Work Order: Jenis, Elemen, dan Contoh Formulirnya

Sebelum melakukan pekerjaan, kita tentu harus mendapat perintah kerja dahulu. Ini dibutuhkan agar kita tahu apa yang harus dikerjakan, ruang lingkup pekerjaan, dan tanggung jawab yang diemban. Apalagi dalam sebuah perusahaan, perintah kerja harus secara resmi dibuat perusahaan dan disetujui oleh pekerja untuk dilaksanakan. Berkaitan dengan perintah kerja ini, dalam industri atau perusahaan manufaktur dikenal istilah work order.

Namun, seperti apa work order yang dimaksud, apa saja jenisnya, dan apa tujuan dari pembuatannya? Berikut pembahasan lengkap akan hal-hal tersebut.

Pengertian Work Order

Work order adalah perintah kerja. Secara umum, work order adalah dokumen tertulis yang di dalamnya berisi perintah suatu pekerjaan dalam ruang lingkup internal ataupun eksternal perusahaan pada pelaksana yang memang ditugaskan.

Work order pun bisa digunakan untuk keperluan pelaporan pekerjaan yang memang sudah atau yang belum selesai dilakukan.

Untuk industri perusahaan manufaktur, work order adalah suatu dokumen yang akan mendukung penanganan inspeksi untuk pembekalan suku cadang, material, dan keperluan layanan. Seluruh informasi data terkait keperluan dan harga perjanjian dengan setiap vendor bisa dipenuhi.

Jadi sederhananya, work order adalah alat komunikasi antar bagian pemeliharaan perusahaan dengan setiap vendor penerima kerja yang diberikan sebelum pekerjaan dilakukan secara efektif.

Baca Juga: Bill of Material (BOM): Jenis, Format, dan Contoh Lengkap

Jenis-Jenis Work Order

Work order dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan dan ruang lingkup pekerjaannya. Memahami jenis ini penting agar perusahaan dapat menyusun format dan alur approval yang sesuai.

Work Order Produksi

Jenis work order yang paling umum di industri manufaktur, dibuat oleh bagian perencanaan produksi untuk memerintahkan pembuatan sejumlah produk tertentu, baik berdasarkan stok (make-to-stock) maupun berdasarkan pesanan pelanggan (make-to-order).

Work Order Maintenance (Perawatan)

Digunakan untuk memerintahkan perbaikan, perawatan preventif, atau kalibrasi mesin dan peralatan produksi agar proses manufaktur tidak terhambat oleh kerusakan mendadak.

Work Order Instalasi atau Layanan

Dibuat untuk pekerjaan pemasangan produk di lokasi pelanggan atau penyediaan layanan purnajual, umum digunakan oleh perusahaan yang menjual produk sekaligus jasa instalasinya.

Work Order Eksternal (Subkontrak)

Dibuat ketika perusahaan menyerahkan sebagian proses produksi ke pihak ketiga atau vendor eksternal, misalnya untuk proses finishing atau perakitan komponen tertentu.

Baca Juga: Daftar Rekomendasi Software Manufaktur (Fitur dan Kelebihan)

Perbedaan Work Order, Purchase Order, dan Sales Order

Ketiga dokumen ini sering tertukar karena semuanya digunakan dalam alur produksi dan penjualan, namun fungsinya berbeda. Berikut perbandingannya:

Ketiganya sering saling terkait dalam satu alur bisnis: sales order dari pelanggan dapat memicu pembuatan work order produksi, dan jika bahan baku kurang, work order tersebut akan memicu pembuatan purchase order ke supplier.

Work Order dalam Perusahaan Manufaktur

Work order merupakan bagian dari aktivitas manufaktur (pabrikasi). Sebelum membahas lebih jauh tentang work order ini, ada baiknya mengetahui juga urutan aktivitas manufaktur yang dimaksud:

1. Menentukan harga standar barang
2. Menentukan biaya standar produksi
3. Membuat formulir produk
4. Membuat work order
5. Membuat pengeluaran bahan baku (material release)
6. Membuat produk dan bahan baku keluaran
7. Membukukan biaya konversi
8. Melakukan period end (proses akhir periode)

Berdasarkan urutan aktivitas manufaktur di atas, dapat dilihat bahwa work order dibuat setelah diketahuinya harga standar barang dan biaya standar produksi. Hal tersebut sangat jelas lantaran work order adalah perintah kerja setelah semua penghitungan biaya ditentukan.

Dalam perusahaan manufaktur, work order dibuat oleh bagian perencanaan produksi. Perintah kerja ini dimungkinkan untuk dibuat lebih dari satu produk atau bisa pula merupakan proses dari permintaan sales order (pesanan penjualan). Agar lebih dalam memahami work order, berikut elemen-elemen yang ada pada formulir work order.

Bagian Informasi Kerja

Pada bagian atas atau header berisi informasi umum pekerjaan, yaitu Work Order Number, Start Date, Expected Date, Person in Charge, Department, dan Description.

• WO No.: Nomor urut formulir Work Order.
• Start Date: Tanggal mulai produksi.
• Expected Date: Tanggal perkiraan selesainya proses produksi.
• Person in Charge: Orang yang bertanggung jawab atas proses produksi.
• Department: Departemen yang bertanggung jawab atas proses produksi.
• Description: Deskripsi atau penjelasan singkat tentang Work Order yang dibuat.

Bagian Detail

Pada bagian detail tertera beberapa hal utama, yaitu description, item number, quantity, unit, total cost, SO Number, Finished, dan Closed.

1. Description: Deskripsi dari bill of material atau formula produk yang akan diproduksi.
2. Item No.: Nomor kode barang atau produk yang akan diproduksi.
3. Quantity: Kuantitas atau jumlah produk yang akan diproduksi.
4. Unit: Nilai satuan dari produk yang harus diproduksi.
5. Total Cost: Total biaya dari produk.
6. SO. No.: Nomor Sales Order atau Pesanan Penjualan, hanya berlaku jika perintah kerja berdasarkan pesanan penjualan.
7. Finished: Persentase penyelesaian produk yang sudah diproduksi.
8. Closed: Status produk, dicek jika Work Order sudah seluruhnya dibuat.

Pada bagian Detail Pekerjaan, termuat bahan baku (material) yang digunakan, biasanya berisi informasi item, item description, quantity, unit, quantity taken, standard cost, dan total cost. Sedangkan pada bagian Cost, elemen yang dimasukkan berupa deskripsi biaya konversi, waktu proses produksi barang, nilai biaya standar konversi pembuatan per jamnya, dan total biaya standar pembuatan.

Contoh Sederhana Work Order

Berikut contoh ringkas isi formulir work order produksi untuk sebuah pesanan meja kayu:

Kesimpulan

Work order adalah dokumen tertulis yang di dalamnya berisi perintah suatu pekerjaan dalam ruang lingkup internal ataupun eksternal perusahaan pada pelaksana yang memang ditugaskan, dengan beberapa jenis seperti work order produksi, maintenance, instalasi, dan eksternal.

Jika perusahaan Anda bergerak di manufaktur dan mulai bingung dengan perhitungan biaya di sebuah perusahaan besar? Jangan khawatir, karena software akuntansi bisa menjadi salah satu solusi tools yang bisa membantu Anda untuk menghitung segala pembiayaan, mengelola work order, hingga melacak status produksi secara real time.

Tidak sekadar software, gunakan software akuntansi yang sudah mudah digunakan dengan banyak fitur pelaporan, seperti laba rugi, arus kas, neraca, dan work order management.

Anda bisa gunakan software akuntansi modern dari MASERP yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan skala besar maupun menengah di Indonesia. Yuk, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami, sekarang!

Pertanyaan Seputar Work Order