Jika kita seorang pekerja pasti mendapatkan hak cuti, untuk mengurus cuti tersebut kita harus mengikuti prosesnya, itulah yang disebut SOP Perusahaan. SOP perusahaan adalah segala aturan yang dapat mengatur terjadinya operasional perusahaan itu.
Jika Anda pemiliki perusahaan, Anda pasti sudah menerapkan SOP (Standard Operating Procedure) yaitu peraturan, acuan dan pedoman yang telah dibuat perusahaan dalam melaksanakan tugas yang sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab individu di perusahaan.
Selain itu juga sebagai alat untuk penilaian kinerja untuk instansi pemerintah maupun non pemerintah serta usaha atau non usaha.
Sesuai dengan administratif, prosedur kerja, indikator teknis dan sistem kerja yang bersangkutan. Pada SOP perusahaan bisa digunakan bagi pemimpin, manajerial dan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Definisi SOP Perusahaan
Standard Operasional Prosedur SOP perusahaan adalah suatu aturan yang ada kaitannya dengan standar prosedur yang bisa dilakukan secara terperinci untuk menyelesaikan pekerjaan untuk hasil kerja yang efektif dan efisien dengan biaya yang rendah.
SOP ini diperlukan dalam menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis dan bisa mempertahankan kualitas control dan proses bisnis tetap berjalan.
Beberapa departemen perusahaan mempunyai SOP masing-masing agar dapat mempermudah aturan yang berlaku dan operasional perusahaan.
Berikut ini beberapa definisi SOP menurut para ahli:
Tjipto Atmoko (2011: 22)
SOP adalah suatu acuan dalam melaksanakan pekerjaan dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi, pemerintah atau non pemerintah, bidang usaha atau non usaha, dan adanya beberapa indikator teknis dan prosedur tata kerja yang saling terkait.
Sailendra (2015 : 11)
SOP yaitu panduan yang biasa digunakan dalam memastikan adanya kegiatan operasional dan organisasi perusahaan dapat berjalan lancar.
Insani (2010 : 1)
SOP yaitu dokumen yang adanya serangkaian instruksi tertulis yang telah digunakan untuk berbagai proses penyelengaraan administrasi perkantoran yaitu pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat dan yang berperan di kegiatan tersebut.
Fungsi SOP (Standard Operating Procedure) Perusahaan
Pengetahuan untuk Kegiatan Operasional
Adanya alur penjualan, pengiriman dan penjualan sampai dengan pelayanan ke konsumen itu ada aturan dan tata cara yang baik.
SOP ini haruslah selalu diupdate jika sewaktu-waktu bisa berubah pada alurnya, dengan adanya pembaruan ini harus didasari keputusan auditor penjamin mutu.
Pelacakan dan Penilaian Kegiatan Operasional
Perusahaan yang mempunyai bukti nyata untuk alur kegiatan pekerjaan yang dimana SOP ini memiliki formulir kerja seperti presentasi oleh staf marketing, bukti pengiriman dan lain sebagainya.
Dengan itu audit pada manajemen mutu secara internal atau eksternal bisa menjadi penilaian dan perbaikan yang harus dilakukan nantinya.
Baca Juga : 9 Prosedur Audit Untuk Hasil yang Akurat
Jenis-Jenis SOP Perusahaan
Jenis SOP Kegiatan
Administratif
SOP administratif menjadi salah satu prosedur standar yang sifatnya umum dan tidak rinci, dari kegiatan yang bisa dilakukan lebih dari satu orang atau pelaksanaannya lebih dari satu jabatan.
Teknis
SOP ini menjadi prosedur standar yang rinci dari setiap kegiatannya, kegiatan ini dapat dilakukan oleh salah satu orang atau satu peran dalam jabatannya.
Jenis SOP Berdasarkan Cangkupan
Spesifik
Seperti namanya SOP ini lebih khusus yang diliat berdasarkan sifat dan kegiatannya yang memiliki perbedaan dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan pada tahapan kegiatan, pelaksanaan dan tempat SOP diterapkan.
Generik
Pada umumnya SOP ini dilihat berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya yang memiliki kesamaan dari berbagai kegiatan ataupun tahapan kegiatan pelaksanaannya.
Jenis SOP Berasarkan Besar Kegiatan
Mikro
SOP Mikro yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang cangkupannya lebih besar.
Makro
SOP Makro mencangkup dari beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari berbagai kegiatan atau bisa disebut suatu integrase dari beberapa SOP mikro yang membentuk kegiatan tersebut.
Manfaat SOP Perusahaan
- Tujuan karyawan bisa memenuhi standar kualifikasi karyawan yang bisa sesuai dengan kriteria dan meningkatkan kinerja perusahaan di masa depan dengan kemampuan yang dimilki.
- Menjadi tolak ukur dalam mendapatkan karyawan yang bisa memahami tugas yang sesuai dengan pekerjaanya.
- Adanya ruang lingkup prosedur yang mengatur dalam pelaksanaan pelatihan yang nantinya dapat dilakukan.
- Bisa menyediakan pedoman untuk karyawan di unit pelayanan dan melaksanakan pemberian pelayanan kegiatan sehari-hari.
- Menghindari adanya tumpang tindih untuk pelaksanaan tugas pekerjaan.
Proses Pembuatan SOP (Standard Operating Prosedur)
Persiapan
Pembuatan SOP yang bersekala besar di perusahan sangat dibutuhkan tim yang berasar dari semua level unit pekerjaan.
Skala yang biasanya lebih kecil dalam pembuatan SOP bisa dikerjakan oleh satu tim atau personal dengan berbagai kegaitan dibawah ini:
- Melihat dan mengindentifikasi kebutuhan.
- Mengumpulkan data.
- Melakukan analisis prosedur yang baik dan tepat.
- Melakukan pengembangan yang tepat.
Need Assessment
Tahapan selanjutnya pembuat SOP harus menentukan format apa saja yang akan ditetapkan, jumlah SOP yang dibuat dan ruang lingkupnya.
Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur)
Pada sebuah standar yang bisa dijadikan sebuah acuan atau proses pelaksanaan kegiatan keseharian perusahaan. Pembuatan SOP tidak bisa jadi secara instan dengan satu kali.
SOP ini membutuhkan banyak revisi yang nantinya akan menjadi SOP yang reliable dan bisa diterapkan.
Monitoring dan Penerapan
Hasil dari SOP yang dibuat akan terus dipantau pelaksanaannya. Adanya masukan yang datang adalah upaya monitoring ini akan berhasil dan menjadi bahan evaluasi dan penyempurnaan SOP yang akan datang.
Penerapannya
Petugas pelakasanaan ini harus diinfokan hasil SOP pembuatan baru ataupun untuk pengembangan dengan alasan perubahannya.
Adanya Salinan SOP, bisa disebarluaskan dan bisa dipastikan pada pelaksanannya dalam mengetahui perannya pada SOP tersebut.
Sususan Alur Kerja
Agar mempermudah karyawan memahami isi SOP, Anda bisa menggunakan flowchart dengan penjelasannya. Adanya instruksi kerja dan penjelasan alur pekerjaan.
Dengan adanya formulir pendukung akan digunakan sebagai arsip yang bisa menjadi bukti pada kegiatan operasionalnya
Adanya Tukar Pendapat Sesama Tim
Pembuatan SOP ini harus melibatkan dan adanya pendapat dari beberapa tim, yang bisa menjadi bahan masukan yang baik dalam proses pembuatan SOP.
Selain itu Anda bisa juga meminta bantuan kepada karyawan yang sudah melaksanakan SOP tersebut dan memeri masukan saran ketika menemukan suatu tindakan yang kurang tepat.
Contoh SOP Perusahaan
Contoh SOP Parusahaan Jasa
Tujuan
Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan design.
Menyediakan layanan berupa design animasi secara profesional dan terpercaya.
Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk startup atau bisnis yang telah berkembang.
Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya.
Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan usaha.
Prosedur Kerja
Karyawan masuk dari hari Senin hingga Jumat.
Pukul 08:00 semua karyawan sudah harus sampai di kantor.
Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada hari Jumat karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
Pukul 17.00, karyawan diperbolehkan pulang, dan bagi yang pekerjaannya belum selesai diperbolehkan untuk lembur.
Lembur di atas pukul 19.00 akan dibayar sesuai peraturan perusahaan.
Kesimpulan
Jadi, berikut adalah beberapa hal yang terkait penjelasan SOP perusahaan mulai dari definisi, fungsi, jenis, manfaat dan cara pembuatannya yang bisa Anda perhatikan ketika membuat SOP untuk perusahaan Anda.
SOP perusahaan adalah suatu aturan yang ada kaitannya dengan standar prosedur yang bisa dilakukan secara terperinci untuk menyelesaikan pekerjaan untuk hasil kerja yang efektif san efisien.
Dengan membuat SOP ini Anda akan bisa dengan mudah dalam mengontrol aktivitas bagi perusahaan. Jika Anda yang ingin membuat SOP, jangan lupa untuk membuat SOP di divisi keuangan untuk laporan keuangannya.
Dengan adaya SOP pada divisi keuangan maka keuangan perusahan akan mudah diakses keluar masuknya keuangan kemudian memudahkan untuk pertanggung jawabannya, dengan SOP yang bagus, maka keuangan perusahaan bisa dijaga dengan hati-hati.
Untuk itu Anda bisa menggunakan software akuntansi modern seperti MASERP. Dengan software ini anda akan bisa dengan mudah melihat transaksi keuangan dengan software akuntansi online secara realtime.
Kemudian memudahkan Anda dalam mengelola keuangan perusahan dimanapun dan kapanpun. Ada MASERP Anda tidak perlu khawatir tentang keamanan data perusahaan.
Lalu Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan kendala yang sedang dihadapi perusahaan Anda dengan konsultan ahli kami sekarang. GRATIS!