Mengenal Sales Order Beserta Manfaat, Proses dan Contohnya

Dalam proses pemesanan dan penjualan produk atau jasa biasanya tidak asing dengan istilah purchase order, purchase quotation, sales order dan sales invoice. Apakah Anda tau perbedaan dari keempat dokumen tersebut? Pesanan penjualan atau sales order adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk pembeli dengan tujuan mengkonfirmasi produk atau jasa yang dipesan.

Artikel ini akan mengulas mengenai sales order dari pengertian, manfaat, format dan keuntungan menggunakan sales order automation (SOA). Yuk simak ulsannya di bawah ini!

Apa Itu Sales Order?

Sales order adalah dokumen penawaran penjualan dalam bentuk tertulis yang dibuat oleh penjual dan bertujuan untuk melakukan konfirmasi penjualan atas produk maupun jasa untuk pembeli. Ketika pembeli menyetujui dokumen itu, selanjutnya sales order diproses menjadi sales invoice.

Misalnya ketika Anda membeli keperluan di toko bagunan seperti cat, pasir dan semen. Anda akan memilih produk dan jumlah produk saat berbelanja, lalu kemudian memberikan permintaan pesanan ke pihak penjual atau menuliskan permintaan secara langsung di form pemesanan.

Apa bedanya sales order (SO) dengan purchase order (PO)? Kalau PO merupakan dokumen tertulis yang berisi permintaan untuk menyediakan dan mengirimkan produk atau jasa tertentu. Biasanya berisi informasi mengenai jenis barang, harga, kuantitas barang serta syarat dan ketentuan yang disepakati kedua belah pihak. Apakah sales order sama dengan faktur penjualan? Tidak, faktur penjualan dikirimkan setelah produk dikirimkan.

Baca Juga: Apa Itu Sales Canvassing? Tujuan, Karakteristik dan Kekurangannya

Manfaat Sales Order

Ketika Anda menggunakan dokumen seperti quotation dan faktur, mungkin Anda akan bertanya-tanya untuk apa menggunakan banyak dokumen untuk proses pembelian dan penjualan? Proses sales order bisa menghemat waktu dan sumber daya yang Anda miliki, berikut ini beberapa manfaat lainnya:

Mengurangi Human Error

Karena sales order dibuat sebelum barang dirakit atau jasa dilakukan, ini membantu dalam memeriksa keakuratan penjualan. Anda dan klien bisa melihat dokumen sales order dan pemeriksaan pada purchase order dan quotation.

Sebaiknya gunakan software untuk bisa mengakses dan sharing file dokumen penjualan dengan aman dan terjamin. Dengan begitu, proses pembelian dan pelanggan Anda dapat terlayani dengan cepat dan efisien. Ini juga membantu Anda memeriksa kesalahan sebelum produk dikirim.

Dokumen dan Akun Menjadi Rapi

Setiap dokumen sales order adalah sesuatu yang berharga untuk akuntan perusahaan. Quotation, purchase order, sales order dan faktur bisa dicocokkan dengan menggunakan nomor order. Semua proses itu dapat dilakukan dengan mudah di software akuntansi MASREP.

Selama pembuatan faktur, departemen yang mengurus piutang akan memeriksa ulang untuk memastikan mereka menginput informasi dengan benar.

Anda bisa menyesuaikan harga pokok penjualan (HPP), persediaan dan penjualan secara akurat. Ini dapat melindungi Anda dalam audit dan memberi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bisnis.

Mengoptimalkan Tracking Inventory

Manajemen inventory atau persediaan yang efektif membutuhkan tracking persediaan yang akurat. Mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim dapat membantu mencegah pemesanan ulang dan dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang.

Dengan sales order, Anda bisa mengalokasikan persediaan untuk pesanan pelanggan tertentu. Memiliki data mengenai stok barang akan meningkatkan toko e-commerce Anda dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan terutama jika bekerja di B2B. Klien Anda harus bisa mempercayai kemampuan Anda untuk bisa mengirimkan produk atau melakukan jasa tepat waktu.

Proses Sales Order

Saat mapping proses sales order, Anda juga harus mempertimbangkan customer journey yang dilakukan klien saat membeli produk atau layanan Anda. Memetakan customer journey dan mempertimbangkan proses penjualan akan membantu Anda mengoptimalkan customer experience dan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

  • Pelanggan mengirimkan permintaan penawaran/purchase order (PO)
  • Perusahaan Anda membuat dan mengirimkan penawaran kepada pelanggan.
  • Pelanggan dapat menerima penawaran secara langsung, atau negosiasi dilakukan.
  • Setelah persyaratan disepakati, pelanggan mengirimkan kembali purchase order.
  • Anda membuat sales order berdasarkan purchase order.
  • Pesanan penjualan dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi.
  • Pesanan dirakit dan pesanan siap dikirim.
  • Barang atau jasa dikirim ke pelanggan.
  • Faktur dibuat dan dikirim menggunakan detail yang disediakan dalam sales order.
  • Pelanggan membayar tagihan dalam jangka waktu yang telah disepakati.

Format Sales Order

Dokumen sales order dibuat untuk proses konfirmasi penjualan atas produk maupun jasa. Komponen yang tertera di dokumen sales order harus menyajikan transaksi penjualan secara detail.

Adapun informasi yang perlu dicantumkan dalam sales order adalah:

  • Nama perusahaan besera kontak
  • Nama pelanggan beserta kontak
  • Informasi penagihan pelanggan
  • Informasi pengiriman produk
  • Informasi produk atau jasa yang ditawarkan
  • Harga produk atau jasa sebelum pajak
  • Total harga produk atau jasa pajak
  • Total pajak dan biaya pengiriman
  • Syarat dan ketentuan dalam penjualan
  • Tanda tangan penanggung jawab dari pihak penjual dan pelanggan.
Contoh Sales Order

Manfaat Membuat Sales Order dengan Software

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa sales order dan purchase order memiliki arti berbeda, tentu saja kegunaannya juga berbeda. Kesalahan dalam penggunaan sales order dan purchase order bisa membuat laporan keuangan menjadi tidak balance.

Semua proses input data yang masih dilakukan manual, dapat segera diotomatisasi untuk membuat sales order. Sales order automation (SOA) membuat tugas yang memakan waktu menjadi lebih sederhana seperti mengisi informasi manual pada seluruh dokumen penjualan.

Otomatisasi akan memastikan informasi yang disajikan di dokumen lengkap dan sesuai dengan purchase order (PO). SOA memberikan manfaat bagi bisnis sebagai berikut:

Mengoptimalkan Layanan Pelanggan

Karena penjualan pasti berhubungan dengan pelanggan, jangan sampai membuat mereka kecewa karena pelayanan yang buruk akibat dari masih menggunakan sistem manual. Kalau Anda memiliki ratusan bahkan ribuan pelanggan, Anda bisa kesulitan mencari dan mengambil data pelanggan kalau sistem yang digunakan tidak otomatis.

Dengan mengimplementasikan SOA, Anda Bisa menghemat waktu dan dapat berfokus untuk memberikan pelayanan terbaik ke pelanggan. Pengalaman baik yang dirasakan pelanggan akan membuat mereka loyal ke perusahaan Anda.

Pelanggan bisa menerima sales order lebih cepat dengan harga yang akurat. Semakin cepat proses penjualan, semakin cepat juga pelanggan dapat mendapatkan produk atau jasanya.

Menghemat Waktu

Mengisi dokumen dan menghitung penjualan dengan sistem manual pasti akan memakan waktu. Padahal waktu tersebut bisa lebih singkat dan digunakan untuk kegiatan lain seperti memberikan layanan ke pelanggan.

Sistem sales order yang diotomatisasi akan menghemat waktu Anda dan mencegah human error saat membuat dokumen penjualan.

Skalabilitas

Dalam berbisnis, ada beberapa kategori barang maupun jasa yang memiliki penjualan tinggi di waktu tertentu atau peak season. Contohnya adalah baju muslim saat Hari Raya atau hampers Natal. Saat peak season penjualan, Anda dan tim akan menghadapi kesibukan mengatasi penjualan.

SOA akan membantu mengingatkan Anda untuk mengisi produk yang hampir habis persediaannya atau untuk sementara waktu mempekerjakan karyawan di divisi lain untuk membantu penjualan.

Data dari SO juga dapat memberi Anda informasi apabila mengalami penurunan penjualan. Semakin cepat Anda mengetahui kondisi penjualan, semakin cepat juga Anda menyusun strategi untuk menarik pelanggan.

Pertimbangkan juga untuk menyusun rencana marketing dan strategi komunikasi yang tepat dengan membuat kelompok target market untuk produk tertentu. Dengan begitu, Anda bisa memiliki data penjualan dan menganalisisnya untuk strategi di waktu yang akan datang.

Diakses dari Berbagai Tempat

Saat pandemik seperti sekarang, banyak karyawan yang harus bekerja dari rumah. SOA membantu Anda dalam memproses sales order dari mana saja tanpa harus berada di gudang.

Anda dapat memberikan customer support dan melacak persediaan dari mana saja. Anda juga akan memperoleh informasi real time untuk membantu Anda membuat keputusan bisnis yang tepat.

Kesimpulan

Sales order adalah dokumen untuk mengkonfirmasi pesanan yang dibuat penjual untuk pembeli. Manfaatnya agar Anda bisa melakukan tracking persediaan, membuat alur dan akun penjualan menjadi lebih rapi dan menghindari human error dalam menginput data dan perhitungan.

MASERP memiliki fitur Sales Order yang dapat membantu Anda dalam melacak penjualan dan melihat status barang apakah sudah dikirim atau belum.

Selain itu, di fitur andalan lainnya di modul penjualan MASERP anntara lain faktur parsial, faktur pajak, kirim barang parsial, retur penjualan dan masih banyak lagi.

Anda dapat mengirim barang berulang kali untuk sales order yang sama dan membuat faktur penjualan sesuai dengan kuantitas surat jalan yang sesungguhnya.

Dengan link inventory dan AR, surat jalan yang Anda keluarkan langsung otomatis bisa mengurangi stok gudang. Retur penjualan di MASERP bisa mengurangi piutang menjadi uang muka maupun dikembalikan dalam bentuk cash.

MASERP terintegrasi dengan OnlinePajak, sehingga Anda dapat mengelola PPN, PPh dan export e-faktur ke dalam sistem.

MASERP merupakan software ERP yang sudah terintergrasi dengan banyak fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, keuangan, manufaktur dan lain-lain. Anda bisa mencustom software sesuai kebutuhan bisnis Anda dengan MASERP. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action