Perusahaan distributor maupun manufaktur, keduanya memerlukan manajemen inventory dalam kegiatan operasionalnya. Persediaan barang menjadi elemen penting, baik persediaan barang untuk produksi atau persediaan barang penjualan ke konsumen akhir. Dalam manajemen inventory, perusahaan umumnya sangat lekat dengan istilah purchase order. Dokumen purchase order dibuat oleh divisi pembelian ketika memesan barang ke supplier atau vendor. Di zaman yang serba digital dan masifnya penggunaan software di perusahaan, pembuatan dokumen PO dapat dilakukan dengan software purchase order seperti software MASERP.
Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai PO, apa saja langkah dalam memesan barang, perbedaan PO dengan invoice dan sales order, serta rekomendasi software PO terbaik untuk perusahaan Anda, yuk simak pembahasannya di bawah ini!
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh departemen purchasing (pembelian) di sebuah perusahaan saat melakukan pemesanan dengan vendor atau supplier. Dokumen PO berisi rincian barang yang akan dibeli seperti jenis barang, jumlah dan harga. Secara sederhana, dokumen ini merupakan kontrak yang dibuat oleh pembeli ketika membeli barang dari penjual.
Langkah dalam Pemesanan Barang
Pembeli Membuat Daftar Permintaan Pembelian
Sebelum mengirimkan pesanan pembelian ke supplier, langkah pertama dalam membuat daftar purchase requisition (permintaan pembelian). Ini merupakan dokumen yang diperlukan oleh departemen pembelian (purchasing) untuk melacak barang yang mereka pesan. Permintaan pembelian juga membantu perusahaan dalam mencatat pengeluaran mereka. Purchase order (PO) hanya dibuat setelah permintaan pembelian disetujui oleh manager yang berkepentingan.
Pembeli Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Ketika barang yang perlu dibeli disepakati, maka selanjutnya dapat membuat pesanan pembelian (PO). PO yang dibuat dengan software purchase order bisa mencantumkan tanggal pesanan, informasi pengiriman barang, ketentuan diskon, nama pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, nomor barang, harga barang, jumlah harga dan nomor PO.
Nomor purchase order (PO) adalah nomor unik yang berhubungan dengan pesanan tertentu. Nomor tersebut memiliki dua tujuan, yang pertama memastikan barang yang dipesan sesuai dengan yang diterima, lalu nomor PO dicocokkan dengan faktur untuk memastikan barang yang ditagih jumlahnya tepat.
Penjual Menerima atau Menolak Pesanan Pembelian
Pada bagian bawah dokumen PO, terdapat bagian untuk manager penjualan menandatangani pesanan. PO mencakup semua detail mengenai semua transaksi dan apa yang diharapkan pembeli untuk mereka terima. Setelah penjual menerima PO, mereka berhak menerima atau menolah dokumen tersebut. Tetapi. Setelah PO diterima, maka itu menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak yang terlibat.
Pembeli Mencatat Pesanan Pembelian
Setelah pesanan diproses, PO tetap dibuka. Open PO adalah PO dimana pesanan dilakukan tetapi barang belum diterima, atau bisa juga berarti hanya sebagian pesanan yang sudah diterima. Either way, itu menandakan bahwa pengiriman barang tidak lengkap.
Manfaat Purchase Order
Menghindari Pesanan yang Double
Purchase order memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, yang paling penting, membantu menghindari pesanan double. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnis, PO bisa membantu melacak apa yang sudah dipesan dan dari siapa pesanan tersebut berasal. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi susah. PO memiliki fungsi sebagai cek untuk tagihan yang harus dibayar.
Melacak Pesanan Masuk
Selain itu, PO membantu melacak pesanan yang masuk dan sistem PO yang terorganisir dengan baik sehingga dapat membantu menyederhanakan proses inventory dan pengiriman.
Sebagai Dokumen Hukum
Purchase order juga berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan antara pembeli dan supplier atau vendor di masa mendatang terkait transaksi.
Baca Juga: Intip Cara Mudah Mengelola Retur Pembelian di MASERP
Bagaimana Supplier Menggunakan Purchase Order?
Purchase order memiliki peran utama dalam proses manajemen inventory. Ketika supplier menerima PO, mereka akan mengambil barang yang tercantum di dalam PO dari gudang atau persediaan mereka. PO membantu menyimpan catatan inventaris yang ada dan mengidentifikasi setiap perbedaan antara nilai yang ditampilkan dalam catatan dan stok aktual.
Selain itu, supplier membutuhkan PO untuk mengisi pesanan dengan benar. Pembeli juga akan dikenakan biaya oleh supplier berdasarkan syarat pembayaran yang disepakati dalam PO.
Perbedaan PO dan Faktur
PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan melayani tujuan pemesanan barang dari supplier. Sedangkan faktur (invoice) dibuat oleh supplier dan menunjukkan seberapa banyak pembeli harus membayar barang yang dibeli dari pemasok. PO adalah kontrak penjualan sedangkan invoice merupakan konfirmasi penjualan.
Perbedaan PO dan Sales Order
Selain itu, PO menunjukkan barang apa yang dipesan dari supplier dan SO dibuat oleh supplier dan dikirim ke pembeli. Ini menandakan konfirmasi atau persetujuan penjualan. Saat ini, proses PO tidak lagi berbasis kertas, pembeli biasanya mengirimkan PO digital ke suppliernya. Ini dilakukan dengan cara memakai modul PO yang ada di software ERP. Cara ini mempercepat proses pembelian sekaligus meminimalisir kesalahan pencatatan dan perhitungan harga.
MASERP: Software Purchase Order Andalan Banyak Perusahaan
MASERP sebagai software ERP dengan base accounting pasti tidak terlepas dari fitur purchase order yang ada di modul pembelian. Anda dapat membuat purchase order untuk dikirimkan ke supplier dan melacak tagihan yang ada berdasarkan dokumen PO tersebut.
Salah satu benefit dari penggunaan software ERP dalam kegiatan operasional terutama manajemen inventory adalah lebih efisien karena Anda tidak perlu lagi double input dan menghemat waktu. Anda dapat melakukan generate dokumen PO dengan lebih cepat dalam bentuk digital. Software purchase order seperti MASERP merupakan web based sehingga Anda bisa mengaksesnya di gadget apapun dan dari mana saja tanpa perlu ada di kantor.
Di MASERP, Anda bisa melihat seluruh daftar transaksi pembelian. Anda dapat mengetahui daftar PO yang belum selesai diproses dan menutup PO tersebut.
Selain itu, Anda juga dapat membayar PO sesuai jumlah pengiriman barang real. Anda membuat tanda terima barang secara parsial lalu membayar ke supplier sesuai dengan jumlah barang yang Anda terima, bukan berdasarkan pada jumlah di dokumen PO.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
PO adalah dokumen yang diperlukan untuk supplier ketika perusahaan Anda akan memesan barang, dan umumnya dibuat oleh departemen purchasing. Tahapan dalam memesan barang antara lain pembeli membuat daftar permintaan pembelian, pembeli membuat pesanan pembelian (purchase order), penjual menerima atau menolak pesanan pembelian dan pembeli mencatat pesanan pembelian.
Manfaat dari PO antara lain menghindari pemesanan double, melacak transaksi pembelian dan sebagai dokumen sah antara pembeli dan supplier. Bagi perusahaan yang memiliki ribuan transaksi setiap harinya pasti akan kewalahan jika harus menggunakan cara manual dalam membuat PO. Bayangkan Anda harus menulis setiap pesanan barang dan menghitungnya tiap dokumen PO. Cara manual tersebut tentu saja akan berpeluang terjadi human error dan tidak efisien.
Sebagai solusi, perusahaan Anda dapat menggunakan software purchase order seperti MASERP. MASERP merupakan software ERP yang sudah melayani ribuan perusahaan sejak tahun 1984, tidak hanya modul pembelian saja yang ada di dalamnya, tetapi juga berbagai modul yang dibutuhkan oleh operasional perusahaan sehari-hari seperti penjualan, keuangan, inventory, aset tetap, manufaktur, project management, pajak, 300+ laporan keuangan siap cetak, chart progress bisnis Anda, dan masih banyak lagi.
Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.
Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Konsultasi tidak dipungut biaya alias gratis!
