Contoh SOP Perusahaan Beserta Format Standarnya

Setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala besar maupun kecil, bahkan di industri apapun perlu memiliki SOP (Standard Operating Procedure). Contoh SOP perusahaan yang baik adalah berisi penjelasan spesifik dan mudah dipahami oleh pekerja.

SOP bertujuan agar setiap pekerjaan dapat berjalan efisien dan memberikan hasil yang berkualitas baik untuk perusahaan maupun konsumen.

Dalam artikel ini akan kami berikan contoh SOP perusahaan untuk proses produksi dan quality control.

Apa Itu SOP Perusahaan

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Setiap perusahaan atau organisasi perlu memiliki SOP agar proses kerja berjalan efektif dan berkualitas.

SOP merupakan serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan atau terdokumentasi yang isinya berupa berbagai proses penyelenggaraan operasi perusahaan atau organisasi, bagaimana dan oleh siapa pekerjaan tersebut dilakukan.

Ini merupakan pedoman untuk melakukan pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah. Penilaian berdasarkan indikator teknis, administratif dan prosedural kerja serta sistem pada unit kerja tersebut.

Ketika membuat SOP, harus ada kriteria dan format yang dijadikan standarisasi SOP perusahaan. Contoh SOP perusahaan yang baik harus memiliki tujuh kriteria, antara lain spesifik, lengkap, mudah dipahami, mudah diaplikasikan, mudah dikontrol dan diubah serta mudah diaudit.

Tidak adanya aturan format khusus, isi dari SOP dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahan karena setiap perusahaan terutama yang berbeda industri pasti memiliki prosedur yang berbeda juga dalam menjalankan kegiatan operasinya.

Semakin ringkas dan jelas standar prosedur yang dibuat maka akan memudahkan juga bagi pengguna atau pekerja untuk memahaminya.

Yang terpenting, langkah-langkah yang tertulis harus jelas dan terstruktur karena apabila ada langkah penting yang hilang bisa menyebabkan penyimpangan dalam menjalankan prosedur kerja.

Baca Juga: Pengertian ISO: Tujuan, Jenis dan Penerapannya Bagi Perusahaan

Manfaat SOP Perusahaan

Adanya SOP akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dan juga para pekerjanya, apa saja manfaat yang dapat diperoleh?

Sumber Informasi

SOP memiliki manfaat bagi karyawan baru di sebuah perusahaan. Prosedur kerja yang sudah terdokumentasi di SOP bisa memberitahu mereka cara melakukan tugas kerja yang sesuai dengan operasi perusahaan.

Manager atau karyawan lama dapat mengehemat waktu untuk menjelaskan prosedur kerja.

Keselamatan Kerja

SOP yang berisi prosedur dan langkah kerja yang terstruktur ini dapat menciptakan keamanan dan keselamatan bagi pekerja karena sudah ada acuannya.

Kalau pekerja mengikuti acuan dengan benar, maka tidak akan terjadi kecelakaan kerja.

Pekerja yang menggunakan mesin atau kegiatan berbahaya perlu mengikuti SOP untuk melindungi mereka.

Perusahaan perlu memastikan apa yang tercatat di SOP dapat memudahkan pekerja dan meningkatkan produktivitas tanpa mengabaikan keselamatan mereka.

Bahan Evaluasi

SOP yang sudah dibuat perusahaan kemudian bisa menjadi bahan evaluasi kinerja karyawan. Apakah selama ini karyawan sudah bekerja sesuai SOP yang berlaku?

Anda bisa membandingkan catatan kinerja karyawan dengan SOP yang dimiliki perusahaan.

Kalau ada kinerja yang menyimpang atau tidak sesuai, maka harus dilakukan perbaikan untuk kegiatan kerja selanjutnya karena dapat merugikan perusahaan.

Agar lebih terlihat menarik dan tidak monoton hanya berisi paragraf, Anda bisa membuat SOP perusahaan dengan visual yang menarik dalam bentuk grafik atau  flow chart (diagram alir).

Baca Juga: Manajemen Produksi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis dan Tahapannya

Cara Membuat SOP Perusahaan

Agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan flow yang benar dan lancar, diperlukan SOP yang dibuat oleh pihak management dan pihak-pihak yang memahami sistem kerja tersebut. Misalnya ketika membuat SOP untuk bagian human resource department (HRD), maka Anda dapat mengajak manager HR untuk menyusun SOP tersebut.

SOP sebaiknya tidak dibuat oleh sembarang orang, apalagi jika orang tersebut tidak memahami sistemnya karena justru akan memberikan kerumitan bagi staff yang menjalankan operasional perusahaan.

Apakah Anda selama ini mengalami kesulitan membuat SOP? Berikut ini kami berikan beberapa cara pembuatan SOP khusus untuk Anda. 

Buat Tim Khusus

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, SOP perlu dibuat oleh orang-orang yang berkompeten. Maka tahap awal pembuatannya, Anda perlu membentuk tim yang berkompeten di bidangnya atau di tiap divisi untuk merancang SOP. Sebaiknya Anda libatkan manager dari tiap divisi seperti manager penjualan, manager developer, manager marketing, manager produksi, manager gudang, dan lain-lain.

Apabila tim sudah terbentuk beserta PIC dari setiap divisi, setelah itu mereka diberikan tugas untuk menjabarkan secara detail mengenai pekerjaan serta tanggung jawab mereka. Sebaiknya diberikan template untuk tiap divisi, agar data atau dokumen yang terkumpul lebih rapi.

Tentukan Tujuan dan Waktu Pelaksanaan Penerapan

Salah satu tujuan dibuatnya SOP adalah agar operasional berjalan sesuai prosedur dan bisnis Anda dapat memberikan kualitas terbaik untuk pelanggan dan semua stakeholder. Apakah setiap bisnis memerlukan SOP? Tentu, dari mulai bisnis F&B, jasa, manufaktur, dan lain-lain.

Anda perlu menentukan siapa yang akan menjalankan SOP ini, apakah divisi dan pelanggan Anda? Atau hanya staff di perusahaan Anda?

Perlu Anda ketahui, SOP juga memiliki waktu pelaksanaan. Maka dari itu, Anda harus membuat perkiraan atau jadwal dari pelaksanaan SOP. Misalnya SOP penjualan di bulan Ramadhan dan Hari Raya mungkin akan berbeda dibandingkan penjualan di hari biasa.

Buat Catatan Operasional untuk Tiap Divisi

Setelah tim SOP membuat detail alur kerja dari tiap divisi perusahaan, maka Anda juga perlu membuat catatan detail kegiatan operasional di tiap divisi. Apabila Anda membangun bisnis F&B, salah satu contoh catatan detail kegiatan yaitu menggunakan pakaian atau seragam yang rapi dan bersih, serta menyapa pelanggan dengan ramah.

Pembuatan SOP tidak hanya bisa dimengerti oleh tim SOP, tetapi juga para staff. Dengan alasan itu, sebaiknya Anda membuat SOP dengan flow chart yang jelas dan menarik.

Feedback dan Evaluasi

Walaupun SOP biasanya dibuat oleh manager divisinya, namun tidak menutup kemungkinan SOP juga memerlukan masukan pendapat dari tim lain, terutama yang flow kerjanya berhubungan langsung seperti marketing dan penjualan.

Feedback dari staff yang menjalankan SOP pun diperlukan, agar apabila ada kekurangan, Anda dapat segera memperbaikinya sehingga semua operasional dapat berjalan dengan baik.

Selain feedback, pelaksanaan evaluasi juga penting karena dapat mengetahui poin mana yang berhasil dan mana yang perlu diubah agar bisnis Anda tetap memberikan kualitas terbaik untuk pelanggan.

Verifikasi dan Sosialisasi

Ketika SOP diuji coba dan berjalan lancar, selanjutnya dapat diverifikasi dan disetujui oleh quality management representative perusahaan. Agar semua divisi mengetahui dan memahami SOP dengan benar, jangan lupa untuk melakukan sosialisasi kepada mereka.

Analisa

Setelah beberapa bulan SOP dijalankan oleh semua staff, lakukanlah monitor dan analisa untuk mengetahui apa saja kendala yang ditemui, apakah operasional berjalan lebih efektif, apakah kriteria SOP sudah tepat, dan lain-lain.

Format Standar SOP

Isi SOP antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tentu saja berbeda, untuk itu Anda perlu membuat SOP sesuai kebutuan perusahaan Anda.

Berikut ini format contoh SOP perusahaan yang bisa menjadi panduan untuk Anda.

  • Tujuan: Berisi penjelasan mengenai alasan pembuatan SOP perusahaan. Cukup jelaskan dengan paragraf singkat yang mudah dipahami oleh pekerja.
  • Ruang Lingkup: Berisi penjelasan kegiatan atau pekerjaan yang memiliki acuan dalam prosedur di dokumen ini.
  • Daftar Istilah: Berisi penjelasan mengenai istilah asing yang terdapat di departemen atau perkerjaan tersebut.
  • Referensi: Berisi referensi yang berkaitan dengan SOP perusahaan. Misalnya pekerja harus melakukan tugas sesuai standar dari lembaga internasional atau lembaga lain yang menjadi pedoman.
  • Syarat dan Ketentuan: Berisi syarat dan ketentuan yang harus dimiliki pekerja untuk melakukan kegiatannya agar berjalan maksimal seperti sertfikasi atau pelatihan khusus industri yang mereka tekuni.
  • Tanggung Jawab: Berisi penjelasan individu yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.
  • Langkah Panduan: Berisi penjelasan mengenai langkah kerja secara urut atau panduan sistematis yang harus dilakukan oleh pekerja untuk kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

Contoh SOP Perusahaan

SOP sebaiknya dibuat oleh individu yang berkompeten dan sangat memahami perusahaan, terutama tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dengan SOP, target dan tujuan yang dimiliki perusahaan akan lebih mudah tercapai secara efektif dan sistematis.

Mengacu pada format standar SOP perusahaan yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya, berikut ini contoh SOP perusahaan pada proses produksi pastry.

SOP Proses Produksi

SOP (Standard Operating Procedure) PT Aneka Pastry

Tujuan: SOP ini dibuat untuk memastikan pastry yang dihasilkan oleh departemen produksi sesuai dengan standar perusahaan.

Ruang Lingkup: Panduan bagi setiap karyawan dalam departemen produksi.

Istilah: Daftar istilah dalam proses produksi pastry yang wajib diketahui pekerja antara lain mixing (pengadukan adonan), rounding (pembulatan adonan), moulding (pembentukan adonan), resting (pengistirahatan adonan) dan final proofing (fermentasi akhir).

Syarat dan Ketentuan: Setiap pekerja yang melakukan proses produksi harus memperhatikan keamanan dan keselamatan kerja. Pengoperasian mesin produksi harus dilakukan oleh pekerja yang memahami dan memiliki tanggung jawab tersebut.

Penanggung Jawab: Kepala bagian produksi memastikan setiap pekerjaan berjalan seperti yang sudah direncanakan dan sesuai dengan ketentuan. Keputusan dalam proses proses produksi harus berdasarkan persetujuan kepala bagian produksi.

Proses Produksi:

Untuk memastikan mutu dan kualitas PT Dua Indonesia, pembuatan pastry harus dilakukan sesuai tahapan berikut ini:

Mixing (Pengadukan Adonan)

Mixing adonan menggunakan yeast atau ragi roll. Proses mixing tidak perlu sampai kalis karena akan diroll berulang kali.

Semakin lama fermentasi, adonan akan semakin mengembang dan empuk sehingga proses pengerollan akan sangat sulit. Temperatur adonan selama proses pengerollan dan pelipatan harus dijaga, yaitu dalam keadaan dingin (15º C).

Lipatan

Penggunaan lemak lipat bervariasi, yaitu 40% atau 60%  dari total tepung. Untuk produk istimewa, setiap 500 gram tepung memerlukan 360 gram roll in shortening.

Semakin  banyak roll in shortening yang digunakan, semakin banyak juga lipatan pada hasil produk. Semakin sedikit roll in shortening yang dipakai, rollnya jangan terlalu lebar karena berakibat roll in shortening tersebut tidak merata.

Resting Time

Adonan selalu diistirahatkan setelah proses pengerollan dan pelipatan. Waktu pengistirahatan selama 10-15 menit agar proses pengerollan dan pelipatan berikutnya lebih mudah.

Jika melting point rendah, harus dimasukkan ke kulkas. Bila melting point tinggi, tidak dimasukkan ke dalam refrigerator.

Triming (pemotongan)

Pemotongan menggunakan pastry cutter atau pisau yang tajam agar lipatan tetap terlihat, jika menggunakan  pisau yang tumpul akan membuat lipatan tertutup dan adonan tidak dapat berkembang.

Filling

Pemberian isi pada adonan, bisa untuk croissant maupun danish. Danish biasanya diisi dengan buah-buahan kering yang berlapis gula. Buah-buahan ini direndam dengan air panas terlebih dahulu, kemudian ditiriskan untuk menghindari isian tersebut hangus pada saat di oven (pengaruh proses karamelisasi pada gula).

Final Proofing

Adonan setelah dibentuk, tidak dimasukkan ke dalam ruangan yang bertemperatur dan  berkelembaban tinggi karena akan merusak jarak lapisan antara adonan dan shortening (shortening meleleh).

Simpan dalam ruangan tertutup dengan temperatur antara 30-40º C dengan  kelembaban rendah (proses ini tidak berlaku untuk puff pastry).

Baca Juga: Mengenal PPIC Beserta Manfaat dan Tugas di Perusahaan

SOP Quality Control

SOP yang dibuat perusahaan berisi acuan atau pedoman untuk seluruh divisi atau departemen, tidak hanya proses produksi. Berikut ini contoh SOP perusahaan dengan ruang lingkup pemeriksaan produk oleh unit atau departemen quality control.

Contoh SOP Perusahaan Pemeriksaan Produk (Sumber: kupdf.net)

SOP pun bisa Anda buat dalam bentuk diagram alir agar lebih mudah dipahami oleh pekerja, seperti contoh dari SOP pemeriksaan produk ini:

Contoh SOP Perusahaan Diagram Alir (Sumber: kupdf.net)

Kesimpulan

SOP merupakan serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan atau terdokumentasi yang isinya berupa berbagai proses penyelenggaraan operasi perusahaan atau organisasi, bagaimana dan oleh siapa pekerjaan tersebut dilakukan.

SOP bermanfaat sebagai sumber informasi bagi karyawan, sebagai pedoman keselamatan kerja serta bahan evaluasi antara kinerja karyawan dan standar yang dimiliki perusahaan.

Format standar SOP biasanya berisi tujuan, ruang lingkup, daftar istilah, referensi, syarat dan ketentuan, penanggung jawab serta langkah-langkah kerja unit tersebut.

Bagi perusahaan manufaktur, proses produksi bukan dimulai dari pembuatan produk, tetapi dari pemesanan bahan baku dari supplier. Dalam proses produksi, SOP membantu pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan efisien karena ada pedoman dalam pelaksanaannya.

Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan barang dan keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.

Pencatatan bahan baku, persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.

MASERP mengintegrasikan banyak modul bisnis dalam satu software saja, dari penjualan hingga urusan pajak. Penggunaannya pun bisa dilakukan oleh lebih dari satu user sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Tentu saja ini akan membuat bisnis Anda lebih cepat mencapai tujuan karena efisiensi dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat.

MASERP adalah software dengan sistem ERP dan bisa dicustom sesuai dengan bisnis flow Anda. Tunggu apalagi? Segera konsultasikan kendala bisnis Anda dengan konsultan ahli kami. Gratis!

Jangan lupa share artikel ini dan sampai jumpa di artikel berikutnya!