PPIC adalah salah satu kegiatan dari manajemen produksi dan persediaan (inventory). Penentuan dan pengendalian proses produksi menjadi tugas utama PPIC.
Dalam proses kerjanya, departemen PPIC perlu bekerjasama dengan departemen lain, khususnya marketing dan penjualan.
Di bawah ini akan diulas lengkap mengenai PPIC beserta daftar manfaat dan tugasnya dalam sebuah perusahaan. Yuk, disimak!
Pengertian PPIC
Production Planning and Inventory Control atau yang disingkat PPIC merupakan suatu departemen di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengendalian rangkaian proses produksi agar dapat berjalan sesuai rencana serta mengendalikan jumlah persediaan agar sesuai dengan kebutuhan.
Menurut Assauri (2008), PPIC adalah rangkaian kegiatan yang saling berhubungan dan sudah ditetapkan di awal rencana proses produksi yang meliputi waktu, jumlah, kualitas dan biaya.
Sedangkan PPC atau Production Planning Control adalah departemen yang bertugas melakukan perencanaan dan pengendalian serangkaian proses produksi agar berlangsung sesuai rencana yang sudah ditentukan tanpa perlu melakukan pengendalian inventory perusahaan.
Perancangan dan pengendalian dalam produksi dilakukan di tahap awal sebelum melakukan proses produksi agar bisa menentukan apa saja yang harus dilakukan dari awal hingga tahap akhir.
PPIC bertujuan untuk memenuhi permintaan pasar dan pendistribusian yang tepat.
Baca Juga: 5 Contoh ERP dan Penerapannya di Perusahaan Manufaktur
Manfaat PPIC
Dengan adanya PPIC di perusahaan manufaktur, serangkaian proses produksi diharapkan bisa berjalan lebih efektif dan efisien.
Selain dalam hal proses produksi, ternyata dari segi keuangan dan waktu juga memberikan banyak manfaat.
Berikut ini beberapa manfaat PPIC yang perlu Anda ketahui:
- Proses produksi bisa berjalan sesuai jadwal yang sudah ditentukan dan permintaan customer bisa dipenuhi secara tepat waktu.
- Mesin produksi dan peralatan lainnya dapat digunakan secara optimal karena prosesnya jelas.
- Persediaan bahan baku di gudang tidak berlebih atau kekurangan.
- Manajemen inventory (persediaan) perusahaan dapat berjalan secara optimal.
- Mencegah dan pengurangi pengeluaran untuk pembelian inventaris produksi yang berlebihan.
- Meminimalisir keterlambatan waktu produksi dan dapat mengantisipasi jika menghadapi delay karena kejadian tidak terduga.
- Menghemat biaya tenaga kerja karena bisa mengoptimalkan bahan baku dan teknologi untuk produktivitas perusahaan.
- Meningkatkan ROA (Return On Assets) perusahaan karena kapasitas produksi perusahaan juga meningkat.
- Memudahkan perusahan menentukan anggaran yang tepat, khususnya anggaran untuk investasi.
- Memudahkan departemen pemasaran (marketing) dan penjualan karena memiliki sistem perencanaan produksi yang jelas dan persediaan barang sesuai permintaan.
Baca Juga: Inventory Management
Tugas PPIC
Departemen PPIC dalam perusahaan manufaktur biasanya terdiri dari manajer dan para staff.
Staff lebih memiliki peran lebih spesifik dalam serangkaian proses produksi.
Tugas umum PPIC adalah menerima order dari bagian pemasaran lalu memastikan waktu penyelesaian dan pengiriman ke customer tepat pada waktunya. Produk yang dikirim pun harus tepat sesuai jenis dan jumlah pesanan.
Tugas utama manajer PPIC adalah membuat rencana yang berhubungan dengan pengadaan bahan berdasarkan perkiraan dan data yang diperoleh serta melacak kondisi persediaan barang, baik yang sudah atau yang akan diproduksi.
Selain itu, manajer PPIC juga harus berkomunikasi dan bekerjasama dengan berbagai departemen terkait untuk melaporkan proses produksi yang mungkin dapat berupa masalah produksi.
Dengan komunikasi yang baik, masalah produksi dan manajemen strateginya dapat dibuat dengan mudah.
Staff PPIC memiliki tugas dan tanggung jawab pada setiap kegiatan rutin dalam proses produksi seperti perancangan produksi, pengendalian produksi, persediaan barang dan kontrol pada kegiatan distribusi barangnya.
Perancangan produksi harus bersifat berjangka waktu, berjenjang, terpadu, berkelanjutan, terukur, realistis dan akurat.
Pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengontrol rencana produksi yang telah dijalankan agar berjalan baik dengan cara mengukur dan membandingkan realisasi rencana produksi, mengamati dan menganalisa penyimpangan yang ditemui lalu melakukan perbaikan.
Tugas umum departemen PPIC antara lain membuat rencana pengadaan bahan, membuat kebutuhan bahan baku produksi menurut standar yang ideal, menyusun jadwal proses produksi, menjaga keseimbangan kerja departemen produksi agar mesin tidak overload dan memonitor persediaan produk.
Fungsi PPIC berkaitan dengan marketing, purchasing dan produksi.
Baca Juga: Manajemen Strategi: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Langkah Efektif Untuk Menerapkannya
Kesimpulan
PPIC adalah suatu departemen di dalam organisasi perusahaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan dan pengendalian rangkaian proses produksi agar berjalan eektif dan efisien.
Bagi perusahaan, PPIC memberikan manfaat dari segi proses produksi, keuangan dan masih banyak lagi.
Tugas umum departemen PPIC adalah membuat rencana dan jadwal proses produksi, memantau proses produksi dan melacak persediaan barang.
Banyaknya teknologi yang dapat membantu mempermudah proses manufaktur, kini banyak perusahaan yang meninggalkan cara tradisional dan manual.
Proses produksi bisa terhambat jika ada kesalahan dan ketidakuratan dalam data yang digunakan.
Saat ini banyak perusahaan manufaktur yang mengunakan sistem ERP untuk membantu proses PPIC.
Kegiatan produksi dan berbagai departemen yang terlibat dapat terintegrasi dengan sistem ERP sehingga departemen produksi bisa mengelola dan menjalankan proses produksinya dengan cepat dan akurat.
Software manufaktur MASERP memiliki fitur Bill of Material yang mempermudah Anda melihat semua purchase order (PO) yang masuk beserta ketersediaan bahan baku produksi.
Fitur tersebut juga memudahkan Anda menentukan harga pokok produksi (HPP) sementara dan final setelah mendapatkan seluruh biaya pasti seperti tenaga kerja, bahan baku dan pemasaran.
Fitur Batch Number dalam MASERP dapat membedakan produksi hari ini dan hari sebelumnya untuk menghindari double produksi dan Anda dapat mengevaluasi produk yang tidak sesuai standar.
Anda juga dapat melakukan tracking umur piutang customer Anda dengan fitur reminder untuk piutang jatuh tempo setiap harinya agar dapat melakukan penagihan tepat waktu dan menjaga kesehatan cash flow.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Segera konsultasikan kendala dan tujuan bisnis Anda kepada konsultan ahli kami. Gratis!
Semoga artikel ini bisa memberikan wawasan baru untuk Anda mengetahui PPIC.
