi HRD di perusahaan dalam mengelola segala urusan administrasi yang berhubungan dengan pekerja, mulai dari absensi dan cuti karyawan, sistem penggajian, dan lain sebagainya.
Pastikan perusahaan Anda memiliki software yang tepat, terutama dapat digunakan oleh seluruh departemen. Tiap departemen tidak perlu lagi menggunakan software yang berbeda, serta bisa mengakses data di satu tempat saja.
Salah satu software yang bisa Anda gunakan adalah MASERP, yang bisa mengintegrasikan urusan keuangan, penjualan, manufaktur, distibutor, aset, dan lainnya dalam satu tempat. Dengan menggunakan software MASERP Anda dapat melakukan analisa, perencanaan dan eksekusi bisnis dengan cepat dalam satu sistem.
Kabar baiknya, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow berusahaan Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami sekarang, gratis!
Baca Juga: Software Distributor
