Pernah merasa laporan keuangan bisnis Anda tidak sama dengan kondisi kas di rekening? Atau bingung kenapa omzet kelihatan besar, tapi saldo tetap tipis? Tenang, bukan Anda saja yang pernah mengalami kondisi tersebut. Banyak pemilik bisnis mengalami hal yang sama karena belum memahami metode pencatatan yang mereka gunakan. Ada dua cara untuk mencatat transkasi akuntansi yaitu cash basis dan accrual basis.
Kedua cara tersebut sah, tetapi gambaran yang diberikan sangat berbeda. Nah, salah satu metode yang paling sering dipakai oleh UMKM dan bisnis baru adalah cash basis karena metodenya yang super simpel, hanya mengakui transaksi saat uang benar-benar berpindah tangan.
Di artikel ini, MASERP akan membahas tuntas apa itu cash basis, bagaimana cara kerjanya, kapan metode ini cocok digunakan, hingga kelebihan dan kekurangannya. Anda juga akan diberikan contoh yang bisa langsung diterapkan ke bisnis sehari-hari.
Kalau Anda ingin memahami laporan keuangan bisnis tanpa pusing, artikel ini wajib Anda baca sampai habis!
Pengertian Cash Basis
Cash basis adalah metode pencatatan akuntansi yang mengakui pendapatan dan beban hanya ketika kas benar-benar diterima atau dikeluarkan. Artinya, transaksi baru dianggap terjadi ketika ada aliran uang fisik, baik masuk maupun keluar.
Meskipun bisnis sudah mengirimkan barang ke pelanggan, tapi uang belum diterima, maka pendapatan belum boleh dicatat. Begitu juga sebaliknya, kalau ada tagihan yang sudah diterima tapi belum dibayar, beban tersebut belum masuk pembukuan.
Secara sederhana, cash basis hanya percaya pada uang yang benar-benar pindah tangan. Metode ini banyak digunakan oleh UMKM atau bisnis kecil, bisnis individu (freelancer, agen, konsultan), bisnis yang tidak punya transaksi kredit rumit, serta pemilik usaha yang ingin proses pembukuan yang cepat dan sederhana
Cash basis dipilih karena mudah untuk dipahami, bahkan bagi orang yang tidak punya background akuntansi.
Baca Juga: Siklus Akuntansi: Penjelasan Komprehensif
Prinsip dan Cara Kerja dalam Cash Basis
Berikut adalah prinsip dan cara kerja cash basis dalam akuntansi:
Pengakuan Pendapatan (Revenue Recognition)
Pada metode cash basis, pendapatan hanya diakui ketika kas benar-benar diterima, baik berupa uang tunai, transfer bank, e-wallet, maupun bentuk kas lainnya. Ini berarti, meskipun Anda sudah mengirimkan barang, menyelesaikan layanan, atau memberikan invoice ke pelanggan, pendapatan tersebut belum boleh dimasukkan ke dalam laporan keuangan sebelum uangnya masuk ke rekening.
Prinsip ini membuat pencatatan lebih mudah karena Anda hanya mencatat transaksi yang sudah menghasilkan kas. Di sisi lain, ini bisa menyebabkan laporan pendapatan menjadi tidak sinkron dengan aktivitas bisnis sebenarnya.
Misalnya, bisnis terlihat tidak ada pendapatan di bulan tertentu hanya karena pembayaran baru diterima bulan berikutnya, padahal penjualan sudah terjadi lebih dulu.
Baca Juga: Pentingnya Pengakuan Pendapatan di Laporan Keuangan
Pengakuan Biaya (Expense Recognition)
Dalam cash basis, biaya hanya diakui pada saat kas benar-benar dikeluarkan, bukan ketika kewajiban muncul atau tagihan diterima. Jadi, meskipun Anda mendapatkan invoice pembelian barang atau jasa hari ini, biaya baru dapat dicatat ketika pembayaran dilakukan.
Cara kerja ini memudahkan pemilik usaha karena tidak perlu memikirkan utang yang belum dibayar atau beban akrual yang belum jatuh tempo. Tetapi, konsep ini bisa menyebabkan laporan beban tidak mencerminkan kejadian ekonomi sebenarnya.
Contohnya, beban pembelian stok bisa tercatat di bulan yang berbeda dengan waktu barang tersebut digunakan atau dijual. Ini membuat analisis biaya terkadang kurang akurat jika digunakan untuk perencanaan jangka panjang.
Baca Juga: Perbedaan Biaya dan Beban dalam Akuntansi
Siklus Akuntansi yang Sederhana
Salah satu keunggulan cash basis adalah siklus akuntansinya yang jauh lebih sederhana dibandingkan metode accrual basis. Anda hanya perlu mencatat aliran kas masuk dan kas keluar tanpa harus melakukan jurnal penyesuaian (adjusting entries) di akhir periode.
Tidak ada pencatatan piutang (accounts receivable), utang (accounts payable), pendapatan diterima di muka, atau beban dibayar di muka karena semuanya hanya dicatat ketika kas berubah.
Ini membuat proses pembukuan lebih cepat, mudah dipahami, dan minim risiko kesalahan teknis bagi pemilik bisnis kecil.
Tetapi, cara yang sederhana ini menjadi keterbatasan karena laporan yang dihasilkan tidak selalu memberikan gambaran lengkap mengenai kondisi keuangan bisnis secara menyeluruh.
Tidak Melibatkan Aset Tetap dan Penyusutan
Pada cash basis, aset tetap seperti mesin, kendaraan, atau peralatan sering kali tidak dikapitalisasi seperti pada metode akrual. Artinya, pembelian aset bisa langsung dicatat sebagai pengeluaran ketika kas dibayarkan, tanpa proses penyusutan yang mengalokasikan nilai aset selama masa manfaatnya.
Ini membuat laporan keuangan terlihat sederhana, tetapi mengurangi akurasi dalam mencerminkan nilai aset jangka panjang yang dimiliki bisnis.
Tidak adanya penyusutan juga berpengaruh pada perhitungan laba yang bisa tampak lebih rendah atau lebih tinggi di periode tertentu tergantung waktu pembelian aset.
Dalam jangka panjang,ini mungkin menyulitkan analisis kinerja bisnis yang mengandalkan data aset atau depresiasi, terutama jika bisnis mulai berkembang dan membutuhkan laporan yang lebih komprehensif.
Baca Juga: Mengenal Metode Penyusutan, Jenis, dan Perhitungannya
Kapan Cash Basis Digunakan?
Anda perlu mengetahui kapan waktu yang tepat untuk menggunakan metode cash basis agar pencatatan keuangan tetap relevan dengan kebutuhan bisnis.
Tidak semua usaha cocok menerapkan cara ini, sebab transaksi tiap bisnis berbeda kompleksitasnya. Umumnya, sistem ini lebih sesuai untuk usaha kecil, individu, atau entitas dengan aktivitas kas yang sederhana.
Agar lebih jelas, di bawah ini terdapat beberapa kondisi yang ideal untuk menggunakan metode akuntansi berbasis kas ini:
Usaha Kecil dan Mikro
Cash basis paling cocok untuk usaha kecil atau individu yang memiliki transaksi tunai sederhana. Biasanya, bisnis ini belum memiliki sistem piutang dan pembayaran yang kompleks.
Karena proses pencatatannya mudah, pemilik usaha bisa mengelola laporan keuangan sendiri tanpa harus menggunakan software akuntansi atau jasa akuntan profesional.
Baca Juga: Contoh Software Akuntansi Indonesia Beserta Harga
Entitas dengan Aktivitas Kas Sederhana
Beberapa organisasi kecil, termasuk instansi pemerintahan daerah, masih menggunakan metode ini karena cukup untuk mencatat arus kas masuk dan keluar.
Misalnya, laporan anggaran desa atau lembaga kecil sering dibuat berdasarkan uang yang benar-benar diterima atau dibayarkan. Sistem ini membuat pengawasan kas menjadi lebih mudah dan transparan.
Profil Pajak Tertentu
Dalam konteks perpajakan, metode cash basis juga bisa diterapkan untuk jenis pajak tertentu. Misalnya, wajib pajak yang memiliki skala usaha kecil dapat menggunakan pencatatan berbasis kas sesuai regulasi yang berlaku.
Meskipun laporan keuangan internal mungkin berbasis akrual, perhitungan pajak sering kali lebih sederhana jika menggunakan dasar kas karena mengikuti waktu aktual penerimaan dan pengeluaran uang.
Kelebihan Cash Basis
Metode cash basis memiliki banyak kelebihan, terutama di kalangan pelaku usaha kecil dan menengah. Pasalnya, metode ini bisa membantu menjaga arus kas tetap terkendali dan transparan.
Berikut penjelasan lengkap mengenai berbagai kelebihan cash basis.
Sederhana dan Mudah Dipahami
Cash basis mudah diterapkan karena pencatatan hanya dilakukan saat uang benar-benar diterima atau dibayarkan. Pemilik usaha yang belum memiliki latar belakang akuntansi pun bisa memahami sistem ini dengan cepat. Tidak perlu menghitung piutang, utang, atau membuat penyesuaian akrual seperti pada metode lain.
Kontrol Kas Lebih Jelas
Salah satu keuntungan utama metode ini adalah kemampuannya memberikan gambaran nyata tentang kondisi kas. Setiap transaksi yang dicatat menggambarkan uang tunai yang benar-benar berpindah. Anda bisa mengetahui posisi keuangan bisnis secara real time dan lebih mudah mengatur pengeluaran.
Risiko Pendapatan Tak Tertagih Lebih Rendah
Karena pendapatan baru diakui saat uang diterima, risiko mencatat pendapatan yang tidak pernah dibayar menjadi lebih kecil. Berbeda dengan metode akrual yang bisa menimbulkan piutang macet, sistem ini hanya mencerminkan pendapatan yang benar-benar masuk ke kas.
Fleksibilitas Pengaturan Pajak
Dalam konteks tertentu, metode ini memberi keleluasaan bagi pemilik usaha dalam mengatur waktu pencatatan pendapatan. Ini dapat membantu perencanaan pajak, misalnya dengan menunda pengakuan pendapatan ke periode berikutnya agar beban pajak tetap optimal sesuai aturan yang berlaku.
Tidak Membutuhkan Software Akuntansi Rumit
Sistem cash basis tidak memerlukan software akuntansi kompleks. Pencatatan bisa dilakukan menggunakan buku kas sederhana atau spreadsheet. Bagi pelaku usaha kecil, hal ini tentu menghemat biaya operasional tanpa mengurangi keakuratan laporan keuangan dasar.
Kekurangan Cash Basis
Metode cash basis ini juga memiliki keterbatasan dalam menunjukkan gambaran keuangan yang menyeluruh karena hanya mencatat transaksi saat uang benar-benar diterima atau dibayarkan. Berikut beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan sebelum Anda menggunakannya.
Kurang Akurat Menilai Kinerja Keuangan
Cash basis hanya mencatat pendapatan dan beban ketika kas berpindah tangan. Akibatnya, laporan keuangan bisa tampak baik meskipun masih ada piutang atau utang yang belum dicatat. Kondisi ini membuat penilaian terhadap performa keuangan perusahaan menjadi kurang akurat.
Tidak Mencatat Kewajiban dan Aset Secara Menyeluruh
Dalam sistem basis kas, kewajiban (liabilities) dan aset (assets) tidak selalu tercermin karena hanya fokus pada arus kas aktual. Misalnya, beban baru diakui ketika dibayar dan pendapatan hanya dicatat saat uang diterima. Ini menyebabkan posisi keuangan sebenarnya tidak tergambarkan secara penuh.
Baca Juga: Jenis Liabilitas dan Pengaruhnya di Laporan Keuangan
Sulit Memprediksi Kinerja di Masa Depan
Metode ini hanya menampilkan kondisi kas saat ini tanpa memperhitungkan pendapatan atau beban yang akan datang. Akibatnya, pemilik usaha kesulitan membuat proyeksi keuangan jangka panjang yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Tidak Sesuai dengan Standar Akuntansi Besar
Sebagian besar standar akuntansi formal seperti Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) dan International Financial Reporting Standards (IFRS) mensyaratkan penggunaan metode akrual (accrual basis). Oleh karena itu, perusahaan besar jarang menggunakan basis kas karena dianggap tidak mampu menggambarkan kondisi keuangan secara realistis.
Contoh Cash Basis
Untuk memperjelas cara cash basis diterapkan dalam akuntansi, mari lihat beberapa ilustrasi nyatanya. Berikut dua contoh penerapan cash basis pada jenis usaha yang berbeda.
Usaha Jasa Kecil
Bayangkan Budi memiliki usaha jasa konsultasi manajemen. Pada tanggal 25 Januari 2025, ia menyelesaikan proyek dan mengirimkan faktur sebesar Rp10.000.000 kepada klien. Namun, pembayaran baru diterima pada 10 Februari 2025.
Dalam metode cash basis, transaksi tersebut tidak diakui sebagai pendapatan pada Januari karena belum ada kas yang diterima. Pendapatan baru dicatat pada 10 Februari 2025, saat uang benar-benar masuk ke rekening Budi.
Hal yang sama berlaku untuk pengeluaran. Jika Budi membayar biaya sewa kantor sebesar Rp2.000.000 pada 5 Februari 2025, maka beban baru diakui pada tanggal tersebut, bukan saat tagihan diterima.
Laporan keuangan Budi mencerminkan arus kas yang nyata. Namun, kekurangannya adalah kinerja bulan Januari tampak kosong, padahal Budi sudah menyelesaikan proyek bernilai Rp10.000.000.
Usaha Retail Tunai
Contoh lain dapat dilihat pada toko retail kecil yang seluruh transaksi penjualannya dilakukan secara tunai. Setiap kali pelanggan membayar di kasir, pemilik toko langsung mencatat pendapatan karena uang kas diterima saat itu juga.
Sebagai contoh, pada 1 Maret 2025 toko menjual barang senilai Rp3.000.000 secara tunai. Kemudian pada 3 Maret 2025, toko membayar listrik sebesar Rp500.000 dan membeli stok barang senilai Rp1.500.000. Semua transaksi dicatat pada tanggal pembayaran dilakukan karena sesuai dengan prinsip cash basis.
Pendekatan ini memudahkan pemilik usaha untuk mengetahui kondisi kas setiap hari tanpa perlu menghitung piutang atau utang. Meskipun sederhana, metode ini tidak menampilkan kewajiban maupun aset secara menyeluruh, sehingga tidak cocok untuk usaha berskala besar.
Kesimpulan
Cash basis adalah metode akuntansi yang berfokus pada aliran kas nyata, artinya pendapatan dicatat saat diterima, dan biaya dicatat saat dibayar. Metode ini sederhana dan mudah dipahami, sehingga cocok untuk usaha kecil, organisasi dengan transaksi tunai sederhana, atau entitas yang tidak membutuhkan pelaporan keuangan kompleks.
Pemilik usaha bisa langsung melihat kondisi kas tanpa harus mengelola piutang atau utang yang rumit. Tetapi, cash basis memiliki keterbatasan karena tidak mencerminkan piutang, utang, atau aset jangka panjang secara detail.
Untuk bisnis menengah atau besar, laporan keuangan perlu menggambarkan kondisi ekonomi secara menyeluruh. Dalam situasi seperti ini, metode akuntansi akrual (accrual basis) biasanya lebih tepat.
Mengelola keuangan dan akuntansi dalam bisnis bukan hal yang mudah dan seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan. Untuk menghindari kesalahan tersebut dan membuat proses pengelolaan keuangan bisnis lebih efisien, Anda perlu berinvestasi dalam software keuangan seperti MASERP.
MASERP memiliki beragam modul yang dapat memudahkan proses kerja Anda dan tim antara lain manufaktur, pembelian, penjualan, persediaan barang, keuangan dan akuntansi, project management, aset tetap, pajak, 300+ laporan siap cetak, dan masih banyak lagi. Anda tidak perlu membeli software berbeda untuk tiap departemen.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
